B. Rigert, M. Schaffroth / 9. April 2014 BPM@ÖV2014 Umsetzung von eCH-BPM-Standards in einem Amt: Ein Erfahrungsbericht (animierter Foliensatz) B. Rigert, M. Schaffroth / 9. April 2014

Prozessdokumentation im ISB (1) Ausgangslage, Positionierung Reorganisation des Informatiksteuerungsorgans des Bundes ISB aufgrund revidierter Bundesinformatikverordnung BinfV (2012/2013) Bottom up-Ansatz im BPM (kein strategisches top down BPM) Bedarfsgesteuerte Erhebung und Dokumentation von Prozessen (Abteilungen bestimmen Bedarf) Fokus auf einheitlicher Prozessdokumentation: Gemeinsame Sprache - gemeinsames Verständnis MUSS: Internes Kontrollsystem: Dokumentation von IKS-Kontrollen und -Risiken Unterstützung der operativen Prozessausführung mit GEVER BPM@ÖV2014 / Rigert, Schaffroth / 9. April 2014

Prozessdokumentation im ISB (2) Grundsätze, Vorgehensweise Sämtliche prozessrelevanten Informationen werden an einer Stelle (an den Prozessmodellen) und einheitlich dokumentiert (eCH-Standards) Prozesserhebung: Workshops und Reviews mit Prozess- eigner und Prozessverantwortlichen Kollaborative Prozessgestaltung Mitwirkung der ISB-Mitarbeitenden bei der Prozessdefinition Feedbacks / Reviews direkt an den Prozessmodellen Grundlage für kontinuierliche Prozessverbesserung BPM@ÖV2014 / Rigert, Schaffroth / 9. April 2014

Prozessdokumentation im ISB (3) Ressourcen und Instrumente beschränkte interne und externen Ressourcen für method. Unterstützung der Prozesserhebung sowie Aufbau und Pflege der Prozessdokumentation (ca. 30 Stellenprozente) Entscheid für browserbasierte Cloud-Lösung (für fachliche Prozessdokumentation) kostengünstige Ansatz Einführung, volle Kostentransparenz keine Betriebskosten, flexibles Lizenzierungsmodell sofort einsetzbar, out of the box BPMN 2.0 Kollaborationsfunktion Einfache Einbindung externer DL und Stakeholder Durchführung einer Schutzbedarfsanalyse (Sicherheit) BPM@ÖV2014 / Rigert, Schaffroth / 9. April 2014

Prozessdokumentation im ISB (4) Rollen im Prozessmanagement Frühzeitige Festlegung der BPM-Rollen im ISB Unterscheidung der Linien- und Methodenverantwortung im Prozessmanagement (eCH-0143) Organisationshandbuch und Modellierungskonventionen ISB (in Arbeit) - 0143 Organisationshandbuch Prozessmanagement (optimiert für Gemeinden und Kantone) BPM@ÖV2014 / Rigert, Schaffroth / 9. April 2014

Prozessdokumentation ISB - Praxis grafisch Modellieren nach eCH-Standards: eCH-0140 Vorgaben zur Beschreibung von Prozessen (BPMN) eCH-0158 BPMN-Modellierungskonventionen grafische Modellierung mit textlicher Beschreibung verbinden IKS-Risiken und -Kontrollen direkt am Prozessmodell dokumentieren Prozesse kollaborativ erstellen und pflegen (Kommentar-funktion) aufgabenorientierte Gliederung der Prozessdokumentation eCH-0139 Vorgaben zur Beschreibung von Aufgaben und Aufgabengliederungen eCH-0145 Aufgabenlandkarte BPM@ÖV2014 / Rigert, Schaffroth / 9. April 2014

BPMN-Prozessdiagramme, BPMN-Modellierungskonventionen ohne… und mit eCH-0158 BPMN-Modellierungskonventionen BPM@ÖV2014 / Rigert, Schaffroth / 9. April 2014

Prozesse grafisch und in Textform dokumentieren BPM@ÖV2014 / Rigert, Schaffroth / 9. April 2014

IKS auf Prozessebene dokumentieren Tool generiert vollständige Risikokontrollmatrix auf „Excel“ Risiko 1. Kredit ist ausgeschöpft Kontrolle 4-Augenprinzip Kontrolle BPM@ÖV2014 / Rigert, Schaffroth / 9. April 2014

