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Trends im ECM Enterprise Content Management Dr. Ulrich Kampffmeyer SER 2010 München, 16.11.2010 P R O J E C T C O N S U L T Unternehmensberatung Dr. Ulrich.

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1 Trends im ECM Enterprise Content Management Dr. Ulrich Kampffmeyer SER 2010 München, P R O J E C T C O N S U L T Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Trends im ECM Enterprise Content Management SER Keynote München 2010 Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2010

2 1. Einführung: Was ist ECM? 2. Trends im Markt für Information Management 2.1 ECM: nur ein kleiner Bestandteil allgemeiner IT-Trends 2.2 Transition: Von ECM Enterprise Content Management zu EIM Enterprise Information Management 2.3 Automatisierung: Schlüssel für die Überwindung des Flaschenhalses der Erfassung und der Informationserschließung 2.4 Microsoft Sharepoint: ECM oder Nicht-ECM? 2.5 ECM Inhouse oder in der Cloud: Neue Konzepte revolutionieren den Markt 2.6 Governance, Risk-Management & Compliance: Ein Ansatz für eine einheitliche, transparente Informationsinfrastruktur 2.7 Enterprise 2.0: Web 2.0 und Social Business erhalten Einzug 2.8 Revolution: Mobile marschiert voran 2.9 ECM ist keine Insel: Infrastruktur und Integration 2.10Konsolidierung im ECM-Markt: die großen Anbieter geben die Trends vor 3. Ausblick: Die organisatorische Herausforderung bleibt - moderne Software verändert Umgang mit Information und menschliches Verhalten Trends im ECM Enterprise Content Management SER Keynote München 2010 Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2010 Agenda

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4 ECM steht für Enterprise Content Management Edition of Contemporary Music Electronic Counter Measures Electrochemical Machining Elektrochemische Metallbearbeitung Elliptic Curve Method Engine Control Module Enterprise Change Management Entitlement Control Message Error Correction Mode Erythema chronicum migrans Equity Capital Management Espresso Coffee Machines European Corporate Management Engineering Change Management Exceptional case marking Experiment Container Modules Extra Cellulare Matrix Equity Capital Markets Energiekorrigierte Milchmenge mit einem Fettgehalt von 4 % und einem Eiweißgehalt von 3,4 %

5 ECM: Die Definition nach AIIM 2010 Enterprise Content Management (ECM) is the strategies, methods and tools used to capture, manage, store, preserve, and deliver content and documents related to organizational processes. ECM tools and strategies allow the management of an organization's unstructured information, wherever that information exists. AIIM Association for Information and Image Management International, 2010 Enterprise Content Management (ECM) sind die Strategien, Methoden und Werkzeuge zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von Content und Dokumenten zur Unterstützung von organisatorischen Prozessen. ECM Werkzeuge und Strategien erlauben die Verwaltung aller unstrukturierten Informationen einer Organisation wo immer diese auch gespeichert sein mag.

6 AIIM Modell für ECM Enterprise Content Management CAPTURE PRESERVE DELIVER STORE MANAGE STORE WCM RM WF/ BPM DM Collab CAPTURE MANAGE Collaboration Web Content Management Records Management Workflow/Business Process Management STORE SEARCH PROTECT DELIVER PRESERVE Document Management

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8 ECM ist nur ein kleiner Baustein im Information Management.

9 IT T RENDS 2011 Cloud Computing Mobile Applications and Media Tablets Social Communications and Collaboration Video Next Generation Analytics Social Analytics Context-Aware Computing Storage Class Memory Ubiquitous Computing Fabric-Based Infrastructure and Computers

10 IT T RENDS 2011 Distributed cocreation moves into the mainstream Making the network the organization Collaboration at scale The growing Internet of Things Experimentation and big data Wiring for a sustainable world Imagining anything as a service The age of the multisided business model Innovating from the bottom of the pyramid Producing public good on the grid

11 ECM Trends 2010 A tidal Wave of Information Everything is Social The Consumerization of Enterprise IT Ubiquitous Computing Manual processes are the enemy Accountability still matters War of the Platforms The New Sweet Spot: From Systems of Record to Systems of Engagement

