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© ECG GmbH Berlin Herzlich Willkommen zur Informationsveranstaltung.

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Präsentation zum Thema: "© ECG GmbH Berlin Herzlich Willkommen zur Informationsveranstaltung."—  Präsentation transkript:

1 © ECG GmbH Berlin Herzlich Willkommen zur Informationsveranstaltung

2 © ECG GmbH Berlin Tagesordnung Begrüßung durch Herrn Olde Kalter (ECG) Allgemeine Begrüßungsworte Begrüßung durch Frau Lauterbach (ESF- Fondsverwaltung) Allgemeines zur Einführung Onlineprojektabwicklung Zeitplan des Wechsels der Projektabwicklung von Offline nach Online Neue Servicefunktionen des Online-Programms Online-Projektabwicklung für Antrags- und Berichterstattung Neujahrsempfang

3 © ECG GmbH Berlin Grußworte Es spricht Herr Olde Kalter Geschäftsführer der ECG GmbH Berlin

4 © ECG GmbH Berlin Allgemeines zur Online- Projektabwicklung Es spricht Frau Lauterbach ESF-Fondsverwaltung Land Berlin

5 © ECG GmbH Berlin Aufbau der Website ECG Passwortgeschützter Zugang zur Online- Datenbank EUREKA!

6 © ECG GmbH Berlin Aufbau der Website ECG Mit Eingabe des von ECG mitgeteilten Benutzer- namen und Benutzer- passwort in EUREKA! Erstanmeldung noch nicht registrierter Träger! Eingangs- bereich für die Trägernutzer- verwaltung

7 © ECG GmbH Berlin Zugriffsrechte EUREKA! Mit dem Login einer Bewilligungsbehörde kann nur auf bestehende Anträge und Berichte, bei denen diese Person zuständige Bewilligungsbehörde ist, zugegriffen werden.

8 © ECG GmbH Berlin Zugriffsrechte EUREKA! Mit dem Login eines Trägers kann auf alle Antrags- und Berichtsdaten, in denen dieser Antragsteller ist, zugegriffen werden und neue erstellt werden.

9 © ECG GmbH Berlin Online-Projekt-Registrierung Inhaltliche Voraussetzungen: wurde die Antragstellung noch offline vorgenommen, muss das Projekt zur Fortsetzung bzw. zur Abrechnung in online gesondert registriert werden Antragstellung auf Online-Registrierung erfolgt vom Träger aus EUREKA! an die Bewilligungsbehörde Die Bewilligungsbehörde kann diesem Zustimmen oder Ablehnen Erst nach Zustimmung durch die Bewilligungsbehörde kann die Abwicklung der Berichterstattung online erfolgen! Ist ein Projekt einmal als Online-Projekt registriert, kann die Bearbeitung nur noch ausschließlich online erfolgen. NUR NOCH GÜLTIG BIS

10 © ECG GmbH Berlin Online-Projekt-Registrierung Ein Antrag auf Online- Registrierung kann gestellt werden, wenn:

11 © ECG GmbH Berlin Funktionen Die Arbeit mit den ESF-Projekten erfolgt nach dem Einloggen in der geschützten Umgebung immer unter unter Angabe des ESF-Projektes

12 © ECG GmbH Berlin Funktionen Im Kopf wird das Aktuelle aufgerufene Projekt angezeigt: Projektnummer Status ECG-Bearbeiter Druckfunktion

13 © ECG GmbH Berlin Funktionen Mit der Menüleiste kann beliebig zwischen den Anzeigen gewechselt werden Der Scrollbalken bewegt die Menü- leiste nach oben und unten Mit kann seitenweise zurückgeblättert werden Mit wird gespeichert und zur nächsten Anzeige gewechselt

14 © ECG GmbH Berlin Funktionen Mit wird ausgeloggt Help Desk ermöglicht Anfragen bei Problemen Mail System zeigt Postein- und ausgänge an Die Verbindungs- anzeige zeigt die verbleibende Zeit bis zur automatischen Verbindungstrennung an

