Budgetierung SOM A8

Budgetierung Planung und Kalkulation der finanziellen Auswirkungen für alle Unternehmensbereiche der auf Basis der Zielplanung (Strategie) abgeleiteten Maßnahmen für eine bestimmte Periode.

Budget Budget ein in wertmäßigen Größen formulierter verbindlicher Plan für eine bestimmte Entscheidungseinheit für eine bestimmte Periode

Operative Ziele und Planungen: Leitbild / Vision Soll IST Operative Ziele und Planungen: Budgets Personalpläne Leistungsplanung CONTROLLING Formulierung strategischer Ziele – leitbildorientiert, ausgehend von der Ist-Situation Zukunftswerkstatt Kundenkonferenz Szenariotechnik IST-Analyse SWOT Umfeldanalyse Potentialanalyse Portfolio

Planungs-ebenen und Budget-arten

Aufgaben der operativen Unternehmensplanung Sicherung der Liquidität Bildung von Zukunftsreserven Erhaltung/Stärkung der NPO

Funktionen der Budgetierung •Orientierungs-und Entscheidungsfunktion (verbindliche Zielvorgaben und Kriterien)   •Integrations-und Kooperationsfunktion (Verteilung und Abstimmung der Ressourcen) •Motivationsfunktion (Identifikation mit Zielvorgaben; Wahrnehmen von Freiräumen) •Kontrollfunktion (Soll-Ist-Vergleich; Budget-Ist-Ergebnisse)

Prozess der Budgetierung Top-down Budgetierung eindeutig auf Unternehmens- ziele ausge- richtet Gegenstrom- verfahren Versuch die Vor- teile beider Ver- fahren zu nutzen Bottom-up Nutzung der hohen Detailkenntnis von Mitarbeitern “an der Basis”, die dadurch besser motiviert sind

Gegenstromverfahren in der Praxis Top-down-Eröffnung Zielgrößen Prämissen Abstimmung von Einzelplänen auf- grund der hohen Komplexität nicht simultan, sondern sukzessiv Ziele revidieren Bottom-up-Planung Maßnahmen revidieren Konsolidierung Zielerreichung Planungs- kalender Budget

Grundlegende Regeln der Budgetierung Beziehen Sie jene ein, die das Budget umsetzen / dafür verantwortlich sind  Nehmen Sie sich genug Zeit für die Budgeterstellung Orientieren Sie sich an der Zukunft Erstellen Sie ein realistisches und ehrliches Budget Budgetieren ist ein kontinuierlicher Prozess Vermeiden Sie, Budgets „zu verbrauchen“ Prioritäten können sich ändern. Kostenstrukturen auch.

Vorhandenes Wissen und Erfahrung werden genutzt Regeln für die Budgeterstellung Beziehen Sie jene ein, die das Budget umsetzen / dafür verantwortlich sind. Vorhandenes Wissen und Erfahrung werden genutzt Wer verantwortlich ist muss auch Einfluss nehmen können Gemeinsam erstellte Budgets motivieren die Verantwortlichen, sie auch zu erreichen

Regeln für die Budgetierung Nehmen Sie sich genug Zeit für die Budgeterstellung Ein sorgfältig erstelltes Budget ist ein wesentliches Steuerungsinstrument für Führungskräfte Zeit wird gebraucht, um inhaltliche Pläne sorgfältig zu formulieren, die dann eine brauchbare Basis für das Budget sein können Genau durchdachte und ausformulierte Pläne und Budgets erleichtern die Umsetzung im Alltag Eine optimale Budgetierung hilft, notwendig gebrauchte Ressourcen nicht unnötig zu binden. Rechnen Sie mit Wartezeiten – Sie brauchen Informationen und Unterlagen aus anderen Abteilungen

Regeln für die Budgetierung Orientieren Sie sich an der Zukunft! Begnügen Sie sich nicht mit dem Fortschreiben der Vergangenheit Vorjahresvergleiche und darauf basierende Budgets reichen nicht aus – sie können jedoch ein Anhaltspunkt zu Beginn der Budegtierung sein. Budgetieren Sie mit dem Blick auf die Ziele, die Sie im Budgetjahr erreichen wollen Auch wenn der Blick in die Zukunft Unsicherheit bedeutet, ist es notwendig, das Budget auf die zukünftigen Anforderungen hin auszurichten und nicht auf die Vergangenheit

Erstellen Sie keine „Sicherheitsbudgets“ Regeln für die Budgetierung Erstellen Sie ein realistisches und ehrliches Budget Erstellen Sie keine „Sicherheitsbudgets“ Budgetieren Sie nicht Ihre Träume sondern anhand herausfordernder aber realistischer Ziele Setzen nichts an, das Sie nicht brauchen (z.B. zusätzliche Dienstposten) Führen Sie alle Annahmen bezüglich der Entwicklung an Hinterfragen Sie Ihre Annahmen / Lassen Sie Ihr Budget hinterfragen Ersetzen Sie Annahmen soweit wie möglich durch Daten / Fakten Überlegen Sie alternative Szenarien und deren Mittelerfordernisse Betrachten Sie das Budget nicht als Feilsch-Objekt

