Robert Stephan: Services im Rahmen einer Publikations- infrastruktur 18.05.2011 © 2011 UNIVERSITÄT ROSTOCK | Universitätsbibliothek | Robert Stephan (robert.stephan@uni-rostock.de)

DINI DINI = Deutsche Initiative für Netzwerkinformation Ziel: Verbesserung der Informations- und Kommunikationsdienst-leistungen an Hochschulen und Fachgesellschaften und Förderung der Entwicklung der dafür notwendigen Informationsinfrastrukturen Bekanntmachung beispielhafter Lösungen und Empfehlungen zur Nachnutzung gemeinsame Erarbeitung, Anwendung und Weiterentwicklung von Standards, sowie Empfehlungen für deren Einsatz Übergreifender Erfahrungsaustausch durch Tagungen, Workshops, Expertengespräche Bekanntmachung und Anregung neuer Förderprogramme ein Ergebnis der Arbeit: DINI-Zertifikat 2010 für Dokumenten- und Publikationsservices aktuelle Version: 3.1 (März 2011) In Version 2007 hieß es noch Dokumenten- und Publikationsserver DINI wollte damit der Bedeutung der Dienste, um das Repositorium herum, stärker fokussieren © 2010 UNIVERSITÄT ROSTOCK | Universitätsbibliothek | Robert Stephan (robert.stephan@uni-rostock.de) 2

10 Gründe für das DINI-Zertifikat Mit dem DINI-Zertifikat für Ihren Dokumenten- und Publikationsservice … ... machen Sie Ihre Dokumente in einem vertrauenswürdigen Kontext sichtbar ... machen Sie die Qualität Ihrer Services weltweit erkennbar ... unterstützen Sie Ihre Wissenschaftler beim Open-Access-Publizieren ... erhöhen Sie die Sichtbarkeit und Wirkung Ihrer Publikationen & Materialien ... etablieren Sie einen zeitgemäßen Dokumenten- und Publikationsservice für Ihre Institution („Institutional Repository“) vertrauenswürdiger Kontext = Filtern der qualitätsvollen Dokumente aus der Flut des Internets Institutionelles Repository = Schaufenster der Wissenschaft © 2010 UNIVERSITÄT ROSTOCK | Universitätsbibliothek | Robert Stephan (robert.stephan@uni-rostock.de) 3

10 Gründe für das DINI-Zertifikat (2) Mit dem DINI-Zertifikat für Ihren Dokumenten- und Publikationsservice … ... optimieren Sie die Qualität Ihrer Daten & Services ... erfüllen Sie internationale Empfehlungen und Standards in Hinsicht auf Zugang & Archivierung ... wird Ihr Service zukunftssicher ... machen Sie Ihr Angebot weltweit interoperabel ... tragen Sie mit Ihren qualitätsvollen Daten zu nationalen und internationalen Netzwerken bei Qualität der Daten u. Services: - technische Standards für Server, Schnittstellen, Formate, Metadaten - BestPractices für unterstützende Dienste (Policy, Autorenunterstützung, Erschließung, Archivierung) Zukunftsicherheit: - DINI in Weiterentwicklung involviert, - Erkenntnisse fließen in das DINI-Zertifikat ein weltweit interoperabel = OAI-Schnittstelle + Dublin-Core-Simple Netzwerke: OA-Netzwerk (technische + organisatorisch eVernetzung), DRIVER (Digital Repository Infrastructure Vision for European Research) - Techniken als Grundlage für fachliche Netzwerke http://www.dini.de/dini-zertifikat/argumente-fuer-das-dini-zertifikat/ © 2010 UNIVERSITÄT ROSTOCK | Universitätsbibliothek | Robert Stephan (robert.stephan@uni-rostock.de) 4

