Strategie Entwicklung - Konzepte für performanceorientierte Unternehmen Begrüssung Um was geht es in der Veranstaltung Was wollen wir, was wollen wir nicht?

Zielsetzung Schaffung eines gemeinsamen Geschäftsverständnisses und Erstellung einer Basis der übergeordneten Vision und Strategie Visualisierung der Entwicklungen bzw. Herausforderungen und Ableitung daraus resultierender Handlungsbedarfe Definition konkreter strategischer Langfristziele für den betrachteten Bereich und Aufbau eines konsistenten Zielsystems (Scorecard) Ermittlung strategischer Messgrößen, welche die Erreichung der strategischen Ziele messen und die strategische Steuerung des Bereiches vereinfachen Ableitung von Maßnahmen, die zur Strategieumsetzung dienen Sicherstellung der Konsistenz des Zielsystems zur Vermeidung von Zielkonflikten Sicherung der Nachhaltigkeit und kontinuierlichen Optimierung Schaffung eines gemeinsamen Geschäftsverständnisses und Erstellung einer Basis der übergeordneten Vision und Strategie Visualisierung der Entwicklungen bzw. Herausforderungen und Ableitung daraus resultierender Handlungsbedarfe Definition konkreter strategischer Langfristziele für den betrachteten Bereich und Aufbau eines konsistenten Zielsystems (Scorecard) Ermittlung strategischer Messgrößen, welche die Erreichung der strategischen Ziele messen und die strategische Steuerung des Bereiches vereinfachen Ableitung von Maßnahmen, die zur Strategieumsetzung dienen Sicherstellung der Konsistenz des Zielsystems zur Vermeidung von Zielkonflikten Sicherung der Nachhaltigkeit und kontinuierlichen Optimierung

Strategischer Prozess II. strategischen Handlungsrahmen entwickeln III. Handlungsrahmen mit Aktionen füllen (Ideen sammeln) V. Verantwortliche einbinden VI. Lernprozess und Qualitätssicherung organisieren IV. Aktionen zu strategischen Projekten bündeln und budgetieren I. Zielfindung Mission Vision Kommunikation 1. Strategischer Leitbildprozess Bestimmt die Ausrichtung der Schule, setzt Ziele und Prioritäten Veränderungen 2. Projektmanagement Entwickelt, plant und initiiert Prozesse und Veränderungen Interaktion & Führung 4. Evaluierung/QS Misst und überprüft die Wirksamkeit der Projekte und Prozesse in Bezug auf die gesetzten Ziele 3. Prozessmanagement Stabilisiert und sichert die Prozesse und damit auch die erarbeiteten Veränderungen Wer/was sind die Einflussgrößen die unsere Organisation nachhaltig und direkt beeinflussen? Woran erkennen sie die Einflüsse? Welche Einflussgrößen können sie wiederum beeinflussen?

Strategische Planung II. strategischen Handlungsrahmen entwickeln III. Handlungsrahmen mit Aktionen füllen (Ideen sammeln) V. Verantwortliche einbinden VI. Lernprozess und Qualitätssicherung organisieren IV. Aktionen zu strategischen Projekten bündeln und budgetieren (t & €) I. Zielfindung Mission Vision Kommunikation

Strategischer Leitbildprozess Wer sind wir? Mission Was tun wir für wen? Werte/Merkmale Wie tun wir was wir tun? Schwerpunkte Wo legen wir Schwerpunkte in unserer Arbeit? Umfeld Wer/Was beeinflusst unser Tun? Ziele Welche Ziele wollen wir ereichen? Umsetzung Wer tut was bis wann mit welchen Prozessen und Mitteln? Kenngrößen/Qualitätsmerkmale Woran erkennen wir, dass das Ziele erreicht wurde? Führungsaufgabe Umsetzung/Sensorik Der Führungsauftrag besteht im Wesentlichen in diesen zwei Richtungen. Alle Fragestellungen werden z.B. im Rahmen eines Leitbildworkshops erarbeitet. Viele Elemente sind in der Regel implizit vorhanden und müssen nur ins „Bewusstsein“ des Unternehmens gebracht werden

