Verwaltung der Programme

Präsentation zum Thema: "Verwaltung der Programme"—  Präsentation transkript:

1 Verwaltung der Programme
Arbeitsgruppe Verwaltung der Programme Bremen, 06. Juni 2013

2 Antragstellung und Evaluation
1. Teil: Antragstellung und Evaluation

3 Ausschreibungen Ausschreibung zur Einführung und Weiterentwicklung deutsch-französischer integrierter bi- und trinationaler Studiengänge für: Bachelor-Studiengänge (180 ECTS) Postgraduale Studiengänge (Master / 120 ECTS) Grundständige Studiengänge mit folgenden Abschlüssen auf französischer Seite: eine Maîtrise in Jura oder ein Diplôme de Grande École / École oder ein Diplôme d’IEP auf deutscher Seite: ein Bachelor oder ein Staatsexamen Ausschreibung zur Einführung eines deutsch-französischen PhD-Track-Programms Ausschreibung zur Veranstaltung wissenschaftlicher Begegnungen

4 Die Evaluation der Studiengänge durch die DFH
Die Evaluation bereits geförderter Studiengänge erfolgt im Rahmen der Maßnahmen zur Qualitätssicherung entsprechend dem Evaluationsrhythmus der DFH:  Evaluation nach einem etwaigen Einführungsjahr  Evaluation alle 4 Jahren nach einer inhaltlichen Umgestaltung des Studiengangs oder der Ausweitung auf einen neuen Partner bei einer erneuten Antragstellung nach einer negativen Evaluation oder einer (mit der DFH abgesprochenen) Ruhephase Grundsätzlich gilt, dass nur gefördert werden kann, was auch evaluiert wurde!

5 Ein mehrstufiges Evaluationsverfahren
Die Evaluation der Anträge folgt dem Grundsatz der Exzellenz. Sie erfolgt entsprechend den in der Evaluationscharta aufgeführten DFH-Grundsätzen der Antragsbewertung. Die Qualität des vorgeschlagenen Projektes ist maßgeblich. Formale Evaluation Vollständigkeit, formale Förderfähigkeit Administrative Evaluation allgemeine Bestandsaufnahme, Studierendenflüsse, Identifikation mit der DFH, Nutzung der Mittel… Wissenschaftliche Evaluation Entscheidung des Hochschulrates

6 Die administrative Evaluation
wird vom Sekretariat der DFH durchgeführt : Prüfung der Antragsunterlagen auf ihre formale Vollständigkeit Stellungnahme des Sekretariates pro Studiengang zu folgenden Punkten: Sachberichte der Verwendungsnachweise Studierendenberichte Angaben zu den Studierenden- und Absolventenzahlen Öffentlichkeitsarbeit der Kooperationen im Hinblick auf die Zusammenarbeit und die Identifikation mit der DFH, einschließlich des Studienführers online ggf. Ergebnisse der Ortsbegehungen Gesamteindruck der verwaltungstechnischen Zusammenarbeit mit der Kooperation

7 Die wissenschaftliche Evaluation
Diese obliegt dem wissenschaftlichen Beirat und den in seinem Auftrag arbeitenden unabhängigen Gutachter/innen: Begutachtung des Antrags durch ein deutsch-französisches Gutachtertandem. Diskussion der Ergebnisse und Erstellung eines Rankings in den fachlich differenzierten Evaluationsgruppen. Diskussion der Ergebnisse jeder Evaluationsgruppe im wissenschaftlichen Beirat (v.a. Diskussion von Zweifelsfällen) und Formulierung von Empfehlungen an den Hochschulrat.

8 Die Entscheidung des Hochschulrates
Auf Basis der Empfehlungen des Wissenschaftlichen Beirates trifft der Hochschulrat die Förderentscheidung.

