1 eTendering Information über die elektronische Vergabe von öffentlichen Aufträgen

2 Ziel der Veranstaltung  Erklärung der neuen Funktionen in lieferanzeiger.at (auftrag.at)  eTendering für vergebende Stellen  eTendering für Interessenten und Bieter (Verfahrensteilnehmer)  Erklärung von Signatur und Verschlüsselung aus Anwendersicht  Kennenlernen Ihrer Wünsche und Anforderungen an die elektronische Vergabe

3 Themen  Das Unternehmen  Definition von eTendering  Das Projekt eTendering  Der Funktionsumfang von eTendering

4 Das Unternehmen

5 5 Unternehmensstruktur 100 %

6 Unternehmensgegenstand und Aufgaben  Service providing im Bereich Vergabewesen und Datenaufbereitung  Betrieb eines Service- und Helpdesks  Datenverarbeitungsservice für öffentliche Ausschreibungen  Beobachtung und Weiterentwicklung elektronisches Vergabewesen Applikatorische Unterstützung im Vergabeprozess Softwareentwicklung (Vergabelösung)  Projektmanagement und Consulting

7 Unsere Online Services  900 Behördenorganisationen  Ca Behördenuser  Mehr als Bekanntmachungen im Jahr  bis Treffermails pro Tag  Ca aktive Abonnenten

8 8 Service für Bieter  Täglich die neuesten Ausschreibungen Österreichs und der EU -Aktive Suche in über Ausschreibungen -Suchprofile zu jedem Tätigkeitsbereich -Automatische Benachrichtigung via  Download von Ausschreibungsunterlagen Mehrwert  Schnelle Information  Umfassende Übersicht über alle Ausschreibungen  Ausgliederung der Suche  Hilfe durch den Helpdesk Service für Auftraggeber  Rechtskonforme Veröffentlichung - Standardformulare - nationale und euopäische Datenweiterleitung  Upload von Ausschreibungsunterlagen  Automatische Liste interessierter Bieter  Automatisierte Bieterverständigung Mehrwert  Vereinfachung des Prozesses  Hilfe durch den Helpdesk  Ausgliederung der Aufgaben  Zeitersparnis bei der Abwicklung von Ausschreibungen Service für Geschäftskunden  Aktuelle Firmenbuchinformationen von österreichischen Unternehmen -Datenbank mit über Daten aus dem Firmenbuch -Personalisierte Suchprofile -Automatische Benachrichtigung via Mehrwert  Schnelle Information  Umfassende Übersicht über Daten des Firmenbuchs  Ausgliederung der Suche  Hilfe durch den Helpdesk Unsere Online-Services

9 Positionierung eTendering

10 Operative Beschaffungszyklus Bedarfsspezifikation Bedarfsveröffentlichung Angebotseinholung, Vertragsabschluss operative Abrufe, Leistungserbringung Leistungsabrechnung Zahlung Bedarfe werden gesammelt und definiert. ProdukteDienstleistungenProjekte Arbeitsergebnisse sind: - Bestellanforderungen aus ERP Systemen - Leistungsverzeichnisse als Office Dokumente - Leistungsverzeichnisse als genormte Datenträger (z.B. XML) - … (zukünftig elektronische Kataloge)

11 Operative Beschaffungszyklus Bedarfsspezifikation Bedarfsveröffentlichung Angebotseinholung, Vertragsabschluss operative Abrufe, Leistungserbringung Leistungsabrechnung Zahlung Beschaffungsvorhaben wird öffentlich bekanntgegeben. Arbeitsergebnisse sind: - Publikation in der Wiener Zeitung - Publikation bei SIMAP - Publikation im eigenen Beschafferprofil

12 Operative Beschaffungszyklus Bedarfsspezifikation Bedarfsveröffentlichung Angebotseinholung, Vertragsabschluss operative Abrufe, Leistungserbringung Leistungsabrechnung Zahlung Durchführung der Ausschreibung (des Vergabeverfahrens). Arbeitsergebnisse sind: - Fragen und Aufklärungen - Aktennotizen und Protokolle - Teilnahmeanträge und Angebote - Bewertungsergebnisse - Zuschlag und Verträge Angebot GZ Fa. Meier GmbH

13 Operative Beschaffungszyklus Bedarfsspezifikation Bedarfsveröffentlichung Angebotseinholung, Vertragsabschluss operative Abrufe, Leistungserbringung Leistungsabrechnung Zahlung Durchführung der Bestellung. Erbringung des Schuldverhältnisses. Arbeitsergebnisse sind: - Bestellungen - Warenlieferungen - Erbringung der Dienstleistungen

14 Operative Beschaffungszyklus Bedarfsspezifikation Bedarfsveröffentlichung Angebotseinholung, Vertragsabschluss operative Abrufe, Leistungserbringung Leistungsabrechnung Zahlung Aufstellung über die erbrachten Leistungen Arbeitsergebnisse sind: - Leistungsnachweise - Wareneingangsbelege - Lieferscheine