Ausgewählte Mindestanforderungen u. Empfehlungen: Leitlinien (Policy) M.2-1 Der Betreiber des Dokumenten- und Publikationsservice verfügt über öffentlich bereitgestellte Leitlinien (Policy), die den Dienst beschreiben. Die Leitlinien (Policy) enthalten folgende Punkte: M.2-2 Eine Festlegung der Rechte und Pflichten des Betreibers des Dokumenten- und Publikationsservice. M.2-3 Eine Festlegung der Rechte und Pflichten der Autoren und Herausgeber, … M.2-4 Eine Beschreibung der Art der Dokumente, die durch den Dokumenten- und Publikationsservice veröffentlicht werden, sowie Anforderungen an deren inhaltliche und technische Qualität. M.2-5 Eine Festlegung darüber, wie lange auf dem Dokumenten- und Publikationsservice veröffentlichte Dokumente mindestens verfügbar gehalten werden, und die damit verbundene Garantieerklärung. Empfehlungen = meist aktuelle Entwicklungen, die in zukünftigen Versionen zu Mindestanforderungen werden können Leitlinien = Selbstverpflichtung des Betreibers, von der Hauptseite verlinkt Betreiber = Beschreibung des Dienstes Aussagen für wen und unter welchen Bedinungungen Nutzer = Welche Nutzungsrechte werden übertragen Dokumente = „Sammelrichtlinie“ ggf. zusätzliche Qualitätskriterien (z.B. inhaltlich = Peer-Review oder technisch = z.B. Dateiformate) Minimale Frist = 5 Jahre © 2010 UNIVERSITÄT ROSTOCK | Universitätsbibliothek | Robert Stephan (robert.stephan@uni-rostock.de) 5

Ausgewählte Mindestanforderungen u. Empfehlungen: Leitlinien (Policy) M.2-6 Eine Erklärung zur Langzeitarchivierung der Dokumente. M.2-7 Aussagen zum technischen Betrieb des Dokumentenservers. M.2-8 Eine Erklärung zu Open Access. E.2-1 Handlungsrichtlinien bzw. Empfehlungen für Autoren im Hinblick auf Open Access. E.2-2 Die Benennung und Beschreibung der Umsetzungsinstrumente, mit denen der Dokumenten- und Publikationsservice realisiert wird. LZA = ob und wie sie gewährleistet oder geplant ist = beispielsweise durch Kooperation mit einer anderen Einrichtung Open Access = Position des Betreibers zur OA beschreiben = Überwiegende Teil der Dokumente muss OA verfügbar sein = ggf. Verlinkung auf eine Open Access Erklärung der Hochschule © 2010 UNIVERSITÄT ROSTOCK | Universitätsbibliothek | Robert Stephan (robert.stephan@uni-rostock.de) 6

Ausgewählte Mindestanforderungen u Ausgewählte Mindestanforderungen u. Empfehlungen: Unterstützung für Autoren und Herausgeber M.3-1 Es besteht ein Kontakt- und Beratungsangebot, das über die Webseiten erreicht werden kann. M.3-2 Es existiert eine Möglichkeit für Autoren, zu veröffentlichende Dokumente eigenständig hochzuladen (Web-Formular) bzw. anderweitig in das Repository einzubringen oder einbringen zu lassen. M.3-3 Für die relevanten technischen Fragestellungen zum elektronischen Publizieren werden Informationen vorgehalten oder referenziert. M.3-4 In Bezug auf urheberrechtliche Fragestellungen – etwa hinsichtlich der Zweitveröffentlichung im Sinne von Open Access – wird auf die einschlägigen Informationsquellen verwiesen. E.3-1 Für die Upload-Schnittstelle wird die Programmierschnittstelle (API) der SHERPA/RoMEO-Liste eingebunden. - Unterstützung des Publikationsprozesses in seiner Gesamtheit gut sichtbares, gut strukturiertes Informationsangebot relevante Informationen auf der Webseite ggf zusätzlich in anderer Form (Flyer, Brochüren) Upload-Formular kann entfallen, wenn der Betreiber das Einstellen übernimmt - technische Fragestellungen = Datenformate (PDF/A) erstellen Open Access = SHERPA/RoMEO-Liste (dt. Übersetzung durch DINI) © 2010 UNIVERSITÄT ROSTOCK | Universitätsbibliothek | Robert Stephan (robert.stephan@uni-rostock.de) 7