9 Evaluationsergebnis Wird den Hochschulen unmittelbar nach dem Hochschulrat mitgeteilt. Positives Evaluationsergebnis Förderung entsprechend den geltenden Finanzierungsrichtlinien der Studiengang wird von der DFH beworben (Achtung: Für den Studienführer online muss vorher ein entsprechendes Formular von der Kooperation ausgefüllt werden!) die Kooperation darf/sollte das Logo der DFH nutzen die Kooperation ist Teil des DFH-Netzwerks: zunächst als Partnerhochschule, später auf Antrag als Mitgliedshochschule (Ansprechpartner: Simon Martin / Referat 1) Negatives Evaluationsergebnis & bei auslaufenden oder ruhenden Studiengängen: Zum Schutz der Studierenden tritt bei Weiterförderungsanträgen die Vertrauensschutzregelung der DFH in Kraft.

10 Antragstellung konkret: Fristen
2.5.13: Veröffentlichung der Ausschreibung im Mai: an alle Kooperationen, die einen Antrag auf Weiterförderung stellen müssen oder können Signalisierung bis zum anhand des Formulars „Antragsankündigung“ (per an Erstellung eines personalisierten Online-Antragsformulars durch die DFH; Versand eines Links an die Kooperation : Frist für die Validierung des Online-Antrags für eine Weiterförderung ab die Entscheidung wird Anfang April 2014 mitgeteilt Jedes Jahr gelten die gleichen Fristen!

11 Antragstellung konkret: Bestandteile des Antrags (Antrag auf Weiterförderung)
Personalisiertes Online-Antragsformular Ein Muster finden Sie unter Hochschulen  „Ausschreibungen“ Anlagen : studiengangsspezifische Kooperationsvereinbarung (Zulassungsverfahren, Studierendenzahlen, Immatrikulationsmodalitäten, Studiengebühren, Abschlüsse, Diploma Supplement, Öffentlichkeitsarbeit) : gemeinsamer Studienplan & schematische Darstellung des Studienverlaufs Alle Dokumente müssen in deutscher und französischer Sprache vorliegen! weitere Anlagen eine Unterschriftsseite pro Hochschule anonymisiertes Muster des Zeugnisses & Diploma Supplements (wenn verfügbar) Zusammenfassung des Werdegangs der Studierenden ggf. Empfehlungen aus der Berufspraxis

12 Antragstellung konkret: Das Online-Antragsformular

13 Antragstellung konkret: Das Online-Antragsformular

14 Antragstellung konkret: Wissenswertes & Tipps zur Antragstellung
Die Antragsunterlagen sind die „Visitenkarte“ des Studiengangs für die Gutachter/innen! Qualitätskriterien der DFH im Kopf behalten: Aufgabe der Gutachter: Prüfen, in welchem Maße diese erfüllt werden. Der Gutachter kann nur das bewerten, was explizit im Antrag steht. → Eine mangelnde / unpräzise Darstellung kann zu Punktabzügen führen Es muss für den Gutachter unmittelbar ersichtlich sein, was Studierende belegen müssen, um den doppelten Abschluss zu erlangen. → Bitte erstellen Sie übersichtliche Studienpläne Empfehlung: Keine Felder leer lassen! Besser: Kurzer Hinweis, warum die Frage nicht beantwortet wird bzw. „/“. Wenn eine Frage im Online-Formular in einer Anlage beantwortet wird: Verweis auf die entsprechende Anlage (mit konkreter Seitenangabe!). Kooperationsvereinbarung bitte erneut beifügen, auch wenn sie der DFH vorliegt.

15 Tipps zur Antragstellung: Studiengänge, die mehrheitlich Vorlesungen auf Englisch anbieten
Die DFH wird immer öfter mit Förderanträgen für deutsch-französische Studiengänge konfrontiert, deren Vorlesungen mehrheitlich auf Englisch gehalten werden.  Keine systematische Ablehnung solcher Anträge, aber es klar daraus hervorgehen: warum die Vorlesungen so gewählt wurden, der Mehrwert, den die Studierenden dadurch haben, wie der Erwerb der deutschen und französischen Sprachkompetenz gesichert werden kann. Die Doppeldiplomierten müssen in der Lage sein, auf dem deutschen und französischen Arbeitsmarkt zu bestehen.

