Strategische Haushaltskonsolidierung in Kommunen ZUKUNFTSINIATIVE SAAR Saarbrücken, 24. April 2012 Rainer Christian Beutel, Vorstand der KGSt

Strategische Haushaltskonsolidierung in Kommunen 1. Die Finanzlage der Kommunen 2. Strategische Haushaltskonsolidierung statt Rasenmäher 3. Prozessmanagement als intelligentes Konsolidierungsinstrument 4. Die Möglichkeiten interkommunaler Zusammenarbeit 5. Schlussfolgerungen Rainer Christian Beutel, Zukunftsinitiative Saar, 24. April 2012

Die Finanzlage der Kommunen „Die Finanzlage der Kommunen ist nicht schlecht, sondern katastrophal“ „Wir sind in der schlimmsten Krise seit dem Zweiten Weltkrieg.“ Gerd Landsberg, HGF DStGB „Unsere Haushalte sind völlig überstrapaziert“, Petra Roth, Präsidentin DST Auch steigende Gewerbesteuereinnahmen können die explodierenden Soziallasten nicht kompensieren Auf der Ausgabenseite explodieren die Kosten für Hartz IV und Sozialhilfe Seit den frühen 90er Jahren haben sich die Sozialausgaben der Kommunen verdoppelt Rating Agentur Fitch stellt Triple-A Rating für Kommunen in Frage „Europa steht vor der größten Herausforderung seit dem 2. Weltkrieg“ Sind Kommunale Konsolidierungsbemühungen vor diesem Hintergrund nicht vergeblich? Rainer Christian Beutel, Zukunftsinitiative Saar, 24. April 2012

Die Finanzlage der Kommunen Die Lage der öffentlichen Finanzen ist dramatisch… und sie wird auf absehbare Zeit nicht besser! Ursächlich hierfür sind unter anderem: die demografische Entwicklung, der Anstieg der Sozialausgaben, die hohe Staatsverschuldung, Die EURO-Krise mit Einnahmeausfällen bei den Steuern und Mehrausgaben bei den Sozialleistungen. Konsolidierung wird zur politischen Überlebensfrage für alle staatlichen Ebenen, damit auch für die Kommunen! Rainer Christian Beutel, Zukunftsinitiative Saar, 24. April 2012

Strategie statt Rasenmäher Klassische Konsolidierungsinstrumente Zuständig Bewertung Rasenmäher Kämmerei pauschal, ungerecht Haushaltssperre zufällig Stellen-/Beförderungssperre Haupt- und Personalamt demotivierend Globale Minderausgabe Effekte kaum kalkulierbar Aufgabenkritik – Zweck hohe Widerstände Rainer Christian Beutel, Zukunftsinitiative Saar, 24. April 2012

Was wir im Zuge intelligenter Haushaltskonsolidierung tun sollten: Strategie statt Rasenmäher Was wir im Zuge intelligenter Haushaltskonsolidierung tun sollten: Konsolidierung sollte als Projekt mit strategischem Ansatz betrieben werden. Das gilt für Verfahren und Inhalte. Es muss politische Verantwortung für inhaltliche Prioritäten eingefordert werden. Es sollten Wirkungsziele gesetzt und deren Erreichung durch Controlling evaluiert werden. Kostenbewusstsein wird nur durch Kostentransparenz geschaffen, dabei helfen Doppik und Produkthaushalt. Es ist wichtig, sich den großen Kostenfressern zuzuwenden. Rainer Christian Beutel, Zukunftsinitiative Saar, 24. April 2012

Strategie statt Rasenmäher Was wir im Zuge intelligenter Haushaltskonsolidierung tun sollten: Mitarbeiter und Bürger müssen einbezogen werden, weil nur dadurch Verständnis und Motivation erzeugt werden. Messbare Erfolge sind anzustreben. Bürgerschaftliches Engagement wird eine zunehmend wichtigere Ressource. Das gilt besonders unter den Vorzeichen des Demografischen Wandels. Öffentlichkeitsarbeit innerhalb der Rathäuser und Kreishäuser und zur Bürgerschaft hin muss aktiv betrieben werden.  Rainer Christian Beutel, Zukunftsinitiative Saar, 24. April 2012

