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Präsentation zum Thema: "Bevor Sie beginnen Schulung für Clubsekretäre 1 Diese Präsentation sollte als PowerPoint-Präsentation abgespielt werden. Folgen Sie den folgenden Schritten,"—  Präsentation transkript:

1 Bevor Sie beginnen Schulung für Clubsekretäre 1 Diese Präsentation sollte als PowerPoint-Präsentation abgespielt werden. Folgen Sie den folgenden Schritten, um diese Datei als Präsentation anzuzeigen: 1. Klicken Sie auf "Präsentation" im Menü im oberen Abschnitt Ihres Bildschirms. 2. Wählen Sie "Von Anfang an abspielen" aus.

2 Bevor Sie beginnen Dieses Online-Modul ist in 5 Abschnitte eingeteilt, die entweder in einem 30- bis 45- minütigen Schulungsbaustein oder über mehrere Schulungsbausteine hinweg abgeschlossen werden können. Schulung für Clubsekretäre 2 Um weitere Unterstützung zu erhalten, wenden Sie sich an den IT- Beauftragten Ihres Clubs oder das Lions-Lernzentrum unter Willkommen zur Schulung für Clubamtsträger

3 Arbeitsheft Klicken Sie hier, wenn Sie Zugang zu Ihrem Arbeitsheft wünschen und es ausdrucken möchten, bevor Sie fortfahren.hier Schulung für Clubsekretäre 3 Zu diesem Online-Modul gehört ein Arbeitsheft, das Ihre Lernerfahrung verbessern wird. Es ist in 5 entsprechende Abschnitte unterteilt und bietet Gelegenheit, Notizen zu machen und weitere Informationen zur Ergänzung der in diesem Online-Modul besprochenen Konzepte zu erhalten.

4 Arbeitsheft Schulung für Clubsekretäre 4 Die Verantwortungen von Clubsekretären unterscheiden sich je nach regionalen Praktiken und festgelegten Clubverfahren. Bitte beachten Sie:

5 Navigation Schulung für Clubsekretäre 5 Wenn bestimmte Symbole erscheinen, können Sie zu verschiedenen Abschnitten im Online-Modul navigieren. Jede Folie geht ein zeitlich festgelegtes Programm durch. Wenn dieses abgeschlossen ist, zeigt ein Pfeil rechts unten in der Ecke an, dass Sie auf die nächste Folie klicken können, wenn Sie bereit sind. weist auf ein Link zu einer Ressource auf der LCI-Website oder in einer Veröffentlichung hin. Wenn Sie auf dieses Symbol klicken, werden Sie zu dieser Ressource geleitet. Links stehen auch im Abschnitt „Ressourcen“ dieses Online-Moduls zur Verfügung. Durch Klicken auf kehren Sie zur Folie mit dem Inhaltsverzeichnis zurück, falls Sie zu bestimmten Abschnitten springen bzw. diese durchlesen möchten.

6 Willkommen Sie wurden in das Amt des Clubsekretärs gewählt Schulung für Clubsekretäre 6

7 Ziele Dieser Kurs wird Sie mit den grundlegenden Informationen und Ressourcen versorgen, die Sie brauchen, um sich auf Ihr neues Amt vorzubereiten. Nach Abschluss des Kurses können Sie:  Den Zweck eines Lions Clubs erkennen und wie er in die Struktur von Lions Clubs International hineinpasst  Die Verantwortungen des Clubsekretäramts zusammenfassen  Nach Bedarf auf zusätzliche Ressourcen zugreifen Schulung für Clubsekretäre 7

8 Inhaltsverzeichnis Klicken Sie auf die nachstehenden Links, um zu einem bestimmten Abschnitt zu navigieren, oder klicken Sie auf den Pfeil, um mit Abschnitt 1 fortzufahren. Abschnitt 1: EinleitungEinleitung Abschnitt 2: Ihr Club-FührungskräfteteamIhr Club-Führungskräfteteam Abschnitt 3: Verantwortungen des ClubsekretärsVerantwortungen des Clubsekretärs Abschnitt 4: Planung Ihrer AmtszeitPlanung Ihrer Amtszeit Abschnitt 5: RessourcenRessourcen Schulung für Clubsekretäre 8

9 Einleitung 9 Willkommen zu Abschnitt 1: Einleitung Schulung für Clubsekretäre Schlagen Sie Seite 1 Ihres Arbeitsheftes auf.

10 Einleitung 10 Als Sekretär sind Sie ein integraler Teil des Führungskräfteteams und bemühen sich, dem Clubpräsidenten bei der Leitung der Hilfsprojekte des Clubs, die Ihre örtliche Gemeinde und umliegenden Gebiete unterstützen, zu helfen. Es ist jedoch auch wichtig daran zu denken, dass Sie Teil von etwas viel Größerem sind. Schulung für Clubsekretäre

11 Struktur von Lions Clubs International 1 1 Club Schulung für Clubsekretäre 11 Lions Clubs International besteht aus einem großen Netzwerk von Lionsmitgliedern, wobei die Clubs im Mittelpunkt stehen. Diese Struktur erleichtert die Kommunikation und fördert Hilfsdienste auf örtlicher, regionaler und weltweiter Ebene.

12 Struktur von Lions Clubs International 1 1 Club Schulung für Clubsekretäre 12 Die nächste Folie wird Ihnen dabei helfen, Seite 1 in Ihrem Arbeitsheft abzuschließen. Nehmen Sie sich für das Abschließen dieses Abschnitts ruhig etwas Zeit.