15 © ECG GmbH Berlin Servicefunktionen Mailsystem Abruf der Mails erfolgt auf jeder Seite im Begleit- system Projektebene durch Anklicken des Schriftzuges Eine Eureka-Mail kann immer nur von der Kontaktperson des Projektes gelesen werden

16 © ECG GmbH Berlin Servicefunktionen Anzahl ungelesener Nachrichten ungelesene Nachrichten gelesene Nachricht Ablage Aufrufen abgelegter Nachrichten Hinweis auf Zusatz- information Mailsystem

17 © ECG GmbH Berlin Beim Wechsel einer Bearbeitungsphase Servicefunktionen Beim Ausführen bestimmter Programmfunktionen Beim gezielten Versen- den von Informationen kann nur projektbe- zogen erfolgen es wird eine aktive Aktion mit Statuswechsel ausgeführt der Ausführende ist dann Absender der Mail die Kontaktperson des Projektes ist Empfänger kann nur projektbezogen erfolgen es wird eine Programm- funktion ausgeführt, die eine Zustimmung des Empfängers erfordert, aber keinen Wechsel der Bearbeitungs- phase nach sich zieht z.b.: Onlineregistrierung, Änderungsantrag, Mittelab- forderungen kann nur projektunab- hängig erfolgen es wird gruppenbe- zogenes Versenden von Informationsmails ausgeführt Absender ist immer ECG und Empfänger die von ECG bestimmte Gruppe (Bsp.: Träger, Verwaltungen bestimmter Maßnahmen) Mailsystem Eine automatische Mail wird bei folgenden Aktionen versendet oder empfangen:

18 © ECG GmbH Berlin Servicefunktionen Projekthistorie - nachvollziehbare Darstellung des Projektverlaufes mit Datum, Uhrzeit, Absender, Empfänger, Bearbeitungsphasen (Status) - jeder Eintrag hatte eine automatische Weiterleitung als Grundlage - Speicherung der Zusatzinformationen

19 © ECG GmbH Berlin Servicefunktionen automatisches Erinnerungssystem im EUREKA!-Online- Programm nur für projektbezogene Termine (z.B. Berichtsabgabe) bei Überschreitung eines gesetzten Termines geht eine automatische Erinnerungsmail an die Kontaktperson des Projektes ein neuer Termin wird festgelegt bei Nichteinhaltung der Fristen hat dies projektbezogene Konsequenzen (z.B. bei der Berichterstattung wird ein Nullbericht erstellt) Erinnerungs-/Mahnwesen

20 © ECG GmbH Berlin Servicefunktionen Hilfetexte Auf jeder Seite im EUREKA!-Programm sind Hilfetexte hinterlegt. Durch Anklicken des gewünschten Hilfetextes öffnetet sich ein Fenster mit den dazugehörigen Erläuterungen. Nach Lesen der Erläuterungen sollte dieses Fenster wieder geschlossen werden.

21 © ECG GmbH Berlin Servicefunktionen Help Desk bei Problemen oder Fragen zu EUREKA! kann die Help-Desk- Funktion im Programm genutzt werden den Funktionsbutton Help Desk in der Menüzeile Klicken Ihre zuletzt durchgeführten Schritte werden vom Programm festgehalten und mit einer von Ihnen eventuell gemachten Information in der Datenbank gespeichert diese kann von ECG (Helpdesk) abgerufen und entsprechend bearbeitet werden Sie erhalten einen umgehenden Rückruf

22 © ECG GmbH Berlin Servicefunktionen Jedes Projekt durchläuft während seine Projektbeantragung und Durchführung verschiedene Bearbeitungsphasen bei unterschied- lichen Verfahrensbeteiligten (Träger, Bewilligungsbehörde, ggf. Belegprüfstelle, Technische Hilfe) Der Wechsel zu Online ermöglich nun allen Beteiligten jederzeit eine zentral organisierte und zeitidentische Information zum Bearbeitungsstand Jeder Bearbeitungsstand und damit verbunden die jeweiligen Aufgaben und Verantwortlichen werden durch einen Status gekennzeichnet. Die Änderung eines Bearbeitungsstandes wird jeweils durch eine EUREKA!-Mail an die Kontaktperson und einen Eintrag in der Projekthistorie dokumentiert. Verfolgbarkeit des Bearbeitungsstandes

