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Übernahme elektronischer Rechnungen von beliebigen Netzanbieter Automatische Rechnungsprüfung mit einstellbarer Prüftiefe Aufteilen der Kosten auf einrichtbare.

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Präsentation zum Thema: "Übernahme elektronischer Rechnungen von beliebigen Netzanbieter Automatische Rechnungsprüfung mit einstellbarer Prüftiefe Aufteilen der Kosten auf einrichtbare."—  Präsentation transkript:

1 Übernahme elektronischer Rechnungen von beliebigen Netzanbieter Automatische Rechnungsprüfung mit einstellbarer Prüftiefe Aufteilen der Kosten auf einrichtbare Organisationsstrukturen Ausdruck der Einzelrechnungen nach Organisationskonten sortiert Kosten weiterberechnen mit eigenen Rechnungen an die Organisationskonten Übergabe der ausgewerteten Rechnungsdaten an die Kunden-EDV TeleDAS – Nachverarbeitung Aufgabenstellung Überprüfung der Lastschriften und Vergleich mit den Rechnungsdaten Überprüfung der EVN-Daten und Vergleich mit den Rechnungsdaten Überprüfung der Verbrauchsumsätze und der genutzten Budgets Folie 1

2 TeleDAS – Nachverarbeitung Übersicht des TK-Abrechnungssystem TeleDAS Folie 2

3 TeleDAS – Nachverarbeitung Funktions-Übersicht Folie 3

4 TeleDAS – Nachverarbeitung Funktions-Übersicht Folie 4

5 Entstehung der Abrechnungsdaten TeleDAS – Nachverarbeitung Folie 5

6 Funktions-Übersicht TeleDAS – Nachverarbeitung Folie 6

7 einrichtbare Organisations-Strukturen TeleDAS – Nachverarbeitung Folie 7

8 Auswertungen ausgeben TeleDAS – Nachverarbeitung Diese Ausgabemöglichkeiten gelten für alle Auswertungen Folie 8

9 Drucken in Archivverzeichnisse TeleDAS – Nachverarbeitung Diese Ausgabemöglichkeiten gelten für alle Auswertungen Folie 9

10 TeleDAS – Nachverarbeitung Auswertungen an Datenbank "KOST_NR","NAMEN ","STRASSE ","PLZ ","ORT ","GRUNDKOST","VERBRKOST","GUTSCHRIFT","GESAMTKOST" " ","Mustermann AG ","Gutenbergstrasse 317 ","45127","Essen "," "," 41.77"," 0.16"," " " ","Transport GmbH ","Kennedydamm 15 ","50961","Köln "," 0.00"," 2.30"," 0.00"," 2.30" " ","Logistic GmbH ","Industriestrasse 28 ","28188","Bremen "," 30.68"," 9.87"," 5.09"," 35.46" " ","Production GmbH ","Albert-Einstein-Ring 45 ","22755","Hamburg "," 23.64"," 0.02"," 0.00"," 23.66" Folie 10

11 TeleDAS – Nachverarbeitung Auswertung an DTAUS Folie 11

12 TeleDAS – Nachverarbeitung Auswertung an SAP Folie 12

13 Bearbeitungs-Abläufe TeleDAS – Nachverarbeitung Rechnungs-Aufnahme Aufnahme der EVN-Daten Rechnungsdaten sichtbar machen Rechnungskosten weiterbelasten individuelle Rechnungsprüfung Automatische Protokollierung der aufgenommenen Rechnungsdaten Automatische Rechnungsprüfung der Artikel und Verbrauchssummen Rechnungen aufbereiten und Provider-Rechnungen erstellen Buchungskonten-Summenlisten und Buchungskonten-Einzelrechnungen drucken Drucken der Rechnungssummen für die Organisationskonten, mit eigener Rechnung wahlweise als Gesamtsummen oder providerindividuelle Summen Dienstprogramm zur individuellen Prüfung einzelner berechneter Artikel nach verschiedenen Selektionskriterien (FKto, BKto, KoSt, Standorte usw) EVN - Rechnungsvergleich Aufnahme der Einzelverbindungsdaten der Netzanbieter mit (optionaler) automatischer Plausibilitätsprüfung (Lang- und Kurzgespräche, Dubletten usw.) Vergleich der Verbrauchskosten der aufgenommenen Rechnungen mit den summierten Gesprächskosten der Einzelverbindungsdaten Folie 13