Legen Sie Ihr Budget nicht nach der Erstellung in der Schublade ab Regeln für die Budgetierung Budgetieren ist ein kontinuierlicher Prozess Legen Sie Ihr Budget nicht nach der Erstellung in der Schublade ab Nutzen Sie Ihr Budget als Steuerungsinstrument und vergleichen Sie regelmäßig die tatsächliche Entwicklung Ihrer Einrichtung mit Ihrem Budget Legen Sie dazu Ihr Berichtswesen fest Definieren Sie einen Abweichungsrahmen

Regeln für die Budgetierung Vermeiden Sie, Budgets „zu verbrauchen“ Ihre Leistung wird nach den erreichten Zielen beurteilt – sowohl eine Unter- wie auch eine Überschreitung können aus dieser Perspektive positiv ODER negativ einzuschätzen sein. Planen Sie Budgets nicht anhand der Vorjahresausgaben, sondern anhand der zu erreichenden Ziele.

Regeln für die Budgetierung Prioritäten können sich ändern Regeln für die Budgetierung Prioritäten können sich ändern. Kostenstrukturen auch. Hinterfragen Sie die gesetzten Prioritäten und die Ausgabenstrukturen – versuchen Sie, von Ihren Vorgesetzten, klare inhaltliche Ziele als Basis für die Budgeterstellung zu erhalten Nutzen Sie interne Informationsquellen: Buchhaltung, Personalbüro, Controlling Setzen Sie nicht benötigte Ressourcen frei, um sie an anderer Stelle nutzen zu können

Runden Sie die Zahlen im Budget Regeln für die Budgetierung Achten Sie auf eine einfache übersichtliche Gestaltung des Budgets. Überlegen Sie, welche Zahlen zusammengefasst und welche als Einzelpositionen dargestellt werden. Runden Sie die Zahlen im Budget Behalten Sie das gewählte Format über mehrere Jahre bei.

Ablauf einer Budgetierung Inhaltliche Ziele und Mengenziele festlegen Art des Budgets festlegen Relevante Informationen einholen und auswerten Erstellen (=Rechnen) des Budgets Diskussion, Adaptierung und Verabschiedung Laufende Beobachtung der Umsetzung durch Soll-Ist-Vergleiche

Ablauf einer Budgeterstellung Definition der Ziele des kommenden Jahres Planung der Erlöse Planung der Kosten: Personalkosten Investitionen regelmäßig, wiederkehrende Kosten (Miete, Versicherungen, etc.) laufende Sachkosten (Büromaterial, Lebensmittel, etc.) Sonderkosten

Budgetierung der Kosten Begonnen wird mit dem größten Kostenblock - i.d.R. den Personalkosten Regelmäßig wiederkehrende Kosten (Miete, Versicherungen) sind der nächste Schritt laufende Sachkosten (Büromaterial) Sonderkosten, die einmalig aperiodisch anfallen

Stolpersteine zum Budget „Mich hat ja niemand gefragt .... Das kann sich ja nie ausgehen .... „Ich habe ohnehin so viel zu tun – jetzt auch noch das Budget.“ „Mein Budget – wie viel habe ich denn letztes Jahr ausgegeben?“ „Ich brauche 100.000, also veranschlage ich sicherheitshalber 120.000, dann bekomme ich was ich brauche“ „Wenn mein Budget schrumpft, verliere ich Einfluss“ „OK – das Budget hätten wir. Zurück zur Arbeit“ „Wir müssen das noch schnell ausgeben, sonst bekommen wir nächstes Jahr weniger“ „Solange ich meine Vorgaben einhalte, stellt niemand Fragen“

Qualitätscheckliste der Planung Ist die Planung zielführend und realistisch? Sind die Analysen und Prognosen ausreichend? Sind Maßnahmen geplant oder bloß Zahlen vorgeschrieben? Alles ökonomisch logisch? Auch richtig gerechnet? Wird die Kontinuität gewahrt? Sind strategische und operative Budgets verzahnt? Sind operative Teilpläne integriert? Wurden Verantwortliche eingebunden? Wurden „Wenn..., dann...“ – Alternativen überlegt? Sind noch Sicherheitspolster in den Budgets vorhanden („Kneten“)? Ist das Budget robust gegenüber Risiken?

Budgets in der laufenden Controllingarbeit “Feed-Back” Abweichungsanalyse Plan(Soll)/Ist-Vergleich Gegenmaßnahmen Plan (Soll) = Ziel Ist Unter- nehmens- erfolg Wird Unterstützungs- maßnahmen “Feed-Forward” Vorschaurechnung Plan(Soll=Ziel)/Wird-Vergleich

Literaturhinweise Stark, Peter: Das 1x1 des Budgetierens, Wiley-VCH Verlag 2006 Rickards, Robert C.: Budgetplanung kompakt, R.Oldenbourg Verlag 2007 Bachmann Peter: Controlling für die öffentliche Verwaltung, Gabler Verlag 2004 Posluschny Peter u. Myra: Das Controlling-1x1, Redline Wirtschaft 2006 Rachlin, Robert: Praxishandbuch der Budgetplanung, Campus Verlag 2001