23 © ECG GmbH Berlin Antrag – Bearbeitungsphasen Status 01 Antrag wurde erstellt; hat noch keine ESF-Nummer Träger bearbeitet Status 02 Antrag wurde vom Träger an FV abge- sendet FV prüft Status 1 Antrag von FV geprüft und an ECG weiter- gereicht ECG prüft Status 2 Antrag ist ESF- technisch vollständig FV kann bewilligen Status 8 Bewilligung liegt vor Bewilligung liegt ECG vor T FV TH

24 © ECG GmbH Berlin Bericht – Bearbeitungsphasen Status 00 Bericht wurde noch nicht erstellt Träger bearbeitet Status 01 Bericht wurde vom Träger erstellt Träger bearbeitet Status 02 Bericht an FV zur Pürfung abgesendet FV prüft Status 1 Bericht an ECG weiter- geleitet ECG prüft Status 2 Bericht ohne Beleg- prüfung vollständig T FV TH

25 © ECG GmbH Berlin Bericht – Bearbeitungsphasen Mit Bewilligung des Projektes werden alle notwendigen Berichte bereits zur Verfügung gestellt Die Berichte können nur in ihrer zeitlichen Abfolge bearbeitet werden Keine parallele Bearbeitung mehrerer Berichte bei einem Beteiligten möglich Jahresberichte fassen automatisch Zwischenberichte eines Jahres zusammen Endbericht fasst alle Zwischenberichte automatisch zusammen

26 © ECG GmbH Berlin Bericht – Bearbeitungsphasen Übersicht über alle notwendigen Berichte eines Projektes Anzeige des Berichtsstatus Druck der Berichtsunterlagen

27 © ECG GmbH Berlin Monitoring- und Controlling bietet Möglichkeit zur Auswertung von: Kosten Finanzierung Teilnehmerdaten mit Antragsdaten Berichtsdaten für alle Projekte der eingeloggten Kontaktperson

28 © ECG GmbH Berlin Es stehen kombinierbare Auswertungen zur Verfügung Der Listenaufbau ist vorgegeben Der Inhalt wird durch Auswahlkriterien bestimmt Monitoring und Controlling Auswahl- kriterien

29 © ECG GmbH Berlin Voraussetzung für eine optimale Ansicht der Auswertungs- ergebnisse ist die Einrichtung des Datei -> Seite einrichten Monitoring und Controlling

30 © ECG GmbH Berlin Monitoring und Controlling

31 © ECG GmbH Berlin Zeitplan zum Wechsel nach Online Laufzeit bis : Endberichte können bis noch offline eingereicht werden Projekte, bei denen der Endbericht nicht fristgerecht eingereicht wird, werden zu einem festgelegten Zeitpunkt auf Online umgestellt Laufzeit über den Umstellung bis auf eigenen Wunsch mit Antrag auf Online-Registrierung Ab erfolgt die Umstellung durch ECG mit Abgabe des ZB per bis spätestens Laufende Projekte mit Beginn vor

32 © ECG GmbH Berlin Zeitplan zum Wechsel nach Online Offline eingereichte Anträge werden bis offline abgearbeitet und mit dem nächstmöglichen Schritt auf Online umgestellt -APV -Bewilligung Noch nicht bei ECG eingereichte Anträge Ab werden Anträge ausschließlich online eingereicht Danach werden keine Anträge mehr offline erfasst Projekte mit Beginn in 2004

33 © ECG GmbH Berlin Wir danken für Ihre Aufmerksamkeit und laden Sie jetzt recht herzlich zu unserem Neujahrsempfang ein! Allen unseren Partnern wünschen wir ein gesundes und erfolgreiches Jahr 2004!


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