Strategie statt Rasenmäher Kommune als Netzwerk: Bürger, Politik, Wirtschaft, Verwaltung, Vereine und Initiativen Ziel: attraktives, lebendiges, zukunftsfähiges Gemeinwesen Verwaltung und Politik i.d. Rolle von Moderator und „Smart Buyer“ - Gewährleister vom output zum outcome mittelfristiger strategischer Planungszyklus verknüpft Ziele mit Ressourcen und Erfolgen Möglichkeiten interkommunaller Zusammenarbeit stärker nutzen, dazu später mehr … Netzwerk -kommune Rainer Christian Beutel, Zukunftsinitiative Saar, 24. April 2012

Vorgehensweise zur strategischen Haushaltskonsolidierung Strategie statt Rasenmäher Vorgehensweise zur strategischen Haushaltskonsolidierung Bestandsaufnahme - Standortbestimmung - Trends - Stärken-/Schwächen Analyse Kommunale Strategie - Vision / Leitbild - Strategische Ziele Akteure Kommunikations- konzept Produktkritik - Produkte, Zuschussbedarf? - Wirkungsbeitrag? Controlling & Evaluation Konsolidierungskonzept - Methode, Instrumente, benchmarks - Konsequenzen für Zielgruppen Entscheidung & Umsetzung - Projektmanagement Rainer Christian Beutel, Zukunftsinitiative Saar, 24. April 2012

Strategie statt Rasenmäher Methoden und Instrumente der strategischen Konsolidierung - Überblick“ Finanzmanagement, u.a. Produktkritik Forderungsmanagement Zielbezogene Budgetierung Controlling Organisationsmanagement, u.a. Interkommunale Zusammenarbeit Organisationspolitik Shared Service Center Prozessmanagement Personalmanagement, u.a. Führung Personalkosten optimieren E-Government, u.a. Bürgerportale Shared Service Center Back – Office Lösungen Bürger & Kunden, u.a. Bürgerschaftliches Engagement Marketing Qualitätsmanagement Rainer Christian Beutel, Zukunftsinitiative Saar, 24. April 2012

Prozessmanagement als intelligentes Konsolidierungsinstrument 06/10 2010 Berichtsprojekt Prozessmanagement Berichtsprojekt Prozessmanagement Vorhaben „Prozessbibliothek“ Steuerungsprozesse 09/10 07/10 Materialie Prozessoptimierung PROZESSE Bericht „Multiklientenstudie“ Stützprozesse seit 2008 lfd. lfd. Seminarreihe GPO 1-5 (2-3 mal jährl.) Mentoring-Angebot KGSt Begleitung KDV Modellierungsstandard u. Folgeprojekte Rainer Christian Beutel, Zukunftsinitiative Saar, 24. April 2012

Konsolidierungschancen über Geschäftsprozessoptimierung Prozessmanagement als intelligentes Konsolidierungsinstrument Konsolidierungschancen über Geschäftsprozessoptimierung Mit 70 bis 80 Geschäftsprozessen werden 90% des Geldes bewegt und 90 % der Bürger erreicht. In diesem Bereich schätzen wir das Konsolidierungspotenzial durch GPO je nach Prozess auf 20 bis 40 %. Ohne Qualitätseinbußen. Teilweise mit Steigerung der Qualität. Beispiel: Überwachung des fließenden Verkehrs. Rainer Christian Beutel, Zukunftsinitiative Saar, 24. April 2012

