InLoox Produktpräsentation Die Projektmanagement-Software, die mitten in Outlook arbeitet

Inhalt Projektübersicht Einbindung in Outlook, Dashboard, Projektlisten Seite Betreuung Basisdaten, Ansprechpartner, Notizen Seite Mindmaps Mindmaps, Knoten, Übertragen in Zeitplanung Seite Planung Vorgänge, Meilensteine, Ressourcen Seite Zeiterfassung Zeiteinträge, Buchungen, Kalendereinträge Seite Dokumente Ablage für Dateien und Outlook-Elemente Seite Budgets Projektausgaben und -einnahmen Seite Budgetübersicht Diagrammtypen Schnellzugriffsbereiche E-Mail, Termin/Aufgabe, Kontakt

= eine Lösung, die funktioniert Projektmanagement-Software für Outlook InLoox ist die bewährte und flexible Lösung für professionelles Projektmanagement – die Software ist direkt in Microsoft Outlook integriert und erleichtert ein kombiniertes Management von Projekten, Dokumenten, Ressourcen, Mind Maps und Budgets. Projektplanung einfach zu bedienen + tausendfach bewährt = eine Lösung, die funktioniert Budgets Zeiterfassung Dokumentenmanagement

InLoox erweitert Microsoft Outlook Kommunizieren, planen, organisieren: Outlook Projekte verwalten in Outlook - mit InLoox

InLoox Menüband InLoox ist ständig erreichbar mit einem Klick Schnellzugriff auf die Projektliste Schnellzugriff auf die letzten Projekte aus allen Outlook-Ansichten heraus Dokumente und Vorgänge (Emails, Anhänge, Dateien etc.) direkt aus Outlook-Aufgaben, Kalender und Posteingang erfassen

Dashboard – wichtige Kennzahlen im Überblick Alle relevanten projektbezogenen Informationen für Analyse, Steuerung und Vergleiche Neben wichtigen Kennzahlen haben Sie alle Meilensteine stets im Blick. Die Projektlandschaft ist transparent und beherrschbar

Leistungsfähige, personalisierte Ansichten Stellen Sie ihr persönliches Dashboard aus verschiedenen Themenansichten zusammen

InLoox Projekte InLoox Projekte enthalten alle laufenden Projekte in einer zentralen Übersicht Vorteile: maximale Erreichbarkeit und Verfügbarkeit für jeden Mitarbeiter

Ein Klick – ein Blick InLoox Felder zur Verwaltung von Projekten Projektstatus, Budgetposten Firmen, Kunden, etc. Vordefinierte Informationsregeln zeitkritisch = überfälliges Projekt grau = abgeschlossenes Projekt

Strukturierte Projektinformation Leistungsstarke und schnelle Volltextsuche im Projektbestand Gruppieren, filtern und sortieren in der gewohnten Handhabung

Globale Sichten und Workflows Persönliche und öffentliche Ansichten für Teams Zusätzliche InLoox Felder zur Verwaltung von Projekten Projektleiter, Start, Ende Dokumentenordner, Kunden, etc.

Ein Projekt öffnen In der Projektliste entspricht eine Zeile einem Projekt Ein Doppelklick öffnet das entsprechende Projekt

stehen im Vordergrund - nicht die Bedienung einer komplizierten Ein Projekt im Detail Karteireiter eines Projekts: Betreuung Mindmaps Planung Zeiterfassung Dokumente Budgets Budgetübersicht InLoox stellt jedes Projekt in einer einheitlichen Struktur dar. Projekte stehen im Vordergrund - nicht die Bedienung einer komplizierten Anwendung

Projektzuordnung und Identifikation Projektname Eindeutige Projektnummer Format frei definierbar Abteilung Kunde bzw. Auftraggeber Zentrale Kategorienliste zur Strukturierung des Portfolios, beispielsweise: Geschäftsfeld Kundengruppe Projektklasse

→ Rollen weisen Verantwortlichen Personen Rechte im Projekt zu Klare Verantwortlichkeiten Projektansprechpartner: Projektleiter Teammitglieder Kunde(n) Partner Outlook-Adressbücher, Exchange-Adresslisten (GAL) sowie InLoox-Adressbücher lassen sich direkt verwenden Weitere Kontakte, z.B. Projektbeteiligte oder Verteilerlisten → Rollen weisen Verantwortlichen Personen Rechte im Projekt zu

