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Customizing Tools: Alarme

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Präsentation zum Thema: "Customizing Tools: Alarme"—  Präsentation transkript:

1 Customizing Tools: Alarme
SAP Business One Release 9.0 Willkommen bei der Lektion zu Alarmen.

2 Lernziel der Lektion Lernziel:
Zwei Arten von Alarmen in SAP Business One einrichten und ausführen: Vordefinierte Alarme Benutzerdefinierte Alarme In dieser Lektion wird der in SAP Business One bereitgestellte Alarmmechanismus erläutert. Es wird beschrieben, wie zwei Arten von Alarmen eingerichtet und ausgeführt werden: vordefinierte Alarme und benutzerdefinierte Alarme.

3 Alarme: Unternehmensszenario
Der Einkaufsmanager möchte automatisch informiert werden, sobald der Bestand eines Lagerartikels unter die Mindestbestandsmenge fällt. Bei Erhalt der Benachrichtigung kann der Manager entscheiden, ob weitere Bestände bestellt werden sollen. Lösung: Verwenden Sie einen vordefinierten Alarm. Im Folgenden finden Sie ein Unternehmensbeispiel für einen Alarm. In diesem Beispiel möchte der Einkaufsmanager automatisch informiert werden, sobald der Bestand eines Lagerartikels unter die Mindestbestandsmenge sinkt. Bei Erhalt der Benachrichtigung kann der Manager entscheiden, ob weitere Bestände bestellt werden sollen. Dieses Beispiel stellt eine relativ simple Anforderung dar, die auf einfache Weise durch einen vordefinierten Alarm im System eingerichtet werden kann. SAP Business One unterstützt auch komplexere Anforderungen, die Abfragen umfassen.

4 Alarmfunktionen Administration > Alarmfunktionen
Alarme benachrichtigen Benutzer, wenn ein bestimmtes Geschäftsereignis eintritt oder eine Bedingung erfüllt ist Können auch verwendet werden, um Aufgabenlisten für einen Benutzer zu anzulegen Um einen Alarm zu empfangen, müssen Benutzer über ein Benutzerkonto verfügen Der Alarmmechanismus in SAP Business One benachrichtigt einen oder mehrere Benutzer, wenn ein bestimmtes Ereignis eintritt oder eine Bedingung erfüllt ist. Es ist wichtig hervorzuheben, dass Alarme das Eintreten von Ereignissen nicht verhindern. Der Alarm benachrichtigt Sie, nachdem das Ereignis eingetreten ist. Eine kreative Verwendungsweise von Alarmen ist das Anlegen einer Aufgabenliste oder eines Arbeitsauftrags für eine Person. Sie können beispielsweise eine Liste neuer Eingangsrechnungen anlegen und die Liste mittels eines Alarms täglich oder wöchentlich zur Endprüfung an den Kreditorenmanager senden. Um einen Alarm zu empfangen, muss der Benutzer über ein Benutzerkonto in SAP Business One verfügen.

5 Benutzerdefinierte Alarme
Alarmfunktionen Administration > Alarmfunktionen Vordefinierte Alarme Benutzerdefinierte Alarme Alarme können auf zwei Arten eingerichtet werden. Sie können einen der in SAP Business One bereitgestellten vordefinierten Alarme verwenden oder Sie können Ihren eigenen Alarm auf der Grundlage einer Abfrage anlegen.

6 Vordefinierte Alarme Vordefinierte Alarme decken allgemeine Alarmsituationen ab, einschließlich: Abweichung vom prozent. Bruttogewinn Abweichung vom Obligo-Limit Abweichung vom Kreditlimit Abweichung vom Rabatt (in %) Abweichung vom Budget Abweichung vom Mindestbestand Fällige Dispositionsempfehlungen Wählen Sie Administration > Alarmfunktionen, geben Sie * in das Feld Name ein und wählen Sie Suchen Die einfachste Weise, einen Alarmmechanismus einzurichten, ist einen der vordefinierten Alarme zu verwenden. Diese decken allgemeine Geschäftssituationen ab, in denen Alarme üblicherweise verwendet werden. Um eine Liste der vordefinierten Alarme anzuzeigen, wählen Sie Administration > Alarmfunktionen, geben Sie * in das Feld Name ein und wählen Sie Suchen.