Prozesslandkarte VK-OWI (Kreisverwaltung NRW) Prozessmanagement als intelligentes Konsolidierungsinstrument Prozesslandkarte VK-OWI (Kreisverwaltung NRW) Verkehrs- sicherung Verkehrspolizei Überwachung IT-Dienstleister Post- stelle Kasse Kommunale VKÜ durchführen Polizeiliche VKÜ-Daten kommunal aufbereiten BG-Vorgang Polizei Verwarnung bearbeiten Bußgeld VK-OWI- Vorgang dokumentieren Prozesse der Bußgeldstelle Zahlungs- abwicklung Fahrer- Ermittlung Druck Versand Posteingang Viele Beteiligte, unterschiedliche IT-Systeme, viele Schnittstellen Rainer Christian Beutel, Zukunftsinitiative Saar, 24. April 2012

Prozessmanagement als intelligentes Konsolidierungsinstrument Stufe 1 Verfahren optimieren 0,30 € 1,62 € 0,82 € 3,7 € 3,99 € 3,62 € Kosten IST = 16,69 € OUT VkÜ-Daten Kommunal aufbereiten Verwarn- gelder bearbeiten Bußgeld- Vorgang Polizei BG-Anzeigen annehmen, prüfen E-Akte IN Anhörung durchführen File Transfer 100% BG-Bescheid ausfertigen Rechtskraft überwachen dokumentieren 3,40 € 1,35 € Stufe 2 Digitalisierung 3,49 € 100 % Post VkÜ kom. VkÜ pol. 0 € 0,62 € 2,10 € 3,37 € 12,38 € 2,77 € 2,08 € 1,59 € 5,85 € 4,61 € 21,35 € 4,35 € 3,60 € 2,00 € 1,52 € 5,43 € 19,28 € 3,84 € 3,50 € Gewichtet! Stufe 3 Elektronische Akte Rainer Christian Beutel, Zukunftsinitiative Saar, 24. April 2012

Herausforderung Prozessorientierung: Prozessmanagement als intelligentes Konsolidierungsinstrument Herausforderung Prozessorientierung: Prozesse verändern Denken und Handeln, aber auch Strukturen und Organisationen Meine Organisations-einheit macht … Der Bürger hat ein Anliegen … Zentrale Dienste Bürger Bau Umwelt Verkehr Zentrale Dienste Bürger Bau Umwelt Verkehr Change Management Von der Funktionsorientierung zur Prozessorientierung Rainer Christian Beutel, Zukunftsinitiative Saar, 24. April 2012

Prozessmanagement als intelligentes Konsolidierungsinstrument Prozessoptimierung in der kommunalen Praxis am Beispiel einiger KGSt®-Mitglieder: …die Stadt Esslingen am Neckar hat fast 200 Prozesse aufgenommen, in einer Datenbank dokumentiert und die Verknüpfung zu ihren Produkten und den Stellenbeschreibungen hergestellt. Sie baut Prozessmanagement systematisch und strategisch auf. …die Stadt Dortmund weitet das Prinzip einer einheitlichen Anlaufstelle (Frontoffice) auf die elektronischen Dienstleistungen systematisch aus und richtet ihre IT-Dienstleistungen an Standards aus. …die Stadt Graz hat ihre Prozesse modelliert und dokumentiert, diese systematisch optimiert, auf ihre Kunden ausgerichtet und flächendeckend mit IT-Services unterstützt. …die Stadt Stuttgart baut Prozessmanagement im Rahmen von Umwelt- und Qualitätsmanagement auf und legt dabei klare Rollen der Prozessverant-wortung fest. Hier unterstützt die Prozessbetrachtung die Wissensweitergabe in der Organisation und die Ergebnisorientierung der Mitarbeiter. Rainer Christian Beutel, Zukunftsinitiative Saar, 24. April 2012

Kommunen optimieren ihre Prozesse, weil sie Prozessmanagement als intelligentes Konsolidierungsinstrument Kommunen optimieren ihre Prozesse, weil sie im Rahmen einer systematischen Haushaltskonsolidierung Kostensenkungen realisieren müssen. Schwachstellen, die in einem Prozess bestehen, beseitigen müssen. die Qualität der Dienstleistung für den Bürger und Kunden sicherstellen wollen. IT-Lösungen einführen, die interne Effizienzgewinne ermöglichen und gleichzeitig einen zeitgemäßen Service für den Bürger schaffen. ihre Prozesse an gesetzliche Vorgaben anpassen, wie beispielsweise bei der Einführung der EU-DLR. mit anderen Partnern in Netzwerken prozessbezogen zusammen arbeiten, beispielsweise im Sinne eines Shared Services. Rainer Christian Beutel, Zukunftsinitiative Saar, 24. April 2012