14 UNA:+.? UNB+UNOA:4+D--01VENTELO+FSN :1932+ELFE/ UNH+ELFE INVOIC:D:99B:UN ETEB01:3:B00+DT:1:0:212 BGM+380+D--01/ DTM+3: :102 DTM+167: :102 UNA:+.?* UNB+UNOA:4+D--01RFN022+RFN :0207+ELFE/ UNH+ELFE INVOIC:D:99B:UN+++ETEB01:3:B00+DT:1:0:212 BGM+380+D--01/ DTM+3: :102 DTM+167: :102 UNA:+.?* UNB+UNOA:4+D--01RFN022+RFN :0234+ELFE/ UNH+ELFE INVOIC:D:95A:UN:ETEB BGM+380+D--01/ DTM+3: DTM+263:201201:610 UNA:+,?* UNB+UNOC:4+COLT TELECOM GmbH+MUSTERMANN TECHNIK GMBH UNH+1+INVOIC:D:95A:UN:COLT BGM DTM+3: :102 DTM+155: :102 TeleDAS – Nachverarbeitung UNA:+.? UNB+UNOB:2+MDVEDI :: : UNH+ELMOD INVOIC:D:95B:UN:ELMO31++1:C BGM DTM+3: :102 automatische Formatanpassung Rechnungs-Datenbank Rechnungsprüfung Aufnahme-Gesamtprotokoll Artikel-Prüfungsprotokolle Umsatzsummen-Protokolle Aufnahme der EDIFACT-Rechnungen Die einzelnen Netzanbieter senden ihre elektronischen Rechnungsdaten in verschiedenen EDIFACT-Formaten Folie 14

15 Aufnahme nicht strukturierter Rechnungen TeleDAS – Nachverarbeitung Rechnung;Kundennr.;Rufnummer;Teilnehmertext;Kostenstelle;Preis;Positionstext C ; ;0172/ ;;;24,66;Grundpreis; C ; ;0172/ ;;;62,76;Verbindungspreise; ; C ; ;0172/ ;;;-0,04;6,9% Rabatt netzintern Hauptzeit; automatische Formatanpassung Rechnungs-Datenbank Rechnungsprüfung Aufnahme-Gesamtprotokoll Artikel-Prüfungsprotokolle Umsatzsummen-Protokolle Rechnungen mit beliebiger Struktur (im CSV-, dBase- oder Excelformat) Aufnahme von Papier-Rechnungen Erstellen von Vorlagen für wiederkehrende Buchungen Folie 15

16 Prüfungsumfang bekannte BuchungskontenProtokollieren der Rechnungsdaten von unbekannten Buchungskonten unbekannte ArtikelProtokollieren der Buchungskonten mit unbekannten Artikel richtige ArtikelmengeProtokollieren der Buchungskonten mit abweichender Artikelmenge richtige ArtikelpreiseProtokollieren der Buchungskonten mit abweichenden Artikelpreisen VerbrauchskostenProtokollieren der Buchungskonten mit abweichenden Verbrauchskostensummen Einstellbare Prüftiefe beliebige Überwachungsartikel für alle Buchungskonten einrichtbar beliebige Überwachungsartikel für jedes Buchungskonto einrichtbar einstellbare Verbrauchskosten von/bis für jedes Buchungskonto automatische Rechnungsprüfungen Prüfen der elektronischen Rechnungsdaten des Netzanbieters TeleDAS – Nachverarbeitung Folie 16

17 TeleDAS – Nachverarbeitung Aufbereiten der Rechnungen Ihr Netzanbieter liefert Ihnen die Rechnungsdatei(en) und eine Gesamtsummenrechnung TeleDAS liefert Ihnen für jede Rechnung einen eigenen Ausdruck und eine Übersicht aller Rechnungen Folie 17

