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© 1 Betriebswirtschaftliche Informationsverarbeitung als Unterrichtsgegenstand Jörn Beineke, StR 04. Februar 2004.

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1 © 1 Betriebswirtschaftliche Informationsverarbeitung als Unterrichtsgegenstand Jörn Beineke, StR 04. Februar 2004

2 © 2 Projektmanagement Projektbegriff Arten von Projekten Bedeutung von Projekten Aufgaben des Projektmanagements Projektphasen –Projektdefinition –Projektplanung –Projektdurchführung –Projektabschluss Projektcontrolling Quelle: Beiderwieden, Pürling (2001): Projektmanagement für IT-Berufe, Troisdorf, Bildungsverlag EINS

3 © 3 Projektbegriff Projektmerkmale laut DIN –Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit –Zielvorgaben –Zeitliche, personelle und finanzielle Begrenzung –Abgrenzung von anderen Vorhaben –Projektspezifische Organisation Weitere Merkmale –Komplexität –Aufwand –Fachübergreifender Charakter –Teamarbeit

4 © 4 Arten von Projekten Arbeit wird haäufig als Projekt organisiert Projekte tauchen in vielen Zusammenhängen auf Non-Profit-Projekt –Entwicklungsprojekte –Schulprojekte, Uni-Projekte –Soziale Projekte –… Wirtschaftsprojekte –Entwicklung einer Datenbank –Entwicklung einer Software –Entwicklung eines neuen Automodells –…

5 © 5 Auftraggeber von Projekten Externe Projekte –Auftraggeber ist ein rechtlich eigenständiges Unternehmen –Auftragnehmer sind oft Unternehmen, die auf die Durchführung von Projekten spezialisiert sind (Softwareentwicklung, Maschinenbau, Baufirmen …) Interne Projekte –Unternehmensinterne Auftraggeber und Auftragnehmer –Budget- und Zielfestlegung –Vorstand, Management oder Fachabteilung als Auftraggeber –Projektteams oder Fachabteilungen als Auftragnehmer

6 © 6 Bedeutung von Projekten Komplexe Aufgaben erfordern fachübergreifende Zusammenarbeit Projekte als –Reaktion auf veränderte Bedingungen – z.B Y2K, Euro, Internet –Reaktion auf Druck durch Wettbewerb Kostenwettbewerb – Kostenziele als Projektvorgabe Zeitwettbewerb – Zeitziele als Projektvorgabe – z.B. Markteinführungstermin, Releasetermin Qualitätswettbewerb – Qualitätsziele als Projektvorgabe

7 © 7 Aufgaben des Projektmanagements Projektmenegament ist die zielorientierte Vorbereitung, Planung, Steuerung, Dokumentation und Überwachung von Projekten mit Hilfe spezifischer Instrumente. Projektphasenmodell –Definitionsphase –Planungsphase –Durchführungsphase –Abschlussphase Zuordnung der Instrumente des Projektmanagements

8 © 8 Projektdefinition

9 © 9 Ist ein Problem erst einmal definiert, so ist es bereits halb gelöst. – Henry Ford Problemanalyse Entscheidung zur Projektdurchführung Klärung der Projektziele Projektauftrag Projektorganisation Kick-Off-Meeting

10 © 10 Problemanalyse Ist-Zustand – Soll-Zustand Problembeschreibung –Derzeitige Situation –Wo tritt das Problem auf? –Wann tritt das Problem auf? –Welche Auswirkungen gibt es? –Wer ist beteiligt? –Wie laufen die Geschäftsprozesse derzeit ab? –Welches wirtschaftliche, technische Umfeld gibt es? Ursachenanalyse –Wie kommen die Abweichungen von Ist und Soll zustande? –Wer oder was ist verantwortlich?

11 © 11 Entscheidung zur Projektdurchführung Machbarkeit Projektrisiko Wirtschaftlichkeit Grobplanung Vorstudien

12 © 12 Projektziele Ziel –Gedanklich vorweggenommener zukünftiger Zustand, der bewusst ausgewählt wird durch aktives Handeln erreicht wird. Zielfunktionen –Präzisierungsfunktion –Orientierungsfunktion –Motivationsfunktion Zielkomponenten –Sachziel: Was soll erreicht werden? –Kostenziel: Was darf das Projekt kosten? –Terminziel: Bis wann soll alles erreicht werden?

13 © 13 Projektziele Checkliste zur Formulierung von Projektzielen –Das Ziel muss klar verständlich formuliert werden. –Das Ziel muss tatsächlich erreichbar sein. –Das Ziel muss positiv formuliert werden. –Das Ziel muss objektiv messbar sein. –Das Ziel soll keine Lösungswege vorwegnehmen – das was und nicht das wie sollen geklärt werden. Alle Projektziele müssen schriftlich dokumentiert werden.