Vernetzung und interkommunale Zusammenarbeit Die Möglichkeiten interkommunaler Zusammenarbeit Vernetzung und interkommunale Zusammenarbeit Vernetzung, interkommunale Zusammenarbeit, Zusammenarbeit mit öffentlichen und privaten Partnern sind ein klarer KGSt®-Arbeitsschwerpunkt, weil das Thema auf dem Vormarsch ist. Gründe dafür sind: 1. Die Anforderungen werden komplexer, personelle und finanzielle Ressourcen werden knapper. 2. Vernetzung und Zusammenarbeit ermöglichen Konsolidierung ohne Qualitätsverluste. 3. Dem Fachkräftemangel im kommunalen Bereich stehen erhöhte Qualitätsanforderungen der Bürger und immer mehr Aufgaben gegenüber. 4. Die fortschreitenden Möglichkeiten der Informations- und Kommunikationstechnik machen Kooperationen einfacher und forcieren sie dadurch. 5. Vorgaben wie durch die EU-Dienstleistungsrichtlinie oder die einheitliche Behördenrufnummer 115 wirken als Katalysatoren für Vernetzung und Zusammenarbeit. Rainer Christian Beutel, Zukunftsinitiative Saar, 24. April 2012

Die Möglichkeiten interkommunaler Zusammenarbeit Vernetzung und interkommunale Zusammenarbeit 1. Die Städte Wuppertal und Solingen betreiben gemeinsam die Leitstelle Feuerschutz und Rettungsdienst und sparen 750.000 EURO im Jahr 2. Der Landschaftsverband Rheinland und die Stadt Köln betreiben wegen Fachkräftemangels gemeinsam den betriebsärztlichen Dienst.  3. Die Städte Sindelfingen und Böblingen betreiben den Bauhof gemeinsam. 4. Bürger und Unternehmen erhalten Leistungen ihrer Heimatverwaltung über Vernetzung der IT-Systeme in beliebigen Verwaltungen der Region. (Metropolregionen Rhein-Neckar und Hamburg) 5. Bürger und Unternehmen erhalten Leistungen in ihrer Verwaltung. Die Leistungserstellung erfolgt an zentraler, spezialisierter Stelle, z.B. in einem Kompetenzzentrum Grundsicherung im Alter. Rainer Christian Beutel, Zukunftsinitiative Saar, 24. April 2012

Vernetzung und interkommunale Zusammenarbeit Die Möglichkeiten interkommunaler Zusammenarbeit Vernetzung und interkommunale Zusammenarbeit 6. Eine Landkreisverwaltung erledigt die Kassengeschäfte für alle Kommunen im Landkreis. 7. Eine Verwaltung erledigt für die andere die Personalabrechnung. 8. Die Verwaltungen in einer Region betreiben eine gemeinsame Geodateninfrastruktur. 9. Die Verwaltungen einer Region betreiben ein gemeinsames System für Notfallmanagement, beispielsweise bei der Seuchenbekämpfung. 10. Eine Landkreisverwaltung betreibt ein Shared Service Center Beihilfesachbearbeitung für alle Kommunen des Landkreises. Rainer Christian Beutel, Zukunftsinitiative Saar, 24. April 2012

Vernetzung und interkommunale Zusammenarbeit Die Möglichkeiten interkommunaler Zusammenarbeit Vernetzung und interkommunale Zusammenarbeit 11. Die Verwaltungen einer Region betreiben ein gemeinsames Beschaffungs- und Vergabeportal. 12. Eine Verwaltung erbringt Leistungen  für Unternehmen in medienbrucharmen, durchgängigen, gemeinsam gestalteten Prozessen, die sich nicht an der internen Organisation, sondern an den Kundenbedürfnissen ausrichten. Beispiel: EU-DLR 13. Rufbereitschaft der Ordnungsämter oder Jugendämter erfolgt in interkommunaler Zusammenarbeit. Rainer Christian Beutel, Zukunftsinitiative Saar, 24. April 2012