Ausgewählte Mindestanforderungen u Ausgewählte Mindestanforderungen u. Empfehlungen: Unterstützung für Autoren und Herausgeber E.3-2 Alternativ zum eigenständigen Hochladen eigener Publikationen bietet eine zentrale Einrichtung das Einstellen von Publikationen … an. E.3-3 Es werden Dokumentvorlagen bzw. Stylesheets zur Erstellung wissenschaftlicher Publikationen bereitgestellt. E.3-4 Es werden regelmäßige Kurse zum elektronischen Publizieren für Autoren angeboten. E.3-5 Für die Unterstützung von Herausgebern größerer Publikationsvorhaben werden Workflowsysteme angeboten. E.3-6 Für die Bearbeitung von Anfragen wird ein Helpdesk-System verwendet. E.3-7 Es werden Hinweise zur geeigneten Nutzung und Zitierung elektronischer Dokumente bereitgestellt. E.3-8 Die verfügbaren Informationen oder Teile davon werden in englischer Sprache bereitgestellt. Workflowsysteme = z.B. PeerReview Verfahren © 2010 UNIVERSITÄT ROSTOCK | Universitätsbibliothek | Robert Stephan (robert.stephan@uni-rostock.de) 8

Ausgewählte Mindestanforderungen u. Empfehlungen: Rechtliche Aspekte M.4-1 Das Rechtsverhältnis zwischen Autoren bzw. Herausgebern (Rechteinhaber) einerseits und dem Betreiber des Dokumenten und Publikationsservice andererseits ist durch eine formale Vereinbarung (Rechteeinräumung) geregelt. M.4-2 Der Betreiber stellt seine Deposit Licence in einer deutschsprachigen Fassung online bereit. Mit Zustimmung zur Deposit Licence überträgt der Rechteinaber … : M.4-3 Das Recht zur elektronischen Speicherung, insbesondere in Datenbanken, und zur öffentlichen Zugänglichmachung und Verbreitung sowie Sendung; zur Archivierung und zur Vervielfältigung zu diesen Zwecken. M.4-4 Das Recht zur Meldung und Weitergabe an Dritte u. a. im Rahmen nationaler Sammelaufträge, insbesondere zum Zwecke der Langzeitarchivierung. M.4-5 Das Recht zum Erstellen von Kopien und zur Konvertierung in andere elektronische oder physische Formate zum Zwecke der Archivierung unter Wahrung der inhaltlichen Integrität. © 2010 UNIVERSITÄT ROSTOCK | Universitätsbibliothek | Robert Stephan (robert.stephan@uni-rostock.de) 9

Ausgewählte Mindestanforderungen u. Empfehlungen: Rechtliche Aspekte In der Deposit Licence sind auch die zugehörigen Haftungsfragen geregelt. Im Einzelnen gilt: M.4-6 Der Rechteinhaber versichert gegenüber dem Betreiber, dass durch das zu veröffentlichende Werk oder Teile davon (z. B. Bilder) keine Rechte Dritter (z. B. Miturheber, Verlage, Drittmittelgeber) verletzt werden. M.4-7 Der Rechteinhaber versichert, in Zweifelsfällen oder bei Entstehen vermeintlicher oder tatsächlicher diesbezüglicher Rechtshindernisse den Betreiber hiervon unverzüglich in Kenntnis zu setzen. M.4-8 Der Rechteinhaber stellt den Betreiber von etwaigen Ansprüchen Dritter frei. rechte Dritter = Ansprüche aus Verwendung von urhebergeschütztem Material (Abbildungen, …) innerhalb eines Dokumentes) © 2010 UNIVERSITÄT ROSTOCK | Universitätsbibliothek | Robert Stephan (robert.stephan@uni-rostock.de) 10

