Lernen durch Vergleiche Benchmarking Lernen durch Vergleiche

Innensicht wird durch den Blick von und nach außen ergänzt Benchmarking (Anonymer) Vergleich mit anderen Organisationen oder Einrichtungen zu festgelegten Messgrößen auf der Suche nach den besten Leistungen und Verfahren Innensicht wird durch den Blick von und nach außen ergänzt

Ziele des Benchmarking Wertschöpfung für alle Beteiligten erhöhen Eigene Leistungen aus Kundensicht verbessern Kostengünstigste und effektivste Verbesserungsmöglichkeiten auswählen Flexibel sein / werden, um rasch auf sich ändernde Kundenbedürfnisse und Rahmenbedingungen reagieren zu können

Benchmarking – Do‘s Vergleich UND Analyse von Kennzahlen Gleiches mit Gleichem vergleichen Interessanten Benchmarking-Partner wählen (in bezug auf eigene Leistungslücken) Vergleich (regelmäßig) wiederholen

Benchmarking - Varianten Interner Vergleich Externer Vergleich mit dem besten Konkurrenten Externer Vergleich innerhalb der Branche Externer Vergleich mit branchenfremden Unternehmen (best practice)

Internes Benchmarking Vorteile Leichter Zugang zu Daten Erster Einstieg ins B. Sofortige Verbesserung möglich Angleichung in der eigenen Einrichtung Nachteile Evtl. nicht der beste Vergleichspartner Nur relative Benchmarks (Maulwurfshügel) Interne Verfälschungen Interne Umverteilungen

Externes Benchmarking innerhalb der Branche Vorteile Gut für Trendanalysen Informationen leicht auf Messen etc. erhältlich Informationen mit Durchschnittsbildung durch Fachblätter Gute Verbesserungs-chancen und Übertragbarkeit Nachteile Der Branchenbeste ist nicht automatisch der Beste aller Klassen Der Beste der Branche gibt evtl. keine Informationen über seine Prozesse

Externes Benchmarking mit Konkurrenten Vorteile gute Vergleichbarkeit durch gleiche Kunden Vergleich reduziert den Abstand zum Klassenbesten Gute Übertragbarkeit Nachteile Geringe Bereitschaft, Informationen auszutauschen Meist nur Kennzahlenvergleiche möglich

Externes BM mit branchenfremden Unternehmen Vorteile größere Benchmarkingbereitschaft Informationen über die Gründe des Erfolges möglich Leichtes Finden von Partnern Sehr gute Verbesserungschancen Unterstützung durch Datenbanken und Wettbewerbe Nachteile Vergleichbarkeit nicht automatisch gegeben Übertragbarkeit nicht automatisch gegeben Hier ein Beispiel für ein ausgefülltes BM

Benchmarking - Ablauf Problembereiche ermitteln Konkrete Ziele setzen Projekt vorbereiten Eigene Leistungen, Strukturen und Prozesse analysieren Mit dem / den Partner/n vergleichen Maßnahmenplan aufstellen Ergebnisse umsetzen

Problembereiche ermitteln Z.B. in Bezug auf Markt und Kunden Bieten Sie die Leistungen, die Ihre Kunden wollen? Entsprechen Ihre Leistungen in Qualität, Ausmaß und Preis den Erwartungen Ihrer Kunden? Sind Ihre Leistungen i.V. mit anderen Einrichtungen so günstig wie möglich? Werden Ihre Leistungen nicht durch unnötige Aktivitäten Ihrerseits verteuert oder geschmälert? Passen Sie Ihre Leistungen ausreichend schnell an veränderte Kundenbedürfnisse an?

Projekt vorbereiten Fragenkatalog vorbereiten (siehe Analyse eigener Leistungen) Schriftliche Vereinbarung über den Gegenstand des B. treffen (z.B. als Vertrag) Thema des B. Laufzeit des Projektes Anzahl der Besuche, Treffen, Workshops (siehe „mit dem Partner vergleichen“) Geheimhaltungsklausel Gentlemen‘s agreement, Erkenntnisse nicht gegeneinander zu verwenden Benchmarking Team zusammenstellen Budget festlegen (interne und externe Kosten)

Analysieren eigener Leistungen, Prozesse und Strukturen Kritische Erfolgsfaktoren bestimmen Messwerte für kritische Erfolgsfaktoren festlegen Kennzahlen für Leistungen und Prozesse entwickeln Indikatoren für qualitative Faktoren definieren Ablauf und Auswertung der Messung festlegen

Mit dem Partner vergleichen Vorgangsweise beim Vergleich mit dem Partner Schritt für Schritt klären, Methoden festlegen Relevante Messgrößen untersuchen und innerbetriebliche Statistiken auswerten Ergebnisse vergleichen Im Zeitverlauf Im Verhältnis zu anderen Messgrößen Abweichungen analysieren

Verbesserungsmaßnahmen planen Bisherige Verfahren überprüfen und adaptieren - Leistungslücken analysieren und schließen Verbesserung planen: Schrittweises Vorgehen; zu große Sprünge können nicht geschafft werden und frustrieren MitarbeiterInnen – kleine Schritte besonders zu Beginn Achtung auf die Angst vor Veränderungen

Maßnahmenplan aufstellen und umsetzen Akzeptanz der MitarbeiterInnen sichern Auf konsequente Umsetzung achten Feedback unter Einbeziehung des B-Partners