Zeitmanagement Seminar: Techniken wissenschaftlichen Arbeitens Dozentin: Christiane Eichenberg SS 2005 Referenten: Karo Kitze Elitsa Uzunova Thomas Dratsch

Gliederung: Einführung Funktionen des Zeitmanagement - Regelkreis Zielsetzung Planung Entscheidung Realisation und Organisation Kontrolle Information und Kommunikation Transfer Goldene Zeitgewinn-Tipps Wir orientieren uns bei unserem Vortrag an dem Buch „Mehr Zeit für das Wesentliche“ (Seiwert 2002)

Einführung „Nothing is easier than being busy and nothing more difficult than being effective…“ (R. Alec Mackenzie)

1. Einführung „Zeitmanagement ist die konsequente und zielorientierte Anwendung bewährter Arbeitstechniken in der täglichen Praxis, um sich selbst und die eigenen Lebensbereiche so zu führen und zu organisieren, dass die zur Verfügung stehende Zeit sinnvoll und optimal genutzt wird.“ Wie gut beherrschen Sie Ihre Arbeit? (Mehr Zeit für das Wesentliche S. 16) oder Selbsteinschätzung: Meine Zeitdiebe (Das 1x1 des Zeitmanagements s.18)

Einführung Selbstanalyse als dreistufiges Verfahren: Zeit“wert“analyse Zeitinventur Tätigkeiten Zeit“wert“analyse Zeitnutzungsanalyse Messung des Störungen Zeitverbrauchs Unterbrechungen Zeitverlustanalyse Fehlerquellen für Zeitverluste Checklisten Zeitfresseranalyse Ursachen unnötigen Zeitverbrauchs Zeitmanagement Techniken

Funktionen des Zeitmanagement - Regelkreis Kontrolle Zielsetzung 5 1 Information und Kommunikation Realisation 6 Planung und Organisation 2 4 Entscheidung 3

Funktionen des Zeitmanagement - Regelkreis Zielsetzung Analyse und Formulierung der persönlichen Ziele Planung Erstellung von Plänen und Handlungsalternativen für die eigenen Tätigkeiten Entscheidung Treffen der Entscheidung über die durchzuführenden Aufgaben Realisation und Organisation Tagesgestaltung und Organisation der persönlichen Arbeitsabläufe zur Realisierung der anstehenden Aufgaben Kontrolle Kontrolle seiner selbst und der erzielten Ergebnisse Information und Kommunikation Kommunikation als Austausch von Information Vielleicht: Beispiel „Herr Sachse“, Beyer, G., Zeitmanagement, S.42ff

(a) Zielsetzung Kontrolle Zielsetzung 5 1 Information und 5 1 Information und Kommunikation Realisation 6 Planung und Organisation 2 4 Entscheidung 3

2.(a) Zielsetzung Ziele setzen heißt: Bedürfnisse, Interessen, Wünsche und Aufgaben in klare Absichten zu fassen und in präzisen Formulierungen auszudrücken sowie unsere Handlungen auf diese Ziele und ihre Erfüllung hin auszurichten. Ziele beschreiben also Ergebnisse! Es kommt nicht darauf an, WAS getan wird, sondern WOZU etwas getan wird. Ohne Ziel fehlt das Bewertungskriterium, an dem der Arbeitseinsatz gemessen werden kann. Zielsetzung ist ein permanenter Prozess, da sich Ziele laufend ändern können.

2.(a) Zielsetzung Voraussetzung der Planung – und auch des Erfolges – ist, genau zu wissen, was man bis wann in welchem Ausmaß erreicht haben will.

2.(a) Zielsetzung Zielanalyse Ziel-Mittel-Analyse Situationsanalyse Was will ich? Was kann ich? Wunschziele Stärken und Schwächen Zielformulierung Zielplanung ausbauen abbauen Handlungsziele

2.(a) Zielsetzung Tipps zur Zielformulierung: Konkreten Termin oder Zeitpunkt festlegen! Die angestrebten Ergebnisse formulieren! Realistische Ziele setzen! Nicht zu viel auf einmal vornehmen! Konkrete, kurzfristige Teil-Ziele formulieren, um Erfolgserlebnisse zu haben! Ein kleiner Schritt, der SOFORT in Angriff genommen wird, bringt oft mehr als umfangreiche Planungsüberlegungen in der Zukunft!

2.(a) Zielsetzung Das denken in Zielen bewirkt, dass das Einzelne auf das große Ganze ausgerichtet wird. Man weiß wohin man will und welchen Endzustand es zu erreichen gilt.

(b) Planung Kontrolle Zielsetzung 5 1 Information und Kommunikation 5 1 Information und Kommunikation Realisation 6 Planung und Organisation 2 4 Entscheidung 3

2.(b) Planung Zeitplanung bedeutet: Die zur Verfügung stehende Zeit für die ertrag- und erfolgreichsten Tätigkeiten einsetzen (Maximalkriterium) bzw. die angestrebten und fixierten Ziele mit einem möglichst geringen Zeitaufwand erreichen (Minimalkriterium).