Status und zeitlicher Rahmen Zeitplan Start/Ende Priorität Terminarbeit: „weiche“ oder „harte“ Deadline Projekt in Archiv verschieben

Projektnotizen mit Änderungsinformationen Automatische Autoren- und Datums-Dokumentation Umfangreiche Eintragungen möglich Festschreibung der Ziele und Mission des Projektes sowie interner / externer Vorgaben

Erweiterung und Anpassbarkeit Möglichkeit zum Hinzufügen neuer angepasster Datenfelder (Freitext, Zahlen, Listen, Ja/Nein-Felder) ohne Programmierkenntnisse Erweitern Sie das Datenmodell von InLoox um eigene, unternehmensspezifische Felder

Ideen sammeln, strukturieren und aufbereiten Mindmaps Sammeln und organisieren Sie Ideen und Informationen zu Ihren Projekten direkt in InLoox, um sie anschließend ohne Umwege in die Zeitplanung zu übernehmen

Gedanken visuell strukturieren Neue Mindmap erstellen Neuen Knoten erstellen Zuordnung von Unterknoten zu übergeordneten Knoten Hervorhebung der Knoten durch Symbole, Farben oder Rahmen Zusätzliche Informationen: Zugeordnete Ressourcen Dokumentenverknüpfung Fortschritt

Knoten im Detail Neuen Knoten anlegen Mehrzeilige Beschreibung Fortschritt des Knotens Kennzeichnung des Knotens

Knotendetails: Ressourcen hinzufügen Zuordnung von Ressourcen erlaubt erste Arbeitsverteilung im Projekt Outlook-Kontakte und Exchange-Adressbücher werden unterstützt

Unterstützung von Vorlagen Mindmap-Vorlagen beschleunigen den Brainstorming-Prozess in wiederkehrenden bzw. ähnlichen Projekten Vorlagen sind frei definierbar, z.B.: Mitarbeitereinführung QS-Projekt Strategieprojekt IT-Planung

Mind Maps drucken und exportieren Ausdrucke, z.B. im A4- Bannerformat verfügbar Beliebige Drucker, z.B. Adobe PDF-Writer Mind Maps lassen sich als Bilder exportieren und so in anderen Applikationen verwenden

Übergabe in die Zeitplanung Mindmaps lassen sich komfortabel in die Zeitplanung übernehmen Das Ergebnis ist ein nahtloser Planungsprozess vom Brainstorming bis zur Umsetzung

Vorgänge und Meilensteine stets im Blick Projektzeitplanung Meilensteine, Vorgänge und beteiligte Ressourcen für ein Projekt definieren

Klassische Gantt-Darstellung Neue Vorgänge, Arbeitspakete und Meilensteine erstellen Terminkritische Vorgänge, Sammelvorgänge oder Meilensteine werden rot markiert Abhängigkeiten zwischen Planungs-Elementen (Vorgänger/Nachfolger) Erinnerungen und Status Kennzeichnen Sie Elemente des Projektplans, so wie Sie es von Microsoft Outlook gewohnt sind Zusätzliche Informationen: zugeordnete Ressourcen Dokumentenverknüpfung Vorgang überfällig

Vorgänge und Meilensteine erstellen Neue Vorgänge und Meilensteine erstellen Name des Elements Projekt-Strukturplan-Code Beginn, Dauer bzw. Ende Element-Fixierung

Ressourcen hinzufügen Outlook-Kontakte und Exchange-Adressbücher werden unterstützt Automatische Ressourcen-Benachrichtigung E-Mail InLoox Outlook-Besprechungsanfrage Outlook-Aufgabenanfrage Automatische Kapazitätsberechnung Daten und Anweisungen werden anschließend zur Ressource kommuniziert, falls eine Benachrichtigung gewünscht ist

InLoox informiert Ressourcen Arbeitspakete sind ständig präsent Offene Arbeitspakete werden direkt aus dem Projektplan generiert und in Microsoft Outlook angezeigt Proaktive Kommunikation InLoox informiert bzw. erinnert Anwender über neue und anstehende Arbeitspakete Automatische Erinnerungsfunktion Arbeitspakte lassen sich mit Outlook-Kalendern und Aufgabenordnern synchronisieren

Rückmeldungen zum Projekt-Fortschritt Ein Klick zeigt Details eines einzelnen Arbeitspaketes an Der Fertigstellungsgrad des Arbeitspakets wird automatisch in den Projektplan kommuniziert