7 Vordefinierte Alarme Vordefinierte Alarme decken allgemeine Alarmsituationen ab, einschließlich: Abweichung vom prozent. Bruttogewinn Abweichung vom Obligo-Limit Abweichung vom Kreditlimit Abweichung vom Rabatt (in %) Abweichung vom Budget Abweichung vom Mindestbestand Fällige Dispositionsempfehlungen Die Abweichung vom Bruttogewinn, von Obligo- und Kreditlimits sowie die Rabattalarme können auf Verkaufsbelege angewendet werden.

8 Vordefinierte Alarme Vordefinierte Alarme decken allgemeine Alarmsituationen ab, einschließlich: Abweichung vom prozent. Bruttogewinn Abweichung vom Obligo-Limit Abweichung vom Kreditlimit Abweichung vom Rabatt (in %) Abweichung vom Budget Abweichung vom Mindestbestand Fällige Dispositionsempfehlungen Der vordefinierte Alarm für die Abweichung vom Budget kann auf Einkaufsbelege, Zahlungen und Journalbuchungen angewendet werden. Dieser Alarm ist unabhängig von der Budgetwarnung, die in den Allgemeinen Einstellungen eingerichtet wird.

9 Vordefinierte Alarme Vordefinierte Alarme decken allgemeine Alarmsituationen ab, einschließlich: Abweichung vom prozent. Bruttogewinn Abweichung vom Obligo-Limit Abweichung vom Kreditlimit Abweichung vom Rabatt (in %) Abweichung vom Budget Abweichung vom Mindestbestand Fällige Dispositionsempfehlungen Der Alarm zur Abweichung vom Mindestbestand wird angewendet, wenn ein Abrufbeleg hinzugefügt wird, der die Bestandsmenge auf einen Wert unter dem in den Artikelstammdaten festgelegten Minimum verringert. Dieser Alarm wird nicht ausgegeben, wenn die Bestandssperre in den Belegeinstellungen aktiviert ist. Der Dispositionsalarm dient als Erinnerung, wenn eine Dispositionsempfehlung innerhalb eines auswählbaren Zeitrahmens zum Abruf fällig ist.

10 Einrichten von vordefinierten Alarmen
Benutzer und bevorzugte Benachrichtigungsmethoden wählen Benutzer Benach-richtigungs-methoden* Bedingungen und Belege Priorität Aktivieren *Interne, -, SMS-, Fax- und Mobilbenachrichtigungen sind verfügbar. Um einen vordefinierten Alarm zu verwenden, wählen Sie die Namen der Benutzer, die die Benachrichtigung empfangen sollen. Wählen Sie anschließend einen oder mehrere bevorzugte Mechanismen zum Benachrichtigen der Benutzer. Interne Alarme werden im Popup-Fenster Übersicht Nachrichten/Alarme im SAP-Business-One-Client angezeigt. Diese Alarme können auch über das Cockpit angezeigt werden. Die -, SMS- und Faxmechanismen erfordern die Integration dieser Services in SAP Business One. Der mobile Mechanismus für Smartphones erfordert die Integrationskomponente von SAP Business One. Die -Adressen und Telefonnummern müssen im Benutzerkonto eingerichtet sein.

11 Einrichten von vordefinierten Alarmen
Bedingungen einrichten und Belegarten wählen Der Alarm wird beim Hinzufügen eines Belegs sofort ausgelöst Benutzer Benach-richtigungs-methoden* Bedingungen und Belege Priorität Aktivieren *Interne, -, SMS-, Fax- und Mobilbenachrichtigungen sind verfügbar. Bei vordefinierten Alarmen, mit Ausnahme der Abweichung vom Mindestbestand, können Sie den Umfang des Alarms einschränken oder erweitern, indem Bedingungen eingerichtet und die für die Alarmsituation zu prüfenden Belegarten gewählt werden. Der Alarm wird sofort ausgelöst, wenn der Beleg zum System hinzugefügt wird.

12 Einrichten von vordefinierten Alarmen
Priorität zuweisen und den Alarm aktivieren Der Alarm kann jederzeit deaktiviert werden Benutzer Benach-richtigungs-methoden* Bedingungen und Belege Priorität Aktivieren *Interne, -, SMS-, Fax- und Mobilbenachrichtigungen sind verfügbar. Sie können einem Alarm eine Priorität zuweisen. Wenn die Meldung im Fenster „Übersicht Nachrichten/Alarme“ des Empfängers oder in Microsoft Outlook angezeigt wird, werden Meldungen mit hoher Priorität rot gekennzeichnet. Schließlich müssen Sie den Alarm mittels des Ankreuzfelds aktivieren, damit er aktiv wird. Sie können dieses Ankreuzfeld auch verwenden, um einen Alarm jederzeit zu deaktivieren.

