REACH 2018 Reichen Sie Ihr Registrierungsdossier ein

Zweck der Präsentation Diese Präsentation und die zugehörigen Notizen wurden von der ECHA, der Europäischen Chemikalienagentur, erstellt, um Sie bei der Ausarbeitung einer eigenen Präsentation zu REACH 2018, also der letzten Registrierungsfrist für Phase-in-Stoffe, zu unterstützen. Sie ermöglicht Ihnen, relevante Folien auszuwählen und sie entsprechend den Bedürfnissen Ihres Publikums – Führungskräfte, Arbeitnehmer, Fachkräfte für Umweltgesundheit und Sicherheit, Behörden usw. – abzuändern. Die Nutzung bedarf keiner weiteren Genehmigung. In dieser Präsentation wird ein kurzer Überblick über Phase 6 (Reichen Sie Ihr Registrierungsdossier ein) des Fahrplans der ECHA für REACH 2018 gegeben. Sie ist Bestandteil einer Reihe von Präsentationen zu REACH 2018, die auf der Website der ECHA veröffentlicht werden. Anregungen und Kommentare können Sie an folgende E-Mail-Adresse richten: reach-2018@echa.europa.eu. Rechtlicher Hinweis: Die Informationen in dieser Präsentation bilden keine Rechtsberatung und stellen nicht notwendigerweise den in rechtlichem Sinne offiziellen Standpunkt der Europäischen Chemikalienagentur dar. Die Europäische Chemikalienagentur übernimmt keine Haftung für den Inhalt dieses Dokuments. Veröffentlichung: Mai 2017

Ihr IT-Tool für die Übermittlung von Informationen an die ECHA Kanal der ECHA, um mit Ihnen zu kommunizieren Informationsquelle Zugang über folgende Adresse: Das IT-Tool REACH-IT hilft Ihnen bei der Erfüllung Ihrer regulatorischen Anforderungen nach Maßgabe von REACH. Es handelt sich dabei um ein von der ECHA gehostetes Online-Tool; eine Installation auf dem eigenen PC ist also nicht erforderlich. Die Übermittlung von Informationen an die ECHA über REACH-IT ist sicher. Auch alle Nachrichten oder Mitteilungen der ECHA betreffend Ihre Einreichung oder Registrierung werden sicher übermittelt. Bestimmte Informationen über die gemeinsame Einreichung können in REACH-IT eingesehen werden: Wenn Sie einen Stoff vorregistriert oder diesbezüglich eine Anfrage eingereicht haben, die Angaben zum federführenden Registranten – sofern es einen gibt; Die Mitglieder einer gemeinsamen Einreichung sind für die anderen Mitregistranten sichtbar. Falls Ihr Unternehmen noch nicht angemeldet ist, müssen Sie zunächst ein Konto einrichten. Besuchen Sie die REACH-IT-Seite auf der Website der ECHA und gehen Sie zu „Register a company“ (Ein Unternehmen anmelden), um die Anmeldung vorzunehmen. Falls Sie bereits ein Konto eingerichtet haben, klicken Sie einfach auf „Login“. Links zum Thema: REACH-IT: https://reach-it.echa.eu/reach/ https://reach-it.echa.europa.eu/reach//

Nachdem Sie sich angemeldet haben, sehen Sie die Startseite von REACH-IT. Hervorgehoben in blauen Kreisen sind drei Funktionen: Submit a dossier (Dossier einreichen) Tasks (Aufgaben) Substances (Stoffe) Unter der Funktion „Submit a dossier“ (Dossier einreichen) kann man die verschiedenen Möglichkeiten für die Einreichung eines Dossiers aufrufen. Die Funktion „Tasks“ (Aufgaben) bietet einen vollständigen Überblick über alle Aufgaben, die von Ihrem Unternehmen eine Aktion innerhalb einer bestimmten Frist erfordern. Die Aufgaben sind je nach Dringlichkeit farblich unterschiedlich gekennzeichnet. Hinter der Funktion „Substances“ (Stoffe) verbirgt sich Ihr Portal zur Überwachung aller Regulierungsprozesse für Ihre Stoffe. Darüber hinaus gibt es einige Suchoptionen. Die Option „Quick search by number“ (Schnellsuche mit Nummer) befindet sich in der oberen Leiste jeder REACH-IT-Seite. Diese Suchfunktion ermöglicht die Suche anhand der EG- oder CAS-Nummer eines Stoffes, der Einreichungsnummer von REACH-IT oder einer sonstigen Referenznummer. Die blaue Lupe oben rechts auf der Seite öffnet die erweiterte Suche. Wenn Sie darauf klicken, sehen Sie eine Liste von Themenbereichen. Sie können die Suchergebnisse durch Filter weiter eingrenzen. Links zu Hilfeseiten befinden sich auf jeder REACH-IT-Seite ganz unten.

