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EDV unterstütztes Projektmanagement Fluch und Segen.

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Präsentation zum Thema: "EDV unterstütztes Projektmanagement Fluch und Segen."—  Präsentation transkript:

1 EDV unterstütztes Projektmanagement Fluch und Segen

2 Die Basis unserer Erfahrungen Projektinitialisierung für mittlere und groß Projekte Mindjet MindManager Pro 7 Kleine und mittlere lokale Projekte Outlook 2007 mit Business Contact Manager Kleine, mittlere und große lokale und internationale Projekte WSS - Windows SharePoint 3.0 Microsoft Office Project Server 2007 Technik Mensch mittel bis hoch niedrig bis mittel mittel bis hoch

3 Was ist ein Projekt ? Ein Projekt ist nach DIN ein Vorhaben, bei dem innerhalb einer definierten Zeitspanne ein definiertes Ziel erreicht werden soll, und das sich dadurch auszeichnet, dass es im Wesentlichen ein einmaliges Vorhaben ist.DIN 69901

4 Unterschied Projekte und Prozesse Projekte und Prozesse ? Versuch einer Abgrenzung Ein Projekt ist ein einmaliges Vorhaben, das durch eine klare Zielvorgabe und oftmals beschränkte Ressourcen und Zeit gekennzeichnet ist. Gerade durch die Einmaligkeit unterscheiden sich Projekte grundlegend von Prozessen, die stets wiederkehrende Tätigkeiten standardisiert abbilden.

5 Wer braucht so was ? Eigentlich jedes Unternehmen welches sich dynamisch neuen Umgebungs- Bedingungen anpassen muss und bereit ist strukturiert vorzugehen.

6 Wie entsteht ein Projekt In der eigenen Firma – Umstrukturierungs-Projekte im eigenen Haus – Projekt zur Entwicklung eines neuen Produktes – Projekte zur Eröffnung eines neuen Marktes Durch einen Fremdauftrag – Projekt zur Entwicklung eines neuen Produktes oder Teile davon

7 Struktur eines kleinen Projektes mit lokaler Ausprägung (wenig Ressourcen) Projektanbahnung – Zusammenfassung des projektrelevanten verkehr – Zusammenfassung aller dazu gehörigen Dokumente – Bündeln aller wichtigen Kontakte – Wichtige Telefonate mit Notiz und Zeitstempel festhalten – Termine mit Erinnerungsfunktion einplanen

8 Struktur eines kleinen Projektes mit lokaler Ausprägung (wenig Ressourcen) Projektvorbereitung – Festlegen aller Arbeitspaket (Vorgänge oder Phasen). – Festlegen der Verantwortlichen für die jeweiligen Arbeitspakete. – Festlegen der Zeitrahmen für die jeweiligen Arbeitspaket

9 Struktur eines kleinen Projektes mit lokaler Ausprägung (wenig Ressourcen) Projektabwicklung – Den Fortschritt der Arbeitspaket überwachen – Abweichungen erkennen und gegensteuern – Den Grund der Abweichung dokumentieren – Den Auftraggeber über den Verlauf informieren – Laufende projektrelevante Informationen protokollieren

10 Business Contact Manager 2007 Projektpool

11 Business Contact Manager 2007 Einzelprojekt

12 Business Contact Manager 2007 Projektvorgang

13 Business Contact Manager 2007 Auftraggeber

14 Business Contact Manager 2007 Projektrelevante Kommunikation

15

16 Inloox Projektverwaltung in Outlook

17 Projektpool

18 Inloox Projektverwaltung in Outlook Einzelprojekt Projektvorgang

19 Inloox Projektverwaltung in Outlook Projektvorgänge und deren Abhängigkeiten

20 Inloox Projektverwaltung in Outlook Ressourcenübersicht

21 Inloox Projektverwaltung in Outlook Die Zukunft von Inloox InLoox Enterprise Server Systemdienst zur bidirektionalen Synchronisation der Brücke zwischen Exchange Server und ODBC- Datenbanken (MS SQL Server, Oracle, Access, …)