2.(b) Planung Irgendwann hat der Planungsprozess sein Optimum erreicht. Weitere Planungszeiten werden ineffektiv! Optimum Unter- Über- planung planung Zeitplanung Zeitgewinn Mit mehr Aufwand an Planungszeit wird weniger zeit für die Durchführung benötigt und insgesamt Zeit eingespart.

2.(b) Planung Faustregeln: Für die zu planende Zeit ist etwa ein Anteil von max. 1% für Planungszeit anzusetzen. Für einen Tagesplan etwa 5-10 Minuten Planungszeit Zeitplanung sollte immer schriftlich geschehen.

geplant unerwartet spontan 2.(b) Planung Grundregel der Zeitplanung: 60:40 Regel Arbeitszeiten geplant unerwartet spontan 60% 20% 20% Es macht keinen Sinn, mehr als 60% der zur Verfügung stehenden Arbeitszeit zu verplanen!

2.(b) Planung Tagespläne mit der Alpen-Methode: Aufgaben zusammenstellen Länge der Tätigkeiten schätzen Pufferzeiten für unvorhergesehenes reservieren, Prioritäten setzen Entscheidungen über Prioritäten, Kürzungen und Delegation treffen Nachkontrolle – Unerledigtes übertragen A: Alles notieren, was am nächsten Tag erledigt werden soll/muss. Diese Aufgaben in eine erste Rangreihenfolge bringen Aufgaben nach arbeitsintensiven und Kurzarbeiten gliedern L: Für jede Tätigkeit wird nun der ungefähre Zeitbedarf geschätzt Dabei berücksichtigen, dass man oft für eine Arbeit so viel zeit benötigt, wie zur Verfügung steht Man arbeitet erheblich konzentrierter und konsequenter, wenn man sich für die Erledigung einer Aufgabe eine bestimmte zeit vorgenommen hat. P: 60:40 Regel E: Eindeutige Prioritäten setzen Die veranschlagte Zeit aller Vorgänge auf das unbedingt Notwendige kürzen – dabei aber realistisch bleiben! Jede Tätigkeit daraufhin überprüfen, ob sie delegiert werden kann N: Unerledigte Aufgaben werden auf einen anderen Tag übertragen

(c) Entscheidung Kontrolle Zielsetzung 5 1 Information und 5 1 Information und Kommunikation Realisation 6 Planung und Organisation 2 4 Entscheidung 3

2. (c) Entscheidung Eisenhower-Prinzip Prioritäten setzen nach dem B-Aufgaben: wichtig aber nicht dringend A-Aufgaben: wichtig u. dringend Wichtig C-Aufgaben: nicht wichtig aber dringend nicht Wichtig Unwichtige Aufgaben nicht Dringend Dringend

2. (c) Entscheidung Auflisten der Aufgaben, unterteilen Kriterien für A-Aufgaben: Bedeutung für Hauptziele? Synergieeffekte? größter Nutzen? Schaden bei Nichterfüllung? Zeitverteilung A: 65% B: 20% C: 15%

2. (c) Entscheidung Gliederung für Diplomarbeit Fotos sortieren Einteilen von Aufgaben: Gliederung für Diplomarbeit Fotos sortieren Fernsehen Joggen Praktikumsplatz suchen Knöllchen bezahlen für das Vordiplom lernen Hund ausführen

2. (c) Entscheidung Unterteilung nach Rollen: Student Mitarbeiter Vereinsmitglied Freund Familienmitglied

(d) Realisation u. Organisation Kontrolle Zielsetzung 5 1 Information und Kommunikation Realisation 6 Planung und Organisation 2 4 Entscheidung 3

2. (d) Realisation u. Organisation Sinvolle Gestaltung des Arbeitstages Mit pos. Stimmung in den Tag Gutes Frühstück Arbeitsbeginn zu konstanter Zeit A-Aufgaben am Anfang Keine ungeplanten C-Aufgaben einfügen

2. (d) Realisation u. Organisation Alle 60 min. 5-10 min. Pause Persönliche Leistungskurve beachten Termin mit sich selbst Zeitplan überprüfen Ergebniskontrolle Höhepunkte würdigen Zeitplan für den nächsten Tag

2. (d) Realisation u. Organisation Persönliche Leistungskurve Leistung Tagesverlauf

(e) Kontrolle Kontrolle Zielsetzung 5 1 Information und Kommunikation 5 1 Information und Kommunikation Realisation 6 Planung und Organisation 2 4 Entscheidung 3

2. (e) Kontrolle Vergleich von Soll u. Ist In Bezug auf große Ziele u. Tag große Ziele: - Arbeite ich konkret an der Umsetzung? Tagesverbesserung: -Zeitmanagement

2.(f) Information und Kommunikation Kontrolle Zielsetzung 5 1 Information und Kommunikation Realisation 6 Planung und Organisation 2 4 Entscheidung 3

2.(f) Information und Kommunikation Information und Kommunikation sind die Schlüsselfunktionen jedes Führungs- und (Zeit-) Managementprozesses, von Beziehungen, von sozialen Systemen, vom menschlichen Dasein überhaupt.