13 Struktur von Lions Clubs International Konstitutionelles Gebiet Multidistrikt Distrikt Region* Zone Club Ein Club besteht aus mindestens 20 Mitgliedern Eine Zone besteht aus 4 bis 8 Clubs Eine Region besteht aus 10 – 16 Clubs * Ein Distrikt besteht aus mindestens 35 Clubs mit 1250 aktiven Mitgliedern Mehrere Distrikte in einem bestimmten geographischen Gebiet bilden einen Multidistrikt Jeder Lions Club befindet sich in einem von sieben konstitutionellen Gebieten, die durch mindestens einen internationalen Direktor vertreten werden *fakultativ Schulung für Clubsekretäre 13

14 Struktur von Lions Clubs International Konstitutionelles Gebiet Multidistrikt Distrikt Region* Zone Club Schulung für Clubsekretäre 14 Individuelle Clubs und ihre Mitglieder stehen im Mittelpunkt der Vereinigung. Ohne ihr Engagement, unseren Mitmenschen vor Ort zu dienen, könnten wir das Vermächtnis unserer weltweiten Hilfsdienste nicht aufrecht erhalten.

15 Schulung für Clubsekretäre 15 Als Club im größeren Rahmen der Internationalen Vereinigung von Lions Clubs besteht Ihre Mission darin: FREIWILLIGE DAZU ZU BEFÄHIGEN, durch Lions Clubs ihren Gemeinden zu dienen, humanitäre Bedürfnisse zu erfüllen, und Frieden und internationales Verständnis zu fördern.

16 Zweck der Lions Clubs Damit unsere Mission zur Realität wird, müssen unsere Clubs viele Zwecke erfüllen. Schulung für Clubsekretäre 16 Wir wollen uns kurz die einheitliche Fassung unserer Clubsatzung und -Zusatzbestimmungen ansehen, um zu sehen, ob Sie alle Zwecke eines Lions Clubs kennen.

17 Zweck der Lions Clubs Schulung für Clubsekretäre 17 Sie werden eine Reihe von Aussagen sehen. Wählen Sie „Ja“, wenn die Aussage einen der genannten Zwecke von Lions Clubs widergibt bzw. „Nein“, wenn es sich nicht um einen genannten Zweck von Lions Clubs handelt.

18 Zweck der Lions Clubs Der Zweck von Lions Clubs ist… Die Clubmitglieder in Freundschaft, Kameradschaft und gegenseitiger Eintracht zu verbinden. JA NEIN JA Dies ist einer der genannten Zwecke von Lions Clubs JA Dies ist einer der genannten Zwecke von Lions Clubs Schulung für Clubsekretäre 18 Hier ist die erste Aussage. Klicken Sie entweder auf JA oder NEIN

19 Zweck der Lions Clubs Der Zweck von Lions Clubs ist… Einsatzfreudige Mitmenschen zu bewegen, ihrer Gemeinde zu DIENEN, ohne daraus persönlichen finanziellen Nutzen zu ziehen; Tatkraft und vorbildliche Haltung in den Bereichen des Handels, der Industrie, des Berufs sowie des öffentlichen und privaten Lebens zu ENTWICKELN und zu FÖRDERN. JA NEIN JA Dies ist einer der genannten Zwecke von Lions Clubs JA Dies ist einer der genannten Zwecke von Lions Clubs Schulung für Clubsekretäre 19 Hier ist die nächste Aussage. Klicken Sie entweder auf JA oder NEIN

20 Zweck der Lions Clubs Der Zweck von Lions Clubs ist… Aktiv für die bürgerliche, kulturelle, soziale und moralische Wohlfahrt der Gesellschaft einzutreten. JA NEIN JA Dies ist einer der genannten Zwecke von Lions Clubs JA Dies ist einer der genannten Zwecke von Lions Clubs Schulung für Clubsekretäre 20 Klicken Sie entweder auf JA oder NEIN Sind Sie für eine weitere bereit?

21 Zweck der Lions Clubs Welche der folgenden Aussagen sind KEINE genannten Zwecke von Lions Clubs? Schulung für Clubsekretäre 21 Klicken Sie auf Ihre Antwort. Die Grundsätze eines guten Staatswesens und guten Bürgersinns zu fördern. Ein Forum für die offene Diskussion aller Angelegenheiten von öffentlichem Interesse zu bilden … Den Geist gegenseitiger Verständigung unter den Völkern der Welt zu wecken und zu erhalten. Politische Führungskräfte zu fördern, die die Mission von Lions Clubs unterstützen. Okay, diese waren recht einfach. Wir wollen mal eine ausprobieren, die etwas schwieriger ist. Sie können alle 6 Zielaussagen im Artikel II der einheitlichen Fassung der Clubsatzung nachlesen. Politische Führungskräfte zu fördern, die die Mission von Lions Clubs unterstützen.

22 Zweck der Lions Clubs Schulung für Clubsekretäre 22 Wie können Sie die Mission und den Zweck von Lions Clubs fördern? Schreiben Sie Ihre Antwort auf Seite 2 Ihres Arbeitshefts.

23 Schulung für Clubsekretäre 23 Willkommen zu Abschnitt 2: Ihr Club-Führungskräfteteam Schlagen Sie Seite 3 Ihres Arbeitsheftes auf.

24 Schulung für Clubsekretäre 24 Jeder Lions Club besteht aus einem Team von Führungskräften, die die Aktivitäten des Clubs fördern. Die nächste Folie wird Ihnen dabei helfen, das Organigramm des Clubs auf Seite 3 Ihres Arbeitshefts fertigzustellen.