Aufgaben und Nachrichten Die ECHA benötigt eine Aktion von Ihnen Sie erhalten eine Aufgabe (task) z. B. Sie müssen eine Gebühr bezahlen Die ECHA möchte Sie über ein Ereignis informieren Sie erhalten eine Nachricht (message) z. B. die Einreichung Ihres Dossiers ist abgeschlossen Nützliche Funktionen: Assistenten, integrierte Hilfe, vereinfachte Suche, Angaben zum federführenden Registranten, Fremdnutzer, Favoriten Nachrichten und Aufgaben dienen unterschiedlichen Zwecken; bei beiden handelt es sich jedoch um eine der Möglichkeiten der ECHA, Ihnen Informationen über REACH-IT zu übermitteln. Wenn die ECHA von Ihnen eine Aktion bezüglich eines REACH-IT-Vorgangs verlangt, erhalten Sie eine Aufgabe.Mit einer Aufgabe werden Sie aufgefordert, innerhalb einer vorgegebenen Frist eine Aktion auszuführen. Es empfiehlt sich also, die Aufgaben New (Neu) und die Aufgaben Close to deadline (Kurz vor Fristablauf), die auf der Hauptseite angezeigt werden, im Auge zu behalten. Wenn die ECHA Sie über ein Ereignis in REACH-IT informieren möchte, erhalten Sie eine Nachricht. Nachrichten werden in der oberen Leiste angezeigt und dienen lediglich der Information; d. h. es ist Ihrerseits keine Aktion erforderlich. REACH-IT bietet zahlreiche Funktionen zur Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit und Vereinfachung der Nutzung des Tools: Wenn Sie eine Aktion ausführen möchten, z. B. „Submit“ (Einreichen), „Create“ (Anlegen) oder „Update“ (Aktualisieren), wird ein Assistent gestartet. Der Assistent führt Sie Schritt für Schritt durch den Vorgang. Sie können jederzeit alle Schritte des Vorgangs sehen. Die integrierte Hilfe besteht hauptsächlich aus der „Page help“ (Hilfe zur Seite) und der „Topic help“ (Hilfe zu Themen). Wenn Sie auf das Symbol „Info“ oben rechts klicken, können Sie allgemeine und technische Hilfestellungen für die Seite sehen, in der Sie gerade arbeiten. Die Hilfetexte liegen in 23 Sprachen vor.

Hauptmenü Im Hauptmenü sind alle Such- und Navigationsoptionen zu finden, z. B.: Dossier einreichen erweiterte Suchfunktion Optionen für gemeinsame Einreichung Seiten für Verwaltung des Unternehmens Aufgaben Nachrichten allgemeine Bedingungen und Schaltfläche Logout

Ermittlung des federführenden Registranten Um den federführenden Registranten in REACH-IT zu ermitteln (sofern Sie eine Vorregistrierung vorgenommen oder eine Anfrage eingereicht haben): verwenden Sie die erweiterte Suche für gemeinsame Einreichungen und geben Sie die Identität Ihres Stoffes ein; stellen Sie sicher, dass die Option „Show other joint submissions“ (Andere gemeinsame Einreichungen zeigen) ausgewählt ist, bevor Sie die Suche starten. Falls diese Option nicht ausgewählt ist, werden die gesuchten gemeinsamen Einreichungen nicht angezeigt.

Unternehmen verwalten: Optionen Überprüfen Sie die Unternehmensgröße im Bereich des Hauptmenüs „Manage company“ (Unternehmen verwalten). Ihre Registrierungsgebühr richtet sich nach der Unternehmensgröße. Als Unternehmensgröße ist standardmäßig „Large“ (groß) vorausgewählt – nehmen Sie hier ggf. eine Änderung in REACH-IT vor. Um die Unternehmensgröße zu ändern, wählen Sie „Update company size“ (Unternehmensgröße aktualisieren), um den Assistenten aufzurufen. Überprüfen Sie die Ansprechpartner des Unternehmens im Bereich „Manage company“ (Unternehmen verwalten)/auf der Seite „Contacts“ (Ansprechpartner). Stellen Sie sicher, dass die Liste Ihrer Ansprechpartner in REACH-IT aktuell ist, damit die ECHA und Ihre Mitregistranten sich mit Ihnen in Verbindung setzen können. Sie können einen Ansprechpartner nur löschen, wenn ihm keine Aufgaben zugewiesen wurden oder nachdem Sie seine Aufgaben auf einen anderen Ansprechpartner übertragen haben.

