IHK-Projektarbeit -Sommerfest 2008 Ute Beiermann 11.09.2008

IHK-Projektarbeit – Sommerfest 2008 Agenda Auftrag Vorberei-tung Planung Durchführung Ziel ! 11.09.2008 IHK-Projektarbeit – Sommerfest 2008 Ute Beiermann

IHK-Projektarbeit – Sommerfest 2008 Auftraggeber Auftrag Vorberei-tung Planung Durchführung Ziel ! Geschäftsleitung eines großen Konzerns mit ca. 1500 Mitarbeitern in der ortsansässigen Niederlassung Die Mitarbeiter sind größtenteils im Schichtdienst tätig 11.09.2008 IHK-Projektarbeit – Sommerfest 2008 Ute Beiermann

IHK-Projektarbeit – Sommerfest 2008 Hintergrund Auftrag Vorberei-tung Planung Durchführung Ziel ! Motivation der Mitarbeiter Imageaufbesserung des Unternehmens Förderung der unternehmensinternen Kommunikation 11.09.2008 IHK-Projektarbeit – Sommerfest 2008 Ute Beiermann

IHK-Projektarbeit – Sommerfest 2008 Aufgabe/Ziel Auftrag Vorberei-tung Planung Durchführung Ziel ! Für die Belegschaft von ca. 1500 Mitarbeiter soll ein Sommerfest organisiert werden Dies soll bis Ende August stattgefunden haben (Beginn 06/08) Das Budget ist pro Person bei ca. 100 bis 150 € angesetzt. Der Erfolg soll an der Beteiligung von ca. 2/3 der Eingeladenen sowie die Verweildauer von durchschnittlich 2,5 – 3 h pro Person gemessen werden. 11.09.2008 IHK-Projektarbeit – Sommerfest 2008 Ute Beiermann

Teamzusammenstellung Auftrag Vorberei-tung Planung Durchführung Ziel ! Projektleiter 1 Mitarbeiter aus dem Schichtplanbereich 1 Mitarbeiter vom Betriebsrat 1 Mitarbeiter aus der Belegschaft 11.09.2008 IHK-Projektarbeit – Sommerfest 2008 Ute Beiermann

IHK-Projektarbeit – Sommerfest 2008 Kommunikation Auftrag Vorberei-tung Planung Durchführung Ziel ! Via E-Mail Telefon Persönlich Kurzberichte nach Abschluss von Teilaufgaben 11.09.2008 IHK-Projektarbeit – Sommerfest 2008 Ute Beiermann

Suche nach geeigneten Alternativen Nach Brainstormingbesprechung haben sich 3 Alternativen herauskristallisiert: Beachparty im Maschseebad Fussballfeld mieten mit Zelt und Animateuren wie Gauklern, Geschichtenerzählern usw. Alte Bahnhofshalle anmieten, Buffet und Entertainment Auftrag Vorberei-tung Planung Durchführung Ziel ! 11.09.2008 IHK-Projektarbeit – Sommerfest 2008 Ute Beiermann

IHK-Projektarbeit – Sommerfest 2008 Alternativen Alternative A Beachparty Alternative B Fussballfeld Alternative C Bahnhofshalle Ziele Gewich-tung ZE = Zielertrag ZW = Zielwert G x ZE ZE ZW Ausreichend Platz 9 81 Akzeptanz 8 72 64 7 56 Auch bei Regen Kosten / Budget Gute Erreichbark. 6 42 Gute Parkmöglichk 63 Imagegewinn Nutzwert 456 440 420 Auf-trag Vor-berei-tung Planung Durch-führung Ziel ! 11.09.2008 IHK-Projektarbeit – Sommerfest 2008 Ute Beiermann

IHK-Projektarbeit – Sommerfest 2008 Ablaufplan Auftrag Vorberei-tung Planung Durchführung Ziel ! Projektplanung Risikoanalyse Anbieter suchen nach Anforderungen Alternativen vergleichen Mailingaktion Festorganisation vor Ort Bericht verfassen 11.09.2008 IHK-Projektarbeit – Sommerfest 2008 Ute Beiermann

IHK-Projektarbeit – Sommerfest 2008 Risikoermittlung Risiko Art Gegenmaßnahmen Wetter Regen Sonne; zu warm Dunkelheit Offene Planen mit zusätzlichen Seitenteilen Kühle Getränke Schattenspende Kleine Lämpchen überall Gäste Zu viel Alkohol Unerwünschte Nur Softgetränke Bändchen am Eingang Planung div Professionelles PM Dienstleister Nach erfahrenen suchen Auf-trag Vor-berei-tung Planung Durch-führung Ziel ! 11.09.2008 IHK-Projektarbeit – Sommerfest 2008 Ute Beiermann

IHK-Projektarbeit – Sommerfest 2008 Anforderungen Auf-trag Vor-berei-tung Planung Durch-führung Ziel ! 11.09.2008 IHK-Projektarbeit – Sommerfest 2008 Ute Beiermann

Ablauf-Balkendiagramm Teilaufgabe / Arbeitspaket Kalenderwochen 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 1 Projektstart   1.1 2. Anforderungen erheben 2.1 Anforderung erstellen 3. Anbieter suchen 3.1 Internetrecherchen 3.2 Tageszeitung 3.3 Umfeld interviewen 4. Alternativen vergleichen 4.1 Anforderungen abgleichen 4.2 Vorabanfragen 5. Mailingaktion 5.1 Einladungverschicken 5.2 Bearbeiten Rückläufer 6. Festorganisation 6.1 Reservierung DL 7. Berichte verfassen 6.6 Inhalte schreiben/ Party Auf-trag Vor-berei-tung Planung Durch-führung Ziel ! 11.09.2008 IHK-Projektarbeit – Sommerfest 2008 Ute Beiermann

IHK-Projektarbeit – Sommerfest 2008 IST-SOLL Überwachung Nr. Meilenstein Termin (Soll) Termin (Ist) MS 1 Projektstart  Projektauftrag 29.04.2008       MS 2 Projektplan OK 05.05.2008 MS 3 Vorliegen aller Angebote 30.05.2008 MS 4 Letzter Abgabetermin der Einladungsbestätigung 15.06.2008 MS 5 1 Woche vor Partybeginn zur Kontrolle der Erreichung der Projektziele 22.08.2008 MS 6 Projektende 29.08.2008 Auf-trag Vor-berei-tung Planung Durch-führung Ziel ! 11.09.2008 IHK-Projektarbeit – Sommerfest 2008 Ute Beiermann

IHK-Projektarbeit – Sommerfest 2008 Ziel erreicht !!!!!! Auftrag Vorberei-tung Planung Durchführung Ziel ! Die Party findet am Fr. , den 29. August ab 16:00 Uhr statt. Alle Mitarbeiter sind dafür freigestellt. Die Telefone werden zu einer anderen Niederlassung weitergeleitet. 11.09.2008 IHK-Projektarbeit – Sommerfest 2008 Ute Beiermann