Smart Solutions für Finanzdienstleister © ByteRaider Informatik Est., Industriestrasse 781, FL-9492 Eschen Tel. +423 370 2255, Fax +423 370 2257, mail@byteraider.com 07/2003

Präsentation NovaInfo-Software Diese Produkt-Präsentation wurde mit Microsoft PowerPoint erstellt. Für die Navigation sehen Sie am unteren Bildschirmrand folgende Symbole: Zum Hauptmenü Eine Seite zurück Eine Seite vorwärts Beenden Kontaktinformationen (oder einfacher Mausklick) Hinweis: Sämtliche verwendeten Personen- und Gesellschaftsnamen sind frei erfunden und stammen aus unserer Demonstrations-Datenbank. Eventuelle Überschneidungen mit effektiven Daten sind somit rein zufällig.

Bitte wählen Sie ein Thema: Klicken Sie mit der Maus auf den entsprechenden Titel Adress- und Treuhandmanagement  Sorgfaltspflicht  Patente/Marken/Muster  Informationscenter  Postweiterleitung Buchhaltungsverwaltung Schrankfachverwaltung Mitarbeiterverwaltung MoneyTransfer (LSV) Leistungen und Fixhonorare Statistik Archivverwaltung Admin Bibliotheksverwaltung Generelle Informationen Kontakt  diese Module gehören zum Hauptmodul „Treuhandmanagement“ Ende

Adressverwaltung 1/7 Uhrzeit am Wohnort des Kunden Komplette Adresse Kontakte wie Telefon, Fax, E-Mail, etc. OP-Info Geschäfts-Beginn und -Ende 3 farbige Textfelder Partnerliste Beteiligungen, Gesellschaften, etc. Betreuer mit Sorgfalts-plicht-Status

Adressverwaltung 2/7 Viele Detail-Informationen befinden sich im Direktzugriff: Adress-Verbin-dungen (Beteiligungen, etc.) Die offenen Posten detailliert Diverse Zusatz-Infos (Organe, Debitoren-Nr., etc.) Grosses Text-Feld für Bemerkungen Durchsuchbare History-Liste (z.B. alte Gesellschafts-namen, etc.) Viele frei definierbare Felder Alle erfassten Archivpositionen im Direktzugriff

Adressverwaltung 3/7 Die Adressmaske in der „Gesellschaftsdarstellung“ In dieser Darstellung werden Informationen, welche bei Gesellschaften interessant sind, vorrangig präsentiert (Organe, bevollmächtigte Personen, Steuertermin, etc.)

Adressverwaltung 4/7 Verwalten Sie beliebig viele Adressarten Kunde Treuhand Aktiv/Passiv (Sorgfaltspflicht aktiviert) Kunde Beratung Aktiv/Passiv Kontrollstellen Banken Mitarbeiter Lieferanten Privatadressen etc.

Adressverwaltung 5/7 Frei definierbarer Assistent für die Erfassung neuer Adressen Definieren Sie selber, zu welchem Adresstyp welche Felder erfasst werden können oder auch müssen!

Adressverwaltung 6/7 Zu jeder Adresse können verschiedene Zusatzdaten verwaltet werden: Bankkonti mit Zeichnungsrechten Organe (Verwaltungsrat, Stiftungsrat, Kontrollstelle) mit Zeichnungsrechten Weisungsberechtigte Personen Buchhaltungsstelle Postweiterleitungsinstruktionen Projekte (Leistungen und Honorare) Bibliothekspositionen Schrankfachpositionen etc.

Adressverwaltung 7/7 Viele weitere tolle Funktionen: Die Darstellung ist abhängig vom Adresstyp – Beim Mandat werden Informationen wie Organe, Kontrollstelle, etc. vorangestellt, bei Adressen die Telefonnummern, etc. Einfachste Selektion von Adressen für Listen, etc. Serienbriefe, Etiketten, etc. Alle Auswahl-Listen (z.B. Adressarten, etc.) können angepasst werden Verwendungsnachweis für Adressen (in welchen Daten wird die aktuelle Adresse überall verwendet) Die Module Sorgfaltspflicht und Informationscenter wurden direkt in dieses Programm integriert Hoher Sicherheitsstandard – Sie definieren, welche Daten und Funktionen der einzelne Benutzer nutzen darf (z.B. Listendruck, etc.)

