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SAP Workflow - Verkauf von Dienstleistungen FHTW Berlin - SS 2007 AKIS 2 (Prof. Dr. Jörg Courant) Jens Consör, Stefan Henneicke, Diana Krebs, Elnaz Mazandarani,

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Präsentation zum Thema: "SAP Workflow - Verkauf von Dienstleistungen FHTW Berlin - SS 2007 AKIS 2 (Prof. Dr. Jörg Courant) Jens Consör, Stefan Henneicke, Diana Krebs, Elnaz Mazandarani,"—  Präsentation transkript:

1 SAP Workflow - Verkauf von Dienstleistungen FHTW Berlin - SS 2007 AKIS 2 (Prof. Dr. Jörg Courant) Jens Consör, Stefan Henneicke, Diana Krebs, Elnaz Mazandarani, Michael Sonk

2 2/ AKIS 2 Einführung Ausgangssituation in Unternehmen: verschiedene Komponenten in einem ERP-System Anwender muss auf verschiedenen Inseln arbeiten hoher Zeitaufwand durch manuelle Bearbeitung Lösungsansatz: Individual-Workflow – mit gezielten Verknüpfungen zwischen den Komponenten für eine schnelle automatisierte (Auftrags-)Bearbeitung

3 3/ AKIS 2 Agenda Aufgabe Projektmanagement und Auftrag Aufgabeninseln Ergebnis (Demo des Szenarios) Technische Bemerkungen Bewertung SAP Workflow – Verkauf von Dienstleistungen

4 4/ AKIS 2 Aufgabe SAP ERP-System Komponenten untersuchen: Automatisierungen, Verknüpfungen oder manuelle Bearbeitung SAP Workflow – Verkauf von Dienstleistungen Aufgabe PM/Auftrag Aufgabeninseln Ergebnis/Demo Bemerkungen Bewertung Individuell auf ein Szenario zugeschnitten (Verkauf von DL)

5 5/ AKIS 2 Projektmanagement Blue Ant als Projektmanagementsystem und zentrale Dokumentenverwaltung , SMS als schneller Kommunikationsweg Planung von Aufgabenpaketen und stetige Kontrolle des Projektstandes (Quali- und Quantität) Regelmäßige Meetings mit Protokollen Besprechung von Problemen in Meetings + Festlegen der ToDos Vorgehensweise Aufgabe PM/Auftrag Aufgabeninseln Ergebnis/Demo Bemerkungen Bewertung

6 6/ AKIS 2 Auftrag Inhaltliche Realisierung: Soll-Kriterien Aufgabe PM/Auftrag Aufgabeninseln Ergebnis/Demo Bemerkungen Bewertung - Erstellung eines Szenarios Bereich: Eigenleistung-Fremdleistung-Materialbeschaffung - Modellierung des Szenarios in Form einer EPK - Verknüpfung der SAP Module und Integration eines WF - Automatisierung der Abstimmungsprozesse zw. Ein- und Verkauf Technische Realisierung: - Automatisches Erstellen einer elektr. Akte bei Anlegen eines Projekts - Manuelles Hinzufügen von Dokumenten/Notizen zur elektr. Akte - WF-Abfolge mit verschiedenen Bearbeitern - RM: Aktenmodell - PS: Projekt, Projektstrukturplan - WF: WF-, Organisationsstruktur aufbauen, Objektmethoden ergänzen

7 7/ AKIS 2 Auftrag Inhaltliche Realisierung: Kann-Kriterien Aufgabe PM/Auftrag Aufgabeninseln Ergebnis/Demo Bemerkungen Bewertung - Webanbindung: MA bekommt externen Zugriff über Weboberfläche auf Akten Technische Realisierung: - Formulare erstellen - Automatisches Hinzufügen von Bestellungen zur elektr. Akte

8 8/ AKIS 2 Auftrag Aufgabenpakete (Stand Zwischenpräsentation) Aufgabe PM/Auftrag Aufgabeninseln Ergebnis/Demo Bemerkungen Bewertung