13 Demo: Vordefinierte Alarme
In dieser Demo wird dargestellt, wie vordefinierte Alarme im System verwendet werden.

14 Benutzerdefinierte Alarme
Administration > Alarmfunktionen Fügen Sie eigene Alarme basierend auf einer gespeicherten Benutzerabfrage hinzu Um einen neuen Alarm hinzuzufügen, wechseln Sie in den Modus Hinzufügen und wählen Sie die gespeicherte Benutzerabfrage Die Abfrage enthält die Bedingungen, die den Alarm auslösen Benutzer- alarm Abfrage Benutzer Intervall Historie Sie können Ihre eigenen Alarme auf der Grundlage einer gespeicherten Benutzerabfrage hinzufügen. Um einen neuen Alarm hinzuzufügen, wechseln Sie in den Modus Hinzufügen und wählen Sie die gespeicherte Benutzerabfrage. Die Abfrage enthält die Bedingungen, die den Alarm auslösen. Auf diese Weise können Alarme für mehrere Bedingungen oder für eine einzige Bedingung, die speziell für das Unternehmen gilt, eingerichtet werden. Wenn Sie beispielsweise den Budgetmanager benachrichtigen wollen, wenn jemand eine Bestellung mit einem Gesamtbetrag von über 5000 anlegt, wählt Ihre Abfrage Bestellungen mit einem Wert von über 5000 aus der Datenbank.

15 Benutzerdefinierte Alarme
Administration > Alarmfunktionen Wählen Sie Benutzer, Benachrichtigungsmechanismen und Prioritäten auf dieselbe Weise wie für einen vordefinierten Alarm Benutzer- alarm Abfrage Benutzer Intervall Historie Wählen Sie anschließend die Benutzer und Benachrichtigungsmechanismen sowie die Meldungspriorität auf dieselbe Weise wie bei vordefinierten Alarmen.

16 Benutzerdefinierte Alarme
Administration > Alarmfunktionen Ein benutzerdefinierter Alarm wird ausgelöst, wenn eine Abfrage ausgeführt wird und die Bedingungen in der Abfrage erfüllt sind Legen Sie das Intervall für das Ausführen der Abfrage fest (Minuten, Stunden, Tage, Wochen oder Monate) Wenn Abfragebedingungen nicht erfüllt sind, wird keine Meldung gesendet Benutzer- alarm Abfrage Benutzer Intervall Historie Anders als bei einem vordefinierten Alarm wird ein benutzerdefinierter Alarm nicht ausgelöst, wenn ein Beleg zum System hinzugefügt wird. Ein benutzerdefinierter Alarm wird ausgelöst, wenn die Abfrage ausgeführt wird und die Bedingungen in der Abfrage erfüllt sind. Deshalb müssen Sie das Intervall zum Ausführen der Abfrage festlegen (in Minuten, Stunden, Tagen, Wochen oder Monaten). Wenn Sie das Feld „Intervall“ leer lassen, wird der Alarm nur einmal gesendet. Wenn die Abfrage ausgeführt wird, wird eine Alarmmeldung an die Benutzer gesendet, sofern die Abfragebedingungen erfüllt sind. Wenn die Abfragebedingungen nicht erfüllt sind, wird keine Meldung gesendet.

17 Benutzerdefinierte Alarme
Administration > Alarmfunktionen Interne Alarme zeigen Abfrageergebnisse im Fenster Übersicht Nachrichten/Alarme an Benutzer- alarm Abfrage Benutzer Intervall Historie Ankreuzfeld Verlauf speichern: Wenn markiert, wird bei jedem Ausführen der Abfrage ein neuer Alarm zum Fenster „Meldungen/Übersicht“ hinzugefügt Wenn nicht markiert, überschreibt ein neuer Alarm den vorigen Alarm und wird in Fettschrift angezeigt Interne Alarme zeigen Abfrageergebnisse im Fenster Übersicht Nachrichten/Alarme des Benutzers an. Wenn eine Abfrage für einen Alarm verwendet wird, werden die Abfrageergebnisse in diesem Fenster angezeigt. Wenn Sie das Ankreuzfeld Verlauf speichern wählen, wird bei jedem Ausführen der Abfrage und dem Auslösen des Alarms eine neue Alarmmeldung zum Fenster „Alarme“ hinzugefügt. Das Fenster „Alarme“ kann sich schnell füllen, wenn derselbe Alarm häufig auftritt. Wenn Sie das Ankreuzfeld Verlauf speichern nicht markieren, überschreibt jeder neuer Alarm den vorherigen Alarm im Fenster Übersicht Nachrichten/Alarme. Der Alarm wird in Fettschrift angezeigt, um den Benutzer darüber zu informieren, dass ein neuer Alarm aufgetreten ist.