18 Buchungskonten-Summenlisten TeleDAS – Nachverarbeitung Buchungskonten prozentualer Anteil der Kostenstelle Kosten-Verursacher Rechnungsdaten Falls den Buchungskonten Budgets zugewiesen werden, erhalten Sie in dieser Spalte die Budget- Überschreitungen angezeigt. In der nachstehenden Liste werden die Buchungskonten-Rechnungssummen mit ihren Rechnungs- und Verursacherdaten für globale Übersichten aufbereitet. Sie kann nach Buchungskonten, Kostenstellen oder Standorten sortiert werden. Folie 18

19 Buchungskonten-Einzelrechnungen TeleDAS – Nachverarbeitung Auf diesem Blatt werden die Summen der Kostenarten aus der Einzelrechnung aufgeführt Diese Listenform zeigt die Einzelpositionen (Artikel) für jedes Buchungskonto Die Sortierung nach KoSt (oder Standorte) erzeugt diese Liste mit den Buchungskonten der KoSt (oder des Standortes) Folie 19

20 Weiterberechnung als Gesamtsummen TeleDAS – Nachverarbeitung Die Auswertung nach Abteilungen z.B. erzeugt eine Liste mit den Summendaten aller Abteilungen Die Auswertung KoSt nach Abt sortiert erzeugt diese Liste mit den KoSt-Summen für jede Abteilung Für diese Auswertung kann eine Rechnung im DIN C6-Format mit eigener Rechnungs- Nr. und Zahlungsziel erzeugt werden Folie 20

21 Weiterberechnung mit Provider-individuellen Summen TeleDAS – Nachverarbeitung Die Auswertung nach KoSt z.B. erzeugt eine Liste mit den Summen aller Lieferanten dieser KoSt Für diese Auswertung kann eine Rechnung im DIN C6-Format mit eigener Rechnungs- Nr. und Zahlungsziel erzeugt werden Die Summe aller Rechnungen kann auf einer Zahlungseingangs- Kontrollliste ausgegeben werden Folie 21

22 Rechnungsumsätze mit frei wählbaren Kostenarten TeleDAS – Nachverarbeitung Auswahl der Spalte, nach deren Kosten die Buchungskonten fallend sortiert werden. Auswahl der auszugebenden Artikelarten. Die in diesen zusätzlichen Druckspalten ausgewiesenen Kosten verringern die Beträge in den übrigen Kostenspalten. Folie 22

23 Rechnungsumsätze mit frei wählbaren Leistungskennungen TeleDAS – Nachverarbeitung Diese Leistungsgruppen sind frei definierbar. Diese Leistungskennungen werden jeder Leistungsgruppe frei zugeordnet. Die Einstellungen lassen sich als Profile speichern und jederzeit wieder benutzen Die Auswertung weist für jede Leistungsgruppe deren Gesamtkosten aus. Zusätzlich werden zu jeder Gruppe die Kosten und Mengen von allen zugeordneten Kennungen im Detail aufgeführt. Die Auswertungen können gedruckt oder in eine Datenbankdatei ausgegeben werden Folie 23

24 Umsätze aller berechneten Artikel TeleDAS – Nachverarbeitung Diese Option erstellt eine Liste mit allen in den ausgewählten Rechnungen enthaltenen Artikel- nummern mit den Summen deren Umsätze. Die Artikel werden nach der ausgewählten Hauptsortierung (Nr., Umsatz oder Kostenart) gruppiert und nach Kosten fallend sortiert. Folie 24

25 Artikelumsätze mit frei wählbaren Kostenarten TeleDAS – Nachverarbeitung Diese Option erstellt eine Liste mit allen für das jeweilige Konto berechneten Verbrauchskosten- Artikel-Nummern. Die Artikel werden nach der ausgewählten Sortierung (Nr., Umsatz oder Kostenart) fallend sortiert. Die auszuwertenden Artikel werden automatisch aus der Auswertung berechnete Artikel summieren übernommen. Über eine Auswahlliste können einzelne Artikel oder Artikelgruppen von der Auswahl ausgeschlossen werden. Folie 25

26 Kurzzeitkonten verwalten und auswerten TeleDAS – Nachverarbeitung Folie 26

27 Individuelle Rechnungsprüfung TeleDAS – Nachverarbeitung Durch die Auswahl individueller Filter können die Rechnungsdaten auf alle nur möglichen Zusammenhänge und Abhängigkeiten untersucht werden. Folie 27

28 Rechnungsumsätze prüfen TeleDAS – Nachverarbeitung Folie 28 Die Kontendaten (FKto, Ruf-Nr.) werden mit den Detail- und Gesamtkosten in einer Tabelle am Bildschirm angezeigt. Über diese Betriebsweisen legen Sie die Vielfalt der anzuzeigenden Detailkosten fest.

