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BUNDESVERWALTUNGSAMT. 2 Folie: Aufgabenschwerpunkte Abteilung I Herr Flätgen Dr. Jürgen Hensen Präsident Abteilung II Herr Bönders Abteilung III Herr.

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1 BUNDESVERWALTUNGSAMT

2 2 Folie: Aufgabenschwerpunkte Abteilung I Herr Flätgen Dr. Jürgen Hensen Präsident Abteilung II Herr Bönders Abteilung III Herr Maßolle Abteilung IV Frau Bechtold- Bönders Abteilung V Herr Weber Abteilung VI Herr Lauer Abteilung VII Herr Peikert Giso Schütz Vizepräsident Verwaltung und Einziehung von Ausbildungs- darlehen Ausländer- zentral- register, SIS Visaan- gelegen- heiten Staats- angehörig- keitsange- legenheiten jüdische Emigranten Zentral- stelle für den Zivilschutz Zentralstelle für das Auslands- schulwesen Zentra- lisierung von Querschnitts- aufgaben Beratung und Prüfung von Behörden und ZE Renten- und Vermögens- abwicklung Aufnahme und Verteilung von Spät- aussiedlern Integration von Spät- aussiedlern und Ausländern Zentrale Steuerungs- aufgaben Informations- technik Ausbildung Berufsbildung Zuwendungen Entschädigung Wieder- gutmachung Jugendsekten Informations- stelle für Aus- wanderer Durchsetzung von Unterhalts- ansprüchen Mitarbeiter: Abteilung VIII Herr Hübenthal

3 BUNDESVERWALTUNGSAMT 3 Folie: Partner außerhalb des öffentlichen Bereichs z.B. Reisebüro, Bank Bundesministerium für Bildung und Forschung Bürger Auswärtiges Amt Bundesministerium des Innern Oberste Bundesbehörden, z.B. Partner im öffentlichen Bereich z.B. Ausländerbehörden BKA, BGS, BAFl Dienstleistungszentrum Bundesverwaltungsamt AZR / VISA AZR / VISA online rund 120 Aufgaben an 11 Standorten Haushaltsvolumen BVA rund 235 Mio bewirtschafte Mittel rund 2 Mrd. Der zentrale Dienstleister

4 BUNDESVERWALTUNGSAMT 4 Folie: extern (Bürger, Behörden, Partner) Feststellung und Messung der Anforderungen an die Dienstleistungsqualität Umsetzung der Anforderungen in konkrete Dienstleistungsstandards intern Aufnahme der Qualitätsphilosophie in die Behördenkultur Schaffung sachlicher, organisatorischer und personeller Voraussetzungen für den Einstieg in das Qualitätsmanagment Zufriedenheit der "Kunden" Schaffung/Pflege eines Qualitätsimages rechtlich zutreffendes Handeln Effizienzsteigerung der Prozesse Senkung der Kosten Schaffung eines internen Qualitätsbewußtseins qualitätsorientierte Personalentwicklung Qualitätsmanagementziele Interessanter Partner, Wettbewerbsfähigkeit " Marketingziele " wirtschaftliche Aufgabenerledigung mit leistungsfähigen Strukturen Operativ Strategisch hieraus ergeben sich folgende Aufgaben: Zielsystem des BVA moderner Dienstleister der Bundesregierung Leitbild

5 BUNDESVERWALTUNGSAMT 5 Folie: Verbindung Behörde-Partner (Bürger, Behörden, Wirtschaft) Binnenmodernisierung Qualitätsmanagement Geschäftsprozessoptimierung - Dokumentenmanagement und Workflow IT-Strategie Personalentwicklung Controlling eGovernment Binnenmodernisierung Außenverhältnis Innenverhältnis Internet BVA OfficeNet (Intranet)