Ausgewählte Mindestanforderungen u. Empfehlungen: Rechtliche Aspekte Weitere Mindestanforderungen: M.4-9 Auf dem Webangebot ist ein Impressum veröffentlicht, das den Vorgaben des Telemediengesetzes (TMG) und ggf. weiterer zutreffender Gesetze genügt. M.4-10 Der Betreiber dokumentiert die Rechtesituation in den Metadaten der veröffentlichten Dokumente. Empfehlungen E.4-1 Die Deposit Licence wurde in Zusammenarbeit mit der für den Betreiber zuständigen Rechtsstelle bzw. mit einem Rechtsanwalt erstellt. E.4-2 Der Betreiber stellt seine Deposit Licence in einer englischsprachigen Fassung online bereit. © 2010 UNIVERSITÄT ROSTOCK | Universitätsbibliothek | Robert Stephan (robert.stephan@uni-rostock.de) 11

Ausgewählte Mindestanforderungen u. Empfehlungen: Rechtliche Aspekte E.4-3 Im Rahmen der Vereinbarung zwischen Rechteinhabern und Betreiber wird auch das Recht übertragen, einen Dritten mit der öffentlichen Bereitstellung des betreffenden Dokuments beauftragen zu können. E.4-4 Beim Einbringen einer Veröffentlichung über das Web-Formular besteht die Möglichkeit, aus einer vorgegebenen Auswahl eine Nutzungslizenz zu bestimmen, in der die Rechte der Endnutzer gegenüber den Autoren festgelegt sind. [standardisierte Nutzungslizenzen, wie Creative Commons, DPPL.] E.4-5 Der Betreiber beteiligt sich aktiv an der Pflege der SHERPA/ RoMEO-Datenbank. © 2010 UNIVERSITÄT ROSTOCK | Universitätsbibliothek | Robert Stephan (robert.stephan@uni-rostock.de) 12

M.5-2 Es ist ein Sicherheitsbeauftragter für das System benannt. Ausgewählte Mindestanforderungen u. Empfehlungen: Informationssicherheit (Technisches Gesamtsystem) M.5-1 Das dem Dokumenten- und Publikationsservice zugrunde liegende technische System ist in das Sicherheitskonzept der betreibenden Einrichtung integriert. M.5-2 Es ist ein Sicherheitsbeauftragter für das System benannt. M.5-3 Es existiert ein Betriebskonzept einschließlich Wartungsplan für das technische System. M.5-4 Das technische System einschließlich aller für den Betrieb notwendigen Komponenten ist schriftlich dokumentiert. M.5-5 Es existieren schriftlich abgefasste Regelungen über den Zugang zum technischen System und dessen Bestandteilen. M.5-6 Regelmäßiges Backup aller Daten und Dokumente M.5-7 Es existiert ein Havariekonzept. M.5-8 Die Verfügbarkeit der für den Betrieb notwendigen Server wird regelmäßig durch eine autonome Überwachungssoftware geprüft. © 2010 UNIVERSITÄT ROSTOCK | Universitätsbibliothek | Robert Stephan (robert.stephan@uni-rostock.de) 13

M.5-9 Keine nachträglicher Änderung eingebrachter Dokumente Ausgewählte Mindestanforderungen u. Empfehlungen: Informationssicherheit (Handhabung von Dokumenten) M.5-9 Keine nachträglicher Änderung eingebrachter Dokumente M.5-10/5-11 Vergabe eines Persistent Identifiers [z.B. URN] für jedes Dokument und jede Version Verwendung des PIs als primäre Identifikator in Form einer operablen URL in exportierten Metadaten und Online-Angebot M.5-12 Löschung nur in Ausnahmefällen / wird schriftlich dokumentiert M.5-13 Upload eingebrachter Publikationen über SSL [entfällt bei Upload durch die UB] E.5-1 Nachweis der Integrität durch Veröffentlichung von Hashwerten E.5-2 Lesender Zugriff auf die Dokumente per SSL. © 2010 UNIVERSITÄT ROSTOCK | Universitätsbibliothek | Robert Stephan (robert.stephan@uni-rostock.de) 14