Termine mit dem Projektplan synchronisieren Wichtige Meilensteine zeigt InLoox auf Wunsch im Kalender an. Damit bleiben alle wichtigen Deadlines stets im Blick und automatisch aktuell, sobald der Projektplan geändert wird Termin- oder Aufgabenveränderungen werden automatisch synchronisiert

Überblick zur Ressourcenauslastung Mit einem Klick die Auslastung der Ressourcen Vorgangs-, Projekt- oder systemweit einsehen Auslastung von Mitarbeitern und Sachmitteln (Infrastruktur, Geräte) InLoox meldet das Überbuchen von Ressourcen, der Projektleiter entscheidet bzw. korrigiert Engpässe Integration in Microsoft Outlook InLoox berücksichtigt Frei/Gebucht-Informationen aus Exchange. Die Auslastungsdarstellung beinhaltet somit Besprechungen, Abwesenheiten, Teilzeitregelungen, etc. ohne Mehraufwand

Auslastungsdiagramm Auslastungsdiagramm der einzelnen Ressourcen Vorgangs, Projekt- oder systemweit sind Durchschnittauslastungen und Engpässe sofort erkennbar

Projektplanung drucken Ausdrucke, z.B. in A4- Bannerformat verfügbar Beliebige Drucker, z.B. Adobe PDF-Writer

Planungsvorlagen Laden vorhandener Vorlagen aus InLoox oder anderen Anwendungen wie z.B. Microsoft Project, die nicht installiert sein müssen Auswahl einer Vorlage Vorlagen sind frei definierbar, z.B.: Mitarbeitereinführung QS-Projekt Strategieprojekt IT-Planung

Projektzeiterfassung Arbeits- und Zeitdokumentation Komfortable Leistungs- und Tätigkeitserfassung aller Projektschritte, z. B. direkt aus dem Outlook-Kalender oder Posteingang heraus

Ein Zeiterfassungseintrag im Detail Zeiterfassungseintrag anlegen Buchung auf Leistungsgruppe Alternativ: Bei Buchung auf einen Vorgang lässt sich der Plan-Ist-Aufwand ermitteln, d.h. die Abweichung der tatsächlichen Realisierungsdauer vom Projektplan

Wiedervorlagen und Erinnerungen Die Erinnerungsfunktion erlaubt die automatische Wiedervorlage bzw. Nachverfolgung, z.B. bei Tätigkeiten, die „Nachfassen“ erfordern Outlook-Kalender

Dokumente ablegen und ordnen Dateiablage-Funktion Dateien, Verknüpfungen und Outlook-Elemente projektbezogen ordnen und ablegen

Projektordner Dokumente zuordnen Alle Dokumente, E-Mails Freigaben, Protokolle, Berichte eines Projekts werden zentral abgelegt Dokumentenordneransicht mit intelligenter Filterung Ordnung und Übersicht der Dateien eines Projekts InLoox unterstützt: Lokale Laufwerke Netzlaufwerke Internet-Verknüpfungen Microsoft SharePoint Sites

Dokumente mit Metainformationen Frei definierbarer Status z.B. „Freigabe erforderlich“, „Neu“, „30% fertiggestellt“, „Abgelehnt“, etc. Mehrzeilige Kommentare und Zusatzinformationen Dokument können mit einer Tätigkeit aus der Zeiterfassung verknüpft werden So lassen sich Dokumente übersichtlich und schnell auch aus der Projekthistorie heraus aufrufen

Zuordnen von E-Mails mit einem Klick E-Mails incl. Anhänge lassen sich direkt einem Projekt zuordnen InLoox bietet dafür eine eigene Funktion – ständig aus jedem Bereich von Outlook heraus erreichbar Buchung direkt in das entsprechende Projekt

Projekte auf einfache Weise budgetieren Projektbudgets Ausgaben und Einnahmen kalkulieren, einplanen, freigeben und abrechnen

Budgets und Positionen Projektetats sind in Budgets organisiert. InLoox unterscheidet: Ausgaben (z.B. für Ressourcen, Lieferanten) Einnahmen (z.B. durch Etats, Abrechnung) Jedes Budget enthält eine oder mehrere Positionen Jedes Budget und jede Position hat eine eindeutige Identifikations-Nummer

