Erste Erfahrungen des Landesrechnungshofes OÖ. mit dem Einsatz von SAP

Programm: Überblick über die SAP-Anwendung im Land OÖ Grundsätzliches zum Einsatz von SAP im LRH Einsatzbereiche Prüfungsplanung konkrete Prüfungsdurchführung Zusammenfassung Zukunftsperspektiven

Überblick SAP-Anwendung im Land Oö. In der Landesbuchhaltung wurde SAP mit 1.1.1999 eingeführt (Module Finanzwesen und Haushaltsmanagement) Die SAP-Anwendungsbereiche wurden seither laufend erweitert (Materialwirtschaft, Kostenrechnung, Projektsteuerung, Anlagenwirtschaft) Aktuell wird das Release 4.6C verwendet

Grundsätzliches zum Einsatz von SAP im LRH OÖ der LRH hat vier Leseberechtigungen für die SAP- Module Finanzwesen u. Haushaltsmanagement d.h. wir können die gesamte Gebarung des Landes abfragen u. verfolgen Auf die anderen Module greifen wir im Bedarfsfall zu

Abfragearten im SAP grundsätzlich sind Einzel- und Querschnittsabfragen möglich die häufigsten vom LRH eingesetzten Abfragen sind Saldenabfragen Bewegungsdatenabfragen Kreditoren/Debitorenabfragen Postenabfragen Abfragen des Kassen- und Geldbestandes Abfragen nach Deckungsringen, Bewirtschaftern und Referaten Abfragen nach finanzwirtschaftlicher Gliederung

mögliche Budgetauswertungen in Oö.

Vorteile des SAP-Einsatzes für den LRH Unabhängigkeit von Bewirtschafterangaben permanenter Zugang zu den Entwicklungen der Einnahmen und Ausgaben des Landes (auch LRH-Budget) komplexe Zusammenhänge können aus dem Landeshaushalt herausgefiltert werden, etwa Querschnittsabfragen (z.B. gesamte Energieausgaben od. Ausgaben f. Telekommunikation; Ermessensausgaben der einzelnen Referenten)

die ordnungsgemäße Ableitung der RA-Zahlen aus der die ordnungsgemäße Ableitung der RA-Zahlen aus der Buchhaltung kann lückenlos nachvollzogen werden SAP-Daten können in andere Programme exportiert und weiterbearbeitet werden (z.B. in Excel) Die Abfragen gestalten sich mitunter sehr zeitaufwändig, daher werden zu komplexeren Abfragen interne Experten (SAP-Kompetenzzentrum der Landesbuchhaltung) beigezogen.

Einsatzbereiche im LRH: Prüfungsplanung - Risikoanalyse des gesamten Landeshaushaltes - Auswertung über die Förderungsausgaben des Landes konkrete Prüfung Überwachung des LRH-Budgets

Risikoanalyse: Basis sind die Unterabschnittssummen des RA des Landes Die Risikobewertung bezieht sich auf die Relation der Ausgaben am Gesamtbudget und auf die Veränderungen in den vorangegangenen fünf Jahre

Auswertung über die Förderungsausgaben des Landes Basis ist eine Kreditorenabfrage aus dem Förderungsbereich ab einer bestimmten Ausgabenhöhe Ausgehend von Auswahlkriterien (z.B. Doppelförderungen, ......) wird die Prüfungswürdigkeit festgestellt

SAP-Einsatz bei der konkreten Prüfung Abfragen über Salden, Bewegungsdaten, einzelne Finanzpositionen, Posten, finanzwirtschaftliche Gliederung, Deckungsringe, usw. geben einen detaillierten Gebarungsüberblick über das Prüfungsthema und zeigen Zusammenhänge bzw. Entwicklungen auf liefern Hinweise auf interessante Prüfungsschwerpunkte z.B Kreditoren/Debitoren, betroffene Bewirtschafter, Mehrfachförderungen

Zusammenfassung Insgesamt bringt der SAP-Einsatz eine Qualitätssteigerung (schnell aktuelle Daten) und trägt zur Erhöhung der Transparenz bei SAP-Zugriff ist eine unabdingbare Voraussetzung für eine unabhängige Kontrollinstanz zur risikoorientierten Prüfungsauswahl und effizienten Prüfungsvorbereitung und -durchführung

Zukunftsperspektiven mögliche Prüfung des SAP-Systems hinsichtlich der Gebarungssicherheit (Berechtigungskonzepte, usw.) unter Beiziehung eines externen Experten permanente Erweiterung der Abfragemöglichkeiten (z.B. Programmierung für Mehrjahresabfragen) laufende Verbesserung der Transparenz des Budgetvollzuges (z.B. Definition von Budgetunterarten z.B. Verstärkungsmittel, finanzielle Ausgleiche, Mehreinnahmen, interne Bedeckung)

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit