1 Prozesse im Studierendenmanagement Kontext: Studierenden anlegen Studium anlegen und bearbeiten Studienprogramm/Beurlaubung hinzufügen Sonstige Aktivitäten:

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1 1 Prozesse im Studierendenmanagement Kontext: Studierenden anlegen Studium anlegen und bearbeiten Studienprogramm/Beurlaubung hinzufügen Sonstige Aktivitäten: Suchfunktion, E-Mails verschicken, diverse Auswertungen

2 2 Semester-Terminologie Aktuelles Semester: Semester, in dem sich gerade befunden wird Es wird im Hintergrund von CAMPUSonline anhand der Anfangs- und Endzeiten berechnet, die in der Applikation Studienjahre für die einzelnen Semester angegeben sind Weitermeldungssemester Fälschlicherweise im Studierendenmanagement als „Aktuelles Semester“ bezeichnet (TU Graz plant eine Umbenennung) Dieses Semester muss bei Bedarf manuell über die Applikation Semesterjobs aktualisiert werden Die automatisierte Immatrikulation/Rückmeldung von Studierenden, die alle erforderlichen Bedingungen erfüllen, findet seitens des Weitermeldungs-Batch-Jobs (StDoWeitermelden) nur für dieses Semester statt Beitragssemester Dieses Semester muss ebenfalls bei Bedarf manuell über die Applikation Semesterjobs aktualisiert werden Beim Einlesen von Zahlungsdaten ordnet der automatische Mechanismus Zahlungen den jeweiligen Studierenden immer für das eingestellte Beitragssemester zu (sofern der Verwendungszweck korrekt angegeben wurde)

3 3 Prozesse im Studierendenmanagement (1) 1 1 Schrittanleitung: Sie müssen den einzelnen Schritten für das gewünschte Ergebnis folgen! Bitte gehen Sie hierbei nach der Nummerierung der Kreise vor! Hinweise: Die rechteckigen Kästchen machen Sie auf aktualisierte oder auf bestehende Informationen aufmerksam. Hier müssen Sie nicht tätig werden! Sie sollten jedoch die entsprechenden Informationen auf Ihre Richtigkeit überprüfen!

4 4 Prozesse im Studierendenmanagement (2) 1 2 3

5 5 Prozesse im Studierendenmanagement (3) 3 1

6 6 Neuen Studierenden anlegen

7 7 Neuen Studierenden anlegen (1) 1

8 8 Neuen Studierenden anlegen (2) 1 2 * bei *: Soll die Korrespondenzadresse als Heimatadresse verwendet werden, muss hier ein Haken gesetzt werden Hinweis: gelbe Felder sind Pflichtfelder, diese müssen ausgefüllt werden 1 bei 1: unbedingt „neu vergeben“ auswählen, damit die Vergabe der Matrikelnummer automatisch erfolgt

9 9 Studium anlegen Studierenden manuell in Studium einschreiben

10 10 Studium anlegen (1) 1

11 11 Studium anlegen (2) 1

12 12 Studium anlegen (3) 1 2 3 4 5 bei 2: Liste erscheint erst, sobald ein Abschlussziel (Punkt 1) ausgewählt wurde bei 4: Dropdown-Feld erscheint erst, sobald ein Studiengang (Punkt 2) ausgewählt wurde

13 13 Studium anlegen (4) 1 bei 1: Das Studium sollte dementsprechend erscheinen

14 14 Immatrikulieren/Rückmelden

15 15 Immatrikulieren/Rückmelden (1) 1

16 16 Immatrikulieren/Rückmelden (2) 1

17 17 Immatrikulieren/Rückmelden (3) 1 2 3 4 5 6 bei 3/4: „Fachsemester“ auswählen bei 2: überprüfen!

18 18 Immatrikulieren/Rückmelden (4) 1

19 19 Befristung ändern

20 20 Befristung ändern (1) 1

21 21 Befristung ändern (2) 2 1

22 22 Befristung ändern (3) 1

23 23 Befristung ändern (4) 1

24 24 Befristung ändern (5) 1

25 25 Befristung ändern (6) 1 2

26 26 Befristung ändern (7) 3 1 2

27 27 Befristung ändern (8) 1

28 28 Wechsel des Studiengangs - Fachwechsel

29 29 Wechsel des Studiengangs – Fachwechsel (1) 1

30 30 Wechsel des Studiengangs – Fachwechsel (2) 2 1 bei 1: zeigt das bereits begonnene Studium

31 31 Wechsel des Studiengangs - Fachwechsel (3) 1 2 3 4 5

32 32 Wechsel des Studiengangs - Fachwechsel (4) 2 1 bei 1: die Liste wurde um das neue Studium erweitert

33 33 Wechsel des Studiengangs - Fachwechsel (5) 1

34 34 Wechsel des Studiengangs - Fachwechsel (6) 1 2 3 * * bei *: die Anzahl der Semester müssen sich automatisch erhöht haben bei 2: „Fachsemester“ auswählen