9 9/ AKIS 2 Aufgabenverteilung Systeme und Module Aufgabe PM/Auftrag Aufgabeninseln Ergebnis/Demo Bemerkungen Bewertung PS Project Builder RM RMPS (for Public Sector) MM WF Business Workplace WF-Builder

10 10/ AKIS 2 Szenario Neueröffnung der Gastronomie Biergarten Karow Verkauf von Dienstleistungen Aufgabe PM/Auftrag Aufgabeninseln Ergebnis/Demo Bemerkungen Bewertung 1. "Biergarten Karow" stellt Anfrage über Getränkebelieferung inkl. Serviceaufträgen (Aufbau, Wartung und Reinigung von Zapfanlagen) an Pangasius Brauerei 2. Pangasius Brauerei führt DL über Subunternehmen aus 3. Pangasius Brauerei holt Angebote der Subunternehmen ein (Vergleich der Angebote) 4. Pangasius Brauerei erstellt Angebot für "Biergarten Karow 6. Biergarten Karow" erteilt Auftrag 5. Verhandlungen zw. "Biergarten Karow" und Pangasius Brauerei ebenso Verhandlungen zw. Pangasius Brauerei und Subunternehmen 7. Pangasius Brauerei kauft Fremdleistungen bei Subunternehmen (Verträge abschließen)

11 11/ AKIS 2 EPK Pangasius Brauerei Verkauf von Dienstleistungen (vereinfachte Darstellung) Aufgabe PM/Auftrag Aufgabeninseln Ergebnis/Demo Bemerkungen Bewertung

12 12/ AKIS 2 EPK - Folie Overhead-Projektor - Pangasius Brauerei – Verkauf von Dienstleistungen Nächste Aufgabeninsel Aufgabe PM/Auftrag Aufgabeninseln Ergebnis/Demo Bemerkungen Bewertung

13 13/ AKIS 2 Projektsystem Projekt: i.d.R. komplex, einmalig und beinhaltet ein hohes Risiko genaue Zielvorgaben, die zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer vereinbart werden sowohl zeitlich begrenzt, als auch kosten- und kapazitätsintensiv unterliegt bestimmten Qualitätsanforderungen hat für durchführendes Unternehmen strategische Bedeutung Definition Projekt Aufgabe PM/Auftrag Aufgabeninseln Ergebnis/Demo Bemerkungen Bewertung

14 14/ AKIS 2 Projektsystem Hierarchische Abbildung der Projektstruktur Termin- und Ressourcenplanung SAP Projektsystem Integration Rechnungswesen Vorlagen definieren für neue Projekte (Kopiervorlage) Definition Aufgabe PM/Auftrag Aufgabeninseln Ergebnis/Demo Bemerkungen Bewertung

15 15/ AKIS 2 Projektsystem Projekte sollten wie folgt aufgebaut werden: Aufbau mit einem Projektstrukturplan Mit Hilfe eines oder mehrerer Netzpläne Mittels Kombination aus Projektstrukturplan und Netzplänen Ablauf einzelner Aktivitäten in Vorgängen (Arbeitspakete) Aufbau eines Projekts in SAP PS Aufgabe PM/Auftrag Aufgabeninseln Ergebnis/Demo Bemerkungen Bewertung

16 16/ AKIS 2 Projektsystem Projekt in SAP PS Aufgabe PM/Auftrag Aufgabeninseln Ergebnis/Demo Bemerkungen Bewertung

17 17/ AKIS 2 Projektsystem PSP - Elemente Hierarchische Abbildung der Elemente Elemente werden eindeutig der Projektdefinition zugeordnet Hinterlegung diverser Stammdaten zu Informationszwecken Gliederung: Funktion (z.B.: Motor, Karosse, Getriebe) Phasen (z.B.: Konstruktion, Beschaffung, Montage) Organisation (z.B.: Vertrieb, Einkauf, Produktion) Aufgabe PM/Auftrag Aufgabeninseln Ergebnis/Demo Bemerkungen Bewertung

18 18/ AKIS 2 Projektsystem Oberfläche Project Builder Aufgabe PM/Auftrag Aufgabeninseln Ergebnis/Demo Bemerkungen Bewertung

19 19/ AKIS 2 Projektsystem Projektplantafel Aufgabe PM/Auftrag Aufgabeninseln Ergebnis/Demo Bemerkungen Bewertung

