Serienbriefe erstellen

Präsentation zum Thema: "Serienbriefe erstellen"—  Präsentation transkript:

1 Serienbriefe erstellen
Stand: Mai 2010

2 - Serienbriefe Starten Sie wie gewohnt Ihr Schreibprogramm MS-Word (ab Version 2000) und öffnen Sie die Briefvorlage Kopfbogen Landratsamt, bzw. das zu bearbeitende Dokument.

3 - Serienbriefe Um die komXpress-unterstützte Serienbrieffunktion zu aktivieren, betätigen Sie bitte die Schaltfläche „KomXpress“ – (einblenden: über Ansicht - Symbolleisten – LivingData)

4 - Serienbriefe Anschließend erscheint für einen kurzen Moment dieses Fenster. Haben Sie komXpress auf Ihrem Rechner bereits einmal in Betrieb gehabt, so verschwindet es innerhalb weniger Sekunden von selbst wieder. Andernfalls tragen Sie bitte die Zeile wie in dem Beispiel oben ein, und bestätigen Sie Ihre Eingabe durch Klick auf die Sachaltfläche „Verbinden“

5 - Serienbriefe Anschließend sollte sich dieses Fenster öffnen.
Darin wählen Sie den Absender des Serienbriefes, also sich selbst, oder beispielsweise den Landrat oder Ihren Abteilungsleiter, für den Sie den Brief anfertigen. Dazu betätigen Sie bitte die Schaltfläche „Anfragen“. Anmerkung: Sie müssen keinen Absender auswählen, wenn dieser aus dem Briefkopf des Anschreibens heraus ohnehin ersichtlich ist. Betätigen Sie dann direkt die Schaltfläche „Weiter“.

6 - Serienbriefe Es sollte sich nun dieses Fenster öffnen. Darin finden Sie... ...und die Such-Funktion. ...die Inhalte der einzelnen Ordner, also Unterverzeichnisse, Adressen und Personen... ...das Status-Fenster zur Datenübernahme in den Serienbrief... ...die Arbeitsbereiche, also die einzelnen verfügbaren Ordner...

7 - Serienbriefe Wählen Sie nun den Absender aus
3. Mit Klick auf „Übertragen“ oder durch einen Doppelklick auf den Namen wird der Absender ausgewählt 2. Wählen Sie in dem Verzeichnis den Absender aus 1. Wählen Sie im Geschäftsverteilungs-plan die Abteilung/das Sachgebiet des Absenders aus

8 Bestätigen Sie Ihre Auswahl durch Klick auf „Weiter“
- Serienbriefe In dem Ausgangsfenster ist nun der Absender eingetragen. Zur Kontrolle sind die Daten in dem rechten Fenster abgebildet. Bestätigen Sie Ihre Auswahl durch Klick auf „Weiter“

9 - Serienbriefe Nun gilt es, die Empfänger eines Serienbriefes einzufügen. Falls Sie bei komXpress bereits eigene Verteilerlisten angelegt haben, so können sie auf diese über die „Durchsuchen“-Funktion zugreifen Greifen Sie nun über die „Anfragen“-Schaltfläche auf den komXpress-Datenbestand zu . Zuvor sollten Sie jedoch Festlegen, ob Sie die Allgemeine Adresse, oder vielleicht doch lieber die Privatanschriften der Empfänger wählen möchten.

10 - Serienbriefe Wählen Sie nun die Empfänger auf die gleiche Weise aus, wie zuvor den Absender o d e r verwenden Sie die „Suchen-Funktion“ Beachten Sie bitte, dass die Suchen-Funktion nur in dem Ordner (und dessen Unterordnern) ausgeführt wird, der in dem Fenster unten links ausgewählt wurde. Ist dort „Landkreis Passau“ ausgewählt, greift die Suchmaschine auf den gesamten verfügbaren Datenbestand zu.

11 - Serienbriefe Um beispielsweise nach allen Ersten Bürgermeistern des Landkreises zu Suchen... ...und Starten Sie die Suche. ...öffnen Sie das Typen-Auswahlmenü indem Sie auf die drei Punkte klicken... ...Wählen Sie nun den Typ „1. BürgermeisterIn“ aus...

12 - Serienbriefe Die gezielte Suche nach einzelnen Namen ist ebenfalls möglich, indem Sie diesen einfach eingeben. Auch eine Kombination von Typen- und Namenssuche ist möglich. Trennen Sie die einzelnen Suchbegriffe einfach durch einen Leerschritt.

13 - Serienbriefe Um die Suchergebnisse in den Serienbrief zu übernehmen markieren Sie diese in der Ergebnisliste und betätigen Sie anschließend die Schaltfläche „übertragen“. Diese Schritte können Sie beliebig oft wiederholen, bis Sie alle Empfänger zusammengesammelt haben.

14 - Serienbriefe - Diese sind standardmäßig nicht aktiviert.
Nicht für alle in komXpress gespeicherten Personen ist eine Adresse gespeichert.