25 Ihr Club-Führungskräfteteam Sehen wir uns nun das Organigramm des Clubs an. Schulung für Clubsekretäre VP Club Members Board of Directors President Sekretär Schatzmeister 2. VP Letztjährige Präsident Clubmitglieder Vorstand Präsident

26 Ihr Club-Führungskräfteteam Als Sekretär sind Sie der Geschäftsleiter des Clubs.  Sie sind der zwischen Ihrem Club, Ihrem Distrikt und der Vereinigung als Liaison fungierende Amtsträger  Sie werden unter der Aufsicht und Leitung des Präsidenten und des Vorstands stehen Schulung für Clubsekretäre VP Club Members Board of Directors President Sekretär Schatzmeister 2. VP Letztjährige Präsident Clubmitglieder Vorstand Präsident

27 Ihr Club-Führungskräfteteam Zum Internationalen Vorstand gehören:  der Präsident/die Präsidentin  der letztjährige Präsident/die letztjährige Präsidentin  Vizepräsidenten  Sekretär/Sekretärin  Schatzmeister/Schatzmeisterin  Lion Tamer (Clubmeister) (fakultativ)  Tail Twister (Zensor) (fakultativ)  Beauftragte/Beauftragter für Mitgliedschaft  alle anderen gewählten Direktoren Schulung für Clubsekretäre 27 Eine Beschreibung jeder Rolle finden Sie auf Seite 7 im Handbuch für das Clubamtsträgerteam.

28 Ihr Club-Führungskräfteteam Wir wollen uns nun rasch Ihre gemeinsamen Verantwortungen ansehen. Alle neuen Geschäftstätigkeiten und Beschlüsse des Clubs überprüfen und formulieren, bevor sie den Clubmitgliedern vorgelegt und von ihnen genehmigt werden. Die Bücher, Konten und Geschäftsführung des Clubs jährlich überprüfen lassen. Alle neuen Geschäftstätigkeiten und Beschlüsse an den jeweiligen ständigen Ausschuss oder einen Sonderausschuss des Clubs weiterleiten, damit dieser sie überprüft und Empfehlungen macht. Unter Beachtung allgemeiner Buchführungspraktiken mindestens zwei (2) getrennte Bankkonten führen. Auf Empfehlung des Finanzausschusses eine oder mehrere Banken für die Deponierung der Clubgelder bestimmen. Befugnis haben, die Handlungen jedes Amtsträgers dieses Clubs zu modifizieren, außer Kraft zu setzen oder für nichtig zu erklären. Alle Ausgaben genehmigen und keinen Belastungen zustimmen, die zur Verschuldung des Clubs führen können. Nicht genehmigen, dass mit öffentlicher Unterstützung aufgebrachte Nettoeinnahmen für Verwaltungszwecke eingesetzt werden. Die Höhe der Sicherheitskaution, die ein Amtsträger des Clubs zu hinterlegen hat, bestimmen. Schulung für Clubsekretäre 28 Durch einmaliges Klicken auf das Puzzle können Sie Ihre gemeinsamen Verantwortungen aufzeigen. Der Vorstand sollte gemeinsam…

29 Ihr Club-Führungskräfteteam Was sind einige Maßnahmen, die Sie als Clubsekretär ergreifen können um sicherzustellen, dass Ihr Club- Führungskräfteteam gut zusammenarbeitet? Schulung für Clubsekretäre 29 Schreiben Sie Ihre Antwort auf Seite 4 Ihres Arbeitshefts auf.

30 Entwicklung von Führungsfähigkeiten Weitere Ressourcen Erwägen Sie die folgenden Online-Kurse:  Einführung in Lions-Leadership  Aktives Zuhören  Effektive Teams Weitere Informationen über das Lions-Lernzentrum finden Sie hier. Schulung für Clubsekretäre 30 Das Lions-Lernzentrum bietet kostenlose Online-Kurse zur Unterstützung von Mitgliedern bei der Führunskräfteweiterbildung an.

31 Schulung für Clubsekretäre 31 Willkommen zu Abschnitt 3: Verantwortungen des Clubsekretärs Schlagen Sie Seite 5 Ihres Arbeitsheftes auf.

32 Verantwortungen des Clubsekretärs Zu Ihren Hauptverantwortungen als Geschäftsleiter des Clubs und Vorstandsmitglied zählen u.a.…  Teilnahme an allen Clubtreffen und Vorstandssitzungen  Einberufung von Club- und Vorstandssitzungen  Aufnahme des Sitzungsprotokolls  Führung der Clubakten  Entgegennahme und Beantwortung von Clubkorrespondenz  Ausfüllen und Einreichen aller Clubberichte bei LCI  Zusammenarbeit als aktives Mitglied im Beratungsausschuss des Distrikt-Governors der Zone Schulung für Clubsekretäre 32

33  Teilnahme an allen Clubtreffen und Vorstandssitzungen  Einberufung von Club- und Vorstandssitzungen  Aufnahme des Sitzungsprotokolls  Führung der Clubakten  Entgegennahme und Beantwortung von Clubkorrespondenz  Ausfüllen und Einreichen aller Clubberichte bei LCI  Zusammenarbeit als aktives Mitglied im Beratungsausschuss des Distrikt-Governors der Zone Verantwortungen des Clubsekretärs  Teilnahme an allen Clubtreffen und Vorstandssitzungen  Einberufung von Club- und Vorstandssitzungen  Aufnahme des Sitzungsprotokolls  Führung der Clubakten  Entgegennahme und Beantwortung von Clubkorrespondenz  Ausfüllen und Einreichen aller Clubberichte bei LCI  Zusammenarbeit als aktives Mitglied im Beratungsausschuss des Distrikt-Governors der Zone Schulung für Clubsekretäre 33 An wie vielen Treffen/Sitzungen werden Sie teilnehmen müssen?