Sorgfaltspflicht 1/6 Mehrstufige Sorgfaltspflichtverwaltung: Dokumentenüberwachung (Passkopie, Mandatsvertrag, etc.) Profil Wirtschaftlich berechtigte Personen Verschiedene Controllingmöglichkeiten Der aktuelle Status der Sorgfaltspflicht ist direkt auf der Adressmaske ersichtlich (hier: rot für sehr schlecht)

Beispiel der Dokumenten-Pflege auf Kundenstufe Sorgfaltspflicht 2/6 Dokumentenüberwachung Verwaltet die Dokumente einer Geschäftsbeziehung (Passkopie, Mandats-Vertrag, etc.) Die Verträge werden stufengerecht erfasst (auf Stufe Kunde bzw. auf Stufe Geschäftsbeziehung Kunde A zu Stiftung X) Freie Definition der notwendigen Dokumente Die Dokumente können gewichtet werden (muss – soll - kann) Kontrolle der vorhandenen Dokumente mittels Ampelsystem (Rot, Gelb, Grün) Beispiel der Dokumenten-Pflege auf Kundenstufe

Sorgfaltspflicht 3/6 Profil Definieren Sie Ihr eigenes Profil Die Erfassung des Profiles kann mit einem Assistenten optimiert werden Übernahme der bereits erfassten Profilinformationen von einem Geschäftspartner des Kunden möglich

Sorgfaltspflicht 4/6 Drucken Sie die Bankenprofile direkt aus dem Programm:

Sorgfaltspflicht 5/6 Die wirtschaftlich berechtigten Personen können unabhängig von den Mandatgebern erfasst werden.

Sorgfaltspflicht 6/6 Verschiedene Kontrollmöglichkeiten Liste sämtlicher Kunden mit fehlenden Dokumenten Gesamtübersicht über alle Kunden Detailblatt vom aktuellen Kunden Profilstatistik – welche Profildokumente wurden den Banken geschickt bzw. welche noch fehlen Optische Kontrolle am Bildschirm direkt beim einzelnen Kunden durch einfaches Ampelsystem Druck des Geschäftsprofiles bzw. eines Auszuges aus dem Geschäftsprofil

Informationscenter 1/1 Interne E-Mails Rückrufwünsche Pendenzen / Aufgaben Automatischer Druck eines „Pendenzenblattes“, welches als Deckblatt für den jeweiligen Pendenzen-Akt verwendet und damit in der Pendenzenmappe abgelegt werden kann Automatische Erinnerung bei Pendenzen / Aufgaben Automatische Information beim Eingang neuer E-Mails / Rückrufwünsche Hoher Sicherheitsgrad, da nicht mit dem Internet-System verknüpft (keine Fehlleitung von delikaten Informationen an unbekannte Dritte) Information beim Programmstart der Adressverwaltung über neue Nachrichten und Rückrufwünsche Verschiedene Druckmöglichkeiten (einzeln/Listen)

Leistungen und Fixhonorare 1/5 Speditive Erfassung der Arbeitsrapporte Erfassung als Arbeitsrapport mit Eingabe von Kopfdaten (Rapport-Nr., Summen) und Kontrolle nach der Erfassung …oder einfache Leistungserfassung

Leistungen und Fixhonorare 2/5 Detaillierte und flexible Fixhonorare Es werden unterschiedliche Währungen unterstützt. Sie definieren, wann für welche Periode fakturiert wird. Verschiedene Fakturierungs-Intervalle (Monatlich, Quartal, etc.) Alle Honorare und Provisions-nehmer in einer Übersicht

Leistungen und Fixhonorare 3/5 Assistentgestütze Fakturierung Beim Start der Fakturierung wird automatisch ein Fakturavorschlag erstellt, welcher überarbeitet werden kann.