12 ECM Trends 2011 ECM: nur ein kleiner Bestandteil allgemeiner IT-Trends Transition: Von ECM Enterprise Content Management zu EIM Enterprise Information Management Automatisierung: Schlüssel für die Überwindung des Flaschenhalses der Erfassung und der Informationserschließung Microsoft Sharepoint: ECM oder Nicht-ECM? ECM Inhouse oder in der Cloud: Neue Konzepte revolutionieren den Markt GRC Governance, Risk-Management & Compliance: Ein Ansatz für eine einheitliche, transparente Informationsinfrastruktur Enterprise 2.0: Web 2.0 und Social Business halten Einzug Revolution: Mobile marschiert voran ECM ist keine Insel: Infrastruktur und Integration Konsolidierung im ECM-Markt: die großen Anbieter geben die Trends vor

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14 Die Zukunft von ECM Heute: Der Einsatz von Enterprise Content Management ist längst nicht mehr eine Frage des Ob, sondern nur noch des Wie und Wann. Morgen: ECM hat als eigenständige Kategorie keine Zukunft – es wird im Informationsmanagement aufgehen.

15 Zusammenführung strukturierter und unstrukturierter Informationen EIM ECM Selbsterfüllende Prophezeiung EIM Enterprise Information Management AIIM International 2003

16 Bisherige Bezeichnungen für IT-Lösungen, die auf besonderen Typisierungen von Daten basieren, verlieren ihre Bedeutung.

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18 Automatische Klassifikation Input Management Ordnung schaffen bei der Erfassung und Speicherung Retrieval Enterprise Search und Google on my Desktop lassen grüßen!

19 Automatische Klassifikation vermeidet manuelle Fehler und ist die einzige Chance zum inhaltlichen Erschließen der exponentiell wachsenden Informationsmenge.

20 Im semantischen Web wird alles klassifiziert und automatisch in Beziehung gesetzt. Hier stehen wir erst ganz am Anfang des Einsatzes der automatischen Klassifikation.

21 Aber: Automatisierung wandelt sich auch von einer Unterstützungsfunktion zu einer Kontroll- und Bevormundungsfunktion.

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23 Microsoft Sharepoint: ECM oder Nicht-ECM? Microsoft definiert ECM einfach neu.

24 Microsoft Sharepoint 2010 Sites Communities Content Search Insights Composites

25 Sharepoint 2007 war ein Marktöffner für ECM. Die ECM-Branche profitierte von der Lieferung von Zusatzfunktionalität. Sharepoint 2010 ist Collaboration, Integration und auch ECM … zwar nicht vollständig, aber für viele Anwender ausreichend.

26 Bewertung der ECM-Funktionalität nach AIIM MOSS 2007 Sharepoint 2010

27 Für welche Anwendungen wird noch ein zusätzliches ECM-System benötigt? Für viele Anwender ist ECM mit dem weitverbreiteten Sharepoint ausreichend.

28 ECM wird zwischen ERP-Systemen einerseits und SharePoint/Office andererseits eingeklemmt. Die klassischen ECM-Anbieter werden zu Subsystemlieferanten von Komponenten für den Sharepoint – aber die USPs schmelzen mit jeder neuen Sharepoint-Version dahin.

29 Und … Sharepoint gibt es auch als SaaS auf Azure in der Cloud.

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31 Was ist neu? Es gab bereits früher Hosting, Outsourcing, ASP Application Service Providing und andere, dem SaaS-Modell vergleichbare Ansätze.

32 Äpfel & Birnen! SaaS, IaaS, PaaS, Private Cloud, Public Cloud, Virtual Platform …

33 IaaS The Cloud Infra- structure as a Service IaaS

34 Infrastructure as a Service stellt sämtliche Infrastruktur zur Verfügung wie zum Beispiel Archivierungs- oder Backup-Systeme Service bietet eine Auswahl von virtuellen Ausführungsumgebungen wie Hardware, Rechenleistung, virtuellen Maschinen mit Betriebssystemen und virtuellen Desktops an. Vorteil gegenüber traditionellen Datencentern ist die Skalierbarkeit Anwendungen: Amazon Elastic Compute Cloud (EC2)

35 PaaS The Cloud Platform as a Service PaaS

36 Paas Platform as a Service Plattform wird über das Web zur Verfügung gestellt diese dient zum Aufbau und zur Ausführung von benutzerdefinierten Anwendungen Anwendungsentwicklung und – bereitstellung Anwendungen: Microsoft Azure, Amazon SimpleDB, Amazon Simple Queue Service (SQS), Amazon Simple Storage Service (S3), PayPal