Umgesetztes Leitbild Beispiel Aussage Konkretes Ziel (Das ist unser Ziel, das wollen wir erreichen) Wert (Q-Merkmal/ “Markenzeichen“, Prägung, Daran lassen wir uns messen!) Indikator (Kenngrößen) Kennzahl 1. Strateg. Mitarbeiterq. Wir verfolgen aufmerksam Veränderungen in Gesellschaft, Technik und Wirtschaft. Anforderungsprofile für Führungskräfte sind in jährlichem Rythmus mit der Strategie abgeglichen. Handlungspotentiale sind im Bildungsplan integriert Führungskräfte übernehmen Verantwortung für Ihren Arbeitsbereich und setzen strategische Themen um Zielvereinbarungen werden umgesetzt Reduzierung der Differenzen in der Zielvereinbarung um 10% Jährliche Zunahme von Themenfeldern um 5% Beispiel Bearbeiten Sie Beispiele an denen Sie die die Umsetzung der Ziele belegen können! Woran erkennen Sie die Erreichung Ihrer Ziele heute? Welche Ziele verfolgen sie? Welche Aufgabe wird im Sinne der Organisation erfüllt? Alle Elemente werden aus Ihrem Leitbild abgeleitet. Die fordert natürlich, daß das Leitbild relevant und aktuell gehalten wird.

Umfeldanalyse Beispiel Wer beeinflusst uns. Wen beeinflussen wir Umfeldanalyse Beispiel Wer beeinflusst uns? Wen beeinflussen wir? (Reziproke Strukturierung?) Staat u. staatl. Politische Institutionen Parteien Vereine Wissenschaftl. Land/Gemeinde/ Öffentliche Meinung Institutionen Schulsozialarbeit/ Jugendberufshilfe Beispiel Konkurrenz Organi- sation Lieferanten Kunden/ Dienstleistungsempfänger Beteiligte Wer/was sind die Einflussgrößen die unsere Organisation nachhaltig und direkt beeinflussen? Woran erkennen sie die Einflüsse? Welche Einflussgrößen können sie wiederum beeinflussen? Was ist der Handlungsbedarf den wir daraus ableiten? Anmerkung: Nicht alle Informationen sind für Ihre Organisation gültig! Geldgeber Fachverbände Firmen Auszubildende Partner Mitarbeiter

Umfeldanalyse Umfeld 1: Einstufung der Auswirkungen nach Relevanz und Konsistenz Auswirkungen sehr gering mittel hoch 1 ... 6 8 2 ... 3 ... 4 ... 2 5 ... 4 6 ... 7 ... Konsistenz 9 5 8 ... 3 9 ... 10 ... 1 7 10 sehr gering mittel hoch Relevanz

Scorecard-Entwicklung Unter-nehmens-ziele Abteilungs-ziele Bereichs- Ziele

Strateg. Scorecard-Entwicklung Unter-nehmens-ziele Abteilungs-ziele Bereichs- Ziele

Strategische Zielgrößen externe Sicht interne Sicht Mitarbeiterperspektive (Lernen und Entwicklung, Informationssystem) Finanzperspektive (Sicht der Eigner) Kundenperspektive (Sicht der Kunden) Geschäftsprozessperspektive (Innovation, Leistungserstellung, Steuerungs-Qualitätssicherungssysteme und Kundendienst) Lieferanten- perspektive öffentliche Perspektive (Land, Kommune) Kreditgeber- perspektive Stake-Shareholder Kommunikations-perspektive Organisations-perspektive human-orientierte Sicht prozess-, ressourcen-orientierte Sicht Einführungs-perspektive (Software u. Ä.) Mission / Vision Strategien

Strategisches Denken & Handeln

Prioritäten-Arrow of attention Risiko/Chancenbewertung: Einstufung der Auswirkungen nach Eintrittswahrscheinlichkeit und Tragweite Negative Auswirkungen Positive Auswirkungen Auswirkungen 1 ... gering sehr mittel hoch Alte Prudukte Keine Standardisierung 2 ... Boom in der Branche 3 ... 4 ... Beispiel 5 ... Einstrittwahrscheinlichkeit 6 ... 7 ... 8 ... 9 ... 10 ... sehr gering mittel hoch sehr gering mittel hoch

Performanceentwicklung Strategische Performance Vision Leitbild Strategische Ziele/ Kenngrößen Scorecard/ Kennzahlen Massnahmen Prozess-performance Prozessana-lysen/modelle Optimierungs-potentiale Finanzielle Performance Kosten Umsatz Performance Steuerung Risikoanalyse Planung & Reporting Prioritätensystem Zielvereinbarungen Sensoric