34 Verantwortungen des Clubsekretärs Der folgende Plan ist üblich: Arten von Treffen Jährlich Treffen bezüglich Amtsträgerwechsel Charterjubiläum Nach Bedarf Sondertreffen des Vorstands (wenn von 3 oder mehr Vorstandsmitgliedern angefordert) Club-Sondertreffen (mindestens 10 Tage vorher angefordert) Monatlich Ordentliche Vorstandssitzung Reguläres Clubtreffen Schulung für Clubsekretäre 34

35  Teilnahme an allen Clubtreffen und Vorstandssitzungen  Einberufung von Club- und Vorstandssitzungen  Aufnahme des Sitzungsprotokolls  Führung der Clubakten  Entgegennahme und Beantwortung von Clubkorrespondenz  Ausfüllen und Einreichen aller Clubberichte bei LCI  Zusammenarbeit als aktives Mitglied im Beratungsausschuss des Distrikt-Governors der Zone Verantwortungen des Clubsekretärs Ein Großteil Ihrer Verantwortung hat mit der Organisation von Treffen zu tun. Schulung für Clubsekretäre 35  Teilnahme an allen Clubtreffen und Vorstandssitzungen  Einberufung von Club- und Vorstandssitzungen  Aufnahme des Sitzungsprotokolls  Führung der Clubakten  Entgegennahme und Beantwortung von Clubkorrespondenz  Ausfüllen und Einreichen aller Clubberichte bei LCI  Zusammenarbeit als aktives Mitglied im Beratungsausschuss des Distrikt-Governors der Zone Sehen wir uns diese nun genauer an.

36 Verantwortungen des Clubsekretärs Ihre auf Treffen bezogenen Aufgaben umfassen 3 Phasen. 1.Vor dem Clubtreffen 2.Während des Clubtreffens 3.Nach dem Clubtreffen Schulung für Clubsekretäre 36 Nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um die Fragen auf den Seiten 5 und 6 in Ihrem Arbeitsheft zu beantworten.

37 Verantwortungen des Clubsekretärs  Kündigen Sie Datum und Uhrzeit der Treffen im Voraus bei den Mitgliedern an  Erstellen Sie zusammen mit dem Präsidenten eine Tagesordnung für das Treffen  Stellen Sie jegliche Korrespondenz zusammen, um sie dem entsprechenden Vorsitzenden oder den Mitgliedern zu übergeben  Bereiten Sie bei Bedarf Auszeichnungen oder New Member- Kits vor  Bereiten Sie das Clubverzeichnis vor, um die Anwesenheit der Teilnehmer zu bestätigen Schulung für Clubsekretäre 37 Phase 1 – Vor dem Treffen

38 Verantwortungen des Clubsekretärs  Bestätigen Sie die Anwesenheit  Nehmen Sie das SItzungsprotokoll auf  Dokumentieren Sie alle Gastredner und Besucher (Lions und Nicht-Lions)  Sammeln und notieren Sie die Einnahme der Gebühren und geben Sie den Mitgliedern Belege  Sammeln Sie von den Ausschussvorsitzenden Informationen zu Aktivitäten  Bitten Sie die neuen Mitglieder, die entsprechenden Formulare auszufüllen Schulung für Clubsekretäre 38 Phase 2 – Während des Treffens

39 Verantwortungen des Clubsekretärs  Zeichnen Sie die Anwesenheit auf  Zeichnen Sie überreichte Auszeichnungen auf  Bestätigen Sie die eingenommenen Gelder und notieren Sie die Bezahlung von Gebühren  Zahlen Sie das eingenommene Geld auf einem Konto ein oder übergeben Sie es dem Schatzmeister und lassen Sie sich einen Beleg geben  Legen Sie nach Genehmigung des Sitzungsprotokolls eine Kopíe davon in den Akten ab oder verteilen Sie es  Fassen Sie bezüglich der beim Treffen ungelösten Belange nach Schulung für Clubsekretäre 39 Phase 3 – Nach dem Treffen

40 Verantwortungen des Clubsekretärs Der Sekretär ist auch für die Vorbereitung der Vorstandssitzungen verantwortlich. Weitere Details finden Sie auf Seite 6 im Arbeitsheft. Es ist wichtig, daran zu denken, dass die Verantwortungen des Sekretärs sich je nach regionalen Praktiken und festgelegten Clubverfahren ändern. Sie sollten die Vorschläge in diesem Modul an die Bedürfnisse Ihres Clubs anpassen. Schulung für Clubsekretäre 40

41  Teilnahme an allen Clubtreffen und Vorstandssitzungen  Einberufung von Club- und Vorstandssitzungen  Aufnahme des Sitzungsprotokolls  Führung der Clubakten  Entgegennahme und Beantwortung von Clubkorrespondenz  Ausfüllen und Einreichen aller Clubberichte bei LCI  Zusammenarbeit als aktives Mitglied im Beratungsausschuss des Distrikt-Governors der Zone Verantwortungen des Clubsekretärs Sehen wir uns nun die Aufzeichnung des Sitzungsprotokolls an Schulung für Clubsekretäre 41  Teilnahme an allen Clubtreffen und Vorstandssitzungen  Einberufung von Club- und Vorstandssitzungen  Aufnahme des Sitzungsprotokolls  Führung der Clubakten  Entgegennahme und Beantwortung von Clubkorrespondenz  Ausfüllen und Einreichen aller Clubberichte bei LCI  Zusammenarbeit als aktives Mitglied im Beratungsausschuss des Distrikt-Governors der Zone

42 Verantwortungen des Clubsekretärs Verbringen Sie etwas Zeit mit dem abtretenden Sekretär, um das derzeitige Verfahren zur Aufnahme des Sitzungsprotokolls zu überprüfen. Schulung für Clubsekretäre 42 Art der Sitzung (ordentliche, außerordentliche oder Vorstandssitzung) Uhrzeit und Ort des Treffens Name der Person, die den Vorsitz führt Ob das vorherige Sitzungsprotokoll genehmigt wurde Alle Anträge, ihre Antragsteller und ob die Anträge bestätigt oder abgelehnt wurden Alle Tagesordnungspunkte und eingelegten Berufungen und ob sie bestätigt oder abgelehnt wurden Zeitpunkt, zu dem die Sitzung eröffnet und beendet wurde In der Regel hält das Sitzungsprotokoll Folgendes fest…

43 Verantwortungen des Clubsekretärs Sitzungsprotokolle sollen erfassen, was der Club tut, nicht die Aussagen der Mitglieder. Schulung für Clubsekretäre 43 Debatten werden daher als informell angesehen und nicht aufgezeichnet. Weitere Details finden Sie auf Seite 7 Ihres Arbeitsheftes. Richtige Terminologie ist wichtig und sollte verwendet werden.