Prozesse kollaborativ erheben und pflegen (Kommentarfunktion) BPM@ÖV2014 / Rigert, Schaffroth / 9. April 2014

Gliederung der Prozessdoku-mentation ISB (Ordnungsstruktur) Formale Aufgabengliederungen (eCH-0139) aufgabenorientierte Ordnungsstruktur für Zuordnung von Leistungen/Prozessen Gliederungselemente: „Aufgabentyp“, „Aufgabenfeld,“ “Aufgabengruppe“, „Aufgabe“ Sachliche Gliederungen von Aufgaben (eCH-0145 –> HRM2) 1. Schritt: Zuordnung von Prozessen und Leistungen zu Führungs-, Kern-, und Unterstützungsaufgaben 2. Schritt: Gliederung des Kerngeschäfts des ISB 3. Schritt: weitere Aufgabengliederung nach Bedarf BPM@ÖV2014 / Rigert, Schaffroth / 9. April 2014

Aufgabenlandkarte des ISB… …in Anlehnung an eCH-0145 Aufgabenlandkarte BPM@ÖV2014 / Rigert, Schaffroth / 9. April 2014

Bsp. für Kern-Aufgabe des ISB: Anforde-rungs- und IKT-Vorgabenmanagement BPM@ÖV2014 / Rigert, Schaffroth / 9. April 2014

eCH-0139 Vorgaben zur Beschreibung von Aufgaben und Aufgabengliederungen BPM@ÖV2014 / Rigert, Schaffroth / 9. April 2014

Navigation über Aufgabengliederung BPM@ÖV2014 / Rigert, Schaffroth / 9. April 2014

Nutzung von eCH-BPM-Standards und -Hilfsmitteln - Bilanz Rahmenkonzept -> eCH-0138 (Standard) Prozessdokumentation (BPMN) -> eCH-0140 (Standard) BPMN-Modellierungskonventionen -> eCH-0158 (Standard) Geschäftsprozesse grafisch darstellen -> eCH-0074 (Hilfs-mittel) Organisationshandbuch Prozessmanagement -> CH-0143 (Hilfsmittel) aufgabenorientierte Ordnungsstruktur -> eCH-0139 (Standard) Aufgabenlandkarte -> eCH-0145 (Best Practice) BPM@ÖV2014 / Rigert, Schaffroth / 9. April 2014

Ergebnisse ISB-Prozessdokumentation Ergebnisse per Ende 2013 ISB-Prozessdokumentation ist aufgebaut ca. 60 modellierte/dokumentierte Prozesse (BPMN) IKS ist auf Prozessebene dokumentiert kollaborativer Einbezug der Mitarbeitenden bei der Prozesserhebung ist mit guten Resultaten erfolgt einfaches Rollenmodell im ISB-BPM ist definiert und hat sich bewährt ISB-Organisationshandbuch und ISB-Modellierungs-konventionen (in Arbeit) BPM@ÖV2014 / Rigert, Schaffroth / 9. April 2014

Erfahrungen, Ausblick Erfahrungen entsprechend BPM-Reifegrad: iterativer bottom-up Ansatz ist zweckmässig – hat aber auch Grenzen Learning by doing fördert Denken und Handeln in Prozessen Ganzheitlicher Dokumentationsansatz nach eCH (80/20%) Problematik: Dokumentation von Leistungen Modellieren allein genügt nicht: deutliche Nutzensteigerung durch komplementäre Beschreibung Ausblick Kollaborative Weiterentwicklung der Prozessdokumentation im Rahmen der kontinuierlichen Prozessverbesserung Strategische Prozessthemen aufgreifen BPM@ÖV2014 / Rigert, Schaffroth / 9. April 2014

Kontakt Marc Schaffroth Projektleiter Architekturen und Standards Leiter eCH-Fachgruppe Geschäftsprozesse CBPP Certified Business Process Professional Eidgenössisches Finanzdepartement EFD Informatiksteuerungsorgan Bund ISB Schwarztorstrasse 59, 3003 Bern Tel. +41 31 325 09 74 marc.schaffroth@isb.admin.ch Beat Rigert Dipl. Math. ETH Mitglied eCH-Fachgruppe Geschäftsprozesse Rigert Consulting AG Burdiweg 54, 3095 Spiegel b. Bern Tel. +41 79 687 52 38 beat.rigert@rigertconsulting.ch www.rigertconsulting.ch BPM@ÖV2014 / Rigert, Schaffroth / 9. April 2014