37 SaaS The Cloud Software as a Service SaaS

38 Software as a Service Methode, Software nach Bedarf bereitzustellen Ähnelt dem ASP Application Service Providing Unternehmen können über SaaS Software-Anwendungen je nach Bedarf über das Web nutzen In Bezug auf die Skalierbarkeit bieten "SaaS"-Lösungen hohe Flexibilität Durch die steigenden Ansprüchen an die Performance von Mitarbeitern und Lieferanten, gleichzeitig aber auch von Kunden an die Unternehmens-Performance ist die Kontrolle und das Management der Anwendungen und Systeme durch 24/7 Services meist gewährleistet

39 The Cloud Infra- structure as a Service Amazon (Elastic Compute Cloud EC2) IBM Platform as a Service Microsoft Azure Amazon (SimpleDB, Simple Queue Service SQS, Simple Storage Service S3) PayPal IBM Software as a Service Apple Apps Google Apps Salesforce Facebook IaaS SaaS PaaS

40 Jenseits von traditionellem Outsourcing treten Cloud-Lösungen in den Wettbewerb mit Inhouse-Lösungen. Für ECM ist es nur noch eine Vertrauens- und eine Zeitfrage.

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42 GierAngst

43 Definition Compliance Übereinstimmung mit und Erfüllung von rechtlichen und regulativen Vorgaben.

44 GRC vereinigt die Disziplinen Corporate Governance, Risikomanagement und Compliance als durchgängiges Vorgehensmodell. Governance Compliance Risk Management

45 Nur eine zusammenhängende Betrachtung von Compliance mit Governance und Risk Management sichert eine durchgängige IT-Infrastruktur und Ende-zu-Ende- Nachvollziehbarkeit.

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48 Enterprise 2.0 is the use of emergent social software platforms within companies, or between companies and their partners or customers. Enterprise 2.0 (Enterprise und Web 2.0) ist eine Anspielung darauf, dass Social Software zunehmend auch im Unternehmenskontext zum Einsatz kommt und die Zusammenarbeit in Unternehmen (positiv) beeinflusst.

49 Web 2.0 ist inzwischen als Enterprise 2.0 in den Unternehmen angekommen. Nutzung von Wikis, Foren, Blogs, Social Software, Tagging, Microblogging, RSS usw. greift nicht nur auf Intranets, sondern zunehmend auch in Geschäftsanwendungen über. Wie im Internet verändert sich auch in den Unternehmen der Umgang mit Information.

50 Der Veränderung im E2.0-Umfeld muss auch ECM Rechnung tragen: Archivierung der 2.0-Inhalte. ECM-Integration in Portale. Bereitstellung von Diensten für die neuen Umgebungen.

51 Einige Probleme: Externe Blog-Posts und Webseiteninhalte werden in den Unternehmen fast gar nicht archiviert. Die Archivierung dynamischer Dateiformate stellt vor große Probleme und ist bei den meisten Unternehmen nicht gelöst, Tweets und Instant Messages werden in den Unternehmen bisher nicht archiviert. Es werden immer noch Insel-Systeme für bestimmte Datei-Typen - wie s, Web Pages, Audio und Video - präferiert. Es gibt kaum eine durchgängige Integration der bisherigen IT-Welten von Host, Client-Server, SOA und Web 2.0.

52 E 2.0 ist nicht mehr technologisch definiert, sondern beschreibt die sozialen, kommunikativen und organisatorischen Veränderungen im agilen Unternehmen. In den USA ist man vom Begriff E 2.0 längst weg und bezeichnet den neuen Trend als Social Business.

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54 Der aktuell wichtigste Trend Die mobile Revolution

55 Apps sind Wiedergeburt des Fat Client in mikroskopischer Form. Hinter dem Begriff Apps verbirgt sich nicht nur bei Apple das Thema Mobilität.

56 Die Nutzung des Internets über Mobile Devices, Smartphones, xyzPads und andere mobile Services erzeugt auch Druck für ECM: Nutzeroberflächen verändern sich und damit auch die Erwartungen der Anwender, wie Software zukünftig bedient werden soll.

57 Alle Oberflächen werden sich zukünftig daran messen lassen müssen, dass sie nicht nur von professionellen Anwendern, sondern von jedem beliebigen Menschen bedient werden können müssen. Maßstab wird die Bedienung des Fernsehers, des Mobiltelefons oder der Musikanlage zu Hause sein!

58 Auch ECM-Services wie -Archive, elektronische Akten und Workflows können mit Hilfe von Apps genutzt werden. Viele ECM-Anbieter haben daher Apps für iPhone, iPad und vergleichbare Produkte.

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60 ECM als eigenständige, als führende Anwendung?