20 20/ AKIS 2 Projektsystem Hierarchiegrafik Aufgabe PM/Auftrag Aufgabeninseln Ergebnis/Demo Bemerkungen Bewertung

21 21/ AKIS 2 Projektsystem Vorteile SAP PS Eine Transaktion zum Projekt anlegen und pflegen Projektlebenszyklus vollständig und durchgängig abbilden Projekt kann in beliebig viele Teilabschnitte unterteilt werden Verfügbarkeit aller aktuellen projektrelevanten Daten und Dokumente Kosteninformationen oder Zeitdaten werden nicht mehrfach erfasst Nächste Aufgabeninsel Aufgabe PM/Auftrag Aufgabeninseln Ergebnis/Demo Bemerkungen Bewertung

22 22/ AKIS 2 Record Management Wiederholung Records Management = Aktenführung / Schriftgutverwaltung Records = Akten / Unterlagen Idee: ein System – relevante Daten bündeln, zentral integrieren, verwalten und darstellen systematische Kontrolle und Bearbeitung von Dokumenten Erstellung Erfassung Nutzung Archivierung Aussonderung Aufgabe PM/Auftrag Aufgabeninseln Ergebnis/Demo Bemerkungen Bewertung

23 23/ AKIS 2 Record Management SAP RM – Integration und Features SAP RM Workflow Archivierung Integration Web SAP-interne Notizen Office-Dokumente SAP Business Objekte s PDF-Dateien Rollenkonzept Archivsysteme verschiedene Speichermedien (Bänder, optische Speichermedien) Geschäftsprozesse SAP Business Workflows ad hoc Workflows Erstellung Bearbeitung Verwaltung Speicherung Aufgabe PM/Auftrag Aufgabeninseln Ergebnis/Demo Bemerkungen Bewertung Dokumenten-Management

24 24/ AKIS 2 Record Management Aktenmodell Aufgabe PM/Auftrag Aufgabeninseln Ergebnis/Demo Bemerkungen Bewertung Festlegung der Struktur einer Akte (hierarchische Gliederungsebenen) Festlegung, welche Objekte unter den jeweiligen Gliederungspunkten in welcher Anzahl erscheinen (optional) Prinzipiell kann ein Aktenmodell aus einem generischer Eintrag bestehen Verwendung der festgelegten Struktur bei allen Akten dieses Typs Erleichterung bei der Orientierung und Navigation innerhalb dieser Akten

25 25/ AKIS 2 Record Management Stakeholder der Pangasius Brauerei Aufgabe PM/Auftrag Aufgabeninseln Ergebnis/Demo Bemerkungen Bewertung Gläubiger Kunden Staat Eigentümer Lieferanten Mitarbeiter

26 26/ AKIS 2 Record Management Vergleich PSP mit Aktenmodell der Pangasius-Brauerei Aufgabe PM/Auftrag Aufgabeninseln Ergebnis/Demo Bemerkungen Bewertung ProjektstrukturplanAktenmodell

27 27/ AKIS 2 Record Management Akte Aufgabe PM/Auftrag Aufgabeninseln Ergebnis/Demo Bemerkungen Bewertung Aufgabe des Benutzer, neue Akten zum richtigen Zeitpunkt anzulegen Systemseitig (Workflow) Manuell Automatisch Beispiele: Kundenakte bei neuem Kundenstammsatz (R/3) Personalakte bei neuem Personalstammsatz (HR) Akte zu einem Projekt (DL) bei Anlegen des Projektes (PS)

28 28/ AKIS 2 Record Management Dokument Aufgabe PM/Auftrag Aufgabeninseln Ergebnis/Demo Bemerkungen Bewertung Service Provider für ArchiveLink Änderbarkeit: nur Annotationen Versionierung: Attribute: nur administrative Daten Recherche: nur Anwendungsobjekte Anwendungsobjekt-Bezug Ein- und Ausgangsszenarien Drucklisten, Archivdateien Service Provider für Dokumente Änderbarkeit: Versionierung: Attribute: Recherche: über Attribute Anwendungsobjekt-Bezug Ein- und Ausgangsszenarien Drucklisten, Archivdateien Erfassen von Elementen zu Akten bekannt machen des Dokuments via Schnittstellen