35 35 Wechsel des Studiengangs - Fachwechsel (7) 1

36 36 Wechsel des Studiengangs - Fachwechsel (8) 1

37 37 Wechsel des Studiengangs - Fachwechsel (9) 2 1

38 38 Wechsel des Studiengangs - Fachwechsel (10) 1

39 39 Wechsel des Studiengangs - Fachwechsel (11) 1 2 3 4 bei 3: Wichtig! Es darf kein Haken gesetzt sein

40 40 Wechsel des Studiengangs - Fachwechsel (12) 2 1 bei 1: das Studium erscheint als geschlossen („Z“)

41 41 Wechsel des Studiengangs – komplettes Studium

42 42 Wechsel des Studiengangs – komplettes Studium (1) 1

43 43 Wechsel des Studiengangs – komplettes Studium (2) 2 1 bei 1: zeigt das bereits begonnene Studium

44 44 Wechsel des Studiengangs – komplettes Studium (3) 1 2 3 4 5

45 45 Wechsel des Studiengangs – komplettes Studium (4) 2 1 bei 1: die Liste wurde um das neue Studium erweitert

46 46 Wechsel des Studiengangs – komplettes Studium (5) 1

47 47 Wechsel des Studiengangs – komplettes Studium (6) 1 2 3 4 5 bei 4: Haken muss gesetzt sein

48 48 Wechsel des Studiengangs – komplettes Studium (7) 2 1 bei 1: das Studium erscheint als geschlossen („Z“)

49 49 Schließen eines Studiums

50 50 Schließen eines Studiums (1) 1

51 51 Schließen eines Studiums (2) 1

52 52 Schließen eines Studiums (3) 1

53 53 Schließen eines Studiums (4) 1 2 3 4 bei 3: Haken muss gesetzt sein

54 54 Wiederaufnahme eines geschlossenen Studiums

55 55 Wiederaufnahme eines geschlossenen Studiums (1) 1

56 56 Wiederaufnahme eines geschlossenen Studiums (2) 1

57 57 Wiederaufnahme eines geschlossenen Studiums (3) 1

58 58 Wiederaufnahme eines geschlossenen Studiums (4) 1 2

59 59 Wiederaufnahme eines geschlossenen Studiums (5) 2 1 bei 1: das Studium erscheint als wiedereinzuschreiben „z*“

60 60 Zulassung zu einem Studium stornieren

61 61 Zulassung zu einem Studium stornieren (1) 1

62 62 Zulassung zu einem Studium stornieren (2) 1

63 63 Zulassung zu einem Studium stornieren (3) 1 * bei *: Achtung! Sofern die Zulassung storniert wird, muss bei einem Fehler der komplette Studienverlauf manuell nachgebildet werden!

64 64 Zulassung zu einem Studium stornieren (4) 1

65 65 Zulassung zu einem Studium stornieren (5) 2 1 bei 1: das Studium erscheint als manuell gelöscht „G“

66 66 Studienverlauf manuell korrigieren

67 67 Studienverlauf manuell korrigieren (1) Wichtig! Die manuelle Korrektur des Studienverlaufs erfordert die Überprüfung des gesamten Studiums (siehe Studienverlauf manuell korrigieren (7), Schritt 2)!

68 68 Studienverlauf manuell korrigieren (2) 1

69 69 Studienverlauf manuell korrigieren (3) 1

70 70 Studienverlauf manuell korrigieren (4) 1

71 71 Studienverlauf manuell korrigieren (5) 1

72 72 Studienverlauf manuell korrigieren (6) 1 2 3 bei 2: entsprechenden Status eintragen

73 73 Studienverlauf manuell korrigieren (7) 2 4 1 3 bei 1: es erscheinen die entsprechenden Eintragungen bei 3: nach einem Klick auf „Verlauf prüfen“ muss diese Meldung erscheinen

74 74 Studienprogramm/Beurlaubung hinzufügen

75 75 Studienprogramm/Beurlaubung (1) 1

76 76 Studienprogramm/Beurlaubung (2) 1

77 77 Studienprogramm hinzufügen

78 78 Studienprogramm/Beurlaubung > Studienprogramm hinzufügen (1) 1

79 79 Studienprogramm/Beurlaubung > Studienprogramm hinzufügen (2) 1 2 3 4 5

80 80 Studienprogramm/Beurlaubung > Studienprogramm hinzufügen (3) 2 1 bei 1: hier erscheinen die entsprechenden Eintragungen

81 81 Beurlaubung hinzufügen

82 82 Studienprogramm/Beurlaubung > Beurlaubung hinzufügen (1) 1

83 83 Studienprogramm/Beurlaubung > Beurlaubung hinzufügen (2) 1 2 3 4

84 84 Studienprogramm/Beurlaubung > Beurlaubung hinzufügen (3) 2 1 bei 1: hier erscheinen die entsprechenden Eintragungen