15 Operative Beschaffungszyklus Bedarfsspezifikation Bedarfsveröffentlichung Angebotseinholung, Vertragsabschluss operative Abrufe, Leistungserbringung Leistungsabrechnung Zahlung Erfüllung der Vertragsverpflichtung durch Zahlung des vereinbarten Entgelts. Arbeitsergebnisse sind: - Buchung - Zahlungsüberweisung

16 Beschaffungszyklus und eProcurement Bedarfsspezifikation Bedarfsveröffentlichung Angebotseinholung, Vertragsabschluss operative Abrufe, Leistungserbringung Leistungsabrechnung Zahlung Office Produkte, Spezialsoftware für Bauprojekte, ERP-Systeme eBilling Online-Payment, elektr. Zahlungssysteme, Datenträgeraustausch eCatalogue, eOrder

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18 Der nächste Schritt elektronische Angebotsabgabe elektronische Angebots- öffnung elektronischer Vergabe- zuschlag

19 eTendering bei lieferanzeiger.at und auftrag.at: Intermediär und Dienstleister PEP.ET PEP.BC PEP.CP Behörden (CA Contracting Auth.) Verfahrensteilnehmer BO Business Operator Behörden- WF-Lösungen - unabhängiger Dritter - Transaktion/Protokollierung - sichere Verwahrung von geheimen Informationen - Publikation/Transparenz von öffentlichen Information

20 eTendering Prozess = Nutzung digitaler Medien für den Prozess von Ausschreibungsveröffentlichung bis rechts- gültigen Zuschlag bzw. Widerruf des Vergabe- verfahrens Ausschreibung veröffentlichen Angebot abgeben Angebote öffnen Bestbieter ermitteln Verfahren abschließen

21 eTendering Prozess = Nutzung digitaler Medien für den Prozess von Ausschreibungsveröffentlichung bis rechts- gültigen Zuschlag bzw. Widerruf des Vergabe- verfahrens

22 Zusammenspiel interne Aktenverwaltung und PEP.ET = Kommunikation mit Verfahrensteilnehmer Ausschreibung veröffentlichen Angebot abgeben Angebote öffnen Bestbieter ermitteln Verfahren abschließen Ausschreibung vorbereiten xml Angebote auswerten csv, files Genehmigung Zuschlags -entscheid manuelle Auswahl (optional) interner Ablauf, Verhandlung manuelle Auswahl (optional) ….. = interner Regeln und Genehmigung elektronisches Aktenverwaltungssystem

23 Das Projekt

24 Ausgangsituation für eTendering  iGov-Aktionsplan der EU [KOM(2006) 173]  Möglichkeit zur elektronischen Vergabe zu 100 % vorhanden  „… dafür sorgen, dass bis 2010 mindestens 50 % der öffentlichen Aufträge oberhalb des EG-Grenzwerts tatsächlich elektronisch vergeben werden..“  Erste Anfragen nach elektronischer Abgabe vorhanden  Auftraggeber und  Bietern  Bundesvergabegesetznovelle bezüglich elektronischer Kommunikation  §§ 43 (1) und 204 (1)  Vorrang der elektronischen Kommunikation; Papier nur mehr in Ausnahmefällen

25 Projektziele  Bedachtnahme auf Usability  Weiterbestand der vorhandenen Funktionen im lieferanzeiger.at und auftrag.at  Bereitstellung eines Standardprozess für die elektronische Abwicklung von Vergabeverfahren  Sichere Abwicklung und hohe Transparenz  Berücksichtigung EU-weiten Aktivitäten und nationaler Anforderungen

26 Vorteil einer zentralen Plattform Zentraler Ansprechpartner für Koordination und Weiterentwicklung Kompetenter und gut ausgestatteter Helpdesk für Wirtschaftsteilnehmer und Auftraggeber Einheitliche Prozesse, mehrfach verwendbar (unterschiedliche Ausschreibungen bei verschiedenen Auftraggebern werden nach demselben Schema abgewickelt) Kernkompetenz, der Auftraggeber nutzt die Plattform und braucht sich nicht um den Betrieb kümmern Kostenersparnis bei Betriebs- und Investitionskosten durch Skaleneffekte

27 Nutzen für Wirtschaftsteilnehmer  Zeit- und Kostenersparnis  Finalisierung formales Angebot  Postweg  Sachkosten  Vermeidung von Formalfehlern und Risikominimierung  Übermittlung und zeitgerechte Abgabe  Überprüfung von Eingaben  Nur ein Angebot und keine Kopien  Automatische Unterstützung bei der Angebotsabgabe  Wahrung der Übersicht, leichte Nachvollziehbarkeit  Hohe Vertraulichkeit  Datenübertragung und -speicherung  Kommunikation

