Martin Pabst, Christoph-Scheiner-Gymnasium Ingolstadt Fortbildung für Verwaltungs- angestellte Schuljahr 2015/16

2 Zeitplanung 9:30 – 10:15 Arbeit 10:15 – 10:45 Kaffee, Gebäck 10:45 – 12:00 Arbeit 12:00 – 13:00 Mittagessen (auswärts) 13:00 – 14:30 Arbeit 14:30 – 15:00 Kaffee, Gebäck 15:00 – 16:00 Arbeit

3 Programm Tipps zum Umgang mit ASV Filter/Suche Exportformate + kurze Einführung in Excel (+Serienbriefe in Word?) Listengenerator Serienbriefeditor/Etiketten Arbeiten mit Word-Vorlagen Extra Präsentation: Arbeiten zur Unterrichtsplanung

4 Start und Login Benutzer an den Schulrechnern: – Name: – Passwort: Bitte nacheinander starten: – Postgres – DSS – Client ASV-Benutzer: Schul ASV-Passwort: ! !

A. Tipps zum Umgang mit ASV 5

6 1. Sonderzeichen Problemstellung: Der Name der Schülerin „Frédérique Garçon“ soll eingegeben werden. Lösung: Die F8-Taste zeigt in jedem Eingabefeld eine Liste mit Sonderzeichen

7 2. Aushängen von Fenstern Problemstellung: 2 Module sollen gleichzeitig nebeneinander angezeigt werden Lösung: Ein- und Aushängen von Modulfenstern AushängenWieder einhängen

8 3. Prüfung des aktuellen Datensatzes Problemstellung: Erfasster Wer ist plausibel, aber was sagt die Datenprüfung bei der Oktoberstatistik dazu? Lösung: Schnelle Prüfung einzelner Datensätze mit dem „Auge“-Button

9 3. Prüfung des aktuellen Datensatzes Problemstellung: Erfasster Wer ist plausibel, aber was sagt die Datenprüfung bei der Oktoberstatistik dazu? Lösung: Schnelle Prüfung einzelner Datensätze mit dem „Auge“-Button

10 4. Wiedervorlage Problemstellung: Eine neue Schülerin wird erfasst. Der Name der Herkunftsschule fehlt noch und wird nachgereicht. Lösung: Setzen einer Wiedervorlage.

11 4. Wiedervorlage 1.Cursor ins Feld „Herkunftsschule“ 2.„Glocke“-Button in der Toolbar 3.Details zur Wiedervorlage erfassen

12 4. Wiedervorlage 1.Cursor ins Feld „Herkunftsschule“ 2.„Glocke“-Button in der Toolbar 3.Details zur Wiedervorlage erfassen

13 4. Anzeige der Wiedervorlage Beim Programmstart (falls gewählt) oder Datei->Verwaltung-> Wiedervorlageverwaltung

14 5. Tabellenansicht Problemstellung: Schneller Überblick über die Teilnahme am Religionsunterricht (oder ein anderes Merkmal) aller Schüler einer oder mehrerer Klasse/n Lösung: Tabellenmodus

15 5. Tabellenansicht Tipp 1: Befindet man sich vor dem Öffnen der Tabellenansicht im Bearbeitungsmodus, so kann man die meisten Merkmale in der Tabelle sogar editieren. Tipp 2:Sortieren durch Klick auf die Spaltenköpfe

16 6. Suche von Schülern in ASD Problem: Das Feld „geboren in“ im Schülermodul ist ein Freitextfeld: Folge: Schule A findet den Schülerdatensatz von Schule B nicht zuverlässig.

17 6. Suche von Schülern in ASD Tipp: Das Feld „Geburtsort“ beim Suchen von Schülern in ASD ist kein Pflichtfeld!