2.(f) Information und Kommunikation Das Optimieren folgender Prozesse kann einen sehr großen Zeitgewinn mit sich bringen: Lesen Besprechungen Zweier-Gespräche (Besuchermanagement) Telefonieren Korrespondenz

2.(f) Information und Kommunikation Vorteile der Checklisten: Routinevorgänge müssen nicht immer wieder neu durchdacht werden. Unübersichtige Arbeitsabläufe werden durch Auflistung übersichtlich gemacht. Checklisten bilden eine Grundstruktur, die immer wieder umgestaltet und verbessert werden kann. Checklisten entlasten unseren Denkapparat!

2.(f) Information und Kommunikation 5 Stufen zur Erstellung einer Checkliste: Arbeit oder Tätigkeit auswählen Gesamtablauf in Arbeitsetappen und Arbeitsphasen zerlegen Logische Reihenfolge zusammenstellen Gruppenbildung vornehmen Vorläufige Checkliste überarbeiten

2.(f) Information und Kommunikation Rationelles Lesen heisst zunächst: Zielorientiert auswählen und entscheiden, ob und wie viel gelesen werden soll (Prioritätensetzung) Neben der Lesemethode lässt sich auch die Lesegeschwindigkeit (WpM) durch ein spezielles Training verbessern. Durch die Hervorhebung (Markieren) und die Anfertigung von Textauszügen (Exzerpieren) stellt man eine bessere Verarbeitung des Lesestoffes und eine Erleichterung der Lesewiederholung sicher.

2.(f) Information und Kommunikation Regeln zur Verbesserung der Lesemethode: Wegweiser in Form von Wörtern: Einleitungssignale: besonders, daher, deshalb, folglich, somit, vorausgesetzt, weil, denn, etc. Verstärkungssignale: auch, außerdem, daneben, ebenso, ferner, überdies, zusätzlich, etc. Änderungssignale: aber, abgesehen davon, anderseits, doch, entweder – oder, im Gegenteil, jedoch, obwohl, trotzdem, etc.

2.(f) Information und Kommunikation Regeln zur Verbesserung der Lesemethode: Spezifischer Aufbau von Texten: Nachrichtentexte Kommentare und Stellungnahmen Fachartikel Folgen Sie mehr dem gedanklichen Inhalt (Ideenfluss des Textes) , aber nicht so sehr den Worten!!!

2.(f) Information und Kommunikation „Störfaktoren“ für schnelleres Lesen: Umwelteinflüsse Wort-für Wort-lesen Inneres Mitsprechen Zurückspringen auf vorhergehende Textstellen (Regressionen) Oberflächliches Lesen

2.(f) Information und Kommunikation Die Slalomtechnik:

2.(f) Information und Kommunikation Die SQ 3R-Methode: S = Survey = Überblick gewinnen Q = Question = Fragen stellen R = Read = Lesen R = Recite = Rekapitulieren R = Review = Wiederholen

2.(g) Transfer Hier geht es um die Umsetzung der geplanten Zeitmanagementmaßnahmen in die Praxis. Dabei ist zu beachten: Was will man in Angriff nehmen? Wer wird von der Maßnahme betroffen sein? Welcher Starttermin soll gelten? Gibt es Erledigungsfrist?

2.(g) Transfer Wichtige Hinweise zum Transfer: Fangen Sie mit einem Problem an, das für Sie wirklich wichtig und dringend ist! Leiten Sie nur realisierbare Schritte ein: Gut ist besser als perfekt! Beginnen Sie nicht mit Maßnahmen, die gefühlsmäßig für Sie Widerstand erzeugen! Beginnen Sie jede neue Aktivität so intensiv wie möglich! Es kommt am Ende nicht darauf an, was Sie angefangen haben, sondern darauf, was Sie erfolgreich durchgeführt haben!

3. Goldene Zeitgewinn-Tipps Arbeitsblöcke für größere oder gleichwertige Aufgaben bilden Zeitlimits bei Besprechungen und eigenen Terminen setzen Prioritäten als Grundprinzip allen Arbeiten zugrunde legen Möglichst nur das wirklich Wesentliche tun (Pareto-Prinzip)

3. Goldene Zeitgewinn-Tipps Größere Aufgaben in kleine Teile portionieren (Salami-Taktik) Schwerpunktaufgaben sehr früh erledigen (Erfolgserlebnis) Leistungshochs und –tiefs gezielt in Planungen einbeziehen