29 Rechnungsumsätze prüfen TeleDAS – Nachverarbeitung Folie 29 Mit einem Doppelklick auf die Zeile mit dem zu prüfenden Konto wird in einem neuen Fenster dieses Konto mit seinen in Rechnung gestellten Artikel angezeigt. Ein Doppelklick in eine dieser Spalten zeigt Ihnen die für diese Rechnung gespeicherten EVN-Daten.

30 Lastschriftdaten aufnehmen TeleDAS – Nachverarbeitung Die erhaltenen Lastschriften werden einzeln ausgewählt und aufgenommen. Zu jeder aufgenommenen Lastschrift wird ein eigenes Aufnahmeprotokoll erstellt. Folie 30

31 Lastschriftdaten auswerten TeleDAS – Nachverarbeitung Zusätzlich zur Festlegung der auszugebenden Buchungen können Rundungstoleranzen (±0,01) berücksichtigt sowie bestimmte Artikel von der Prüfung ausgenommen werden. Folie 31

32 EVN-Daten aufnehmen TeleDAS – Nachverarbeitung mit oder ohne EVN-Prüfung (Zusatzmodul) Für die aufgenommenen Einzelverbindungs- daten wird immer ein Aufnahmeprotokoll mit den festgestellten Summendaten erstellt. Die Prüfungen der einzelnen Fehlerbilder können bei Bedarf aktiviert werden (optional). Folie 32

33 Rechnungsprüfung mit EVN-Summen TeleDAS – Nachverarbeitung Zusätzlich zur Festlegung der auszugebenden Konten können Rundungstoleranzen (±0,01) berücksichtigt sowie bestimmte Artikel von der Prüfung ausgenommen werden. Folie 33

34 Individuelle EVN-Daten-Prüfung TeleDAS – Nachverarbeitung Durch die Auswahl individueller Filter können die Einzelverbindungsdaten auf alle möglichen Zusammenhänge und Abhängigkeiten untersucht werden. Folie 34

35 EVN-Daten ausdrucken TeleDAS – Nachverarbeitung Die EVN-Daten jeder Rechnung und jedes Buchungskontos können mit einer Vielzahl von Filtereinstellungen ausgegeben werden. Folie 35

36 EVN-Summenliste nach Stammkontenfeld TeleDAS – Nachverarbeitung Die EVN-Daten jeder Rechnung und jedes Buchungskontos können mit einer Vielzahl von Filtereinstellungen ausgegeben werden. Folie 36

37 EVN-Summenliste nach EVN-Datenfeld TeleDAS – Nachverarbeitung Die EVN-Daten jeder Rechnung und jedes Buchungskontos können mit einer Vielzahl von Filtereinstellungen ausgegeben werden. Folie 37

38 Privatgesprächsstatus setzen TeleDAS – Nachverarbeitung Die EVN-Daten jedes Buchungskontos können geladen und durch Anklicken der betreffenden Gespräche als Privatgespräch deklariert werden. Diese Funktion läst sich auch über die WEB- Server-Schnittstelle aufrufen. In diesem Fall benötigt der Anwender jedoch sein kontenselektives WEB-Passwort für den Zugang zu seinen Gesprächsdaten. Folie 38

39 Gesprächsstatistik der Organisationskonten TeleDAS – Nachverarbeitung Die Umsätze der EVN-Daten jeder Rechnung und jedes Buchungskontos können mit einer Vielzahl von Einstellungen statistisch ausgewertet werden. Folie 39

40 EVN-Rufnummern-Satistik TeleDAS – Nachverarbeitung Die Summen der angewählten Ziele werden aus den EVN-Daten in Abhängigkeit des Zeitraumes und einer ggf. eingestellten Tarifzone ermittelt. Zur individuellen Darstellung kann die Ausgabe nach verschiedenen Größen sortiert und auf eine einstellbare Anzahl (z.B.Top 40) begrenzt werden. Folie 40