Ausgewählte Mindestanforderungen u. Empfehlungen: Weitere Erschließung [auf Dokumentenserver] M Dokumentation der Regeln für Autoren u. Leser (Wer erschließt wie?) M Minimum: Dublin Core Element Set M verbale Sacherschließung (durch freie Schlagworte oder Klassifikation) M DDC, gemäß den Sachgruppen der DNB M Zuordnung der Dokumenten- u. Publikationstypen aus Gemeinsamem Vokabular (DINI-Empfehlung) E weitere fachübergreifende oder fachspezifische Klassifikationen (SWD, LoC Subject Headings, PACS, MSC, …) E englische Schlagworte E Abstracts (Zusammenfassungen) in Deutsch und Englisch © 2010 UNIVERSITÄT ROSTOCK | Universitätsbibliothek | Robert Stephan (robert.stephan@uni-rostock.de) 15

Ausgewählte Mindestanforderungen u. Empfehlungen: Weitere Schnittstellen [auf Dokumentenserver] M Webschnittstelle für Endnutzer M OAI-Schnittstelle (Standard-konform nach OAI-PMH 2.0 + OAI-Richtlinien der DINI) E Bereitstellung weiterer Metadatenformate über die OAI-Schnittstelle E Exportmöglichkeit für Metadatensätze und Suchergebnisse in auf der Webseite in geeigneten Formaten (BibTex, EndNote, …) E Linklisten für alle Dokumente (Zugang für Suchmaschinen) E weitere maschinelle Schnittstellen für Zugriff auf Metadaten (SRU) © 2010 UNIVERSITÄT ROSTOCK | Universitätsbibliothek | Robert Stephan (robert.stephan@uni-rostock.de) 16

Ausgewählte Mindestanforderungen u. Empfehlungen: Weitere Zugriffstatistik M eigene konsistente Zugriffsstatistik im Rahmen der rechtlichen Bestimmungen M Anonymisierung / Pseudonymisierung der Webserver-Logs bei längerfristiger Speicherung M Filtern automatischer Zugriffe auf einzelne Dokumente / Dateien M öffentlich zugängliche Dokumentation, nach welchen Kriterien / Standards die Statistik erstellt / aufbereitet wird. E Speicherung und Veröffentlichung der Zugriffe als Metadaten eines Dokumentes E Zählung nach einem von der DINI empfohlenen Standard) E Datenlieferung an Service Provider (z.B. OA Statistik) Zugriffstatistik als technische Basis für Bestimmungen des Impacts © 2010 UNIVERSITÄT ROSTOCK | Universitätsbibliothek | Robert Stephan (robert.stephan@uni-rostock.de) 17

Ausgewählte Mindestanforderungen u. Empfehlungen: Weitere Langzeitverfügbarkeit M Festlegung einer Mindestverfügbarkeitsdauer (min. 5 Jahre) M Originaldateien und ggf. Archivkopien sind frei von technischen Schutzmaßnahmen [DRM, Passwortschutz, Einschränkung der Nutzbarkeit (Copy & Paste, Drucken)] E Langzeitverfübarkeit der Dokumente wird sichergestellt. [Kooperation mit Archivierungsinstitution] E Verwendung offener und zur LZA geeigneter Dateiformate [PDF/A, ODF, TXT, TEX] E Regelung des Umgangs mit Löschung von Dokumenten Zertifikat behandelt Dokumenten- und Publikationsservices und keine reinen Langzeitarchive Verweis auf Nestor-Kriterien-Katalog Regel: Übergabe der Dokumente an ein Langzeitarchiv deshalb: nur grundlegende Voraussetzungen im Rahmen des Zertifikates geprüft © 2010 UNIVERSITÄT ROSTOCK | Universitätsbibliothek | Robert Stephan (robert.stephan@uni-rostock.de) 18