85 85 Nachträgliche Beurlaubung hinzufügen

86 86 Nachträgliche Beurlaubung hinzufügen (1) 1

87 87 Nachträgliche Beurlaubung hinzufügen (2) 1

88 88 Nachträgliche Beurlaubung hinzufügen (3) 1

89 89 Nachträgliche Beurlaubung hinzufügen (4) 1 2 3

90 90 Nachträgliche Beurlaubung hinzufügen (5) 2 1 bei 1: hier erscheinen die entsprechenden Eintragungen

91 91 Nachträgliche Beurlaubung hinzufügen (6) 2 1 bei 1: hier erscheinen die entsprechenden Eintragungen

92 92 Nachträgliche Beurlaubung hinzufügen (7) 1

93 93 Nachträgliche Beurlaubung hinzufügen (8) 1

94 94 Nachträgliche Beurlaubung hinzufügen (9) 2 1 bei 1: hier muss eine entsprechende Änderung vorgenommen werden

95 95 Nachträgliche Beurlaubung hinzufügen (10) 2 1 bei 1: hier erscheinen die entsprechenden Eintragungen

96 96 Exmatrikulation

97 97 Exmatrikulation (1) 1

98 98 Exmatrikulation (2) 1

99 99 Exmatrikulation (3) 1 2

100 100 Exmatrikulation (4) 1

101 101 Wichtig! Bei einer fehlerhaften Exmatrikulation und der anschließenden Rücknahme muss der Studienverlauf (wie nachfolgend beschrieben) korrigiert werden! Exmatrikulation (5)

102 102 Exmatrikulation (6) 1 1 bei 1: hier erscheinen die Auswirkungen der Exmatrikulation

103 103 Exmatrikulation (7) 1

104 104 Exmatrikulation (8) 1 2

105 105 Exmatrikulation (9) 1 2

106 106 Exmatrikulation (10) 1 bei 1: trotz Rücknahme der Exmatrikulation ist der Status „Z“ verblieben! 2

107 107 Exmatrikulation (11) 1 2

108 108 Sonstige Aktivitäten

109 109 Personenbezogene Suchfunktion

110 110 Sonstige Aktivitäten > Personenbezogene Suchfunktion (1) 1

111 111 Sonstige Aktivitäten > Personenbezogene Suchfunktion (2) 1 2 3 bei 1: Felder für die personenbezogene Suche

112 112 Sonstige Aktivitäten > Personenbezogene Suchfunktion (3) 4 bei 4: Ergebnis der personenbezogenen Suche

113 113 Studienbezogene Suchfunktion

114 114 Sonstige Aktivitäten > Studienbezogene Suchfunktion (1) 1

115 115 Sonstige Aktivitäten > Studienbezogene Suchfunktion (2) 1 2 bei 1: Felder für die studienbezogene Suche

116 116 Sonstige Aktivitäten > Studienbezogene Suchfunktion (3) 3 4 bei 4: Ergebnis der studienbezogenen Suche

117 117 Beitragsbezogene Suchfunktion

118 118 Sonstige Aktivitäten > Beitragsbezogene Suchfunktion (1) 1

119 119 Sonstige Aktivitäten > Beitragsbezogene Suchfunktion (2) 1

120 120 Sonstige Aktivitäten > Beitragsbezogene Suchfunktion (3) 2 3 bei 2: Felder für die beitragsbezogene Suche

121 121 Sonstige Aktivitäten > Beitragsbezogene Suchfunktion (4) 4 bei 4: Ergebnis der beitragsbezogenen Suche

122 122 E-Mails verschicken

123 123 Sonstige Aktivitäten > E-Mails verschicken (1) 1 3 2 bei 1: Ergebnis der Suchfunktion (siehe Folien zuvor)

124 124 Sonstige Aktivitäten > E-Mails verschicken (2) 1 2 3 5 4 bei 4: E-Mail an Empfänger; die Angaben in den Klammern ( >) werden durch die Informationen des Studierenden ersetzt

125 125 Diverse Auswertungen

126 126 Sonstige Aktivitäten > Diverse Auswertungen (1) 1

127 127 Sonstige Aktivitäten > Diverse Auswertungen (2) 1 bei 1: gewünschte Liste und gewünschtes Dateiformat auswählen

128 128 Sonstige Aktivitäten > Diverse Auswertungen (3) 1 Beispielh aft:

129 129 E-Mail Vorlagen bearbeiten

130 130 Sonstige Aktivitäten > E-Mail Vorlagen bearbeiten (1) 1

131 131 Sonstige Aktivitäten > E-Mail Vorlagen bearbeiten (2) 1 2 3 4 5 6

132 132 Studierendenkartei

133 133 Sonstige Aktivitäten > Studierendenkartei (1) 1

134 134 Sonstige Aktivitäten > Studierendenkartei (2) 1 1