61 ECM wird nur in sehr wenigen Bereichen, wo es um dokumentenorientierte Bearbeitung geht, als führende Oberfläche akzeptiert werden, z.B. als: virtuelle Akte, bestimmter Typ von Workflow, einheitlicher Posteingangskorb, anwendungsunabhängiger Archivzugang.

62 Enabling & Dienste

63 Nutzung von ECM-Funktionalität über integrierte Funktionen und Aufrufe direkt aus der führenden, vom Anwender für seine Tätigkeit am häufigsten genutzten Anwendung heraus.

64 ECM-Funktionalität muss in jeder Anwendung integriert zur Verfügung stehen. Irgendwann reduziert sich dann die Funktionalität auf die drei Knöpfe: Informationen speichern, Informationen wiederfinden, Informationen strukturiert bereitstellen.

65 ECM verschwindet im Bauch anderer Anwendungen. ECM ist so nicht mehr als eigenständige Anwendung für den Nutzer sichtbar.

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67 Aufkäufe von Unternehmen und Produktwechsel lassen den klassischen Markt für ECM schrumpfen In Anwenderunternehmen werden unterschiedliche ECM-Lösungen zusammengeführt oder abgelöst Kleinere ECM Anbieter fokussieren sich auf Nischen und spezielle Lösungen Große Anbieter haben ECM als einen Baustein im Portfolio und setzen den Markt unter Druck Aus anderen IT-Marktsegmenten drängen ECM- fremde Anbieter in den ECM-Markt Konsolidierung einerseits

68 Suiten Kompo- nenten Lösungen Ausweitung andererseits Web Content Management/ Portal Colla- boration Output- management Hardware ERP-Workflow/ Records Management Database Anwend- ungen Storage/ Archivierung ECM Dienste

69 Früher setzten ECM-Spezialisten die Trends. Heute setzten die Standardsoftwareanbieter mit Hilfe ihrer weiten Verbreitung und Marktmacht die Trends!

70 Die Richtung für ECM (und EIM) wird von großen Anbieter von Standardsoftware wie Microsoft, IBM, Oracle, SAP, Open Text, CA, HP und EMC vorgegeben. In der zweiten Reihe warten bereits die SaaS- und Social-Software-Anbieter.

71 ECM-Suiten der großen Anbieter sind deshalb aber nicht gleich besonders gut oder vollständig integriert. ECM ist bei den großen Anbietern eines von vielen Themen - neben Office, , CAD, CRM, Datenbanken, PLM usw. - im Rahmen eines breiten Anwendungsportfolios und gegebenenfalls Hardwarekomponenten.

72 In dem Maße, in dem ECM Infrastruktur wird und als Services in die IT-Middleware integriert wird, ist ECM zunehmend nur noch nachgeordneter Bestandteil von Informationssystemen.

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74 Paradigma ECM = Unternehmenssoftware

75 ECM-Software ist relativ komplex, besonders wenn sie Prozesse unterstützen soll. Man muss Anwender schulen, damit die Software optimal genutzt werden kann. Das Wort Enterprise in ECM sagt es schon aus – die Software ist für Unternehmen und die Nutzung im Unternehmen ausgelegt. ECM richtet sich an den professionellen Anwender, der geschult wird, der ständig mit der Software arbeitet und ECM als Bestandteil seiner Arbeitsumgebung betrachtet.

76 Paradigmenwechsel

77 Nicht mehr nur Unternehmen, sondern jeder von uns hat soviel Informationen, dass sie nicht mehr mit herkömmlichen Mitteln verwaltet werden können – Gigabytes auf Stick und MP3-Player, TeraBytes am Heim-PC und Fernsehrekorder. Bisher haben die ECM-Anbieter den Massenmarkt komplett übersehen – oder übersehen wollen. In dem Maße, wie die Unterschiede zwischen der Nutzung von Software im Unternehmen und Zuhause verschwinden, muss sich auch ECM auf neue Benutzergruppen einrichten.