Schlussfolgerungen Ein „finanzieller Befreiungsschlag“ für die Kommunen ist selbst durch eine umfassende Gemeindefinanzreform nicht zu erwarten. Das Pochen auf die Vergeblichkeit kommunaler Konsolidierungsbemühungen ist gegenüber den (jüngeren) Bürgern nicht zu verantworten und daher inakzeptabel. Die unterschiedliche finanzielle Lage strukturell vergleichbarer Kommunen zeigt, dass Kommunen sehr wohl über Handlungsspielräume verfügen. Die Kommunen haben die Pflicht, im Rahmen ihrer Handlungsmöglichkeiten Haushaltskonsolidierung zu betreiben. Rainer Christian Beutel, Zukunftsinitiative Saar, 24. April 2012

Schlussfolgerungen Wir schnallen den Gürtel enger und es gibt keine Tabus - oder: Politik im Spannungsfeld des Unmöglichen und des Unnötigen ... Beim Gratis-Nachtisch in den Kitas kann nicht gespart werden. Denn Nachtisch stärkt unsere Kinder und damit unsere Zukunft! Bei der Feuerwehr darf nicht gespart werden, denn ohne Sicherheit ist alles nichts! Bei Selbsthilfeprojekten darf nicht gespart werden. Sonst müssten sich die Betroffenen am Ende selber helfen! Bei den Schulen darf nicht gespart werden, denn eine gut ausgebildete Jugend sichert den Standort Deutschland! Bei der Volkshochschule darf nicht gespart werden, denn jeder Töpferkurs bewahrt die Stadt vor teuren Auffanghilfen für vereinsamte Bürgerinnen und Bürger! In der Verwaltung darf nicht gespart werden, denn eine funktionierende Verwaltung ist seit Friedrich d. Großen das Rückgrat unserer Gesellschaft! Bei der Politik darf nicht gespart werden, denn unsere Demokraten sind uns lieb und teuer! sinngemäß aus: Berliner Tagesspiegel Rainer Christian Beutel, Zukunftsinitiative Saar, 24. April 2012

Schlussfolgerungen Wir schnallen den Gürtel enger und es gibt keine Tabus - oder: Politik im Spannungsfeld des Unmöglichen und des Unnötigen ... Beim Straßenbau darf nicht gespart werden, sonst droht der Verkehrsinfarkt! Beim ÖPNV darf nicht gespart werden, denn --> siehe Straßenbau. Bei den Krankenhäusern darf nicht gespart werden, denn Gesundheit ist das höchste Gut! Bei den Sportanlagen darf nicht gespart werden, denn 1. --> siehe Krankenhäuser und 2. --> siehe VHS! Bei der Kultur darf nicht gespart werden, denn nur unser Heimatverein und unsere Aquarellgalerie garantieren ein lebens- und liebenswertes ...! Beim Umweltschutz darf nicht gespart werden, denn eine gesunde Umwelt ist Voraussetzung für gesunde Bürger (--> siehe auch: Krankenhäuser)! Alle anderen Ausgaben gehören schonungslos auf den Prüfstand! sinngemäß aus: Berliner Tagesspiegel Rainer Christian Beutel, Zukunftsinitiative Saar, 24. April 2012

Viel Erfolg bei der Bewältigung der Zukunftsherausforderungen ! OB-Boot KGSt Gestern standen wir vor dem Abgrund. Heute sind wir einen Schritt weiter. Viel Erfolg bei der Bewältigung der Zukunftsherausforderungen ! Rainer Christian Beutel, Zukunftsinitiative Saar, 24. April 2012

Viel Erfolg bei Ihrer weiteren Arbeit für das schöne Saarland Rainer Christian Beutel, Zukunftsinitiative Saar, 24. April 2012