B. Filter/Suche 18

19 1. Zweck Filter und Suche schränkt die im Navigator angezeigte Menge an Datensätzen (z.B. Schüler) ein. Filter „nur männliche“

20 2. Unterschied Filter – Suche Suche: – Vergleich weniger, wichtiger Merkmale mit festen Werten möglich – Nur „UND“-Verknüpfung der Suchbedingungen – Suche nicht speicherbar/wiederverwendbar – Schnell anwendbar

21 2. Unterschied Filter – Suche Filter – Vergleich über viele Merkmale möglich – Umfangreiche Vergleichsmöglichkeiten (gleich, kleiner, …) – Filter ist speicherbar und wiederverwendbar – Viele nützliche mit ASV ausgelieferte Standardfilter

22 3. Übung zu Filtern Aufgabe: Erstellen Sie einen Filter, der die Schüler/innen der Oberstufe beibehält und alle anderen ausfiltert. 1.Button „Filter auswählen“ 2.Button „Neuen Datensatz hinzufügen“

23 3. Übung zu Filtern 3.Kurzname des Filters erfassen (z.B. „Nur Oberstufe“) 4.Auf den Reiter „Filterdefinition“ wechseln, dort erfassen: 5.Button „Übernehmen“

24 3. Übung zu Filtern Alternative Filterdefinition:

25 4. Komplexe Auswahlfilter Beliebig viele geschachtelte Bedingungen Möglichkeit zur Dialogabfrage

26 5. Möglichkeit zum Scripting

27 6. Import/Export/Freigeben -> Als Datei -> Dann kann jeder Benutzer den Filter verwenden -> ermöglicht Verwendung im Listengenerator

28 7. Tipp: Immer ohne Ausgetretene Vorsicht: „UND vor ODER“!

C. Exportformate und Excel 29 „Victorinox Evolution 14“ von Vdv-r31 - Eigenes Werk. Lizenziert unter CC-BY-SA 4.0 über Wikimedia Commons -

30 1. Idee, Aufruf Exportformate sind selbst definierbare Schnittstellen

31 2. Definition eines Exportformats

32 3. Anwenden eines Exportformats Tipp: Filter „Ohne Austritte“ setzen!

33 4. Über die Zwischenablage nach Excel Tipp: Einfügen mit Strg + v

34 4. Weiter in Excel… Tipps: Doppelklick auf Spaltentrenner für optimale Breite Erste Zeile markieren, dann Strg + Shift + f (fett!) Zelle A1 markieren, dann Reiter Daten->Filtern

35 4. Weiter in Excel… Ab jetzt sind umfangreiche Filter- und Sortiermöglichkeiten vorhanden:

36 5. Ausblick: Excellisten als Grundlage von Word-Serienbriefen

D. Der Listengenerator 37

38 1. Ausführliche Anleitung… … auf listengenerator/start

39 2. Beispiel…

E. Der Serienbriefgenerator 40

41 1. Ausführliche Anleitung… … auf ten/berichte/serienbriefgenerator/start

42 2. Nützliche Felder Schulbezeichnung: obj?.schuleSchuljahr?.schuleStamm?.bezeichnungIntern Tagesdatum: new Date().format('dd.MM.yyyy') Ort der Schule: obj?.schuleSchuljahr?.schuleStamm.anschriftList.get(0)?.ortsbezei chnung

43 2. Nützliche Felder Textbausteine abhängig vom Geschlecht: obj.schuelerStamm.wlGeschlecht.schluessel.equals("1") ? "Der Schüler" : "Die Schülerin"; Text zusammensetzen (Konkatenation) mit „+“: def t = obj.schuelerStamm.wlGeschlecht.schluessel.equals("1") ? "Der Schüler" : "Die Schülerin"; def rufname = obj.schuelerStamm.rufname; def familienname = obj.schuelerStamm.familienname; Item.value = t + “ “ + rufname + “ “ + familienname + “ nimmt am Wahlkurs Basketball teil “;

44 3. Tipps Anlegen: Bearbeiten:

45 3. Tipps Textfelder, deren Inhalt erst im OnLoad-Script besetzt wird, sind beim Erstellen des Serienbriefs „unsichtbar“. Lösung: Immer eine Beschreibung des Inhalts als Text setzen

46 3. Tipps Die Scriptsprache ist sehr gewöhnungsbedürftig Lösung: Ab Version 1.26 auch möglich: Berichte, die auf Word basieren

F. Arbeiten mit Word-Vorlagen 47

48 1. Ausführliche Anleitung… … auf serienbriefimport_aus_word

49 2. Tipps Komplexere Texte können mit Hilfe von Groovy-Scripting zusammengestellt werden.

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