Ausgewählte Mindestanforderungen u. Empfehlungen: Weitere Sichtbarkeit des Gesamtangebotes M Das gesamte Angebot ist über eine Webseite erreichbar M Hauptseite des Dokumenten- und Publikationsservices von der Webseite der betreibenden Einrichtung an zentraler Stelle verlinkt. M Registrierung in der DINI-Liste der Dokumenten- u. Publikationsservices M Registrierung beim Directory of Open Access Repositories (OpenDOAR) E Registrierung bei der Registry of Open Access Repositories (ROAR), als OAI-Data-Provider bei der Open Archive und bei DRIVER E Alle Dokumente sind über Links erreichbar © 2010 UNIVERSITÄT ROSTOCK | Universitätsbibliothek | Robert Stephan (robert.stephan@uni-rostock.de) 19

Fazit: Technische Umsetzung: zum großen Teil erledigt, bis auf: Zuordnung des Gemeinsames Vokabular zu bisherigen Dokumenten, Auswertung der Zugriffe (Statistik), Upload per SSH wenig spezifische Anforderungen an Langzeitarchivierung -> Regel: Übergabe der Daten an ein Langzeitarchiv Technische Dokumentation: IT-Dokumentation = Aufgabe für die IuK-Abteilung Leitlinien: im Jahr 2006 erstellt – ggf. überarbeiten Ablieferungsverfahren: (Abgabeformular, Dateiformate) umfangreiche Erfahrungen durch Dissertationsworkflow Übertragung auf weitere Publikationsarten / Geschäftsgang ! Autorenbetreuung (Beratung, Content-Aquise, …) personelle Verstärkung wünschenswert © 2010 UNIVERSITÄT ROSTOCK | Universitätsbibliothek | Robert Stephan (robert.stephan@uni-rostock.de) 20

Fazit (2): Schwerpunkt des DINI-Zertifikates eindeutig auf „Publikationsservices für Hochschulangehörige“ weitere Anforderungen ergeben sich aus Teilnahme an Digitalisierungsprojekten (z.B. VD17) Metadaten / Strukturinformationen im METS-Format Fußzeile für jede Bilddatei einer Seite Präsentation im DFG-Viewer © 2010 UNIVERSITÄT ROSTOCK | Universitätsbibliothek | Robert Stephan (robert.stephan@uni-rostock.de) 21

Inhalte auf RosDok: 543 Dissertationen / Habilitationen 6 Studentische Abschlussarbeiten (Diplom, Master, Bachelor) 9 Aufsätze / Zeitschriftenartikel (Self-Archiving) 2 Monographien (Self-Archiving) 1 Tagungsbericht mit 26 Artikeln (Self-Archiving) 8 aktuelle Schriftenreihen / Zeitschriften mit 33 Bänden (z.B. Rostocker Studien zur Universitätsgeschichte, BGUR, Forschungsbericht Physik, Forschungsberichte der Professur für Landwirtschaftliche Betriebslehre u. Management) 13 digitalisierte historische Mehrbänder / Reihen / Zeitschriften mit 100 Bd. (z.B. Rostocker Etwas, Analen der Rostockschen Akademie, Matrikel, Matrikel-Handschrift) 8 digitalisierte historische Monographien 3 Bände „Closed Access“ (gekaufte E-Books, Zugriff nur aus dem Uni-Netz) © 2010 UNIVERSITÄT ROSTOCK | Universitätsbibliothek | Robert Stephan (robert.stephan@uni-rostock.de) 22

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