6 BUNDESVERWALTUNGSAMT 6 Folie:

7 BUNDESVERWALTUNGSAMT 7 Folie: Informationen und Wissen erfolgreich kommunizieren.

8 BUNDESVERWALTUNGSAMT 8 Folie: Informations- und Wissensmanage- ment Evaluiert Informationen, Kommunikation und Wissen im BVA Definiert Prozesse, Informationsstruktur Informationswork- flow, Rahmen- bedingungen und Grundlagen Definiert Standards für Organisation, Personal und technische Umsetzung Publiziert und positioniert Information und Wissen Fachanwendungen Beispiele Kabinetts- informations- server VISA Bildungskredit EPOS ISAS online FAVORIT OfficeFlow Elektronische Akte, Geschäftsprozesse Steuert den Arbeitsworkflow ordnet und erschließt die Arbeitsdokumente und -informationen Veröffentlichung Fach- informations- systeme Intranet Extranet Internet Informations- arbeit Redaktions- Systeme Web-Content- Management- systeme Informations- und Wissensmanagement

9 BUNDESVERWALTUNGSAMT 9 Folie: Information Kommunikation Transaktion Auftraggeber Auftraggeber Mehrwert Geschäftsprozess Dienstleistung Produkt W e r t s c h ö p f u n g s k e t t e Informations- und Wissensmanagement

10 BUNDESVERWALTUNGSAMT 10 Folie: Bisher Suche und Verknüpfung nach/ von Informationen und Daten in unterschiedlichen Systemen / Plattformen. Informations- und Wissensmanagement Bausteine des Informations- und Wissensmanagements Vernetzung der Daten BAföG... VISA Bildungskredit EPOS ISAS online Informations- und Wissensarbeit Ziel des Informations- und Wissensmanagements: Vernetzung der Daten, damit der Nutzer ausschließlich über eine Oberfläche die Informationen erhält.

11 BUNDESVERWALTUNGSAMT 11 Folie: Bisher wurden Informationen und Wissen nicht automatisch gestreut und für an den erforderlichen Stellen verfügbar gemacht. Informations- und Wissensmanagement Bausteine des Informations- und Wissensmanagements Vernetzung der Daten BAföG... VISA Bildungskredit EPOS ISAS online Informations- und Wissensarbeit Ziel des Informations- und Wissensmanagements: Informations- und Wissensverantwortung an die Stelle, die über die Informationen und das Wissen verfügt = möglichst breiter dezentraler Ansatz.

12 BUNDESVERWALTUNGSAMT 12 Folie: analysieren, evaluieren und bewerten bewerten und definieren analysieren und aufbereiten realisieren und evaluieren Informations- und Wissensmanagement Gesamtangebot Nachfrage Informations- angebot Informations- bedarf IWM Informations- und Wissensmanagement Das Informations- und Wissensmanagement wird als eine wichtige Grundlage für die Entwicklung der Organisation, der Technik und des Personals im Bundesverwaltungsamt verstanden: Definition und Position des Informations- und Wissensmanagements

13 BUNDESVERWALTUNGSAMT 13 Folie: Informations- und Wissensmanagement Wissen und Information erfolgreich kommunizieren Eindeutige Definitionen von Zielen, Sachverhalten und Begriffen erforderlich. Beispiel: Die Informationen müssen z.B. verfügbar sein (Informationsgrundkriterien). zur und in der richtigen Zeit gesichert und geschützt zielgenau an jedem Ort Informations- und Wissensmanagement

14 BUNDESVERWALTUNGSAMT 14 Folie: Herstellen des organisatorischen Umfeldes (u.a. dezentrale Informationsarbeit) Herstellen des technischen Umfeldes (u.a. Angebot einfacher Instrumente für die Informationsarbeit) Herstellen eines Mitarbeiterprofils für das Informations- und Wissensmanagement (Fähigkeit Informationen zu bewerten, etc.) Mitarbeiter Organisation Technik Medienkompetenz und -verantwortung aller Mitarbeiter fördern Informations- und Wissensmanagement

