CORPORATE EXPENSE MANAGEMENT SOLUTIONS Wie hilft mir eine Corporate Card-Lösung... bei meinen internen Prozessen? beim Cash Flow Management? Markus Unger Executive Client Manager American Express Österreich Austrian Business Travel Day Dienstag, 22. September 2009

2 CORPORATE EXPENSE MANAGEMENT SOLUTIONS DRIVE SAVINGS | BENEFIT EMPLOYEES | MANAGE GLOBALLY | MAXIMISE CONTROL | DRIVE SAVINGS | BENEFIT EMPLOYEES | MANAGE GLOBALLY | REAL BUSINESS. REAL SOLUTIONS. SM 52% 17% 23% 5% Barvorschüsse 2%1%Zentrale Rechnungsstellung Reisekosten- abrechnung Reiseplanung (inkl. Reiseanträge) Reisebuchung IT-Kosten Die größten Einsparungsmöglichkeiten bestehen bei der Reisekostenabrechnung (bis zu 47%)! Prozesskosten im Detail

3 CORPORATE EXPENSE MANAGEMENT SOLUTIONS DRIVE SAVINGS | BENEFIT EMPLOYEES | MANAGE GLOBALLY | MAXIMISE CONTROL | DRIVE SAVINGS | BENEFIT EMPLOYEES | MANAGE GLOBALLY | REAL BUSINESS. REAL SOLUTIONS. SM Empfehlungen zur Minimierung der Prozesskosten Reisebuchung Zentrale Rechnungsstellung Barvorschüsse Eliminate/reduce cash advances Rely on corporate card based programmes e.g. ATMs Limit cash advance amounts Improve float Reduce multiple advances Done promptly Barvorschüsse Eliminate/reduce cash advances Rely on corporate card based programmes e.g. ATMs Limit cash advance amounts Improve float Reduce multiple advances Done promptly Reisekostenabrechnung Nutzung von automatisierten Spesenabrechnungen, Corporate Card-Daten bereits vorausgefüllt Elektronischer Genehmigungsprozess und Rückerstattung Schnittstelle zu Buchhaltungssystemen Stichproben und automatisches Aufzeigen von Policy-Verstößen MwSt-Rückerstattung Reisekostenabrechnung Nutzung von automatisierten Spesenabrechnungen, Corporate Card-Daten bereits vorausgefüllt Elektronischer Genehmigungsprozess und Rückerstattung Schnittstelle zu Buchhaltungssystemen Stichproben und automatisches Aufzeigen von Policy-Verstößen MwSt-Rückerstattung

4 CORPORATE EXPENSE MANAGEMENT SOLUTIONS DRIVE SAVINGS | BENEFIT EMPLOYEES | MANAGE GLOBALLY | MAXIMISE CONTROL | DRIVE SAVINGS | BENEFIT EMPLOYEES | MANAGE GLOBALLY | REAL BUSINESS. REAL SOLUTIONS. SM Solution 1: Corporate Cards für alle Reisenden mit monatlichem Expense Voucher Statement (EVS) Solution 2: Corporate Cards für alle Reisenden mit monatlichem EVS und Schnittstelle zum Buchhaltungssystem Solution 3:Vollautomatisierte Lösung – monatlicher Datendownload & Import in Spesenabrechnungsformulare, elektronischer Genehmigungsprozess, Schnittstelle zum HR für Mitarbeiterprofile und Upload in das Buchhaltungssystem Solution 4:Vollautomatiserte Lösung – wie #3 nur mit täglichem Datendownload Konkrete Auswertung mit SAM

5 CORPORATE EXPENSE MANAGEMENT SOLUTIONS DRIVE SAVINGS | BENEFIT EMPLOYEES | MANAGE GLOBALLY | MAXIMISE CONTROL | DRIVE SAVINGS | BENEFIT EMPLOYEES | MANAGE GLOBALLY | REAL BUSINESS. REAL SOLUTIONS. SM DIREKTE TÄGLICHE DATENÜBERTRAGUNG in Ihre Finanz- und Buchhaltungssysteme ersetzt die manuelle Eingabe von Daten und vermeidet somit Fehler MANAGEMENT INFORMATIONEN für Ihre Finanz-, Buchhaltungs-, und Einkaufsabteilung ermöglichen Analysen, Kontrollen und die Einhaltung von Richtlinien REISEKOSTENABRECHNUNGS- SYSTEME verbessern den Reisemanagementprozess MANUELLER ABGLEICH durch Excelformat Sichere Datenübertragung: SFD FTP SIFT Elektronische Datenverarbeitung - Übersicht