78 Paradigmenwechsel in der ECM-Nutzung Zum Ersten … ECM im öffentlichen Raum – Web-Angebote: Einfache, intuitive Benutzeroberflächen auf Basis des Browsers Keine eigene Installation von Software Bedarfsorientierte Nutzung von Einzelfunktionalität oder Einzelangeboten Reduzierte Komplexität Weite Verbreitung Ortsunabhängige Nutzbarkeit Medium-Unabhängigkeit Zum Zweiten … Zum Dritten … ECM im privaten Raum – Angebote für Multi-Media-PC, digitalen Rekorder, Fernseher, Stereo-Anlage und Kühlschrank: Verwaltung von eigenen Fotos, Videos, etc. Verwaltung von Downloads wie Webseiten, Videos, Musik, Bilder, Filme, eBooks, etc. Verwaltung von Dokumenten, , signierten Rechnungen, Listen, Präsentationen, etc. Verwaltung von eigenen und fremden Forenbeiträgen, Blogeinträgen, Profilen, etc. Management der Sicherung aller oder mit Backup über das Internet ECM in der Kommunikation – Angebote für Mobiltelefon, PDA, Tablet, eBook, Net-PC, Digital Paper und Handtaschen-PC: Verwaltung von SMS, MMS, , Voic , etc. Bereitstellung von Nachrichten und Dokumenten aus dem Unternehmens-ECM Elektronische Signierfunktion mit Erstellung und Signierung von elektronischen Dokumenten Anzeige von komplexen Informationsobjekten, Multi-Media und anderen Dokumenten nebst Archivierung, Recherche, Workflow, etc. Informationen lokal Collaboration im Kleinen

79 Von Systems of Record zu Systems of Engagement

80 Content Management entwickelt sich weiter Old Paradigm Documents Centralized Slow to retrieve Table of Contents Archived Security Curator evaluated New Paradigm Video, images, messages Dispersed Instantaneously present Crawled Search indices Transient Privacy User evaluated Quelle = AIIM and TCG Advisors

81 Systems of Record vs. Systems of Engagement Command and control Transaction-oriented Data-centric User learns system Security is key issue Interaction-oriented User-centric System learns user Privacy is key issue Collaborative Quelle = AIIM and TCG Advisors

82 Systems of Record treffen auf Systems of Engagement Contract entitlements Account information, interaction history, purchasing pattern Subject Matter Experts profiles & contributions Private and public communities Virtual forums for collaboration of experts User-generated content Metadata collection & retention Algorithms, analytics Privacy policy Security, rights, authentication Content creation & mgmt policies Quelle = AIIM and TCG Advisors Systems of Record Systems of Engagement

83 ECM = Enterprise Change Management Organisation: Die Herausforderung bleibt

84 Wenn Enterprise Content Management im Informationsmanagement aufgegangen ist und das Akronym ECM wieder frei wird, dann werden wir es für Enterprise Change Management benutzen! Die Unterstützung des organisatorischen Wandels, der dynamischen Anpassung und der flexiblen Reaktion auf sich immer schneller ändernde Außenbedingungen ist die größte Herausforderung für die Informationsgesellschaft.

85 Informationsflut: Die Herausforderung wächst Die Informationsmenge wächst jährlich um 60 Prozent

86 EIM Enterprise Information Management unterstützt bei der Verwaltung und Erschließung des wachsenden Informationschaos. EIM ist eine notwendige Basistechnologie zur Beherrschung der Flut.

87 Die Rolle des Menschen in der Informationsgesellschaft: Eine neue Herausforderung kommt auf uns zu.

88 Kommunikations- und Informationssysteme verändern zur Zeit den Umgang mit Information und menschliches Verhalten drastisch.

89 Zukünftige Historiker werden wahrscheinlich unsere Zeit als Das dunkle Zeitalter der frühen Informationskultur bezeichnen!

90 Wer frisst wen in der digitalen Gesellschaft? Der darwinistische Wettlauf zwischen Mensch und Computer. Die Informationsexplosion wird unser Gedächtnis, unsere Aufmerksamkeit und unsere geistigen Fähigkeiten verändern, unser Gehirn physisch verändern, vergleichbar nur den Muskel- und Körperveränderungen der Menschen im Zeitalter der industriellen Revolution. Kein Mensch kann sich diesem Wandel entziehen. Aber das sind nur Vorbereitungen auf einen ungleich größeren Wandel. Frank Schirrmacher, Payback, 2009

91 Auf der ganzen Welt haben Computer damit begonnen ihre Intelligenz zusammen zulegen und ihre inneren Zustände auszutauschen und seit ein paar Jahren sind die Menschen ihnen auf diesem Weg gefolgt. Frank Schirrmacher, Payback, 2009

92 Beherrscht der Mensch die Maschine oder die Maschine den Menschen?

93 Vielen Dank für ihre Aufmerksamkeit! Dr. Ulrich Kampffmeyer Präsentation, Newsletter, weiterführende Informationen… Trends im ECM Enterprise Content Management SER Keynote München 2010 Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2010


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