15 - Serienbriefe Manche verfügen über eine „Privatadresse“, andere über eine „Allgemeine Adresse. Beachten Sie bitte die voreingestellte „Standardadresse“ Der Adresstyp kann aber für den Einzelfall auch im nachhinein noch gewechselt werden. Öffnen Sie das Drop-Down Menü indem Sie auf den Pfeil klicken und wählen Sie beispielsweise die Privatanschrift. Setzen Sie anschließen das Häkchen am Anfang der jeweiligen Zeile.

16 - Serienbriefe Nachdem Sie das Empfänger-Fenster durch Klick auf „Weiter“ oder „Fertigstellen“ verlassen haben erscheint diese Abfrage: Bestätigen Sie die abgebildete Einstellung indem Sie auf „Erstellen“ klicken.

17 - Serienbriefe - In Ihrem Word-Dokument sind nun die „Seriendruck-Schaltflächen“ verfügbar, (evtl. einblenden über MENUE Ansicht – Symbolleisten – Seriendruck) Diese sind wie alle anderen, Ihnen bekannten Seriendruckfelder zu verwenden.

18 - Serienbriefe - Für etwas Verwirrung kann die große Anzahl der Seriendruckfelder sorgen. Die Datenquelle besteht aus einer großen Datenbank mit sehr vielen Informationen, die zum Großteil in einem Brief nicht von Bedeutung sind. Die wichtigsten Absender-Felder sind: «PersonFName» «PersonName» «PersonSachgebiet» «PersonPhone» «PersonFax» «PersonRoom» «PersonMail» (sh. Vorlage: “Briefkopf Kreisbehörde – Seriendruckfelder KomXpress.dot”)

19 - Serienbriefe - Die wichtigsten Empfänger-Felder sind:
«ToPersonTitle» «ToPersonFName» «ToPersonName» «ToPersonJobTitle» «ToAddressGlobalPrefix» «ToAddress» «ToAddressPostalcode» «ToAddressCity»

20 - Serienbriefe Im Briefkopf fügen Sie bitte die Datenfelder des Absenders ein: «PersonFName» «PersonName» «PersonSachgebiet» «PersonPhone» «PersonFax» «PersonRoom» «PersonMail» ..und die Datenfelder des Empfängers: «ToPersonTitle» «ToPersonFName» «ToPersonName» «ToPersonJobTitle» «ToAddressGlobalPrefix» «ToAddress» «ToAddressPostalcode» «ToAddressCity» Bitte bedenken Sie, dass in den Seriendruckfeldern keine Leerzeichen gespeichert sind und diese von Ihnen gesetzt werden müssen!

21 - Serienbriefe In der komXpress-Datenbank speichert das Landratsamt zwar die Briefanrede „Sehr geehrter Herr“ oder „Sehr geehrte Frau“, Nicht jedoch die Anrede „An Herrn“ oder „An Frau“. Um dieses an den jeweiligen Empfänger anzupassen, muss ein Bedingungsfeld eingefügt werden: Anrede: „Herrn...“ oder „Frau...“ Klicken Sie auf „Bedingungsfeld Einfügen“ und wählen Sie anschließend „Wenn... Dann... Sonst...“

22 - Serienbriefe Die hier abgebildete Bedingung vergleicht das Geschlecht der Zielperson mit „1“ (=männlich). Bei einer Übereinstimmung wird der Text „Herrn“ eingefügt, andernfalls wird der Text „Frau“ eingefügt. Probleme ergeben sich, wenn kein Eintrag in der Datenbank vorhanden ist, d.h. die Person nicht als „Neue Person“ (erkennbar durch Kopfsymbol und Auflistung in der Globalen Adressliste) angelegt wurde, weil nur hier das Geschlecht und die Briefanrede erfasst werden können. Es wird dann standardmäßig vom Programm Frau vergeben.

23 - Serienbriefe Mögliche Fehler in der Datenbank (z.B. das falsche Geschlecht oder auch ein Tippfehler im Namen) können problemlos behoben werden. Klicken Sie hierzu einfach auf das Symbol „Datenquelle bearbeiten“.

24 - Serienbriefe Zum einen können Sie hier Daten korrigieren, bzw. fehlende Daten ergänzen, zum anderen können Sie hier auch sehen, welche Daten sich eigentlich hinter den Namen der Seriendruckfelder verbergen. Beispielsweise die gleich benötigte Briefanrede: <<ToPersonLetterTitle>> Bitte nicht vergessen: Die obere Hälfte der Datenfelder beinhalten die Daten des Absenders. Die Felder, die die Daten des Empfängers bezeichnen beginnen mit „To...“

25 - Serienbriefe Fügen Sie jetzt noch das/die Seriendruckfeld/er für die Briefanrede des Empfängers ein und schreiben Sie den Brief wie gewohnt.

26 - Serienbriefe - …übrigens diese Vorlage finden Sie im INTRAnet – MitarbeiterService – Formulare - B – „Briefkopf Kreisbehörde - Seriendruckfelder KomXpress.dot“