Arbeitsabläufe für die Abrechnung

1. Einzelrechnung aus Auftrag + Eigenanteilsrechnung

Rechnungsarten Bei der Rechnungserstellung unterscheidet man nach verschiedenen Rechnungsarten, nach denen in der Auswahltabelle auch selektiert werden kann (Pulldown-Menü). Für den Rechnungsdruck werden den Rechnungsarten angepasste Formulare verwendet. Grundsätzlich liegt einer Rechnung entweder ein Auftrag (Rg.-Art 1, 2, 5, 6, 7, 8, 11) oder ein Rezept (Rg.-Art 3, 4, 6, 7, 11) zugrunde.

1.1. Einzelrechnung aus Auftrag Lieferschein zum Auftrag muss bereits erstellt sein Lieferschein wird bei Rechnungserstellung im Hintergrund erfasst Eigenanteilsrechnung kann gesondert erstellt werden Ausgangspunkt = Auftrag:  Aktion oder Kontextmenü über rechte Maustaste

1.2. Einzelrechnung aus Auftrag  Lieferdatum Bei „KT-Rechnung aus Auftrag (auto.)“ und damit die Lieferscheinerstellung im Hintergrund erscheint ein Fragefenster, in welches das tatsächliche Lieferdatum eingetragen werden kann. Mit OK bestätigen. Dieses Datum gilt letztendlich für die Abrechnung und Bedruckung des Optadata-Codierbeleges und kann hier zeitlich auch vor dem Lieferschein-Datum liegen.

1.3. Einzelrechnung aus Auftrag  Kopfdaten Die Auftragsdaten werden in die Rechnung kopiert und es erfolgt die automatische Weiterleitung in die Rechnungskopfdaten. Die Rechnungsart ist „Rechnung“. Bei Kostenträgertyp „Kunde“ würde die Rechnungsart „Privatrechnung“ lauten. Nach evtl. Änderungen in Betreff, Rechnungsadresse etc. muss die Rechnung gespeichert werden.

1.4. Einzelrechnung aus Auftrag  EA-Rechnung Enthält der Auftrag gesetzliche Zuzahlung, Eigenanteil und/oder wirtschaftliche Aufzahlung wird nach Erstellung einer Eigenanteilsrechnung gefragt. Nach Bestätigung mit Ja wird die Nummer dieser EA-Rechnung genannt.

1.5. Einzelrechnung aus Auftrag  Positionen Es erfolgt die automatische Weiterleitung in die Rechnungs-Positionen. Auch diese müssen gespeichert werden! In allen weiß unterlegten Feldern sind nachträgliche Änderungen möglich (bei Bedarf auf Gesamtansicht wechseln).

1.6. Einzelrechnung aus Auftrag  Druck Beim Rechnungsdruck ist auf die richtige Formularwahl (siehe Rechnungsart) zu achten!

1.7. Einzelrechnung aus Auftrag  Vorgangsabschluss NEIN ACHTUNG: Nach dem Rechnungsdruck erfolgt die Abfrage nach Vorgangsabschluss. Diese ist mit NEIN zu beantworten, da sonst sämtliche Belege zum Vorgang archiviert werden und spätere Änderungen ausgeschlossen sind! (Ausnahme: interne Fallabrechnung)

2. Einzelrechnung aus Kostenvoranschlag

2.1. Einzelrechnung aus KV Ist der gesonderte Druck von Auftrag und Lieferschein nicht notwendig, kann aus dem genehmigten KV gleich die Rechnung erstellt werden.  Aktion oder Kontextmenü über rechte Maustaste  Rechnung aus KV

2.2. Einzelrechnung aus KV  Lieferdatum Da Auftrag und Lieferschein im Hintergrund erfasst werden, erscheint auch hier ein Fragefenster, in welches das tatsächliche Lieferdatum eingetragen werden kann.  Mit OK bestätigen.

2.3. Einzelrechnung aus KV Nach Weiterleitung in die Rechnung wird verfahren wie bei Rechnung aus Auftrag. ACHTUNG: Auch hier nach Rechnungsdruck den Vorgang NICHT abschließen!

3. Sammelrezeptabrechnung

3.1. Sammelrezeptabrechnung  Start Rezepte werden immer über den Punkt Sammelrezeptabrechnung abgerechnet!  Vorgangsbearbeitung / Rechnungswesen /Sammelrezeptabrechnung / Selektiv

3.2. Sammelrezeptabrechnung  Selektion Rezeptdatum von_bis vorgeben Haken setzen!!! Haken setzen, anderen entfernen, dann werden nur Kassenrechnungen erstellt Haken setzen, damit pro Filiale je eine Rechnung erstellt wird bei Bedarf Rechnungsdatum editieren

3.3. Sammelrezeptabrechnung  Rezeptprüfung Spaltenanordnung lässt sich editieren, Umsortierung möglich Rezepte überprüfen (z.B. auf Abrechnungsstelle Optica)  zur Korrektur in Rezepten  Button Abbrechen Fehlende Rezepte haben folgende Ursachen: Rezept ist nicht abgeschlossen / Rezept passt nicht in Selektion (z.B. Datum) Wenn alles korrekt  alle markieren  OK

3.4. Sammelrezeptabrechnung  Endmeldung Endmeldung über die erstellten Rechnungen und evtl. aufgetretene Fehler  3 verschiedene Protokolldrucke sind hier möglich (Haken)  OK

3.5. Sammelrezeptabrechnung  Rechungsdruck Erstellte Rechnungen werden automatisch in der Rechnungsumgebung aufgelistet und können nun gedruckt werden  bitte Formular „F&M Sammelrezeptabrechnung“ verwenden!! Nach dem Druck die Abfrage nach Vorgangsabschluss verneinen!!!

4. Rechnungsdruck nach Filter

4.1. Rechnungsdruck nach Filter  Selektion Zunächst müssen alle zu druckenden Rechnungen nach Rechnungsart + evtl. weiteren Kriterien wie Mitarbeiter, Datum etc. gefiltert werden WICHTIG: in der Auswahl dürfen sich nicht verschiedene Rechnungsarten befinden  Grund: Formularwahl !!!  Sortieren nach Rechnungsnummer  Datei / Drucken

4.2. Rechnungsdruck nach Filter  Druck Nach der korrekten Formularwahl je nach Rechnungsart bitte im folgenden Druckfenster die Felder Rechnung Nr. von_bis mit der jeweils ersten und letzten Rechnungsnummer aus dem Filter füllen  OK