44  Teilnahme an allen Clubtreffen und Vorstandssitzungen  Einberufung von Club- und Vorstandssitzungen  Aufnahme des Sitzungsprotokolls  Führung der Clubakten  Entgegennahme und Beantwortung von Clubkorrespondenz  Ausfüllen und Einreichen aller Clubberichte bei LCI  Zusammenarbeit als aktives Mitglied im Beratungsausschuss des Distrikt-Governors der Zone Verantwortungen des Clubsekretärs Als nächstes werden wir uns die Führung der Clubakten ansehen. Schulung für Clubsekretäre 44  Teilnahme an allen Clubtreffen und Vorstandssitzungen  Einberufung von Club- und Vorstandssitzungen  Aufnahme des Sitzungsprotokolls  Führung der Clubakten  Entgegennahme und Beantwortung von Clubkorrespondenz  Ausfüllen und Einreichen aller Clubberichte bei LCI  Zusammenarbeit als aktives Mitglied im Beratungsausschuss des Distrikt-Governors der Zone

45  Teilnahme an allen Clubtreffen und Vorstandssitzungen  Einberufung von Club- und Vorstandssitzungen  Aufnahme des Sitzungsprotokolls  Führung der Clubakten  Entgegennahme und Beantwortung von Clubkorrespondenz  Ausfüllen und Einreichen aller Clubberichte bei LCI  Zusammenarbeit als aktives Mitglied im Beratungsausschuss des Distrikt-Governors der Zone Verantwortungen des Clubsekretärs Schulung für Clubsekretäre 45 Die Clubdateien sollten Folgendes enthalten: Die Club-Charter Die Satzung und Zusatzbestimmungen Geschichte des Clubs Protokoll aller Clubtreffen und Vorstandssitzungen Berichte der Amtsträger und Ausschüsse Aktivitätenbericht Clubmitgliederverzeichnis Falls Ihr Club kein System für Aktenführung, u.a. für Anwesenheitsbestätigung und Gebührenzahlung, hat, sollten Sie jetzt eines starten. Nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um die Fragen 8 in Ihrem Arbeitsheft zu beantworten.

46 Verantwortungen des Clubsekretärs Als nächstes werden wir uns die Clubkorrespondenz ansehen. Schulung für Clubsekretäre 46  Teilnahme an allen Clubtreffen und Vorstandssitzungen  Einberufung von Club- und Vorstandssitzungen  Aufnahme des Sitzungsprotokolls  Führung der Clubakten  Entgegennahme und Beantwortung von Clubkorrespondenz  Ausfüllen und Einreichen aller Clubberichte bei LCI  Cooperating as an active member of the District Governor’s Advisory Committee of the zone

47 Verantwortungen des Clubsekretärs Schulung für Clubsekretäre 47 Der Clubsekretär erhält von LCI und anderen Quellen viele Informationen über Schulung, Veranstaltungen und Treffen. Korrespondenz kann elektronisch oder per Post übermittelt werden und den Präsidenten, Schatzmeister, den Ausschuss und/oder Projektbeauftragten involvieren. Es ist wichtig, dass alle Korrespondenz geöffnet, gelesen und fristgerecht verteilt wird. Auf Seite 9 Ihres Arbeitshefts können Sie Notizen machen.

48 Verantwortungen des Clubsekretärs Schulung für Clubsekretäre 48 Es wird dringend empfohlen, dass der Clubsekretär und Präsident sich zu Beginn der Amtszeit treffen, um zu besprechen, wie die Korrespondenz beantwortet, geführt und darüber berichtet werden soll. In einigen Clubs ist der Sekretär für den Club-Newsletter verantwortlich und von entscheidender Bedeutung für die Öffentlichkeitsarbeit des Clubs. Wenn Sie nicht für diese Aufgaben verantwortlich sind, ist es wichtig, dass Sie engen Kontakt mit den jeweils dafür zuständigen Personen pflegen. Dadurch wird sichergestellt, dass sämtlich wichtige Clubneuigkeiten veröffentlicht werden.

49  Teilnahme an allen Clubtreffen und Vorstandssitzungen  Einberufung von Club- und Vorstandssitzungen  Aufnahme des Sitzungsprotokolls  Führung der Clubakten  Entgegennahme und Beantwortung von Clubkorrespondenz  Ausfüllen und Einreichen aller Clubberichte bei LCI  Zusammenarbeit als aktives Mitglied im Beratungsausschuss des Distrikt-Governors der Zone Verantwortungen des Clubsekretärs Das Verfassen und Einreichen von Clubberichten ist eine weitere Hauptaufgabe des Clubsekretärs. Schulung für Clubsekretäre 49  Teilnahme an allen Clubtreffen und Vorstandssitzungen  Einberufung von Club- und Vorstandssitzungen  Aufnahme des Sitzungsprotokolls  Führung der Clubakten  Entgegennahme und Beantwortung von Clubkorrespondenz  Ausfüllen und Einreichen aller Clubberichte bei LCI  Zusammenarbeit als aktives Mitglied im Beratungsausschuss des Distrikt-Governors der Zone