28 Nutzen für Auftraggeber (ausschreibende Stellen)  Zeitgewinn durch Fristenverkürzung und Mehrfachnutzung  KMU-Förderung und Erhöhung der Bieterzahl  Höhere Frequenz; kürzere Zyklen  Kleinere Mengen  Übersicht und Transparenz  Protokollierung  Verfahrensprotokoll  Höhere Qualität der einlangenden Angebote  Reduktion von Routinetätigkeiten

29 Das Projekt  Projektbetreiber  auftrag.at ausschreibungsservice gmbh& co kg  Projektinhalt  elektronische Ausschreibung via auftrag.at und lieferanzeiger.at  Projektumsetzung  so rasch als möglich  geplanter Zeitraum bis

30 Projektinhalte  Sicht Bieter  Angebotsvorbereitung und -abgabe  Behördenkommunikationsmodul  Sicht Auftraggeber  Bieterfragebogen und –erklärungen  Angebotsöffnung  Kommunikationsmodul mit Bietern  Allgemeine Themen  Signatur  Verschlüsselung  Virenprüfung

31 Der Funktionsumfang von eTendering

32 Funktionsübersicht

33 Funktionsübersicht ausschreibende Stelle

34 Funktionsübersicht Wirtschaftsteilnehmer

35 eTendering Verfahrensablauf

36 Kommunikation

37 Verlauf Kommunikation

38 Das elektronische Angebot

39 Vorgang bei der Abgabe eines elektronischen Angebots

40 Was benötigen Sie für eTendering?  Ausschreibende Stelle (Auftraggeber)  lieferanzeiger.at – Kennung  Internetbrowser samt Internetzugang  PDF Reader  Bieter und Interessent  auftrag.at – Kennung (kostenfreie Registrierung oder auftrag.at Abo)  Internetbrowser samt Internetzugang  PDF Reader  Signaturumgebung Signaturkarte mit qualifiziertem Zertifikat (z.B. SV-Versicherungskarte mit A-trust Zertifikat) Kartenleser Signatursoftware (für eTendering frei downloadbar vom Partner)

41 Was bieten wir für eTendering  Betrieb der Webplattform  Notwendige Funktionen für ausschreibende Stellen  Notwendige Funktonen für Interessenten, Bieter  Sichere Verwahrung (Ver-/Entschlüsselung), Signaturprüfung  Signatur aller plattformerzeugten Dokumente  Protokollierung  Betreuung mittels Helpdesk  Beratung via Telefon und  Support mittels Internetfernwartungssoftware (Betreuung direkt am Bildschirm)  Individuelle Beratung und Projektbetreuung  Organisationsthemen, individuelle Schulungen  Organisationsspezifische Anpassungen

42 Danke für Ihr Interesse Paul Humann Bildquellen : aboutpixel.de / Euro © Dumpfbacke aboutpixel.de / Feierabend © Frank Zunker aboutpixel.de / Achtung Post © snygo aboutpixel.de / Ampel © snygo aboutpixel.de / alphabet_i © step85 aboutpixel.de / Zahlungsmittel © Uwe Dreßler aboutpixel.de / NullNullSieben © eyeofsamara aboutpixel.de / Papierrolle © addima aboutpixel.de / Das A und O © Uwe Dreßler aboutpixel.de / Ordner © frameless aboutpixel.de / business man 5 © Christoph Ruhland aboutpixel.de / Juppi © Uwe Dreßler aboutpixel.de / Sauerstoff © SD aboutpixel.de / uhr © b-13.eu aboutpixel.de / Rückruf erbeten © Rainer Sturm aboutpixel.de / Akten 1 © Ute Pelz aboutpixel.de / scharf rechnen_2 © Rainer Sturm aboutpixel.de / Abgrenzung © Rainer Sturm aboutpixel.de / Enter © Rainer Sturm aboutpixel.de / Euro-Taste © Rainer Sturm aboutpixel.de / Zielscheibe © inuit ; auftrag.at; EuroDumpfbackeaboutpixel.deFeierabendFrank Zunkeraboutpixel.deAchtung Postsnygoaboutpixel.deAmpelsnygoaboutpixel.dealphabet_istep85 aboutpixel.deZahlungsmittelUwe Dreßleraboutpixel.deNullNullSiebeneyeofsamaraaboutpixel.dePapierrolleaddimaaboutpixel.deDas A und OUwe Dreßleraboutpixel.deOrdnerframeless aboutpixel.debusiness man 5Christoph Ruhlandaboutpixel.deJuppiUwe Dreßleraboutpixel.deSauerstoffSDaboutpixel.deuhrb-13.euaboutpixel.deRückruf erbetenRainer Sturmaboutpixel.deAkten 1Ute Pelzaboutpixel.descharf rechnen_2Rainer Sturmaboutpixel.deAbgrenzungRainer Sturmaboutpixel.deEnterRainer Sturmaboutpixel.deEuro-TasteRainer Sturmaboutpixel.de Zielscheibeinuit