Aufbau Lieferanten- und Vertragsmanagement – Ein „Cookbook“ Dr. Helmut Steigele 1

CascadeIT - Ein Knowledgeservice für „interne Beratungs-Einheiten Gegründet 2003 Spezialisiert auf: Bereitstellen von Prozessvorlagen, Arbeitsanleitungen, Hilfestellungen für die Fachspezifikation von IT-Lösungen und das Setzen betriebsinterner Arbeitsstandards Vorbereitung von Beschaffungs- und Implementierungsentscheiden Bereitstellung von Lieferantenprofilen und Vorlagen zum Lieferantenrating Kernfragen: Neu lancierte Technologien und Managementmodellen Normreferenzen Servicemanagement und Servicebetrieb - BS 15000, ISO 20000, ITIL v2, ITIL v3 ISO 15504 – SW-Entwicklung und Applikationsmanagement ISO 27001 - Security Supply-Chain-Management (SCOR) 19.09.2018

Wir machen aus Schlagworten – anwendbare Arbeitsgrundlagen Warum Coaching Arbeits grundlagen Methoden Begriffe Womit Wozu Was Data: It is raining. Information: The temperature dropped 15 degrees and then it started raining. Knowledge: If the humidity is very high and the temperature drops substantially, the atmospheres is often unlikely to be able to hold the moisture so it rains. Wisdom: An understanding of all the interactions between raining, evaporation, air currents, temperature gradients, changes, and raining. Prasad L1IntroIR Recherchieren Verwendbar machen Veredeln Vermitteln Erstellt nach der DIKW Hierarchy: Clark 2004

Aufbau von Beschaffungsregeln Agenda Wer ist CascadeIT Lieferanten- und Vertragskontrolle – Welche Bedürfnisse stecken dahinter Beschaffungsregeln – Lieferantenmanagement - Vertragskontrolle – Kontext – Einstiegspunkte zum Lösen dieser Problemstellungen Aufbau von Beschaffungsregeln Auf- und Ausbau von Prozessen zum Lieferanten und Vertragsmanagement Auf- und Ausbau von Systemen – Pflichtenhefte für das Supplier-Relationship- und Contract-Management Next Steps Abschliessende Empfehlungen 19.09.2018

Lieferanten- und Vertragsmanagement – Bedürfnisse der Kunden Ich will wissen, welche Lieferanten, was versprochen haben, und wie sie dieselben Versprechungen eingehalten haben Ich will wissen, zu welchen Lieferanten eine riskante Abhängigkeit aufgebaut wurde Ich will nicht nur wissen, dass ich Rechnungen zu bezahlen habe, sondern auch warum (Mails, Protokolle, Verträge etc.) Ich will Lieferantenbezogene Dokumente auch wiederfinden können Ich muss für mein „Internes Kontrollsystem“ eine Lieferantenprofilierung einführen Ich will meine beschafften Ressourcen, Lieferanten und Verträge vom Beginn bis zum Ende nachverfolgen und kontrollieren können….… 19.09.2018

Ressourcen, Lieferanten- und Verträge managen - ein Klacks  Finden Sie innert kürzester Zeit alle Lieferverträge, Garantievereinbarungen und Besprechungsprotokolle eines konkreten Lieferanten? Wissen Sie welcher Lieferant, was, wann und mit welchem Ergebnis geliefert hat? Können Sie sicherstellen, dass bei Ausfall eines Lieferanten, bei ihnen das Geschäft normal weiterläuft? Haben Sie den ÜBERBLICK, wenn sie gefragt werden, welcher von all Ihren Lieferanten wie wertvoll für Ihr Unternehmen ist und warum? 19.09.2018

Aufbau von Beschaffungsregeln Agenda Wer ist CascadeIT Lieferanten- und Vertragskontrolle – Welche Bedürfnisse stecken dahinter Beschaffungsregeln – Lieferantenmanagement - Vertragskontrolle – Kontext – Einstiegspunkte zum Lösen dieser Problemstellungen Aufbau von Beschaffungsregeln Auf- und Ausbau von Prozessen zum Lieferanten und Vertragsmanagement Auf- und Ausbau von Systemen – Pflichtenhefte für das Supplier-Relationship- und Contract-Management Next Steps Abschliessende Empfehlungen 19.09.2018