18 Demo: Benutzerdefinierte Alarme
In dieser Demo wird dargestellt, wie benutzerdefinierte Alarme im System eingerichtet werden.

19 Schreiben von Abfragen für benutzerdefinierte Alarme
Legen Sie das Intervall für das Ausführen einer Abfrage sowie die im Alarm zu sendenden Ergebnisse fest Abfrage Intervall Ergebnisse SELECT T0.[DocNum], T0.[CardCode], T0.[CardName] FROM OPOR T0 WHERE T0.[DocTotal] > 5000 and  T0.[DocDate] = (CONVERT (date, GETDATE())) Einmal täglich um 23:59 Uhr Liste der Bestellungen > 5000, die am aktuellen Tag gebucht wurden Wenn das Intervall auf einmal täglich festgelegt wurde, sollte die Abfrage die Ergebnisse auf Belege beschränken, die am jeweiligen Tag hinzugefügt wurden Wenn Sie Abfragen für Alarme entwickeln, müssen Sie das Intervall zum Ausführen der Abfrage festlegen und welche Ergebnisse im Alarm an den Benutzer gesendet werden sollen. Im angezeigten Beispiel wird der Alarm verwendet, um eine Aufgabenliste für den folgenden Tag auf der Grundlage neuer Bestellungen anzulegen, die am vorherigen Tag eingegeben wurden. Die Abfrage gibt eine Liste der Bestellungen mit einem Wert von über 5000 aus, die am vorherigen Werktag gebucht wurden. Wenn das Intervall auf einmal täglich festgelegt wurde, sollte die Abfrage die Ergebnisse auf Belege beschränken, die am jeweiligen Tag hinzugefügt wurden. Hier wird das Buchungsdatum des Belegs mit dem aktuellen Datum verglichen, das über die Funktion „getdate()“ abgerufen wird.

20 Die wichtigsten Punkte
Die wichtigsten Punkte dieser Lektion: Alarme benachrichtigen Benutzer, wenn ein Ereignis eintritt Es gibt zwei Arten von Alarmen: Vordefinierte Alarme Benutzerdefinierte Alarme, basierend auf Abfragen Vordefinierte Belege werden ausgelöst, wenn ein Beleg hinzugefügt wird, der die angegebenen Bedingungen erfüllt Benutzerdefinierte Alarme werden nur ausgelöst, wenn die Abfrage ausgeführt wird und Ergebnisse erzielt Benutzerdefinierte Alarme bieten auch eine Möglichkeit, Listen mit Routineaufgaben für Benutzer anzulegen Im Folgenden sind die wichtigsten Punkte aus diesem Abschnitt aufgeführt: Nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um die folgenden wichtigen Punkte zu lesen: Alarme senden Benachrichtigungen an Benutzer, wenn bestimmte Ereignisse im System aufgetreten sind. Bedenken Sie, dass Alarme Sie erst benachrichtigen, nachdem ein Ereignis eingetreten ist. Alarme verhindern nicht, dass Belege zum System hinzugefügt werden. Mehrere vordefinierte Ereignisse werden mitgeliefert, die Sie einfach verwenden können. Oder Sie fügen benutzerdefinierte Alarme auf der Grundlage von Benutzerabfragen hinzu. Vordefinierte Belege werden ausgelöst, wenn ein Beleg hinzugefügt wird, der die angegebenen Bedingungen erfüllt. Benutzerdefinierte Alarme werden nur ausgelöst, wenn die Abfrage ausgeführt wird und sofern sie Ergebnisse erzielt. Die Abfrage wird in einem festgelegten Zeitintervall ausgeführt. Das Ergebnis der Abfrage wird als Alarm an die Benutzer gesendet. Benutzerdefinierte Alarme können dazu verwendet werden, Benutzer über komplexe oder ungewöhnliche Geschäftssituationen zu informieren. Sie können benutzerdefinierte Alarme auch dazu verwenden, Listen mit Routineaufgaben für Benutzer anzulegen.

21 Vielen Dank! Sie haben die Lektion zu Alarmen abgeschlossen.
Vielen Dank für Ihr Interesse. Sie haben die Lektion zu Alarmen in SAP Business One abgeschlossen. Vielen Dank für Ihr Interesse.


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