Digitale Langzeitarchivierung als Paradigmenwechsel? Chancen, Risiken und Herausforderungen der digitalen Langzeitarchivierung am Beispiel des Österreichischen Staatsarchivs

Wien, 30. Jänner 2008 Folie 2 Schriftgutübernahme der Dienststellen des Bundes (=Ministerien, nachgeordnete Dienststellen) => ca User/1 Mio. Akten/Jahr Digitales Schriftgut in Form des „elektronischen Aktes” (=ELAKimBund, EiB) Strukturierte Daten (=Metadaten/XML; Content/PDF/A) EDIAKT II–(Pakete) OAIS-Modell Referenzstandards: ISAD(G); PREMIS; TRAC; METS; MoReq 2 Ausgangsposition

Wien, 30. Jänner 2008 Folie 3 AG Q-LA, BLSG („digLA-Konvention”) Machbarkeitsstudie - 1/2007 Umsetzungsprojekt „digLAimBund” - Mai 2007 bis April 2008 Ziel: Erfordernisse des ÖStA für ein digLAimBund erarbeiten und definieren => Vergabeunterlagen Ausschreibung / Implementierung /2009 Produktivbetrieb – ca. 2009(-2011?) Projektkette/Zeitplan

Wien, 30. Jänner 2008 Folie 4 OAIS-Modell

Wien, 30. Jänner 2008 Folie 5 Storage (Datenspeicher) Standort St. Johann im Pongau (ZAS) Eigenes Standort- und Wartungsteam Datenlagerung keine Archivaufgabe mehr Rein technisches Kernsystem ohne Archivbeteiligung Datensicherung durch Techniker

Wien, 30. Jänner 2008 Folie 6 Data Management Hauptmodul zur Datenbearbeitung Unterstützt durch ein Archivinformationssystem (AIS) => im ÖStA: „scopeArchiv“ Findmittel => enthält Metadaten und beschreibende Informationen Tektonik, digLA-Struktur

Wien, 30. Jänner 2008 Folie 7 Administration Hauptmodul zur Regelung und Überwachung des digLA Festlegung von Archivierungsstrategien (z.B. bei Datenübernahmen) Definition von (Archiv-)Standards Controlling, Statistiken, Reports Preservation Planning Billing Pro digLA-User eigens definiert

Wien, 30. Jänner 2008 Folie 8 Preservation Planning Erhaltung/Bewahrung des Archivguts Migrationen Technologie-„Check-up“ Wartung „Restaurierung” => zentrales Zukunftsprojekt des ÖStA

Wien, 30. Jänner 2008 Folie 9 OAIS-Modell Daten- übernahme / Bewertung, Skartierung Daten- überwachung / Standards, Auswertungen, Policies Daten- bearbeitung / Erschließung Daten- speicher / Archiv Daten- ausgabe / Benutzung Datensicherung / Erhaltung, Bewahrung Archivinformations- system (Webinterface, Lizenz)

Wien, 30. Jänner 2008 Folie 10 Ingest (Datenübernahme) Aktenvarianten Analoges Schriftgut: Jhdt. Hybridakten: Ab 1980er (=digitale Metadaten, analoger Content wie z.B. Urkunden, Überformate, Broschüren, etc.) Altdaten => KIS-Akten: 1980er-2004 (analoges Schriftgut im ÖStA, Findmittel als digitale Daten noch in den Ministerien)

Wien, 30. Jänner 2008 Folie 11 Ingest (Datenübernahme) Aktenvarianten Digitales Schriftgut (EiB): ab Mitte 1990er Metadaten: Geschäftszahl, Betreff, Dringlichkeit usw. Prozessdaten: Bearbeitung, Aktenlauf, Status, Beginn usw. Inhaltsdaten: Word-doc, PDF, xls, xml, , e-Fax, jpg, tif usw. Fachdaten: Signaturprüfung

Wien, 30. Jänner 2008 Folie 12 Ingest (Datenübernahme) SkartierfristAussonderungsstatus

Wien, 30. Jänner 2008 Folie 13 Ingest (Datenübernahme) A – Archivwürdig V – Verschluss D – Datenschutz S – Skartieren nach 10 Jahren skartieren bzw. ins Archiv

Wien, 30. Jänner 2008 Folie 14 Anbietung Bewertung Skartierung Datenbearbeitung (Metadaten=Archivinformationssystem; Content=Storage) Speicherung Datenlöschung im Produktivsystem Ingest (Datenübernahme)

Wien, 30. Jänner 2008 Folie 15 Ausblick I – ÖStA der Zukunft OAIS-Modell: Archivabläufe auf Theorie umgelegt => „state of the art” definiert => allgemein gültiges Sprachmodell => Leadership in der Langzeitarchivierung Zertifizierung anstreben Allgemeine Verzeichnisrichtlinien erweitern Allgemeine Policies, Übernahmemodalitäten, Standards für Bund und ÖStA entwickeln Preservation Planning Erweiterung des Archivinformationssystems Digitalisierung Stärkere Einbindung des Archivs in die Aktenproduktivsysteme und deren Entwicklungsstufen

Wien, 30. Jänner 2008 Folie 16 Ausblick II – Chancen des digLA Service- und kundenorientierte Arbeitsvorgänge => modernes Archiv Barrierefreier Zugang über das Web Kein Paradigmenwechsel => Historische Forschung auf hohem Niveau gesichert