29 29/ AKIS 2 Record Management Dokument Nächste Aufgabeninsel Aufgabe PM/Auftrag Aufgabeninseln Ergebnis/Demo Bemerkungen Bewertung Manuell vs. Systemseitig papiergeb. vs. elektr. Eingänge

30 30/ AKIS 2 – Einbinden in eine Akte Möglichkeiten Möglichkeiten eine oder Informationen einer in eine Akte einzufügen: Notiz Copy/Paste und Dokument anhängen Orginal-Mail anhängen Records Management for Public Sector Aufgabe PM/Auftrag Aufgabeninseln Ergebnis/Demo Bemerkungen Bewertung

31 31/ AKIS 2 – Einbinden in eine Akte Posteingangsprozess von RMPS -EmpfangPosteingangsstellePosteingangsstück Posteingangsbuch des Sachbearbeiters (Poststelle) Posteingangsbuch des Sachbearbeiters (Fachabteilung) Erzeugung Weiterleitung Akte Zuordnung

32 32/ AKIS 2 – Einbinden in eine Akte Komponenten von RMPS Bereich RM for Public Sector Typ Posteingangsstück Service Provider Posteingangsstück RMS Einheit : Behörde Elementart Posteingangsstück Element Akte PosteingangsstückDokumentURL Report NotizWorkflow-InstanzTransaktion Business-ObjektArchiveLink Dokument Ablageplan Aktenmodell ist ein spezielles enthält n n n n n n nn n n n n n n bestimmt enthält gehört zu ist erlaubt fürwird klassifiziert durch basiert auf eingeordnet in Aufgabe PM/Auftrag Aufgabeninseln Ergebnis/Demo Bemerkungen Bewertung

33 33/ AKIS 2 Schritte zur Konfiguration des Posteingangsprozesses 1. Voraussetzungen Standard-Workflow für Posteingangsprozess – Einbinden in eine Akte Konfiguration Posteingangsprozess Schritte zur Konfiguration des Posteingangsprozesses 1. Voraussetzungen Standard-Workflow für Posteingangsprozess HTTP-Services aktivieren Schritte zur Konfiguration des Posteingangsprozesses 1. Voraussetzungen Standard-Workflow für Posteingangsprozess HTTP-Services aktivieren Eingansverteilung festlegen Schritte zur Konfiguration des Posteingangsprozesses 1. Voraussetzungen Standard-Workflow für Posteingangsprozess HTTP-Services aktivieren Eingansverteilung festlegen 2. Grundeinstellungen für Posteingangsstücke Bereich RM for Public Sector Service Provider Posteingangsstück RMS Einheit : Behörde Elementart Posteingangsstück Element Posteingangsstück ist ein spezielles n n n n nn n n n n bestimmt enthält gehört zu ist erlaubt fürwird klassifiziert durch Typ Posteingangsstück Schritte zur Konfiguration des Posteingangsprozesses 1. Voraussetzungen Standard-Workflow für Posteingangsprozess HTTP-Services aktivieren Eingansverteilung festlegen 2. Grundeinstellungen für Posteingangsstücke 3. Laufwegmuster für Posteingangsprozess Aufgabe PM/Auftrag Aufgabeninseln Ergebnis/Demo Bemerkungen Bewertung

34 34/ AKIS 2 – Einbinden in eine Akte Konfiguration Grundeinstellungen Bereich RM for Public Sector Service Provider Posteingangsstück RMS Einheit : Behörde Elementart Posteingangsstück Element Posteingangsstück ist ein spezielles n n n n nn n n n n bestimmt enthält gehört zu ist erlaubt fürwird klassifiziert durch Typ Posteingangsstück Bereich RM for Public Sector S_AREA_RMPS RMS Einheit : Behörde Typ Posteingangsstück S_AREA_RMPS Service Provider Posteingangsstück S_RMS_RMPS Elementart Posteingangsstück Element Posteingangsstück RMPS_INBOUND_ DOCUMENT S_AREA_RMPS RM_PS_SP_INBOU ND_DOC S_RMS_RMPS RM_PS_SPS_INBO UND_DOC Element Posteingangsstück RMPS_INBOUND_ DOCUMENT Aufgabe PM/Auftrag Aufgabeninseln Ergebnis/Demo Bemerkungen Bewertung