14 © 14 Projektauftrag Projektname Projektleiter Projektanlass Projektziele –Sachziel –Kostenziel –Terminziel Projektressourcen Auftragsbedingungen Termine und Meilensteine Unterschriften

15 © 15 Projektorganisation Integration des Projektes in das Unternehmen (Rahmenorganisation) –Projektkoordination –Matrix-Projektorganisation –Reine Projektorganisation Projektkoordination –Koordinator ohne Entscheidungsbefugnis

16 © 16 Projektorganisation Matrix-Projektorganisation

17 © 17 Projektorganisation Reine Projektorganisation

18 © 18 Projektleitung Abstimmung der Projektziele im Rahmen des Projektauftrages Zusammenstellung des Projektteams Organisation der Infrastruktur Leitung des Plaungsprozesses bzw. eigene Planung des Projektverlaufes Steuerung und Kontrolle Führung der Projektmitarbeiter Gelegentliche Mitarbeit in Teilbereichen Sicherstellung des Informationsflusses unter den Projektmitarbeitern Kontakt zum Auftraggeber Präsentation des Projektergebnisses Sicherstellung der erforderlichen Dokumentation

19 © 19 Projektteam Sind die Mitarbeiter angemessen qualifiziert? Welche Qualifizierungsmaßnahmen sind erforderlich? Motivation der Mitarbeiter Verfügbarkeit der Mitarbeiter Leistungsbereitschaft der Mitarbeiter Sozialkompetenz der Mitarbeiter

20 © 20 Projektinfrastruktur Räumlichkeiten –Büro-, Arbeits- und Konferenzräume –Lage, Größe, Verfügbarkeit, technische Ausstattung Arbeitsmittel –Hardware, Software –Kommunikation –Büromaterial Dienstleistungen –Sekretariat o.ä. Kommunikation –Plattform –Regeln –Meetings

21 © 21 Kick-Off-Meeting Gleicher Informationsstand Kennenlernen der Projektmitglieder Rolle und Erwartungen der einzelnen Teammitglieder Vereinbarung von Spielregeln Verteilung von Aufgaben und Qualifizierungsmaßnahmen

22 © 22 Beispiel – Internetauftritt einer Schule Auftraggeber: Schulleitung Projektziele –Sachziele Struktur Layout/Design Seiten URL Inhalte Links Arbeitsumgebung –Terminziel Präsentation Gesamtkonferenz Lifetermin –Kostenziel Budget für Software Projektteam: Internet AG

23 © 23 Beispiel

24 © 24 Beispiel

25 © 25 Projektplanung

26 © 26 Projektplanung Ohne eine zielorientierte, systematische Planung haben Projekte nur eine geringe Erfolgschance. Projektmanagement – Projektplanung –Identifikation der Arbeitspakete –Projektstrukturplan –Ablauf- und Terminplan –Kapazitätsplan –Kostenplan –Qualitätsplan

27 © 27 Identifizierung der Arbeitspakete Aktivitätenliste Kreativitätstechniken – Brainstorming, Mindmapping … Zusammenfassung der Aktivitäten zu Arbeitspaketen Gliederung der Arbeitspakete –Objektorientiert –Funktionsorientierung Inhaltliche Abhängigkeit von Arbeitspaketen Entwicklung eines Projektstrukturplanes

28 © 28 Projektablaufplan und Terminplan Planung der zeitlichen Dimension eines Projektes Dauer und zeitliche Staffelung und Abhängigkeit der einzelnen Arbeitspakete Vorwärtsrechnung –Dauer ab Beginn einer Aktivität Rückwärtsrechnung –Dauer ab Ergebnis einer Aktivität rückwärts gerechnet Zeitliche Abhängigkeit von Arbeitspaketen

29 © 29 Kapazitätsplan Erfoderliche Ressourcen –In der richtigen Art und Qualität –In der Richtigen Menge –Zur richtigen Zeit –Am richtigen Ort Kapazitätsplanung –Bedarfsermittlung –Ermittlung verfügbarer Kapazitäten –Soll-Ist-Vergleich –Kapazitätsausgleich

30 © 30 Kostenplan - Qualitätsplan Ermittlung der Projektkosten –Materialkosten –Raumkosten –Infrastrukturkosten –Personalkosten Planung der Qualitäten –Qualitätskriterien –Qualitätssicherungsmaßnahmen