50 Verantwortungen des Clubsekretärs Es ist wichtig, genaue und zeitgerechte Berichte einzureichen, wenn Ihr Club die Club Excellence- Auszeichnung anstrebt. Schulung für Clubsekretäre 50 Einige Berichte und Formulare, für die Sie zuständig sein werden, sind u.a.: Monatlicher Mitgliedschaftsbericht Monatlicher Hilfsaktivitätenbericht für Clubs Clubamtsträgerbericht Bestellformular für Clubbedarfsartikel

51 Verantwortungen des Clubsekretärs MyLCI ist die Website, die von vielen Lions auf der ganzen Welt zur Berichterstattung verwendet wird. Der Zugriff darauf erfolgt über die LCI-Website und alle erforderlichen Formulare werden hier eingereicht.* Schulung für Clubsekretäre 51 *Nicht alle Distrikte verwenden MyLCI. Falls Ihrer es nicht verwendet, fragen Sie beim amtierenden Sekretär nach, wie die Berichterstattung für Ihren Club zu erfolgen hat.

52 Verantwortungen des Clubsekretärs Schulung für Clubsekretäre 52 Die Verwendung von MyLCI hat viele Vorteile Sie können: Monatliche Mitgliedschafts- und Amtsträger- Berichtsformulare online einreichen Informationen zu Clubmitgliedern einsehen, aktualisieren und herunterladen oder Mitgliedschaftskarten ausdrucken Die Hilfsprojekte des Clubs monatlich protokollieren Sich erfolgreiche Hilfsprojekte, über die andere Clubs berichtet haben, ansehen Auf Seite 9 Ihres Arbeitshefts können Sie Notizen machen.

53 Verantwortungen des Clubsekretärs Schulung für Clubsekretäre 53 Sobald die neuen Clubamtsträger dem LCI-Hauptsitz gemeldet worden sind, wird eine ausgesandt, die Informationen dazu enthält, wie man auf das System zugreift und sein Passwort auswählt. Im Abschnitt „Ressourcen“ dieses Trainingsmoduls finden Sie Links zu MyLCI-Video-Lernprogrammen sowie häufig gestellte Fragen. Weitere Informationen zum Einreichen von Berichten finden Sie im Handbuch für das Clubamtsträgerteam.

54 Verantwortungen des Clubsekretärs Das ist eine ganz schöne Verantwortung. Wir wollen das bisher Besprochene noch einmal kurz durchgehen. Schulung für Clubsekretäre 54 Großartig!

55 Verantwortungen des Clubsekretärs Frage 1 Schulung für Clubsekretäre 55 Hilfe zu den Antworten finden Sie im Abschnitt 3 Ihres Arbeitshefts. a) die Art des abgehaltenen Clubtreffens b) Datum und Ort des Clubtreffens c) Wer beim Clubtreffen welche Aussagen gemacht hat d) Die Uhrzeit der Sitzungseröffnung Club-Sitzungsprotokolle zeichnen alles außer Folgendem auf: Klicken Sie auf Ihre Antwort Es wird nicht über Diskussionen berichtet, nur über diejenigen Mitglieder, die einen Antrag vorgebracht oder einen unterstützt haben.

56 Verantwortungen des Clubsekretärs Frage 2 Schulung für Clubsekretäre 56 Er würde als „verloren oder „abgelehnt” bezeichnet werden. Hilfe zu den Antworten finden Sie im Abschnitt 3 Ihres Arbeitshefts. Klicken Sie auf Ihre Antwort Falls ein Antrag nicht genügend Stimmen erhält, wird er im Bericht als „fehlgeschlagen“ bezeichnet. True False

57 Verantwortungen des Clubsekretärs Frage 3 Hier ist Ihre letzte Frage. Schulung für Clubsekretäre 57 a) Bestellung von Clubbedarf b) Planung von Clubtreffen c) Lesen und Verteilen der Clubkorrespondenz d) Führung der Clubdateien Clubsekretäre sind für alles verantwortlich außer Folgendem? Klicken Sie auf Ihre Antwort Der Clubpräsident ist für die Planung der Clubtreffen verantwortlich, der Clubsekretär jedoch für die Benachrichtigung der Teilnehmer. Hilfe zu den Antworten finden Sie im Abschnitt 3 Ihres Arbeitshefts.

58 Verantwortungen des Clubsekretärs Das letzte Thema, das unter „Verantwortungen“ behandelt werden sollte, geht auf die Ihren eigenen Club überschreitenden Verpflichtungen ein. Schulung für Clubsekretäre 58  Teilnahme an allen Clubtreffen und Vorstandssitzungen  Einberufung von Club- und Vorstandssitzungen  Aufnahme des Sitzungsprotokolls  Führung der Clubakten  Entgegennahme und Beantwortung von Clubkorrespondenz  Ausfüllen und Einreichen aller Clubberichte bei LCI  Zusammenarbeit als aktives Mitglied im Beratungsausschuss des Distrikt-Governors der Zone  Teilnahme an allen Clubtreffen und Vorstandssitzungen  Einberufung von Club- und Vorstandssitzungen  Aufnahme des Sitzungsprotokolls  Führung der Clubakten  Entgegennahme und Beantwortung von Clubkorrespondenz  Ausfüllen und Einreichen aller Clubberichte bei LCI  Zusammenarbeit als aktives Mitglied im Beratungsausschuss des Distrikt-Governors der Zone

59 Verantwortungen des Clubsekretärs Das letzte Thema, das unter „Verantwortungen“ behandelt werden sollte, geht auf die Ihren eigenen Club überschreitenden Verpflichtungen ein. DG-Beratungsausschuss Beratungsausschuss des Distrikt-Governors Zum Beratungsausschuss des Distrikt-Governors gehören der Zonenleiter die Clubpräsidenten und Clubsekretäre innerhalb der Zone Dieser Ausschuss berät den Zonenleiter über Angelegenheiten innerhalb der Zone und gibt Empfehlungen zu Angelegenheiten, die alle Clubs im Distrikt betreffen. Der Zonenleiter gibt seine Empfehlungen dann an den Distrikt- Governor und das Distriktskabinett weiter. Schulung für Clubsekretäre 59 Beantworten Sie die Frage auf Seite 10 Ihres Arbeitshefts.