35 35/ AKIS 2 Customizing für den Laufweg des Posteingansstück 1. Nummernkreisintervall für Laufweg anlegen Customizing für den Laufweg des Posteingansstück 1. Nummernkreisintervall für Laufweg anlegen 2. Objekttypen festlegen und Tätigkeitstypen zuordnen Customizing für den Laufweg des Posteingansstück 1. Nummernkreisintervall für Laufweg anlegen 2. Objekttypen festlegen und Tätigkeitstypen zuordnen 3. Tätigkeiten und Tätigkeitsfunktionen für den Laufweg festlegen – Einbinden in eine Akte Konfiguration Laufweg Customizing für den Laufweg des Posteingansstück 1. Nummernkreisintervall für Laufweg anlegen 2. Objekttypen festlegen und Tätigkeitstypen zuordnen 3. Tätigkeiten und Tätigkeitsfunktionen für den Laufweg festlegen 4. Laufweg festlegen Voraussetzung Punkt 1-3 Grundeinstellungen für Posteingangsstücke Customizing für den Laufweg des Posteingansstück 1. Nummernkreisintervall für Laufweg anlegen 2. Objekttypen festlegen und Tätigkeitstypen zuordnen 3. Tätigkeiten und Tätigkeitsfunktionen für den Laufweg festlegen 4. Laufweg festlegen Voraussetzung Punkt 1-3 Grundeinstellungen für Posteingangsstücke 5. Laufweg aktivieren

36 36/ AKIS 2 – Einbinden in eine Akte Posteingangsprozess - Workflow Nächste Aufgabeninsel Aufgabe PM/Auftrag Aufgabeninseln Ergebnis/Demo Bemerkungen Bewertung

37 37/ AKIS 2 Workflow Als Verbindungsglied Aufgabe PM/Auftrag Aufgabeninseln Ergebnis/Demo Bemerkungen Bewertung Workflow RM Projekt Mitarbeiter Kunde

38 38/ AKIS 2 Workflow Organisationsstruktur Aufgabe PM/Auftrag Aufgabeninseln Ergebnis/Demo Bemerkungen Bewertung Szenario Pangasius-Brauerei Szenario

39 39/ AKIS 2 Ergebnisvorführung Demo des Szenarios - live im SAP ERP System - Darsteller der Pangasius Brauerei Abteilungsleiter (Stefan) Sachbearbeiter 1 (Michael) Sachbearbeiter 2 (Jens) Aufgabe PM/Auftrag Aufgabeninseln Ergebnis/Demo Bemerkungen Bewertung

40 40/ AKIS 2 Technische Umsetzung des Workflow Workflow Start-Ereignis Aufgabe PM/Auftrag Aufgabeninseln Ergebnis/Demo Bemerkungen Bewertung Ereignis Projekt freigegeben Vererbung BUS2001 ZBUS2001 Ereignis Freigegeben

41 41/ AKIS 2 Technische Umsetzung des Workflow Workflow Start-Ereignis Aufgabe PM/Auftrag Aufgabeninseln Ergebnis/Demo Bemerkungen Bewertung Ereignis Projekt freigegeben Ereignis registrieren (Statusverwaltung) Kopplung an Workflow (Ereignistypkopplung)

42 42/ AKIS 2 Technische Umsetzung des Workflow Verknüpfung Projekt (PSP) und Akte Aufgabe PM/Auftrag Aufgabeninseln Ergebnis/Demo Bemerkungen Bewertung Vererbung Linkmethode (ABAP) über generische Objektdienste RECORD ZRECORD

43 43/ AKIS 2 Technische Umsetzung des Workflow Verknüpfung Projekt (PSP) und Akte Aufgabe PM/Auftrag Aufgabeninseln Ergebnis/Demo Bemerkungen Bewertung über generische Objektdienste - Objektverknüpfungsdienst Verknüpfungsmodell Verknüpfungstabelle

44 44/ AKIS 2 Technische Umsetzung des Workflow PSP-Element finden Aufgabe PM/Auftrag Aufgabeninseln Ergebnis/Demo Bemerkungen Bewertung Oberstes PSP-Element des Projekts über Standard Containeroperationen Wissen über Objektstrukturen!