Leistungen und Fixhonorare 4/5 Projekte verwalten Projekte können in beliebiger Zahl jeder Adresse hinzugefügt werden Jedem Projekt kann ein eigener Rechnungs-steller zugewiesen werden

Leistungen und Fixhonorare 5/5 Weitere interessante Funktionen Leistungen können rabattiert werden (z.B. Fotokopien) Forecast für Honorare (nach Monaten, Gesellschaft, Statistik-Gruppe, Honorar) Provisionen für Honorare können gestaffelt werden (prozentual und absolut) Vergleich der Soll- und Ist-Stunden Es können Honorarvorlagen hinterlegt werden Getrennte Fakturierung der Leistungen und Fixhonorare Frei anpassbare Druckformulare Diverse Statistiken Leistungsprojekte können pauschalisiert werden Verschiedene MwSt-Sätze auf einer Rechnung

Archivverwaltung 1/6 Verwaltung des physischen Archivs Beliebig viele Lager Automatischer Vorschlag eines freien Schrankfaches mit Position Beliebige Stichwörter (z.B. für Wissensmanagement) Jedes Archivgut erhält beim Speichern eine Etikette mit Barcode

Archivverwaltung 2/6 Einfaches Suchen und Finden

Archivverwaltung 3/6 Assistentgestützte Verrechnung der Archivkosten Für die Archivkosten können Spesen direkt in das Leistungsprogramm generiert werden.

Archivverwaltung 4/6 Gesellschaften löschen oder zurückkaufen Wird eine Firma gelöscht oder wechselt der Besitzer können Archivkosten auch in die Zukunft verrechnet werden (bis zum Ende der Archivierungspflicht).

Archivverwaltung 5/6 Vernichtung der Archivpositionen Unterstützung des Vernichtungslaufes mittels Barcodescanner und Markierung der Archivgüter mit dem Status „vernichtet“ Automatischer Vernichtungsvorschlag gemäss definierter Mindest-Archivdauer

Archivverwaltung 6/6 Die Archivdauer kann pro Rubrik definiert werden (Korrespondenz, Buchhaltung, etc.) Massenerfassung möglich (weniger Mausklicks notwendig) Einzelne Archivpositionen können mit „nie verrechnen“ und mit „nie vernichten“ markiert werden Einzelne Besitzer/Gesellschaften können mit „nie verrechnen“ markiert werden (z.B. wenn Gesellschaft liquidiert ist) Suchen Sie nie mehr stundenlang Ordner in Ihrem Archiv – finden Sie diese jetzt sofort per Mausklick! Sie können verwalten, was Sie wollen: Ordner, Archivschachteln, Pläne, Muster, Maschinen, etc. Mit Verleihverwaltung: Administrieren Sie, welche Mitarbeiter welche Archivpositionen dem Archiv entnommen haben (siehe auch Bibliotheksverwaltung). Vorerfassung möglich (Ordner, welche noch nicht im Archiv sind, können so bereits erfasst und etikettiert werden)

Bibliotheksverwaltung 1/4 Umfangreiche Informationen zu jedem Bibliotheksgut Ein einzelnes Bibliotheksgut kann auch Teil eines anderen Bibliotheksgut sein (Sammelwerke) Weisen Sie jedem Bibliotheksgut Schlagworte aus Ihrem frei definierten Schlagwortkatalog zu.

Bibliotheksverwaltung 2/4 Detaillierte Suchmöglichkeiten

Bibliotheksverwaltung 3/4 Verleihverwaltung Drucken Sie pro Mitarbeiter eine Liste der ausgeliehenen Positionen und erhöhen Sie bei Bedarf den Mahnstatus.

Bibliotheksverwaltung 4/4 Weitere Vorteile: Einfaches Management Ihrer internen Bibliothek Es werden beliebig viele Bibliotheksorte und Bibliothekschränke unterstützt Verhindern Sie zukünftig Doppelbestellungen von teuren Büchern, Zeitschriften, etc.

Mitarbeiterverwaltung 1/3 Verwalten Sie die Absenzen Ihrer Mitarbeiter

Mitarbeiterverwaltung 2/3 Verschiedenste Auswertungen: Ferienkontrolle Mitarbeiter-Konto Absenzstatistik Abwesenheitslisten Grafische Auswertungen Abteilungs- und Mitarbeitervergleich Ereignislisten (Dienstjubiläum, etc.)