16 Antragstellung konkret: Nicht vergessen
Im Dokument „Allgemeine Informationen für Antragsteller & Hinweise zum Ausfüllen des Antragsformulars“ gibt es noch weitere Hinweise zur Antragstellung. Sie können sich jederzeit eine Druckversion des Antrags als PDF erstellen. Unterschriften erst leisten, wenn der Antrag vollständig vorliegt. Originalunterschriften der Hochschulleitungen und Programmbeauftragten auf der Unterschriftenseite (an der Hochschule zu verwahren) WICHTIG: Eine einmal erfolgte Validierung ist definitiv! Anträge, die bis zum um 23h59 nicht validiert werden, gelten als nicht gestellt.

17 Informationen zur Antragstellung und Evaluation:
auf unserer Homepage unter „Hochschulen“  „Evaluation“: Zeitplan und Ablauf der Evaluation Förderstruktur und Evaluationsrhythmus Entwicklungsstand der Studiengänge „DFH-Grundsätze der Antragsbewertung und Qualitätssicherung für Studienprogramme“ unter „Hochschulen“  „Ausschreibungen“: Allgemeine Informationen für Antragsteller Ausschreibung Antragsankündigung Muster des auszufüllenden Online-Formulars

18 Die Ausschreibung PhD-Tracks
eine einzige Ausschreibung pro Jahr gleiche Fristen wie für die Ausschreibung der integrierten Studiengänge: Veröffentlichung der Ausschreibung: 2. Mai 2013 Antragsankündigung bis zum 30. Juni 2013 Versand der Anfrage bis zum 31. Oktober 2013 Evaluation zwischen November und März  Mitteilung der Ergebnisse im April (für eine Förderung ab dem darauffolgenden Studienjahr) Formular: auszufüllen von beiden Partnern (auf deutsch & französisch) zu unterschreiben von den Direktoren der Hochschulen

19 Ausschreibung Wissenschaftliche Begegnungen
permanente Ausschreibung Finanzielle Unterstützung bei der Begegnung der beiden antragsstellenden Partner Erstellung eines deutsch-französischen integrierten Studiengangs oder Forschungsprogramms erst später auf eine von der DFH veröffentlichte Ausschreibung antworten Vergabe von maximal € pro Begegnung, beschränkt auf eine Anfrage jährlich und geplante Kooperation Anfrage ist auf deutsch oder französisch von einem der Partner an die DFH zu richten; spätestens einen Monat vor der Begegnung

20 2.Teil: Mittelvergabe

21 Einschreibung und Rückmeldung der Studierenden
obligatorische Einschreibung und Rückmeldung für ALLE Studierenden bis zum Erhalt des Doppeldiploms bei nicht erfolgter Einschreibung: keine nachträgliche Einschreibung / keine Mobilitätsbeihilfe / Verfälschung der Studierendenzahlen / im Falle einer negativen Evaluation keine Neueinschreibung im folgenden Jahr möglich Einschreibung ausschließlich online: vom 2. Mai bis spätestens zum 30. September 2013 2. Einschreibungsphase zwischen dem und dem : nur für Studierende, die nach dem ausgewählt werden und ihr Studium im Sommersemester 2014 beginnen

22 Studierendenbericht nach jedem Aufenthalt im Partner- bzw. Drittland auszufüllen der Studienrende kann sich bei der DFH erst dann rückmelden, wenn er den Studierendenbericht ausgefüllt hat er ist Teil der Evaluation des Studienganges

23 Studienabbruch Studienabbrüche und Studienunterbrechungen müssen der DFH unverzüglich gemeldet werden bitte das Formular „Studienabbruch“ oder „Studienunterbrechung“ verwenden (dort finden Sie auch weitere Informationen) Rückzahlung der Mobilitätsbeihilfe erfolgt durch die Hochschule innerhalb von 4 Wochen nach der Meldung des Abbruches Ausnahmen: Abbruch wegen Krankheit, Verlust des Prüfungsanspruches, bei schriftlicher Beantragung eines Erlasses der Rückzahlungspflicht beim Präsidenten der DFH