Prozessoptimierung Evaluierung der Prozesseffizienz/ Wirtschaftlichkeit Vergleich mit den Kosten ähnlicher Prozesse des eigenen Unternehmens oder externer Unternehmen Ermittlung der Prozesskosten Optimierungsmaßnahmen zur Effizienzsteigerung Maßnahmen zur Verbesserung der Prozesseffizienz Optimierung des Ressourcenreinsatzes durch die Senkung der Kapazitäten Zielsetzung des Prozesses ist: Entwicklung eines strategischen Leitbildes Wer sind wir, für wen sind wir da, was tun wir wie etc. Ableitung der relevanten Kenngrößen Woran erkennen wir, daß wir das Richtige richtig tun? Definition der Kern-, Unterstützungs- und Steuerungsprozesse Diese Elemente sind die Voraussetzung für eine jedes Managementsystem (auch QM) Entwicklung und Implementierung eines Qualitätsmanagementsystems Welche Qualitätsmerkmale erfüllen wir? Vorbereitung und Durchführung der Evaluierung Was ist zu tun, daß wir den verschiedenen Evaluierungsmasstäben gerecht werden? Aufzeigen der Handlungsfelder für kontinuierliche Verbesserung (ggf. Zertifizierung durch C.O.C.P.) Es geht nicht nur um eine einmalige Sicherung der Zertifizierung, sondern es geht vor allem darum eine “lernende Organisation” zu werden.

Prozesslandschaft (exemplarisch) Kunde (Dienstleistungsempfänger) Anforderungen Managementprozesse (Steuerung) Unternehmens-entwicklung planen Management-system planen u. dokumentieren Leistungen messen und verbessern Kernprozesse (Kundenorientierte / Wertschöpfende Prozesse) Lehrpläne entwerfen Qulifizie-rung evaluieren u.dokumen- tieren Anpassung u. Optimierung Unterstützungsprozesse (Hilfsmittel) Mitarbeiter-qualifikation entwickeln Aufgaben und Befugnisse festlegen Maschinen, Anlagen und Werkzeuge instandhaltung Prüfmittel überwachen Zufriedenheit Organisation und Prozesse ständig verbessern Finanzen verwalten und Buchhaltung führen _______ Anforderungs- profile aufnehmen Schüler qualifizieren Nach einer Pilotierung erfolgt die Erstellung einer Prozesslandschaft

Prozesslandschaft (exemplarisch) Strategische Planung Verbes-serungen Finanz / Budet Umwelt / Arbeitss. Führungs-prozesse Kunde (Dienstleistungsemfänger) Kern - Prozesse Kunde (Dienstleistungsemfänger) Zulassung von Bewerbern Ressourcen Beispiel Abwicklung Lehrbetrieb Prüfungsorganisation Fortbildung/Qualifikation Kommunikation über Kundenzufriedenheit Bestellung von Lehrmitteln Instandhaltung von Lehrmitteln und Einrichtungen Prüfungsplanung Informatik Kommunikation mit Interessenvertreter Auswertung der Kundenbefragung Interne Evaluierung Unterstützende Prozesse Diese Matrix belegt die Vernetzung der Arbeitsbereiche. Gutes Beispiel: Fachübergreifende Aufgaben.