22 Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 Teamzusammenarbeit leicht gemacht

23 Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 Projekt - Dashboard

24 Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 Projektvorgang

25 Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 Attachment zum Projektvorgang

26 Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 Modifikation der Projektinformationen

27 Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 Kalenderdarstellung

28 Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 Darstellung von Meilensteinen

29 Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 Darstellung von Meilensteinen

30 Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 Erfassen von projektrelvanten Problemen

31 Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 Bearbeiten von Problemen

32 Projekt Server 2007 Aber zuerst ein wenig Theorie Transparenz schafft Zufriedenheit

33 Womit alles beginnt Der einzelne Vorgang stellt die Kunst da komplexes in seine Einzelteile zu zerlegen Anfang Ende Projektkalender Dauer Abhängigkeiten

34 Ohne Fleiß kein Preis Wer macht welche Arbeit mit welcher Qualifikation und mit welcher Verfügbarkeit Ressourcen Ressourcenkalender Arbeit Kosten Skills Verfügbarkeiten Ort Team RSP

35 Von der Planung zur Wahrheit Ein frühes Erkennen von Abweichungen schafft eine realistische Möglichkeit dagegen anzugehen Ressourcenüberlast Geplanter Anfang Berechneter Anfang Geplantes Ende Berechnetes Ende Projektfortschritt Überstunden Geplante Kosten Berechnete Kosten

36 Und wie es weiter geht Zeit und Kostendruck machen EDV basierendes Projektmanagement notwendig Ressourcenpool Projekt-1 Projekt-2 Projekt-X Lokale Ressourcen Externe Ressourcen Bewegliche Ressourcen Verschiedene Sichten Geschäftsführung Projektmanager Projektmitglied Ressourcenmanager Risikomanagement Problemmanagement

37 Project Server 2007

38 Project Prof. 2007

39 Project Server 2007 Project Web Access

40 Project Server 2007 Project Web Access

41 Project Server 2007 Project Web Access

42 Project Server 2007 Project Prof. 2007

43 Project Server 2007 Project Prof. 2007

44 Warum der ganze Aufwand?

45 Der Kunde Durch ein gutes Projektmanagement kann der Auftraggeber (intern/extern) jederzeit über den Projektstand informiert werden (Information schafft Zufriedenheit) Zusätzliche Wünsche des Kunden werden als solches erkannt und die Tragweite der Veränderung wird über die Projektplanung erkennbar

46 Der Projektleiter Sofern im Unternehmen die richtigen Voraussetzungen geschaffen wurden kann der Projektleiter als Unternehmer im Unternehmen operieren und sein Talent zum Ausdruck bringen (Leistung wird erkennbar) Kostenüberschreitungen überwacht Verzögerungen erkennen und gegensteuern Ressourcenüberlasten erkennen und gegensteuern

47 Das Projektmitglied Hat klare Anweisungen über die Arbeitspaket die ihm zugewiesen wurden Kann Probleme dokumentieren Kann Verbesserungsvorschläge hinterlegen Leistung wird erkennbar

48 Die Geschäftsführung Hat einen Überblick über die Projektlandschaft im Unternehmen (Aktive Projekt; Projekt in Vorbereitung; usw.) Die einzelnen Projektstrukturen können jederzeit von zentraler Stelle eingesehen werden Zuständigkeiten sind sofort erkennbar Strategische Entscheidungen über neue Projekt wird erleichtert (Über Enterprisefelder können die einzelnen Projekt mit zusätzlichen Informationen versorgt werden wie z.B. Risiko und strategischer Wert. Auswertung als Bubble Chart möglich)

49 Mit mehr als 10 Jahre Projekterfahrung sind wir der MeinungTransparenz schafft Zufriedenheit Danke für Ihre Aufmerksamkeit


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