60 Verantwortungen des Clubsekretärs DG-Beratungsausschuss Als Mitglied im Beratungsausschuss des Distrikt-Governors wird Folgendes von Ihnen erwartet…  Zusammenarbeit mit dem Zonenleiter, um dafür zu sorgen, dass jeder Club in Ihrer Zone effizient geführt wird und die Satzung und Zusatzbestimmungen der Vereinigung befolgt  Förderung der Teilnahme an der Distrikts-, Multidistriktsversammlung und an der Internationalen Convention  Förderung der Teilnahme an Charter-Feiern  Besprechung von Möglichkeiten, wie Clubs, die Unterstützung im Bereich Mitgliedschaftswachstum oder Führungskräfteentwicklung benötigen, geholfen werden kann  Förderung verschiedener Clubfunktionen und -anlässe, wie z.B. Treffen zwischen Clubs, Amtseinsetzung der Clubamtsträger, Einführung neuer Mitglieder oder Feiern zur Ehrung der Empfänger der Mitgliedschaftsschlüssel-Auszeichnung Schulung für Clubsekretäre 60

61 Verantwortungen des Clubsekretärs DG-Beratungsausschuss Sie werden auch um Folgendes gebeten werden…  Hilfestellung bei der Zusammenstellung von Berichten zur Vorbereitung auf Versammlungen des Beratungsausschusses  Hilfestellung bei den Vorbereitungen für eine Zonenversammlung, wenn Ihr Club als Gastgeber ausgewählt wurde Schulung für Clubsekretäre 61

62 Verantwortungen des Clubsekretärs Vorteile Der Beratungsausschuss des Distrikt-Governors sollte sich erwartungsgemäß mindestens drei Mal im Jahr treffen. Teilnahme an Treffen… Ermöglicht den Austausch von Ideen zu Programmen, Projekten, Fundraising- und Mitgliedschaftsangelegenheiten Bietet ein Forum für den Aufbau kooperativer Beziehungen zwischen Clubs Bietet Ihnen Gelegenheit, andere Lionsmitglieder in Ihrem Gebiet kennenzulernen Schulung für Clubsekretäre 62 Bitte beantworten Sie die Frage auf Seite 10 Ihres Arbeitshefts.

63 Verantwortungen des Clubsekretärs Weitere Ressourcen Erwägen Sie die folgenden Online-Kurse:  Public Relations  Vorträge halten  Versammlungsmanagement Weitere Informationen über das Lions-Lernzentrum finden Sie hier. Schulung für Clubsekretäre 63 Das Lions-Lernzentrum bietet kostenlose Online-Kurse zur Unterstützung von Mitgliedern bei der Führunskräfteweiterbildung an

64 Schulung für Clubsekretäre 64 Willkommen zu Abschnitt 4: Planung Ihrer Amtszeit Schlagen Sie bitte Seite 11 Ihres Arbeitsheftes auf.

65 Planung Ihrer Amtszeit Das Ziel dieses Abschnitts ist es, Ihnen Hilfestellung bei der Strukturierung Ihrer Amtszeit als Clubsekretär zu geben. Wir werden…  Möglichkeiten angeben, wie Sie sich auf Ihre neue Rolle und Ihre Verantwortungen vorbereiten können  Die laufenden Handlungen beschreiben, die Sie während Ihrer Amtszeit durchführen müssen  Punkte angeben, die Sie beim Überwechsel Ihres Clubs zum nächsten Führungskräfteteam erwägen müssen Schulung für Clubsekretäre 65

66 Planung Ihrer Amtszeit Füllen Sie bitte die Seiten 11 und 12 in Ihrem Arbeitsheft aus, um raschen Zugang zu Ihren Verantwortungen während Ihrer Amtszeit zu erhalten. Schulung für Clubsekretäre 66

67 Planung Ihrer Amtszeit Bevor Sie Ihr Amt offiziell antreten, gibt es mehrere Schritte, mit denen Sie sich besser darauf vorbereiten können. Vorbereitung auf Ihre Amtszeit  Nehmen Sie an einer Clubamtsträgerschulung teil  Treffen Sie sich mit dem amtierenden Sekretär, um alle ungelösten Belange zu besprechen  Wenn Sie MyLCI zur Berichterstattung verwenden, legen Sie Ihr Konto an und gehen Sie die Schulungsmaterialien durch  Überzeugen Sie sich, dass die Amtsträger- und Mitgliedschaftsinformationen im Clubverzeichnis und auf LCI- und MD-/Distriktsebene korrekt sind  Arbeiten Sie mit dem Clubpräsidenten und Schatzmeister am Jahresbudget und helfen Sie bei der Bildung von Ausschüssen Schulung für Clubsekretäre 67

68 Planung Ihrer Amtszeit Auf monatlicher Basis werden Sie: Monatlich  An Clubtreffen und Vorstandssitzungen teilnehmen  Monatliche Mitgliedschaftsberichte einreichen  Den Aktivitätenbericht einreichen  Mitgliederakten auf dem Laufenden halten  Gelder einnehmen, sie dem Clubschatzmeister übergeben und sich einen Beleg geben lassen  Briefe oder Korrespondenz beantworten/abschicken Schulung für Clubsekretäre 68

