„Projektstart“

Mitarbeiter sind nicht motiviert „Teufelskreis“ zu wenig Zeit „Hexen" Zuviel auf einmal Zu spät begonnen Steigende Anforderungen Entwürfe, Klärungen nicht ausgereift Kapazitäts- engpässe Folgeprojekt beginnt zu spät Trotz Planung ! Mitarbeiter sind nicht motiviert Nach- arbeit Ungeplante Nacharbeit Probleme Terminverzug Qualitätsmängel Zusagen nicht haltbar Teufelskreis beim Start unterbrechen! Krisen- management Laufende Änderungen Entscheidungsprobleme "Notlösungen" Prioritätsänderung Quelle: GFM mbH

Einflüsse auf den Start (Input) sachbezogen Projekt- start Input Umfeld Input Soft Issues

Einflüsse auf den Start (Input) Input sachbezogen Dokumentensammlung Auftrag Kalkulation Pflichtenheft Terminvorgaben Rahmenbedingungen

Aktivitäten Projektstart Analyse Konzeption Umsetzung Abschluss Projektstart Initialisierung Auftragserfteilung Planung Team Building Internes Kickoff Projektstart Review

Einflüsse auf den Start (Input) Input Umfeld Technologie Entwicklungen Ressourcen weitere Projekte (parallel oder übergeordnet) Infrastruktur Unterlieferanten Chancen/Risiken etc.

Einflüsse auf den Start (Input) Hilfsmittel Produktmanagement Linienorganisation Supply-Management Qualitäts-Management etc. Start Analyse Konzeption Umsetzung Abschluss

Einflüsse auf den Start (Input) Input Soft Issues Projektteamqualität Unterstützung vom Management Kundenkontakt Projektumfeld Mitarbeitende, Vorgesetzte Ausbildungstand/Qualifikation andere Projekte etc.

Projekt- start Aktionen (Output) Input Soft Issues sachbezogen Input Umfeld Output sachbezogen Projekt- start Output Umfeld Output Soft Issues

Aktionen (Output) Output sachbezogen Klärung Projektorganisation Vertrag, Terminplan, Pflichtenheft Projektorganisation Projektteam Setting Kick-Off-Meeting Projekt Meeting Projektziele Arbeitspakete Aufträge . . .

Aktionen (Output) Kickoff Meeting Information der Stellen in der Projektorganisation Projektziele, Zeitplan, technische Details Projektorganisation Weitergabe von Projektwissen (Unterlagen) Evtl. externes Kickoff

Aktionen (Output) Output Umfeld Schwachstellen / Fehler / Risiken identifizieren und benennen Chancen identifizieren und benennen Sichern von Ressourcen Offerten/Verträge mit Unterlieferanten Arbeitsregeln festlegen

Aktionen (Output) Output Soft Issues Informieren, bekannt machen Lobbying (Präsentationen, Flyer, Info-Veranstaltungen, etc.) Teambildung motivieren begeistern Wir-Gefühl für übergeordnetes Ziel Managementunterstützung definierte Ziele kommunizieren Kundenbeziehung aufbauen und pflegen

Unterschied Aufgabe versus Ziel handlungsorientiert ergebnisorientiert

Ziele setzen Alle Massnahmen und Aktivitäten sind auf die Ziele auszurichten (Inhalte/Qualität, Kosten/Ergebnis, Termine, Kundenzufriedenheit). Gemeinsame Ziele erzeugen Motivation, weil jedes Teammitglied an der Fortschrittskontrolle und am gemeinsamen Erfolg beteiligt ist. Ziele helfen, die Effektivität zu verbessern, weil sich Aktivitäten und Entscheidungen auf Ergebnisse konzentrieren. Das Vereinbaren von Zielen unterstützt bei die Festlegung der Prioritäten.

Ziele… ... müssen erreichbar sein, da nur realistische Ziele anspornen! ... sollten anspruchsvoll sein, da nur anspruchsvolle Ziele zu Verbesserungen führen! ... müssen messbar sein, da nur objektive Messgrössen Statusvergleiche ermöglichen! ... müssen konkret beschrieben sein, da nur verstandene Ziele verfolgt werden können! ... sollten vereinbart werden, denn nur akzeptierte Ziele werden verfolgt! ... sollten von einer entsprechenden Infrastruktur unterstützt sein

Zielkonflikte Beispiele: Auftraggeber  Projektleiter(-team): Auftrag (Termine, Qualität, Leistung), Änderungen, andere Vereinbarungen Projektleiter(-teammitglieder)  Linienmanagement: Marge, interne Verbesserungen Projektleiter  Projektteammitglied: Ergebnis von Unterzielen innerhalb des Budgets Auftraggeber Linien- management Projektteam

Die wichtigsten Hilfsmittel Checklisten Vollständige Dokumente Prozessplan Plan der Verantwortlichkeiten (RACI) R = Responsible - Person(s) verantwortlich für die Ausführung der Aufgabe A = Accountable - Person(s) berichtspflichtig für die Aufgabe C = Consulted - Person(s), die typischerweise hinzugezogen wird für die Aufgabe I = Informed - Person(s), die informiert werden sollte Gesunder Menschenverstand und Innovation Best practice / Lessons learned Copy with proud

Projektstart und der Einfluss auf das Ziel. . . Projektwissen Einfluss auf Kosten, Inhalte (Qualität) und Termine 100 % Kostenanfall Früher Anstieg des Projektwissens Einstieg mit einem höheren Wissensstand Zeit Start 100 %

Fokus auf Projektstart Planungs-, Montage- und Inbetriebnahmeaufwand wird verringert Aufwand Erhöhung des Anstrengungen während des Projektstarts Kritisch Verringerung von Restpunkten Zeit Start Planung Montage Inbetriebnahme Betrieb Früher Betriebsbeginn

Zusammenfassung Der Projektstart ist mit entscheidend für den erfolgreichen Verlauf des Projektes. Hier werden die Weichen gestellt. Klare und eindeutig kommunizierte Ziele führen zum Erfolg Neben sachbezogenen Aspekten spielen vor allem auch ‚weiche‘ Faktoren (Soft Issues) eine wesentliche Rolle für den Projekterfolg. Die Projektschritte realisiert das Projektteam. Der Projektleiter wird hauptsächlich koordinierend wirken.

