Dokumentenlenkung Problem und Lösung Fred Schachtl Projektleiter St. Wolfganger Krankenhaustage 16. und 17. Juni 2011

WiMa-Dokumentenlenkung Wieder was zu verkaufen? Natürlich, aber das ist nicht der Punkt! Wir stellen uns konsequent allen Herausforderungen an moderne Unternehmensführung und lösen hocheffizient die Problemstellungen unserer Kunden

Entwicklungsansatz

Problemstellung Immense Papierflut Verteilung der Information auf allen Abteilungen Teure Änderungen Vorversion vernichten, neue Version drucken und verteilen Keine Garantie der richtigen Version Papier ist geduldig Schlechte Auffindbarkeit Unterschiedliche Ablagen Nicht nachvollziehbar, ob die Information auch gelesen wurde Unbekannte Dienstanweisungen etc. Bestätigungen zu Rundschreiben sind oft lange unterwegs ... wenn sie überhaupt zurückkommen Keine garantierten Verteilungswege und Aufbewahrungsorte im Ordner, im Schrank, im Schreibtisch...

Anforderungen Dokumentenlenkung Beliebiger Ersteller Freigabe vor Veröffentlichung Bei Bedarf Aktualisierung und erneute Freigabe Änderungen und aktueller Überarbeitungsstatus nachvollziehbar Verfügbarkeit der gültigen Fassung an den Einsatzorten Auffindbarkeit der Dokumente Sicherstellung der Kenntnisnahme bei wichtigen Dokumenten Unveränderbarkeit der veröffentlichten Version Unbeabsichtigte Verwendung veralteter Versionen verhindern Reaktivierung von Vorversionen

Die Probleme dabei Beliebiger Ersteller Freigabe vor Veröffentlichung Bei Bedarf Aktualisierung und erneute Freigabe Änderungen und aktueller Überarbeitungsstatus nachvollziehbar Verfügbarkeit der gültigen Fassung an den Einsatzorten Auffindbarkeit der Dokumente Sicherstellung der Kenntnisnahme bei wichtigen Dokumenten Unveränderbarkeit der veröffentlichten Version Unbeabsichtigte Verwendung veralteter Versionen verhindern Reaktivierung von Vorversionen Beliebiger Ersteller = beliebige Information Korrekte Freigabe nicht sichergestellt Aktualität und Richtigkeit der Information nicht sichergestellt

Die Probleme dabei Beliebiger Ersteller Freigabe vor Veröffentlichung Bei Bedarf Aktualisierung und erneute Freigabe Änderungen und aktueller Überarbeitungsstatus nachvollziehbar Verfügbarkeit der gültigen Fassung an den Einsatzorten Auffindbarkeit der Dokumente Sicherstellung der Kenntnisnahme bei wichtigen Dokumenten Unveränderbarkeit der veröffentlichten Version Unbeabsichtigte Verwendung veralteter Versionen verhindern Reaktivierung von Vorversionen Dokumentation über Änderungen fehlt Verteilung nur gültiger Dokumente gefährdet Definition der Ablage nicht durchgängig In Papierform oft ungültige Versionen in Verwendung Nur wer den Verteiler kennt, weiß wo eine Information zu finden ist Sicherstellung der aktuellen Version

Die Probleme dabei Beliebiger Ersteller Freigabe vor Veröffentlichung Kenntnisnahme nicht garantiert Laufzettel oft zu lange unterwegs Zugriff macht Originaldokument veränderbar Veraltete Versionen zwangsläufig Reaktivierung von Vorversionen in Papierform nicht möglich Beliebiger Ersteller Freigabe vor Veröffentlichung Bei Bedarf Aktualisierung und erneute Freigabe Änderungen und aktueller Überarbeitungsstatus nachvollziehbar Verfügbarkeit der gültigen Fassung an den Einsatzorten Auffindbarkeit der Dokumente Sicherstellung der Kenntnisnahme bei wichtigen Dokumenten Unveränderbarkeit der veröffentlichten Version Unbeabsichtigte Verwendung veralteter Versionen verhindern Reaktivierung von Vorversionen

Die Problemlösung Beliebiger Ersteller Freigabe vor Veröffentlichung Bei Bedarf Aktualisierung und erneute Freigabe Änderungen und aktueller Überarbeitungsstatus nachvollziehbar Verfügbarkeit der gültigen Fassung an den Einsatzorten Auffindbarkeit der Dokumente Sicherstellung der Kenntnisnahme bei wichtigen Dokumenten Unveränderbarkeit der veröffentlichten Version Unbeabsichtigte Verwendung veralteter Versionen verhindern Reaktivierung von Vorversionen Beliebiger Ersteller und definierte Freigabe Korrekte Freigabe durch Definition der Freigabe sichergestellt Aktualität und Richtigkeit der Information durch Freigabe sichergestellt