Verantwortlichkeiten bei der gemeinsamen Einreichung in REACH-IT Federführender Registrant 1. Erstellung der gemeinsamen Einreichung in REACH­IT 2. Übermittlung des Token an die Mitregistranten Sobald sich die Mitregistranten auf den federführenden Registranten geeinigt haben, erstellt der neu benannte federführende Registrant die gemeinsame Einreichung in REACH-IT. Dazu wird im Hauptmenü unter „Joint submissions“ (Gemeinsame Einreichungen) „Create new“ (Neu anlegen) ausgewählt. Anschließend wird der Assistent „Create joint submission“ (Neue Einreichung erstellen) gestartet. Folgen Sie dem Assistenten und achten Sie auf die Checklisten, sie bieten zahlreiche nützliche Informationen. Der Assistent führt Sie durch die fünf Schritte des Prozesses. Mitregistranten können ihr Dossier erst einreichen, nachdem der federführende Registrant sein Dossier erfolgreich eingereicht hat. Der federführende Registrant muss den Mitregistranten den Token für die gemeinsame Einreichung übermitteln, damit sie ihre Dossiers übermitteln können.

Verantwortlichkeiten bei der gemeinsamen Einreichung in REACH-IT Beteiligter Registrant Entgegennahme des Sicherheits-Tokens vom federführenden Registranten „Beitritt zur bestehenden“ gemeinsamen Einreichung Als Mitregistrant müssen Sie den Sicherheits-Token für die gemeinsame Einreichung außerhalb von REACH-IT vom federführenden Registranten erhalten. Sobald Sie diese Information haben, können Sie ganz einfach der gemeinsamen Einreichung beitreten, indem Sie im Hauptmenü unter der Registerkarte „Joint submission“ (Gemeinsame Einreichung) die Option „Join existing“ (Bestehender Einreichung beitreten) auswählen. Der Assistent wird gestartet, und Sie werden durch die drei Schritte des Prozesses geführt. Hinweis: Den Status des federführenden Dossiers erfahren Sie auf der Seite für gemeinsame Einreichungen. Wenn der Bereich federführendes Dossier grün ist, bedeutet das, dass das federführende Dossier eingereicht wurde und Sie als Mitregistrant Ihr eigenes Dossier einreichen können. Ist der Bereich federführendes Dossier rot, bedeutet das, dass Sie Ihr Mitgliedsdossier noch nicht einreichen können und warten müssen, bis der federführende Registrant sein Dossier eingereicht hat.

Bevor Sie die Einreichung vornehmen, überprüfen Sie Folgendes: Kontaktangaben des Unternehmens Rechnungsanschrift und MwSt. Bestellung Unternehmensgröße Ihr IUCLID-Dossier geprüft mithilfe des IUCLID-Validierungsassistenten fertig zum Hochladen

Haben Sie alles erledigt? Einreichung in REACH-IT Die Dossiers für alle Arten von Einreichungen können in der REACH-IT-Startseite mithilfe des Einreichungsassistenten über die Funktion „Submit a dossier“ (Dossier einreichen) eingereicht werden. Der Assistent führt Sie durch die entsprechenden Schritte.

Tastenkombinationen für den Einreichungsassistenten Der Einreichungsassistent kann aus anderen Seiten in REACH-IT aufgerufen werden. Mitregistranten und federführende Registranten einer gemeinsamen Einreichung können z. B. über die Seite „Joint submission“ (Gemeinsame Einreichung) eine Tastenkombination zum Aufrufen des Einreichungsassistenten erstellen. Hier wird der Einreichungsassistent über die orangefarbene Schaltfläche „Submit a IUCLID dossier“ (IUCLID-Dossier einreichen) aufgerufen.

Wie geht es weiter? Sobald Sie Ihr Dossier eingereicht haben, wird in REACH-IT eine Einreichungsnummer für Ihr Dossier angelegt. Folgen Sie dem Link und werfen Sie einen Blick auf die Seite Einreichungsbericht (submission report page). Sobald Sie Ihr Dossier in REACH-IT hochgeladen haben, erhalten Sie eine vorläufige Einreichungsnummer. Die Nummer erscheint als Link auf dem Bildschirm. Klicken Sie auf den Link, und Sie werden zur Seite Einreichungsbericht geleitet.

Die Seite Einreichungsbericht Für jedes bei der ECHA eingereichte Dossier wird ein Einreichungsbericht erstellt. Die Seite Einreichungsbericht vermittelt Ihnen einen Überblick über die Informationen zu Ihrer Einreichung. In der Mitte der Seite finden Sie allgemeine Informationen zur Einreichung. Ein sehr wichtiger Bereich ist „Key documents“ (Hauptdokumente); dieser befindet sich unten auf der Seite. Klicken Sie darauf, um den Bereich aufzuklappen. Sie finden hier die Entscheidungen zur Einreichung sowie etwaige Rechnungen. Rechts auf der Seite finden Sie die Bearbeitungsvorgänge zur Einreichung, eine schrittweise Darstellung des Durchlaufs des Dossiers bei der ECHA.