69 Planung Ihrer Amtszeit Auf vierteljährlicher Basis werden Sie: Vierteljährlich  Mit dem Clubpräsidenten am Zonentreffen teilnehmen  Dem Präsidenten und Vorstand jegliche Zahlungsversäumnisse und die zur Eintreibung der Gelder ergriffenen Maßnahmen melden Schulung für Clubsekretäre 69

70 Planung Ihrer Amtszeit Halbjährlich werden Sie: Halbjährlich  Die von LCI geführte Mitgliederliste gegen die Liste der halbjährlichen Gebühren, die dem Schatzmeister mit den Clubakten zugesandt wird, bestätigen  Mit dem Clubschatzmeister zusammenarbeiten, um jedem Mitglied halbjährliche Gebührenauszüge zukommen zu lassen und andere, dem Club gegenüber bestehende finanzielle Verpflichtungen abzustimmen (Ihr Club kann dies wahlweise vierteljährlich oder jährlich tun) Schulung für Clubsekretäre 70

71 Planung Ihrer Amtszeit Sie werden nach Bedarf: Nach Bedarf  Ausgefüllte Mitgliedschaftsanträge überprüfen und in den Clubakten ablegen  Die Informationen der Neumitglieder bei LCI einreichen  Clubbedarf und Auszeichnungen über LCI oder einen örtlichen Händler bestellen Schulung für Clubsekretäre 71

72 Planung Ihrer Amtszeit Nach den jährlichen Wahlen werden Sie: Wahlzeit  Das Clubamtsträger-Berichtsformular (PU-101) einreichen  Informationen über MD-/Distriktsversammlungen und Internationale Conventions erhalten und verteilen  Bei LCI und im Distrikt Mitgliederauszeichnungen beantragen Schulung für Clubsekretäre 72

73 Planung Ihrer Amtszeit Sie spielen weiterhin eine wichtige Rolle für den künftigen Erfolg des Clubs, indem Sie einen wirksamen Amtwechsel planen. Schulung für Clubsekretäre 73 Ende der Amtszeit Sie haben das Ende Ihrer Amtszeit als Clubsekretär erreicht.  Überprüfen Sie die Akten auf 100%-ige Anwesenheit und ‘Dienstleistungsjahre’-Auszeichnungen  Erstellen Sie ein neues Anwesenheitsformular für das kommende Jahr  Bereiten Sie jährliche Berichte über Aktivitäten, Spenden, investierte Stunden usw. für das Bankett zum Jahresende oder das Clubtreffen vor  Bestätigen Sie, dass alle Clubdateien aktuell sind und dem antretenden Clubsekretär ausgehändigt werden können  Treffen Sie sich mit dem antretenden Clubsekretär und überprüfen Sie die Akten auf ungelöste Belange

74 Planung Ihrer Amtszeit Welche Ziele möchten Sie während Ihrer Amtszeit als Clubsekretär erreichen? Geben Sie diese auf Seite 13 in Ihrem Arbeitsheft an. Schulung für Clubsekretäre 74

75 Planning your Term Bevor wir abschließen… Weitere Ressourcen Erwägen Sie die folgenden Online-Kurse:  Niederschrift Ihrer persönlichen Missionserklärung  Zielsetzung  Änderungen meistern Weitere Informationen über das Lions-Lernzentrum finden Sie hier. Schulung für Clubsekretäre 75 Das Lions-Lernzentrum bietet kostenlose Online-Kurse zur Unterstützung von Mitgliedern bei der Führunskräfteweiterbildung an

76 Schulung für Clubsekretäre 76 Willkommen zu Abschnitt 5: Ressourcen Schlagen Sie Seite 14 Ihres Arbeitsheftes auf.

77 Schulung für Clubsekretäre 77 Beim Antreten Ihrer Amtszeit als Clubsekretär müssen Sie sich viel merken. Sie können jederzeit diese gesamte Präsentation nochmals durchgehen oder zu einem bestimmten Abschnitt zurückkehren.

78 Ressourcen Sie erhalten zusätzliche Einsicht und Informationen, indem Sie sich mit den Dokumenten und dem Schulungsmaterial auf der Website von Lions Clubs International vertraut machen. Webseiten: MyLCI Clubamtsträger-Orientierung Das Ressourcenzentrum für Führungskräfte Das Lions-Lernzentrum Ressourcen für Lions Clubmitglieder Clubverwaltung Schulung für Clubsekretäre 78

79 Ressourcen Schulung für Clubsekretäre 79 Veröffentlichungen: Satzung und Zusatzbestimmungen LA-1 – International LA-2 – Standard-Club LA-4 – Distrikt Handbuch für Clubamtsträger-Teams Kunst der Anerkennung MyLCI-Video-Lernprogramme: MyLCI Introduction (MyLCI-Einleitung) Verwenden der Website MyLCI

80 Schulung für Clubsekretäre 80 Haben wir unsere Ziele erreicht? In diesem Online-Modul haben wir: Den Zweck Ihres Clubs und die wichtige Position, die Clubs innerhalb der Struktur von Lions Clubs International haben, untersucht Die vielen Verantwortungen, die Sie als Clubsekretär haben, zusammengefasst Links zu weiteren Ressourcen, die Sie eventuell benötigen werden, bereitgestellt

81 Herzlichen Glückwunsch zum Abschluss des ersten Teils Ihrer Clubsekretär-Schulung. Schulung für Clubsekretäre 81 Ihr nächster Schritt besteht darin, die Schulung für Clubsekretäre auf Ihrer Distriktsebene zu absolvieren. Hier werden Sie weitere Informationen erhalten und die Teamarbeit der Clubamtsträger besprechen, Ziele setzen und Handlungspläne ausarbeiten.

82 Vielen Dank für Ihre Teilnahme. Falls Sie Fragen haben, wenden Sie sich bitte an: Schulung für Clubsekretäre 82


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