15 BUNDESVERWALTUNGSAMT 15 Folie: Informations- erstellung Freigabeverantwortlicher Inhalt AL, RGL, RL Sachbearbeiter/ Bürosachbearbeiter/ Fachabteilungsredakteur Interessegruppen Personalvertretungen Beauftragte Abteilungs- leitung Autor RL RGL Abstimmungsprozess Inhalt Fachredakteur/ Autor INTRAnet Abteilungs- redakteur Abt.IIAbt. IIIAbt.IVAbt. VAbt.VIAbt. VIIAbt.VIII Abstimmungsprozess Verfahren Verfahren (Termine, Umsetzung, etc..) Delegation Freigabe Inhalt Freischaltung Qualitäts- sicherung Redakteure (SB I A 2, Fachspezialisten) Abt. IAbt.IIAbt. IIIAbt.IVAbt. VAbt.VIAbt. VIIAbt.VIII Chefredakteur EXTRAnet INTERnet Webmaster Behörden- leitung Pressesprecher AL I, RGL I Freischaltung Freigabe Delegation z.B. Geschäftsprozessmodellierung für die dezentrale Informationsarbeit Organisationsumfeld Informations- und Wissensmanagement

16 BUNDESVERWALTUNGSAMT 16 Folie: z.B. Geschäftsprozessmodellierung für die dezentrale Informationsarbeit Informations- und Wissensmanagement Organisationsumfeld

17 BUNDESVERWALTUNGSAMT 17 Folie: Mitarbeiterprofil Informations- wert erkennen Informationen aufbereiten Sach- und Facharbeit Informationen verarbeiten Sach- und Facharbeit Informationen verarbeiten Medienkompetenz Neue Kultur der Zusammenarbeit, z.B. Wissenstresore müssen aufgeschlossen werden, Teamarbeit. Informations- und Wissensmanagement

18 BUNDESVERWALTUNGSAMT 18 Folie: Technikumfeld

19 BUNDESVERWALTUNGSAMT 19 Folie:

20 BUNDESVERWALTUNGSAMT 20 Folie:

21 BUNDESVERWALTUNGSAMT 21 Folie:

22 BUNDESVERWALTUNGSAMT 22 Folie:

23 BUNDESVERWALTUNGSAMT 23 Folie: Beispiele

24 BUNDESVERWALTUNGSAMT 24 Folie: Firewall Elektronischer Bescheid Kontrolle Import- Server Internet Elektronische Bearbeitung Web-Server BVA Online-Anträge (verschlüsselte Übertragung) Workflow- und Dokumenten- Server

25 BUNDESVERWALTUNGSAMT 25 Folie: Online-Bürgerservice Online-Information Verfahren Gesetzen Verordnungen Online-Antrag / Formulare

26 BUNDESVERWALTUNGSAMT 26 Folie: Travel-Management-System

27 BUNDESVERWALTUNGSAMT 27 Folie: ISAS online InformationsSystem Bewerbersystem Schulbeihilfe Grunddaten Projektmittel Zuwendungen an LK UV / LV Haushalt ZfA AuslandsSchulwesen Sprachdiplom ZfA 110 Mitarbeiter 250 ausl. Bildungseinrichtungen Sekretariat der KMK 45 Fachberater/Koordinatoren Kultusministerien der Länder Auslandsvertretungen AA Ref Fachschaftsberater Benutzer ISAS

28 BUNDESVERWALTUNGSAMT 28 Folie: Informations- und Wissensrecherche: Fach- und Erfahrungsberichte Hinweise auf Publikationen Online-Broschüren interessante Links Newsletter Beispiel Information

29 BUNDESVERWALTUNGSAMT 29 Folie: Behörde - Behörde Benutzerfreundlicher Datenaustausch einheitlich und universell weit verbreiteter Standard zukunftssicher Verringern der Aufwände Verbesserung der Datenqualität

30 BUNDESVERWALTUNGSAMT 30 Folie: Elektronisches Personal-, Organisations und Stellensystem Binnen- modernisierung


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