Durchlauf des Dossiers Sobald Sie Ihr Dossier in REACH-IT eingereicht haben, prüft die ECHA das Dossier auf Vollständigkeit und Kohärenz der Informationen. Zunächst werden die Geschäftsregeln geprüft. Bei den Geschäftsregeln handelt es sich um administrative Prüfungen, die gewährleisten sollen, dass die ECHA das Dossier bearbeiten kann. Wird bei dieser Prüfung festgestellt, dass Informationen fehlen, wird Ihre Einreichung zurückgewiesen. Sie können jederzeit ein neues Dossier einreichen. Sobald die Geschäftsregelprüfung erfolgreich abgeschlossen ist, prüft die ECHA die Einreichung auf technische und finanzielle Vollständigkeit. Diese beiden Prüfungen finden gleichzeitig statt. Bei der Prüfung auf technische Vollständigkeit wird kontrolliert, ob das Dossier die Datenanforderungen nach der REACH-Verordnung vollumfänglich erfüllt. Bei der Prüfung auf finanzielle Vollständigkeit wird kontrolliert, ob Sie eine Gebühr für Ihre Registrierung entrichten müssen. Werden bei der Prüfung auf technische oder auf finanzielle Vollständigkeit Mängel festgestellt, erhalten Sie von der ECHA eine entsprechende Mitteilung. Bestehen Sie die Prüfung auf technische Vollständigkeit nicht, haben Sie lediglich eine weitere Chance, um die Mängel an Ihrem Dossier innerhalb der von der ECHA festgesetzten Frist zu beheben. Haben Sie alle Prüfungen bestanden, erhalten Sie einen positiven Bescheid und eine Registrierungsnummer für Ihren Stoff.

Aktualisierung Ihres Dossiers nach Aufforderung durch die ECHA In dieser Folie werden einige wichtige Informationen aufgezeigt, die für Sie bei der Aktualisierung Ihres Dossiers nach Aufforderung durch die ECHA wichtig sind: Zunächst ein Hinweis zur Einreichungsnummer und zur Mitteilungsnummer. Wenn Sie Ihren IUCLID-Datensatz korrigiert haben und in der Lage sind, ein neues Dossier zu erstellen, benötigen Sie diese beiden Nummern. Sie müssen diese in die Kopfzeile des Dossiers eingeben, damit REACH-IT erkennen kann, dass Sie ein aktualisiertes Dossier einreichen. Achten Sie zweitens auf die Frist für die erneute Einreichung – bereiten Sie alles rechtzeitig vor, um unangenehme Überraschungen in letzter Minute zu vermeiden. Nach Ablauf der Frist haben Sie keine Möglichkeit, die Aktualisierung einzureichen.

Registrierungsnummer Sobald Ihr Dossier die Vollständigkeitsprüfung bestanden und Sie die Rechnung beglichen haben Sobald ein Dossier alle Prüfungen bestanden hat, wird Ihnen eine Registrierungsnummer zugeteilt. Zu diesem Zeitpunkt sind alle Bearbeitungsvorgänge zur Einreichung abgeschlossen, und der Link zur Registrierungsnummer erscheint hinter „Reference number“ (Referenznummer). Folgen Sie dem Link zu einer Übersichtsseite.

Seite Referenznummer In der Übersichtsseite zur Referenznummer werden die wichtigsten Informationen zu Ihrer Registrierung angezeigt. Auf dieser Seite können Sie ferner die Daten des Ansprechpartners bearbeiten oder ändern, falls z. B. für diesen Stoff in Ihrem Unternehmen ein neuer Mitarbeiter zuständig ist. Unter „Key documents“ (Hauptdokumente) finden Sie die Entscheidungen zu Ihrer Einreichung. Sie finden darüber hinaus ein Entscheidungsschreiben der ECHA mit der Registrierungsnummer. Unten auf der Seite finden Sie den Bereich „Reference number history“ (Verlauf Referenznummer). In diesem Bereich können Sie die verschiedenen Aktivitäten zu dieser Registrierung, wie z. B. Aktualisierungen, einsehen.

Das Wichtigste in Kürze Vergewissern Sie sich, dass Sie Zugriff auf Ihr REACH-IT-Konto haben Überprüfen Sie die Unternehmensgröße Halten Sie Ihre Ansprechpartner auf dem neuesten Stand Informieren Sie sich über Ihre Verantwortlich-keiten bei der gemeinsamen Einreichung Lesen Sie die E-Mails von REACH-IT Wenn Ihnen eine Aufgabe zugewiesen wird, erledigen Sie diese rechtzeitig (Gebühren und Einreichungen) Unterstützung erhalten Sie unter https://echa.europa.eu/reach-2018