Projektauslösung Ziele Ergebnisse/Dokument Das Projekt ist zur Abwicklung freigegeben (oder zumindest teilweise). Der Projektleiter ist ernannt. Der Coachingbedarf ist geklärt. Das Projektteam ist nominiert. Aufgaben und Ziele sind definiert. Der Projektstart ist geplant. Entscheidung des Managements Entscheidung durch den Projektleiter und das Projektteam Entscheidung durch den Projektleiter und das Linienmanagement Vertrag, Kalkulation, etc. Einladung für erstes Teammeeting, Meetingagenda

Information vom Verkauf Ziele Ergebnisse/Dokumente Das Projektteam ist umfassend über seine Aufgabe informiert. Alle erforderlichen Dokumente wurden übergeben. Das Projektteam hat seine Aufgabe vollständig verstanden. Der Vertrag ist vollständig geprüft. Eine Umfeldanalyse wurde durchgeführt. Projektbeschreibung, vollständige Information Information zu Kunden und Partnern Vollständige Dokumentation ist verteilt Kalkulation, Projektfinanzplan Checkliste Dokumente / Information vom Vertrieb Vertrag, Projektziele (Liefer- und Leitungsumfang, Kosten, Terminplan), andere Ziele Checkliste für kommerzielle Vertragsprüfung Checkliste für technische Vertrags- prüfung Liste der Beteiligten/Betroffenen Identifikation der Ziele und Erwartungen der Beteiligten/Betroffenen

Projektteam Ziele Ergebnisse/Dokumente Das Projektteam ist überprüft hinsichtlich der erforderlichen Fähigkeiten (skill mix, skill level). Trainingsbedarf ist identifiziert. Das Team hat Organisatorisches und Teamregeln vereinbart. Regeln für Kommunikation und Information sind definiert. Aufgaben, Rollen und Verantwortlichkeiten sind bekannt und vereinbart. Projektorganisation, Organigramm/Liste Trainingsplan, Beurteilung Teammeetings, kurzfristige Ziele, Liste von Teamregeln Kommunikationsplan, Aktionsliste, Besprechungsprotokolle, Information über Lotus Notes Charts, Beschreibungen

Projektplanung 1/2 Ziele Ergebnisse/Dokumente Projektziele sind definiert und vereinbart. Identifizierte Probleme sind besprochen und Massnahmen zur Lösung vereinbart. Das Projekt ist strukturiert. Aktionen für die Auftragsabwicklung sind definiert Chancen und Risiken sind identifiziert. Massnahmen und Aktionen sind definiert. Qualitätskontrolle ist geplant. Zielvereinbarung innerhalb des Projekt- teams und mit dem Linienmanagement Problemliste, Aktionsliste Work Breakdown Structure (WBS), Festlegen der Arbeitspakete, Terminplan Prozessplan Chancenliste, Risk Review Report, Aktionsliste Qualitätsplan, Freigaberegelungen, Design-reviews

Projektplanung 2/2 Ziele Ergebnisse/Dokumente Sofortaktionen sind festgelegt. Rollen und Verantwortlichkeiten sind definiert und vereinbart Methoden und Werkzeuge sind festgelegt. Einkaufspaket, Aktionsliste Projektorganisation Liste der Verantwortlichkeiten für Query/Change Management, andere Terminplan Finanzplan Fortschrittskontrolle Aktionsliste Arbeitspaket definition Lieferantenliste Beschaffungsplan Kunden Dokumentationsplan Reporting andere

Projektcontrolling Ziele Ergebnisse/Dokumente Die Methode zur Verfolgung der Projektziele ist definiert. Das Berichtswesen (intern und extern) ist festgelegt. Informations- und Kommunikationsrechte und -pflichten gegenüber dem Linienmangement sind vereinbart. Terminplan Production Log Geschäftssystem (Business System) Qualitätsreport Customer Satisfaction Survey Record Projektstatusbericht, Customer Project Reports, Internal Project Reports Kommunikationsplan

Wissens-/ Erfahrungssicherung Ziele Ergebnisse/Dokumente Verfahrensweise zur Handhabung von Verbesserungen ist vereinbart. Vorgehen zu Auswertung und Austausch von Wissen und Erfahrungen ist vereinbart. Review meeting (auch nach einzelnen Schritten in der Projekt- abwicklung)

Schritte im Umgang mit Projektzielen Definition der Aufgabe Definition des Ziels (= wichtiges Ergebnis aus Kundensicht und Sicht des Projektteams): Was soll erreicht werden? Für wen? Warum? Fälligkeitstag? Erforderliche Aufwendungen? Definition von Erfolgskriterien und Überwachungsmethoden Definition von Voraussetzungen und Bedingungen

Ablauf des Coaching eines Projektteams Internes Kickoff Abschluss- besprechung Projektabwicklung Wissens- tankstelle “Projektstart“ Review Wissens- tankstelle X Wissens- tankstelle Y ... Projektteamcoaching Vorstellung des Coach beim Projektteam Erstbesprechung Projektleiter & Coach Nominierung des - Projektleiters - Coach Zeit