6 CORPORATE EXPENSE MANAGEMENT SOLUTIONS DRIVE SAVINGS | BENEFIT EMPLOYEES | MANAGE GLOBALLY | MAXIMISE CONTROL | DRIVE SAVINGS | BENEFIT EMPLOYEES | MANAGE GLOBALLY | REAL BUSINESS. REAL SOLUTIONS. SM Klassifizierung der Reports Finanz- Management Kontrolle & Steuerung Lieferanten- Management Zusammenarbeit mit Leistungsträgern Programm- Management Administration & Reiserichtlinien Controlling/FinanzEinkaufHR DRIVE SAVINGS | BENEFIT EMPLOYEES | MANAGE GLOBALLY | MAXIMISE CONTROL | DRIVE SAVINGS | BENEFIT EMPLOYEES | MANAGE GLOBALLY | REAL BUSINESS. REAL SOLUTIONS. SM Reporting (MIS) – Ziele & Einsatzmöglichkeiten

7 CORPORATE EXPENSE MANAGEMENT SOLUTIONS DRIVE SAVINGS | BENEFIT EMPLOYEES | MANAGE GLOBALLY | MAXIMISE CONTROL | DRIVE SAVINGS | BENEFIT EMPLOYEES | MANAGE GLOBALLY | REAL BUSINESS. REAL SOLUTIONS. SM Cash Flow-Management Alleine durch die monatliche Kreditkartenabrechnung und das verlängerte Zahlungsziel der Corporate Cards von 28 Tagen wird der Cash Flow bereits optimiert. Verglichen mit Bargeld (Barvorschüsse), Zahlung auf Rechnung oder privaten Kreditkarten werden greifbare Vorteile schlagend.

8 CORPORATE EXPENSE MANAGEMENT SOLUTIONS DRIVE SAVINGS | BENEFIT EMPLOYEES | MANAGE GLOBALLY | MAXIMISE CONTROL | DRIVE SAVINGS | BENEFIT EMPLOYEES | MANAGE GLOBALLY | REAL BUSINESS. REAL SOLUTIONS. SM Cash Flow Optimierung durch verlängertes Zahlungsziel von bis zu 58 Tagen Genauere Liquiditäts- planung durch monatlichen Abrechungszyklus Vereinfachung des Zahlungsprozesses Working Capital Optimierung Cash Flow Verbesserung Erhöhung der DPO (Days Payable Outstanding) Optimierung der Abrechnungszyklen Effekte auf Cash Flow & Working Capital

CORPORATE EXPENSE MANAGEMENT SOLUTIONS Backup für Fragen

10 CORPORATE EXPENSE MANAGEMENT SOLUTIONS DRIVE SAVINGS | BENEFIT EMPLOYEES | MANAGE GLOBALLY | MAXIMISE CONTROL | DRIVE SAVINGS | BENEFIT EMPLOYEES | MANAGE GLOBALLY | REAL BUSINESS. REAL SOLUTIONS. SM European Expense Management Study 2008 Einsparungen bei den 4 Kernprozessen ReiseplanungReisebuchungBargeld- vorschüsse Zentrale Rechnungsstellung Spesen- abrechnung Durchschnittliche Kosten (in Euro)Optimale Verfahrensweisen (in Euro) komplett automatisiert – 55 %– 70 %– 53 %– 87 %– 47 %

11 CORPORATE EXPENSE MANAGEMENT SOLUTIONS DRIVE SAVINGS | BENEFIT EMPLOYEES | MANAGE GLOBALLY | MAXIMISE CONTROL | DRIVE SAVINGS | BENEFIT EMPLOYEES | MANAGE GLOBALLY | REAL BUSINESS. REAL SOLUTIONS. SM Verbesserte Liquiditätsplanung durch monatliche Abrechnung Frei wählbare Abrechnungszyklen