Mitarbeiterverwaltung 3/3 Weitere Funktionen: Gesundheitsgutschrift (wird ein Mitarbeiter innerhalb einer bestimmten Periode nicht krank, kann ihm automatisch eine Feriengutschrift erteilt werden) Monats- / Jahresabschluss Frei definierbare Absenzgründe, Dienstjubiläen, etc. Reduzierung der Absenzstatistiken auf geschäftsleitungsrelevante Absenzgründe

Buchhaltungsverwaltung 1/2 Verwaltet die Jahresabschlüsse der Gesellschaften Erfassen Sie die Kennzahlen des Geschäftsjahres Drucken Sie sämtliche benötigten Dokumente und Briefe (auch Protokolle, etc.) Hier sehen Sie den Status des jeweiligen Abschlusses

Buchhaltungsverwaltung 2/2 Verwaltet Buchhaltungsabschlüsse, welche durch die eigene Buchhaltungsabteilung verwaltet werden und Buchhaltungs-abschlüsse, welche von beliebigen Drittfirmen geführt werden. Überwacht sämtliche Fristen Druck der Fristverlängerung an das Öffentlichkeitsregisteramt Mahnmöglichkeit der Buchhaltungs- und Revisionsstellen Verschiedene Statistiken und Listen mit aktuellem Status Arbeitslisten für die verschiedene Buchhaltungsmitarbeiter

Textbausteine erleichtern die Erfassung Postweiterleitung 1/4 Einfacher Assistent für das Handling der Postweiterleitung Nach Eingabe des Gesellschafts-Namens wird sofort geprüft, ob Postweiter-leitungs-Instruktionen bestehen. Textbausteine erleichtern die Erfassung

Postweiterleitung 2/4 Die Instruktionen werden in der Adressverwaltung eingegeben Im Bemerkungsfeld können Sie spezielle Weisungen definieren, welche bei der Prüfung bzw. Erfassung der Postweiterleitung ebenfalls angezeigt werden.

Postweiterleitung 3/4 Die Druckmaske für den Druck der Begleitschreiben Zu jeder Periodizität wird die Anzahl der erfassten Postweiterleitungs-Positionen angezeigt

Postweiterleitung 4/4 Die Begleitbriefe können frei definiert werden Es kann gleichzeitig ein Arbeitsrapport ausgedruckt werden Journaldruck für die eigene Dokumentation, damit nicht von jedem Begleitschreiben eine Kopie abgelegt werden muss Die Weiterleitungsarten (Tageskorrespondenz, etc.) können frei definiert werden Einfache und schnelle Kontrolle auf Postweiterleitung direkt bei Ihrem Posteingang

Schrankfachverwaltung 1/2 Verwaltet die Mietverträge Ihrer Schrankfachanlage Es können 2 Mieter erfasst werden Mit Schlüssel-kontrolle

Schrankfachverwaltung 2/2 Statistik über vermietete und unvermietete Schrankfächer Direkter Druck sämtlicher benötigter Formulare (Mietvertrag, Reglement, etc.) Liste über sämtliche Schrankfächer mit sämtlichen Stammdaten Die Schranktypen, Sprenggebühr, etc. können frei definiert werden

MoneyTransfer 1/3 Inkasso der Rechnungen an die Gesellschaften mittels LSV Erfassen Sie sämtliche Zahlungen, welche die verwalteten Gesellschaften an Sie zu leisten haben Die importieren Offenen Posten können als Erfassungshilfe genutzt werden.

MoneyTransfer 2/3 Zahlungen ausführen Wo möglich generiert das Programm Zahlungen per LSV. Diese Zahlungen werden per Modem an die Telekurs AG übermittelt. Bei den restlichen Zahlungen können Vergütungsaufträge gedruckt werden.

MoneyTransfer 3/3 Bei der Erfassung der Zahlungen werden die Banken sowie die Konti automatisch vorgeschlagen. Dabei wird auf Kongruenz (Belastungsbank zu Gutschriftsbank sowie Währungen) geprüft. Protokollierung sämtlicher Zahlungen Die erfassten Zahlungen können archiviert werden

Die Grafiken lassen sich zusammen mit den Rohdaten ausdrucken. Statistik 1/3 Bereitet die erfassten Daten grafisch auf Die Grafiken lassen sich zusammen mit den Rohdaten ausdrucken.