24 DFH - Zertifikat für die Studierenden, die während ihres gesamten DFH – Studiums bei der DFH eingeschrieben waren und alle Abschlüsse erhalten haben jeder Programmbeauftragte meldet die Absolventen seines Studienganges im Rahmen des alljährlich zu erstellenden Verwendungsnachweises Erstellung der Zertifikate auf Antrag des Programmbeauftragten bei der DFH

25 Zuschuss 2013-2014 - Vorfinanzierung
betrifft die Mobilitätsbeihilfe Antrag zwischen Juni und August anhand eines Formulars, das den Programmbeauftragten Mitte Juni per zugeschickt wird es ist ausreichend, das ausgefüllte Antragsformular unterschrieben zurückzusenden Vorschuss wird ohne großen bürokratischen Aufwand an Ihre Hochschule ausbezahlt Prüfen Sie, ob Ihre Studierende bei der DFH korrekt eingeschrieben sind, bevor Sie ihnen die Mobilitätsbeihilfe überweisen!

26 Zuschuss 2013-2014 - Namensliste der Studierenden und Zahlen
Einschreibungen und Rückmeldungen der Studierenden werden unter „Infos online“ auf unserer Internetseite angezeigt Zugang erfolgt anhand der von der DFH vergebenen Identifikationsnummer und des Passworts 1. Juni: Namensliste und Zahlen sind online verfügbar Frist für die Validierung der Namensliste und der Zahlen: 4. Oktober 2013 Je früher jedoch die Formulare der DFH vorliegen, desto früher können der Zuwendungsvertrag erstellt und die Mittel überwiesen werden

27 Namensliste der Studierenden und
Zahlen 1. Etappe: die Namensliste der Studierenden ausfüllen und speichern Bestätigung der Teilnahme der Studierenden am Studiengang Informationen über die Studierenden (Datum der Einschreibung, Matrikelnummer, Name, Vorname, etc.) werden automatisch erstellt Informationen über die Inlands-, Partnerlands- oder Drittlandsphase werden automatisch vorab ausgefüllt Beantragung der Mobilitätsbeihilfe muss vom Programmbeauftragten ergänzt werden Im Falle einer Kofinanzierung von einer oder mehreren Mobilitätsbeihilfen: bitte die Spalte „Kofinanzierung“ ausfüllen sobald sich alle Studierenden eingeschrieben haben, können die endgültigen Informationen eingegeben und gespeichert werden

28 Namensliste der Studierenden und
Zahlen

29 Namensliste der Studierenden und
Zahlen 2. Etappe: die Zahlen prüfen und validieren die Zahlen werden automatisch berechnet – aber bitte prüfen und validieren Sie diese wenn Sie einen Fehler feststellen, gehen Sie zurück zur Namensliste diese Zahlen dienen als Grundlage für die Erstellung des Zuwendungsvertrags und für die Berechnung der bewilligten Mittel sobald der Programmbeauftragte die Zahlen validiert hat, wird die DFH durch eine automatische darüber informiert sobald alle Partner einer Kooperation das Formular validiert haben, kann der Zuwendungsvertrag erstellt werden

30 Namensliste der Studierenden und Zahlen

31 Zuwendungsvertrag und Auszahlung der Zuwendungen
der Zuwendungsvertrag wird dem Programmbeauftragten zugesandt zwecks:  Prüfung der Angaben  Angabe der Aufteilung der bewilligten Mittel sowie der Bankverbindungen  Unterschrift durch die Hochschulleitung und durch den Programmbeauftragten selbst Rücksendung eines Exemplars an die DFH bis spätestens Dezember 2013 Auszahlung der Zuwendungen:  wenn die Hochschule bereits den zahlmäßigen Nachweis des Verwendungsnachweises sowie die Tabelle der Studierenden für das vergangene Jahr bei der DFH eingereicht hat  abzüglich eventuell nicht verausgabter Infrastrukturmittel