Die Bausteine im Lieferanten- und Vertragsmanagement Welches Gut (Produkt oder Service) spielt in unserem Unternehmen welche Rolle und muss daher nach welchen Regeln beschafft werden Gut bzw. Güterklasse Welche Lieferanten liefern welche Güter, welche Abhängigkeiten entstehen daher für uns aus dieser Beziehung Lieferant Welche Verträge haben für uns welche Bedeutung und sind auf Geschäftsrisiken und Inhalte während der gesamten Laufzeit zu kontrollieren Vertrag Leistung Welche Lieferleistungen, zu welchen Verträgen sind im täglichen Betrieb zu kontrollieren, um das Unternehmen vor Schaden zu bewahren Welche Dokumente sind zu den obigen Kategorien auf Abruf zu halten, damit eine effiziente Kontrolle von Kosten- und Betriebsrisiken erfolgen kann Dokumente 19.09.2018

Die wichtigsten Zusammenhänge – Güter- und Lieferantenklassifizierung - Güterklassifizierung Lieferantenklassifizierung Je höher das Risiko bei Versorgungsausfall desto wichtiger, desto wichtiger Je höher das gesamte Kostenvolumen während der gesamten Nutzungsdauer, desto wichtiger Je mehr ein Lieferant an versorgungskritischen Gütern liefert, desto mehr Kontrolle Je höher der Gesamtumsatz mit einem Lieferanten, desto mehr Kontrolle Die Güterklassifizierung bestimmt die Lieferanten- und Vertragsklassen mit 19.09.2018

Wie kann man Güter bzw. Ressourcen klassifizieren 19.09.2018

Ressourcenklassen - Regeln im Supplier Management 19.09.2018

Warum werden Regeln und Risikoklassen aufgestellt Um zeitschonend für die richtigen Güter den passenden Lieferanten zu finden Um sich nicht in zu starke Abhängigkeit in eine Lieferantenbeziehung zu begeben Um frühzeitig Versorgungsrisiken entgegenzuwirken Um gesetzliche Regelungen einhalten zu können (Interne Kontrollen, Euro-SOX etc) Um einem „Lieferantenwildwuchs“ entgegenzuwirken Um die Arbeitslast der Einkäufer und Einkaufsverantwortlichen zu erleichtern 19.09.2018

Wo finden sich die „fachlichen“ Kriterien für das Lieferanten- und Vertragsmanagement 19.09.2018

Supplier Management aufbauen – Ich nutze eine Knowledgebase 30 Prozessketten 120 Detailprozesse mehr als 100 Tools und Templates fürs praktische Arbeiten Zum Kontrollieren von Offerten Consulting-Ergebnissen Projektergebnissen Zum Beschleunigen von Spezifikationsaufgaben Erstellen von Pflichtenheften Dokumentationen Steuern von Projekten Nachkontrollieren der eigenen Effizienz 19.09.2018

Die Arbeitsgrundlagen 19.09.2018

Der Einstieg 19.09.2018

Baustein 1 – Güter bewerten 19.09.2018

Baustein 2 – Regeln aufstellen – Prozesse entwerfen 19.09.2018

Baustein 3 – Regeln im Beschaffungshandbuch festlegen 19.09.2018

Abschliessende Empfehlungen Agenda Wer ist CascadeIT Lieferanten- und Vertragskontrolle – Welche Bedürfnisse stecken dahinter Beschaffungsregeln – Lieferantenmanagement - Vertragskontrolle – Kontext – Einstiegspunkte zum Lösen dieser Problemstellungen Auf- und Ausbau von Systemen – Prozessdokus und Pflichtenhefte für das Supplier-Relationship- und Contract-Management Next Steps Abschliessende Empfehlungen 19.09.2018

Die Prozessdoku 19.09.2018

Ergebnisse konsolidieren und „Pflichtenheft“ erstellen 19.09.2018

Pflichtenheft – Gibt’s da was brauchbares – Ja in der Knowledgebase 19.09.2018

Configuration Management und CMDB – Welche Bedürfnisse stehen dahinter Agenda Wer ist CascadeIT Configuration Management und CMDB – Welche Bedürfnisse stehen dahinter Aufbau einer CMDB – Kontext - Einstiegspunkte Aufbau einer CMDB – Config-Breakdownstructure – Spezifikationsgrundlagen Config-Management – Die Prozesse Next Steps Abschliessende Empfehlungen 19.09.2018

Questions & Answers 19.09.2018

Kontakt Dr. Helmut Steigele Im Winkel 6 8192 Glattfelden Tel: 0041 44 300 68 90 Mobile 0041 79 254 57 03 Mail: helmut.steigele@cascadeit.ch www.cascadeit.ch www.4whatitis.com www.4it-executives.ch 19.09.2018 26