31 © 31 Beispiel – Internetauftritt einer Schule Arbeitspakete –Festlegen der Struktur mit allen Unterseisten –Abstimmen des grundsätzlichen Designs und Layouts der Seiten mit allen Unterseiten –Beschaffung aller Informationen –Schreiben aller Texte –Beschaffung aller Bilder –Auswahl des Providers –Erstellung von Buttons, Grafiken, Hintergründen etc. –Erstellung der Seiten inkl. Navigation –Einfügen von Inhalten – Texte, Bilder –Testen und Präsentieren der Website –Publikation der Website –Kontrolle des Life-Auftrittes

32 © 32 Beispiel

33 © 33 Beispiel Kapazitätsplan Teilprojekte –Entwurf –Text –Bilder und Buttons –HTML –Provider

34 © 34 Beispiel

35 © 35 Projektdurchführung

36 © 36 Projektdurchführung Alles, was in einem Projekt schief laufen kann, läuft schief. Veit Didczuneit, Projektmanager Projektsteuerung –Zielgerechte Lenkung aller Aktiviäten im Projekt Projektcontrolling –Abweichungen von Projektplanung identifizierung und korrigieren Projektdokumentation –Ordnung aller Informationen zum Projekt

37 © 37 Projektsteuerung Team- und Grupennmeetings –Orientierung über Projektentwicklung –Probleme – Lösungen –Verteilung von Aufträgen – Verantwortlichkeiten –Übernahme von Teilverantwortungen –Identifikation mit dem Gesamtprojekt Meetingplanung –Einladung –Begrüßung –Ziele des Meetings –Information über Arbeitsergebnisse –Information über Probleme –Entscheidung über Problemlösung –Informationsfluss im Projekt –Abarbeiten der TOPs –Defininieren und delegieren von ToDos –Festlegen des nächsten Meetings

38 © 38 Projektsteuerung Problemvermeidung –Vorfeldanalyse –Ressourcensicherstellung –Prioritäten für erfolgskritische Aufgaben Kontakt zum Auftraggeber –Präsentation von Ergebnissen/Meilensteinen –Klarheit über Änderungen im Projektauftrag –Kundenbetreuung als Marketinginstrument Korrektur von Planabweichungen Förderung der Mitarbeitermotivation –Identifikation mit dem Projekt –Spaß an zugewiesenen Aufgaben – Arbeitszufriedenheit –Akzeptanz der Projektleitung

39 © 39 Projektcontrolling Termin- und Ablaufkontrolle –Soll- und Ist-Zustände der einzelnen Arbeitspakete/Meilensteine –Abgleich des Projektplanes –Meilenstein-Trend-Analyse Kostencontrolling Ergebniscontrolling –Kontrolle der Arbeitsergebnisse –Einhaltung von Qualitätskriterien Projektdokumentation –Projektinformationssystem –Prozessdokumentation –Ergebnisdokumentation/Fehlerdokumentation –Produktdokumentation –Benutzerdokumentation

40 © 40 Projektdokumentation Definitionsphase –Problembeschreibung –Projektantrag –Vorstudie –Projektauftrag –Lastenheft – Zielvereinbarungen –Präsentation Kick-Off-Meeting Planungsphase –Projektstrukturplan –Projektablaufplan (Balkendiagramm) –Kapazitätsplan –Kostenplan –Qualitätsplan Durchführungsphase –Sitzungsprotokolle –Statusberichte –Sonderberichte –Produkt-, Fehler-, Ergebnisdokumentation

41 © 41 Projektdokumentation Abschlussphase –Präsentationsunterlagen –Abnahmeprotokoll –Abschlussbesprechungsprotokoll –Abschlussbericht Produkt –Produktdokumentation –Einweisungsunterlagen –Schulungsunterlagen –…

42 © 42 Projektabschluss

43 © 43 Projektabschluss Kunde/Auftraggeber –Präsentation –Einweisung –… Anwender –Schulung Projektteam –Feedback –Abschlussmeeting Projektleiter –Feedback –Definierten Projektabschluss Unternehmensleitung –Projekterfolg –Abschlusskalkulation

44 © 44 Projektabschluss Abschlusspräsentation Abnahme Einweisung Abschlussmeeting Abschlussbericht Abschlusskalkulation Auflösung des Projektteams

45 © 45 Beispiel – Internetauftritt einer Schule Mögliche Gliederung der Abschlusspräsentation auf der Gesamtkonferenz –Begrüßung –Ziel der Präsentation –Projektauftrag –Projektziele –Grundgedanken zur Umsetzung – Layout, Navigation –Struktur der Website –Layout der Seiten – Gestaltungsmerkmale –Probleme und Lösungen –Projektergebnis –Fragen –Dank

46 © 46 Betriebswirtschaftliche Informationsverarbeitung als Unterrichtsgegenstand Jörn Beineke, StR 04. Februar 2004


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