32 Finanzierungsrichtlinien 2013-2014
Infrastrukturmittel (Summe pro Kooperation) Studiengänge im Einführungsjahr: Pauschalbetrag i.H.v €* Studiengänge: Pauschalbetrag i.H.v €* / €* / €* entsprechend der Zahl der Studierenden in der Auslandsphase Langfristige Studienaufenthalte: Pauschalbetrag i.H.v €* Weitere Mittel i.H.v 500 € oder € für jede kofinanzierte Mobilitätsbeihilfe keine Infrastrukturmittel für negativ evaluierte, ruhende und auslaufende Studiengänge * gültig für 2013/14

33 Finanzierungsrichtlinien 2013-2014
2. Mobilitätsbeihilfen (abgesehen von Studiengängen im Einführungsjahr) für die bei der DFH eingeschriebenen Studierenden in der Partner- oder Drittlandsphase 270 € pro Monat* Deckelung: 80* Mobilitätsbeihilfen pro Kooperation (max €*) Förderung während des Praktikums, wenn dies obligatorisch gemäß der geltenden Studienordnung ist und im Partnerland stattfindet Vertrauensschutzregelung: im Falle einer negativen Evaluation oder nach der Deklaration als Auslaufmodell, können die schon bei der DFH eingeschriebenen Studierenden von der Mobilitätsbeihilfe profitieren (je nach Fall ein Jahr oder bis Ende des Studiums) * gültig für 2013/14

34 Finanzierungsrichtlinien 2013-2014
Kostenlose Online-Sprachkurse für die Studierenden, die bei der DFH eingeschrieben sind und die zum ersten Mal ins Partnerland gehen Zusammenarbeit seit mit Deutsch-Uni Online (DUO) für Online-Deutschkurse Zusammenarbeit seit mit Deutsch-Uni Online (DUO) für Online-Französischkurse

35 Bewilligte Förderungsmittel für PhD-Tracks
anzufragen über das Mittelabrufformular Zuschüsse zu den Betriebskosten - Pauschalbetrag von € pro Jahr und Programm € pro Student, der sich in der Auslandsphase befindet Mobilitätsbeihilfe - für die ersten 2 Jahre des Programms: 270 € pro Monat für einen Studenten in der Auslandsphase für eine maximale Dauer von 10 Monaten pro Studienjahr - für die 3 letzten Jahre des Programms: 600 € pro Monat für einen Studenten in der Auslandsphase für eine maximale Dauer von 18 Auslandsstipendien können bis zu € pro Monat für 2 Doktoranden bewilligt werden

36 Nachweis über die Verwendung der DFH-Zuwendungen
3. Teil: Nachweis über die Verwendung der DFH-Zuwendungen

37 Allgemeines Verwendung der DFH-Zuwendungen gemäß den Richtlinien für die Verwendung der Zuwendungen Wahrung der Grundsätze einer gewissenhaften Verwendung öffentlicher Gelder Zu beachten: Prinzip der Wirtschaftlichkeit und der sparsamen Verwendung Prinzip der Zweckbestimmung der Mittel Richtlinien werden mit den Zuwendungsverträgen verschickt und können zusätzlich noch auf unserer Internetseite heruntergeladen werden

38 Allgemeines Infrastrukturmittel
Zeitraum für die Ausgaben Ausgaben, die vor dem verpflichtend eingegangen wurden, können bis zum bezahlt werden Mobilitätsbeihilfen Auszahlung an die Studierenden: spätestens 3 Wochen nach Erhalt Nicht ausgezahlte Mobilitätsbeihilfen müssen bis spätestens an die DFH zurückgezahlt werden Auszahlung gemäß der im Zuwendungsvertrag festgelegten Aufteilung

39 Verwendungsnachweis 2012-13
größtenteils online auf der DFH-Internetseite unter "Infos online" zahlenmäßiger Nachweis Übersichtstabelle der Studierenden Übersichtstabelle der Doppeldiplomierten Ansprechpartner Fristen: bis : bis : Sachbericht von Hochschulleitung und Finanzkontrollstelle unterschriebener Nachweis (pdf-Dokument) Rückzahlung der nicht-ausgezahlten Mobilitätsbeihilfen