Die Problemlösung Beliebiger Ersteller Freigabe vor Veröffentlichung Bei Bedarf Aktualisierung und erneute Freigabe Änderungen und aktueller Überarbeitungsstatus nachvollziehbar Verfügbarkeit der gültigen Fassung an den Einsatzorten Auffindbarkeit der Dokumente Sicherstellung der Kenntnisnahme bei wichtigen Dokumenten Unveränderbarkeit der veröffentlichten Version Unbeabsichtigte Verwendung veralteter Versionen verhindern Reaktivierung von Vorversionen Dokumentation über Änderungen im System Verteilung nur gültiger Dokumente gewährleistet Definition der Ablage systemkundig In Papierform oft ungültige Versionen in Verwendung  Hinweis auf Gültigkeit Der Verteiler ist am Dokument verankert Sicherstellung der aktuellen Version

Die Problemlösung Beliebiger Ersteller Freigabe vor Veröffentlichung Kenntnisnahme über Lesebestätigung Mahnung für säumige Leser Zugriff auf PDF-Format, Originaldokument nur durch Freigabe veränderbar Veraltete Versionen nur in Papierform möglich Reaktivierung von Vorversionen möglich Beliebiger Ersteller Freigabe vor Veröffentlichung Bei Bedarf Aktualisierung und erneute Freigabe Änderungen und aktueller Überarbeitungsstatus nachvollziehbar Verfügbarkeit der gültigen Fassung an den Einsatzorten Auffindbarkeit der Dokumente Sicherstellung der Kenntnisnahme bei wichtigen Dokumenten Unveränderbarkeit der veröffentlichten Version Unbeabsichtigte Verwendung veralteter Versionen verhindern Reaktivierung von Vorversionen

Das Produkt WiMa-Dokumentenlenkung Erstellt in enger Zusammenarbeit mit Kunden Unter Beachtung der DIN ISO Konformität All-in-one Erstellung Freigabe Versionsverwaltung Ablage Lesebestätigung Präsentation Die Lösung - nicht nur für QMBs

WiMa-Dokumentenlenkung Jeder Berechtigte kann Dokumente erstellen und (vorab) einbinden Nur definierte Personen können freigeben Bei der Freigabe Ablage der Information in bearbeitbarer Form (für Berechtigte) und in unveränderbarer Form (PDF) für die Verteilung Bestimmung der Verteilung Versionsverwaltung mit Reaktivierungsmöglichkeit Lesebestätigung mit Ankündigung per email, Erinnerung und Mahnwesen Statistiken und Historie

WiMa-Dokumentenlenkung Erstellen der Dokumente durch Verfasser Kontrolle und Freigabe des Dokuments durch Freigabeverantwortlichen Vidierer hat die Pflicht zur Lesebestätigung Freigegebene Dokumente werden unveränderbar als PDF gespeichert Übersicht über den Stand der Vidierung pro Dokument (Postausgang) Änderung von Dokumenten mit Versionsübersicht Nur gültige Dokumente (freigegebene) stehen den Mitarbeitern zur Verfügung

WiMa-Dokumentenlenkung Benachrichtigungen / Mahnungen Aufforderung zum Einsehen per Email Automatische Mahnung per Email Manuelle Mahnung möglich Benutzer Verwaltung der Zugriffsrechte Definition von Verfasser Freigabeverantwortlichen Vidierer

WiMa-Dokumentenlenkung Übersichten Übersicht über alle gültigen Dokumente Eigene Übersicht über nicht gültige/veraltete Dokumente (Historytabelle)  Möglichkeit zur schnellen Konvertierung externer Dokumente, die bisher nicht in die Dokumentenlenkung eingebunden waren

WiMa-Dokumentenlenkung Statistik Übersicht aller Dokumente mit aktivierter Dokumentenlenkung Dokumentenname Verfasser Freigabeverantwortlicher Freigabestatus Erstelldatum Übersicht über alle Empfänger und deren Aufrufstatistik Anzahl der vidierten/ nicht vidierten Dokumente pro Benutzer Aufrufstatistik pro Dokument Wie oft wurde das Dokument bereits aufgerufen?

WiMa-Dokumentenlenkung Ein weiteres Modul zu WiMa, dem Wissens- und Contentmanagementsystem der uhb consulting AG Bisherige WiMa-Lösungen: Intranetsystem – einfachste Verbreitung von Informationen Online-Erfassung – Information da erfassen, wo sie entsteht ProWatch – Projekte im Griff Elektronisches Verbandbuch – hieb- und stichfest Dokumentenüberwachung – ist auch alles aktuell? Helpdesk – Leistungsanforderung beliebiger Art Umfragetool – selbstgebaute Umfragen mit Auswertungen Permanente Befragungen – wie z.B. Patientenbefragung und die Entwicklung geht weiter ...

WiMa-Dokumentenlenkung Sollten Sie Fragen haben, wir stehen Ihnen gerne zur Verfügung – jetzt oder auch zu einem späteren Zeitpunkt Ihr Problem - unsere Herausforderung

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!