41 Netzübergänge ausgeben TeleDAS – Nachverarbeitung Die Netzübergänge werden durch die EVN-Daten der genutzten Netzanbieter ermittelt. Da die Rechnungen der Mobilfunkanbieter die erforderlichen Netzangaben nicht enthalten, erfolgt die Festlegung des genutzten Zielnetzes über die eingerichtete Vorwahltabelle. Folie 41

42 genutzte Voice-Budgetvolumen prüfen TeleDAS – Nachverarbeitung Mit Hilfe der EVN-Daten werden die Volumenumsätze jedes Anschlusses in den einzelnen Tarifbereichen ermittelt. Folie 42

43 genutzte Daten-Budgetvolumen prüfen TeleDAS – Nachverarbeitung Mit Hilfe der EVN-Daten werden die Volumenumsätze jedes Anschlusses in den einzelnen Tarifbereichen ermittelt. Die genutzten Budgetvolumen werden zusammen mit den aktiven Budgets aufgelistet. Darüber hinaus erfolgt eine Ausgabe der zusätzlich genutzten Datenvolumen, getrennt für In- und Ausland. Folie 43

44 genutzte SMS-Budgetvolumen prüfen TeleDAS – Nachverarbeitung Mit Hilfe der EVN-Daten werden die Volumenumsätze jedes Anschlusses in den einzelnen Tarifbereichen ermittelt. Folie 44

45 Die Rufnummern aller Buchungs- konten können in bis zu acht frei definierbare Listenformen ausgegeben werden. Die Filterung und Sortierung kann für jede einzelne Liste frei festgelegt werden. Telefonbuch-Ausdruck TeleDAS – Nachverarbeitung Folie 45

46 Auswerte-Assistent TeleDAS – Nachverarbeitung Alle benötigten Reports werden mit ihren Auswerte- grenzen, Betriebsweisen und Sortierungen als vordefinierte Auswertungen gespeichert. Diese vordefinierten Auswertungen werden anschließend in Joblisten gestellt und die Ausgabeziele festgelegt (Drucker, Datenbank usw.). Joblisten bilden eine verkettete Ausgabe aller enthaltenen Einträge. Die vordefinierten Auswertungen dürfen beliebig oft in Joblisten verkettet werden. Folie 46

47 Transportwege der Daten TeleDAS – Nachverarbeitung Folie 47

48 Funktionsübersicht Rechnungsmanager TeleDAS – Nachverarbeitung Folie 48

49 Rechnungs-Manager : Rechnungsübernahme TeleDAS – Nachverarbeitung zeitgesteuerte Übernahme und Bearbeitung von EDIFACT-Dateien Festlegen der Abrufzeitpunkte für die X.400-Box entweder auf einen oder mehrere Wochentage oder auf bestimmte Tage im Monat Folie 49

50 Rechnungs-Manager : EVN-Datenübernahme TeleDAS – Nachverarbeitung Im vorstehenden Fenster können bis zu 20 Profile für die automatische Übernahme von freien EVN-Dateien im freien Format eingerichtet werden. Definition der freien EVN-Datenformate Folie 50

51 Rechnungs-Manager : Rechnungseingang überwachen TeleDAS – Nachverarbeitung Überwachung der Rechnungsempfangstermine von bis zu 20 verschiedenen Netzanbieter. Automatische Mailbenachrichtigung, falls die Rechnungen eines Netzanbieters nicht bis zum eingestellten Monatstag eingetroffen sind. Festlegung der zu überwachenden Netzanbieter Folie 51

52 Rechnungs-Manager : automatische Auswertungen TeleDAS – Nachverarbeitung Durchführen der hier eingetragenen Auswerte-Jobs direkt im Anschluss an die durchgeführte Rechnungsübernahme. Als zusätzliche oder alternative Funktion zur Rechnungseingangsüberwachung. Automatische Mailbenachrichtigung über die durchgeführten Auswerte-Jobs. Folie 52

53 TeleDAS – Nachverarbeitung automatischer Stammdaten-Import Folie 53

54 automatischer Stammdaten-Export TeleDAS – Nachverarbeitung Folie 54

55 TeleDAS – Nachverarbeitung Entstehung der Daten Folie 55


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