45 45/ AKIS 2 Technische Umsetzung des Workflow Akte anlegen Aufgabe PM/Auftrag Aufgabeninseln Ergebnis/Demo Bemerkungen Bewertung Anlegen der Akte über vorhandene Create-Methode in Standardaufgabe In Aufgabencontainer: - Aktenmodell - Akten-ID (= Projekt-Nr.) - Aktenbez. (=Projektname)

46 46/ AKIS 2 Technische Umsetzung des Workflow Ablaufsteuerung Angebotsphase Aufgabe PM/Auftrag Aufgabeninseln Ergebnis/Demo Bemerkungen Bewertung Standard Workflow-Elemente Schleifen Benutzerentscheidungen Parallelitäten Verzweigungen Ablaufsteuerung über Statusvariablen Einholung Lieferantenangebote Erstellung Kundenangebot Kundenentscheidung ? ?

47 47/ AKIS 2 Technische Umsetzung des Workflow Fazit Aufgabe PM/Auftrag Aufgabeninseln Ergebnis/Demo Bemerkungen Bewertung Standard-Möglichkeiten von SAP reichen nicht aus Anpassungen nötig Technische Voraussetzungen für Anpassungen nicht in allen Programmelementen gleichermaßen gegeben Erweiterung der vorhandenen Möglichkeiten nur über Programmierung Teilweise müssen Abstriche gemacht werden Know How: Recordsmanagement Projektsystem Workflow ABAP Objektstrukturen Tabellenstrukturen Ereignissteuerung in SAP Infrastrukturdienste (Generische Objektdienste)

48 48/ AKIS 2 Technische Probleme, die den Projektverlauf beeinflusst haben Projekt freigeben --> Speichern notwendig Business-Objects definieren/anlegen WF-Elemente/Flag0-1/Null Anzeige des -Inhalts fehlt in RMPS & Workflow musste manuell gestartet werden Aufgabe PM/Auftrag Aufgabeninseln Ergebnis/Demo Bemerkungen Bewertung

49 49/ AKIS 2 Organisatorische Probleme, die den Projektverlauf beeinflusst haben Krankheit – Aufgabenumverteilung, Ressourcenbelastung SW-Projekt mit unbekannten Themen, man kann nicht über den Berg schauen Bausteinprinzip, Step-by-Step Hindernisse, neue Aufgaben verteilen Aufgabe PM/Auftrag Aufgabeninseln Ergebnis/Demo Bemerkungen Bewertung

50 50/ AKIS 2 Erkenntnisse PM Verkauf von DL Blue Ant bei kleinen Projekten, nur als Fileserver gut geeignet Mitglieder schauen nicht rein Pflegeaufwand kostet zu viel Zeit , SMS sind direkter MS Excel genügt (intuitiv schnell veränderbar) Überschaubares Projekt (Selbstläuferprojekt - Motivationskurve) Aufgabe PM/Auftrag Aufgabeninseln Ergebnis/Demo Bemerkungen Bewertung

51 51/ AKIS 2 Projektziele erfüllt ? Ampel Erfüllung der inhaltlichen Ziele: Vereinfachung und Standardisierung d. Angebotsprozesses durch WF PM-Faktoren: Zeit, Kosten, Qualität gut eingehalten Soll-Kriterien alle erfüllt Kann-Kriterien aus techn. Gründen nicht erfüllt (Web, Formular) Mitglieder haben ganzheitliches Wissen und Erfahrungen gesammelt Aufgabe PM/Auftrag Aufgabeninseln Ergebnis/Demo Bemerkungen Bewertung

52 52/ AKIS 2 PANGASIUS PARTY Einladung zur Party Do Volkspark Friedrichshain Beachvolleyball

53 53/ AKIS 2 Vielen Dank für die Aufmerksamkeit


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