Beratungsprozess (exemplarisch) 2007 2008 Monat: 05 06 06 07 08 09 10 11 12 01 02 03 04 05 06 Leitbild & Strategie Wer sind wir? Leitbild Was tun wir für wen? Mission Wie tun wir was wir tun? Werte/Merkmale Wo legen wir Schwerpunkte in unserer Arbeit? Schwerpunkte Wer/Was beeinflusst unser Tun? Umfeld Welche Ziele wollen wir ereichen? Ziele Wer tut was bis wann mit welchen Prozessen und Mitteln? Umsetzung Woran erkennen wir, dass das Ziele erreicht wurde? Kenngrößen/Qualitätsmerkmale Führungsaufgabe Umsetzung/Sensorik Pilotierung Kenngrößen Prozessland-schaft Managementprozesse Unternehmens-entwicklung planen Management-system planen u. dokumentieren Leistungen messen und verbessern Kernprozesse Kunden gewinnen und betreuen Produkte u. Prozesse entwickeln Kunden-aufträge planen u. ausführen Produkte fertigen, prüfen u. dokumen- tieren Artikel verpacken und ausliefern Mitarbeiter-qualifikation entwickeln Aufgaben und Befugnisse festlegen Maschinen, Anlagen und Werkzeuge instandhalten Prüfmittel überwachen Organisation und Prozesse ständig verbessern Finanzen verwalten und Buchhaltung führen Unter-nehmens-ziele Abteilungs-ziele Bereichs- Ziele Risiko/Chancenbewertung: Einstufung der Auswirkungen nach Eintrittswahrscheinlichkeit und Tragweite sehr gering mittel hoch Negative Auswirkungen 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 ... Auswirkungen Einstrittwahrscheinlichkeit Positive Auswirkungen Beispiel Keine Standardisierung Branche Qualifizierung Einführung Review Review Umsetzung und Optimierungsmaßnahmen Kunde Prozesslandschaft der Firma Muster GmbH Anfragen /Aufträgen Produkt- Prozessentwicklung Produktion Reklamationen Marketing Informatik Lieferanten Dokumente/Daten/Aufzeichnungen Korrektur u. Fehlervorbeugung Interne Audits Instandhaltung Prüfmittel Personal Ständige Verbesserung Finanz Strategische Planung Umwelt Unterstützende Prozesse Kundenorientierte Prozesse Führungsprozesse Das ist ein möglicher „Fahrplan“, der einerseits die Prozessfolge und gleichzeitig die Parallelität aufzeigt. Die Übersicht beruht auf einer ersten Einschätzung! Der letzte Schritt wäre eine Überleitung in einen kontinuierlichen, strategischen Verbesserungsprozess. Anmerkung: Sie können die Symbole während der Präsentation anklicken, dann kommen sie auf die jeweils zutreffende Seite. Massnahmen der Nachhaltigkeit Evaluierung -

Optionale Vorgehensweise 1. Allgemeine Information 2. Strategische Leitbildentwicklung (Daseinberechtigung, Vision, Mission, Ausrichtung, Zielsetzungen 3. Definition v. Pilotprozess (pro Abt. ein Prozess) 4. Erstellung der Prozesse durch die ausgewählten Abt. und Massnahmen zur Optimierung in Workshops 5. Bearbeitung der Massnahmen zur Optimierung aus den Pilotprozessen Beispiel 6. Gemeinsames Review u. Entwurf der Prozesslandschaft sowie Führungs, Kern- und Unterstützungsprozesse 7. Qualifikation der internen Multiplikatoren 8. Durchführung der Workshops zur Erstellung der weiteren Prozesse unter Leitung der Multiplikatoren 9. Bearbeitung der Maßnahmen zur Optimierung aus den Prozessen Die Arbeitsschritte im einzelnen. Anmerkung: Am Besten Kurz durchgehen. 10. Zusammenstellung der Inhalte eines Managementhandbuches 11. Einpflegen der Inhalte in das Managementhandbuch (Vorlagen, Formblätter, usw.) 12. Abgleich mit externen Anforderungsprofilen an die Evaluierung 2007 2008 2006-2007

Entwicklungsschritte Fachliche Kompetenz Soziale Kompetenz Persönliche Kompetenz Methodische Kompetenz Handlungs- kompetenz

Geschätzter Aufwand Beispiel Prozessschritt Aufwand extern Aufwand intern Beteiligte 1. Einführung 1 Tag 2h Führungskreis 2. Leitbild- /Strategietagung 2 Tage 2,5-3 Tage Delegierte 3. Pilotierung 1 Tag pro Fachabtl. /Del Fachabtl./Del. 4. Review 2x 0,5 Tage 2x 0,5 Tage Fachabtl./ Del. 5. Qualifizierung Multiplikatoren 6. Umsetzung in Einzelworkshops/ Optimierungsmaßnahmen Opt. Moderation 0,5 Tage/Worksh. 1,5 Tage pro Prozessworkshop Prozesseigner/ Beteiligte 7. Dokumentation/ Kommunikation 0,5 Tage 3-4 Tage pro Fachabtl. Beispiel Bitte nicht festlegen: Hier haben wir noch Abstimmungsbedarf. ERSTE SCHÄTZUNG! Dieses Blatt dient vor Allem dem Bedürfnis nach einer groben Einschätzung. Es beruht auf den Erfahrungen der Vergangenheit. Kann sich aber auch noch etwas erhöhen!

Herzlichen Dank für die Aufmerksamkeit!