Ausgaben erfassen Jeder Zeiterfassungseintrag wird automatisch als Ausgabe erfasst Interne Kostensätze errechnen Beträge für Arbeiten am Projekt Kostensätze und Kostenstellen sind über die Optionen frei definierbar InLoox erfasst, welche Kosten dem Auftraggeber bereits in Rechnung gestellt wurden Versteckte Projektkosten gehen in den Rohertrag mit ein Der Projektleiter entscheidet über eine optionale Weiterberechnung

Neues Budget erstellen Typ des Budget-Dokuments Eindeutige Zuordnung Budgetdatum Status (frei konfigurierbar) Budgetname Autorenkennung Anwendername aus Microsoft Exchange bzw. Outlook Positionen aus bestehenden Budgets übertragen: nicht abgerechnete alle

Neue Budgetposition erstellen Auswahl einer Positionsvorlage InLoox lädt automatisch Preise, Beschreibung, Anzahl und Einheiten aus einem unternehmensweiten Budget-Positionsverzeichnis Gruppe der Position Name Mehrzeilige Beschreibung Flexible Einheiten, z.B.: Minuten, Tage, Monate usw. Meter, Gebinde usw. Pauschal, nach Aufwand, frei

Vorlage laden Budgetvorlagen enthalten bereits vordefinierte Positionen und reduzieren so den Aufwand bei wiederkehrenden / ähnlichen Projekten. Positionen der jeweiligen Vorlage werden angezeigt

Budgetübersicht Geplante und tatsächliche Ausgaben und Einnahmen visuell vergleichen

Frühwarnsystem & Kostenkontrolle Ist-Ausgaben Ressourcen- und Zusatzkosten Plan-Ausgaben Ressourcen- und Zusatzkosten Beliebige Währungen: EUR, $, CHF, etc. Vergleich zwischen Plan- und Ist-Ausgaben Budgetüberschreitungen werden rot hervorgehoben

Aufschlüsselung nach Kostenstellen Ausgaben und Einnahmen werden je nach Leistungsgruppe bzw. Kostenstelle aufgeschlüsselt

Kostenentwicklung verfolgen Zeitlicher Verlauf der Einnahmen und Ausgaben Ansichten nach Tagen, Monaten oder Jahren

Aussagekräftige Berichte erstellen Datenübergabe und Auswertung in verschiedenen Formaten auf Knopfdruck Unterstütze Formate sind Microsoft Word, Excel, RTF, PDF, HTML, u.v.m. Berichtsvorlagen vollständig mittels InLoox Berichtsdesigner anpassbar (gehört zum Standardlieferumfang)

Projektmarketing mit E-Mail-Vorlagen Vordefinierte Vorlagen verkürzen das Verfassen von Mails, erlauben schnelle Projektkommunikation Zeiterfassungseinträge (Termine, Zeitaufwendungen) und Dokumente (wie E-Mails, Dateianhänge etc.) können direkt für ein Projekt aus dem Outlook erfasst werden

Verantwortlichkeiten schnell erkennen InLoox verknüpft Outlook-Kontakte automatisch mit dem jeweiligen InLoox-Projekt So ist leicht erkennbar, welche Rolle der Projektteilnehmer einnimmt, ohne das Projekt aufrufen zu müssen

InLoox Kontakte Verwalten Sie Kontakte zentral - selbst ohne Exchange Server bietet InLoox Ihnen die Möglichkeit dazu.

Statten Sie InLoox Kontakte mit den gewünschten Berechtigungen aus InLoox, die flexible Projektplattform Projektpartner und Stakeholder können sich ohne eigenes Windows- Nutzerkonto oder Active Directory im Firmennetzwerk direkt an der InLoox Projektplattform mit Benutzername und Passwort anmelden Statten Sie InLoox Kontakte mit den gewünschten Berechtigungen aus

Eckdaten und Referenzen Seit 2003 als Standardprodukt am Markt Weltweite Installationen: mehr als 30.000 Anwender Oberfläche in sieben Sprachen Kunden in 40 Ländern Weitere Referenzen und Fallstudien finden Sie unter folgendem Link: http://www.inloox.de

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! InLoox ist eine Software der: InLoox GmbH | Kantstraße 2 | D-80807 München Telefon: +49 (0)89 358 99 88 - 0 | Fax: +49 (0)89 358 99 88 - 99 E-Mail: info@inloox.com | www.inloox.de Alle in diesem Dokument genannten Produktnamen, Produktbezeichnungen und Logos sind eingetragene Warenzeichen und Eigentum der jeweiligen Rechteinhaber.