40 Verwendungsnachweis 2012-13
erst nach Validierung der Rubriken "zahlenmäßiger Nachweis" und "Übersichtstabelle der Studierenden" können die Zuwendungen für 2013/14 an die Hochschule ausgezahlt werden die nicht verbrauchten Mittel in 2012/13 werden mit den bewilligten Zuwendungen für 2013/14 verrechnet Vorteil: Gelder müssen nicht angefordert bzw. zurückgezahlt werden weniger administrativer Aufwand für die Hochschulen gilt nicht für Mobilitätsbeihilfen nicht verrechenbare Restmittel oder nicht ausgezahlte Mobilitätsbeihilfen müssen bis zum an die DFH zurückgezahlt werden

41 Zahlenmäßiger Nachweis
Aufstellung der Ausgaben im Bereich der Infrastrukturmittel Verschiedene Rubriken: Personalkosten Reise- und Aufenthaltskosten Verwaltungskosten Empfangs- und Bewirtungskosten Kosten für Kommunikation und Werbung im Rahmen des Studiengangs

42 Übersichtstabelle der Studierenden
Liste der im akademischen Jahr 2012/13 eingeschriebenen Studierenden Angabe: der Phase (Partnerlands-, Drittlands- oder Inlandsphase) pro Semester, in der sich die Studierenden befanden der an die Studierenden ausgezahlten Mobilitätsbeihilfe ob die Studierenden die Prüfungen bestanden haben der Höhe des zurückzuzahlenden Betrags im Falle eines Studienabbruchs

43 Übersichtstabelle der Doppeldiplomierten
Liste über die Absolventen des Studiengangs, die bereits beide (oder bei Drittlandkooperationen alle drei) Abschlüsse erhalten haben Auswahl aus einer Liste der bei der DFH eingeschriebenen Studierenden Heimatuniversität ist vorab ausgefüllt Bezeichnung des Abschlusses ist vorab ausgefüllt, kann aber geändert bzw. ergänzt werden Angabe des Datums, wann die Abschlüsse erlangt wurden Achtung Erstellung der Zertifikate auf Grundlage dieser Angaben Mitteilung des Termins mindestens 1 Monat im Voraus

44 Sachbericht Fragen zum Studiengang, zu den Studierenden und zum Verlauf des Studiengangs kann per Post, per Fax oder per Mail an die DFH geschickt werden wird für die Evaluation des Studiengangs den Evaluatoren zur Verfügung gestellt Vergleich der Antworten im Sachbericht mit denen im Studierendenbericht

45 Nachweis mit Unterschriften
pdf-Dokument zur Vorlage und Unterschrift bei der Hochschulleitung und der Finanzkontrollstelle bescheinigt die Richtigkeit und die Rechtskraft der online gegebenen Informationen muss per Post an die DFH gesandt werden spätestens bis zum

46 Prüfung durch die DFH Nachweis über die Verwendung der Zuwendungen durch die Hochschulen Einhaltung der Richtlinien Einhaltung der Fristen Sanktionen: Rückforderung / Verrechnung der Zuwendungen bei fehlendem Nachweis der Verwendung der in dem/den vorherigen akademischen Jahr/en geleisteten Zuwendungen, nicht-förderfähigen Ausgaben in Anwendung der Richtlinien für die Verwendung der DFH-Zuwendungen, bestehenden Forderungen aus den vorherigen akademischen Jahren. Ortsbegehungen: Forderung der Rechnungsprüfer, bei Irregularität im Verwendungsnachweis oder auf Wunsch der Evaluatoren

47 Für alle weiteren Fragen
Evaluation: Carole Reimeringer / Sabine Kletzke / Danielle Weislinger / Nadia Huppert Studierendensekretariat: Dominique Boeglen / Hélène Dinter Namensliste der Studierenden / Zahlen: Dominique Boeglen / Hélène Dinter Finanzierungsrichtlinien: Carole Reimeringer / Hélène Dinter Verwendungsnachweise: Nicole Schmidt Zertifikate: Caroline Heigenhauser Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!