Das Erscheinungsbild der Grafiken kann frei verändert werden. Statistik 2/3 Die Formeln für einzelne Grafiken können verändert werden Als Formelgrundlage dient eine Basisformel, welche weiter verfeinert werden kann. Das Erscheinungsbild der Grafiken kann frei verändert werden.

Statistik 3/3 Snapshot-Funktion Mit der Snapshot-Funktion können die Grafik-Rohdaten archiviert werden. Die Snapshot-Daten lassen sich den aktuellen Daten gegenüberstellen, was somit eine Entwicklung aufzeigt.

Admin 1/2 Umfangreiche Verwaltung der Zugriffsrechte

Admin 2/2 Verwaltung sämtlicher Mitarbeiter Definition von Security-Gruppen und Zuweisung der Mitarbeiter Definition der Abteilungen Definition von modulübergreifenden Stammdaten (Währungen, Sprachen, Länder, etc.) Detaillierte Kontrolllisten für die Revision der Informatik-Sicherheit Bei einem Mitarbeiterwechsel können die Laufdaten (Pendenzen, Nachrichten, Sachbearbeiter, Mandatsleiter, etc.) automatisch einem anderen Mitarbeiter zugewiesen werden

Generelle Informationen 1/2 Hohe Benutzerfreundlichkeit sämtlicher Applikationen, da die Applikation modular aufgebaut ist und daher beispielsweise keine riesigen Menüverschachtelungen notwendig sind Rasche Erlernbarkeit – geringer Schulungsbedarf bei Mitarbeiterwechsel Skalierbare Datenbanklösung – vom Einzelplatzsystem mit MDB-Datenbank bis zu grossen Netzwerken mit SQL-Server-Datenbanken Skalierbarkeit der Programme – kaufen Sie die Module erst dann, wenn Sie diese benötigen Sämtliche Fenstergrössen, Spaltenbreiten in Tabellen, etc. werden pro Benutzer gespeichert Sämtliche Auswertungen besitzen eine Vorschaufunktion Für Länderkürzel, Währungen, etc. wurden die entsprechenden ISO-Formate benutzt Sämtliche Auswertungen können angepasst werden

Generelle Informationen 2/2 In dieser Software-Lösung wurde ein mehrstufiges Sicherheits-konzept integriert. Der Mitarbeiter hat bei entsprechend gesetzten Sicherheitseinstellungen keine Möglichkeit, Kunden-listen, etc. auszudrucken oder zu exportieren. Die grösstmögliche Sicherheit auch vor Powerusern, Administratoren, Internet, etc. kann jedoch nur mit einer SQL-Server-Datenbank erreicht werden, da Access als Desktop-Datenbank diesbezüglich eine andere Zielgruppe hat. Sicherheit ist kein Zustand, sondern ein laufender Prozess. Es liegt in der Natur von Software, dass immer wieder Sicherheitslücken auftauchen, auch in vermeintlich sicheren Systemen. Wir unterstützen Sie aktiv dabei, jeweils auf dem aktuellen Stand der Sicherheit zu sein.

Kontakt-Information ByteRaider Informatik Establishment Industriestrasse 781 Gewerbehaus Widmer Postfach 1 9492 Eschen Fürstentum Liechtenstein Telefon-Nr. +423 370 2255 Telefax-Nr. +423 370 2257 mail@byteraider.com www.byteraider.com Ihre Kontaktperson: Patrick Widmer

Patentverwaltung 1/2 Alle wichtigen Informationen sind für den Sachbearbeiter auf einen Blick erkennbar.

Patentverwaltung 2/2 Marken, Muster, Patente Die Hinterlegungsarten sowie die Tätigkeiten können beliebig definiert werden. Direkte Verknüpfung mit der Pendenzen-Verwaltung History-Informationen zu jedem Eintrag Schnittstelle in die Fakturierung (Leistungen, Spesen, wiederkehrende Honorare) Komfortable Suchmaske