Die IDEE: Integriertes Management von Aufgaben & Projekten

Präsentation zum Thema: "Die IDEE: Integriertes Management von Aufgaben & Projekten"—  Präsentation transkript:

1 Die IDEE: Integriertes Management von Aufgaben & Projekten
Ideen, Korrektur- und Vorbeugungs-maßnahmen, und Verbesserungen auf einfache Weise managen... ... und die Bestimmungen von ISO 9001, QS 9000, ISO 14001, EU-Sicherheitsrichtlinien einhalten .....

2 Die Philosophie von WinGRIP
1. Die Philosophie von WinGRIP In den nächsten Folien möchten wir die Philosophie von WinGRIP Todo Manager für das Ideenmanagement oder betriebliche Vorschlagswesen erklären. Im zweiten Teil finden Sie dann ein Beispiel für die tägliche Umsetzung mit der Software. Sie werden sehen, dass WinGRIP einen sehr praxisorientierten, einzigartigen Ansatz hat, der aus folgenden wichtigen Bausteinen besteht: Konformität mit ISO 9001:2000 in der Umsetzung Integrativer, ganzheitlicher Ansatz Zur Aktivität gehört auch die Ursache, das Problem Ideen als Teil der täglichen Arbeit Kommunikation als wesentlicher Baustein für Effizienz und Motivation Zielorientierung unterstützen

3 Eine Idee ist ein Ausdruck von Unzufriedenheit !
1. Was ist eine Idee ? Eine Idee ist ein Ausdruck von Unzufriedenheit !

4 1. Die Bedeutung davon: Nur wenn wir unzufrieden mit einem Zustand oder Ereignis sind, können wir kreativ sein und Ideen entwickeln. Unzufriedenheit ist daher ein Gegenpool zu „saturiert sein“. Es gibt keine schlechten oder unbrauchbaren Ideen, denn dahinter steckt eine Unzufriedenheit. Diese Unzufriedenheit gilt es zu entdecken. Denn Sie ist das eigentlich Wertvolle, sie ist der Ausgangspunkt für weitere Ideen. Wir müssen daher etwas „Unzufriedenheit“ schüren und positiv kanalisieren – Ideenmanagement = „Unzufriedenheitsmanagement“!

5 Alle Arten auf Aufgaben unter einem Hut ....
2. Alle Arten auf Aufgaben unter einem Hut .... KAIZEN Korrekturmassnahmen Vorschlagswesen Ideenmanagement Umweltprogramm KVP Evaluierung Meldewesen Innovationsmanagement Projektmanagement TODO´s Wissensmanagement Reklamation

6 2. Conclusio ? Alle reden von etwas Anderem und meinen immer das Eine!
Und in der Software ? Wir können nur erfolgreich sein, wenn wir diese verschiedenen Ansichten unter einen Hut zaubern können. Es darf nur ein System und ein Formular geben! Ohne Problem- oder Unzufriedenheits-Definition keine zufriedenstellende Dokumentation! Eine einheitliche Plattform von Ideenmanagement über ... KVP ... bis zum normalen Aufgabenmanagement (= Organizer)!

7 3. Organisation ? Von überall und jederzeit und auf beliebige Weise muß jedermann seine Ideen preisgeben können. Der der die Idee hat und die Aufgabe erfindet dem „gehört“ sie auch, er hat auch ein grundsätzliches Recht auf Umsetzungskontrolle ! Ideen kennen keine Hierarchien und keine Grenzen, sobald Stufen eingebaut werden, gibt es Frustration, Mehrarbeit und fehlende Verfolgung. Resümee ? Hierarchien sind bei Ideen eher hinderlich, Ideenmanagement darf daher nicht zu hierarchisch sein! Der „Erfinder“ sollte die Erledigungskontrolle machen.

8 3. Die Umsetzung ? Je weiter von dem Ursprung entfernt eine Idee umgesetzt wird, desto höher ist die Gefahr des Scheiterns, Vergessens oder fehlender Verfolgung. Die Chance auf Abstraktion der Idee erhöht sich jedoch in den oberen Ebenen. Resümee ? Umsetzung idealerweise durch oder mit dem Ideengeber (Vorteil: „dumme“ Ideen sterben rasch) ! Ideenmanager ist Ideencoach !

9 Ideen kennen keinen Ort !
4. Ideen kennen keinen Ort ! Ideen kommen an den seltsamsten Orten. Dies liegt an unserem Gehirn. Ideen entstehen durch eine neue Verknüpfung von Bildern, Gefühlen und Daten. Vielen Ideen, wenn Sie nicht unmittelbar Vorteile bringen, werden rasch wieder vergessen. Resümee ? Wir müssen die Möglichkeit haben auf vielfältige Weise an vielen Orten Ideen zu dokumentieren (Software, Papier, Mobiltelefone, Web, ...) Die Dokumentation und Verfolgung muß für jeden möglich sein.

10 5. Ohne Ziele keine Ideen ! Ideen brauchen auch Ziele. Ansonsten gibt es eine Vielzahl von Ideen die mit den vorhandenen Ressourcen nicht verfolgbar sind oder nicht der Unternehmens-philosophie oder den Zielen entsprechen ! Viele Ideen tauchen erst mit den kommunizierten Zielen auf ! Ideenmanagement heißt demnach auch Kommunikation von Zielen. Resümee ? Ohne kommunizierte Ziele gibt es auch kein zielgerichtetes Ideenmanagement. Zielorientierung ist auch ein wesentlicher Bestandteil der Software.

11 6. Erfolgsfaktoren Begeisterung Überzeugung Kultur Kommunikation
Umsetzungskraft Feed-Back Mittel Speed Transparenz Dokumentation Ziele Die Erfolgsfaktoren sind vielfältig !

12 Step-by-step mit WinGRIP
7. Step-by-step mit WinGRIP ALLES AUF EINEN BLICK STEP 1 : Die Idee STEP 2 : Bearbeitung STEP 3 : Zielorientierung STEP 4 : Planung und Kosten STEP 5 : Begutachtung STEP 6 : Änderung und Ergänzung STEP 7 : Kommunikation STEP 8 : Kostenerfassung STEP 9 : Erledigung STEP 10: Wirksamkeitskontrolle Im zweiten Teil finden Sie ein Beispiel für die tägliche Umsetzung mit der Software:

13 Der WinGRIP Todo Manager:
7. Der WinGRIP Todo Manager: ALLES AUF EINEN BLICK Software für Ideenmanagement muß Werkzeug des täglichen Lebens sein, daher Arbeiten wie im Organizer. Alle Arten von Aufgaben / Ideen in einem Tool einfach zusammengeführt. Die Aufgaben in Übersicht behalten können (ein Blick).

14 Sie haben zwei Möglichkeiten:
Step 1 Ein Problem, eine neue Idee, eine unsichere Situation oder ein kleiner Fehler .... Sie haben zwei Möglichkeiten: Es wird nicht dokumentiert und wichtige Information geht verloren ... oder Ein Mausklick im ToDo, im MS Outlook ... der Mitarbeiter notiert das Problem, die Idee ..... Mehrere Varianten ...

15 Step 1 Mit Todo Manager: Der Mitarbeiter beschreibt die Idee und definiert eine Aufgabe .... Er ordnet sie den Bearbeitern zu und löst somit den Workflow aus ... Zu jeder Idee ist neben der eigentlichen Massnahme auch die Ursache, das Problem oder der Fehler dokumentierbar ! Beliebig viele Einreicher – auch Gruppen !

16 Step 1 Mit Notizblock: Aus MS Outlook:
... Er kann jedoch auch eine persönliche oder öffentliche Notiz anlegen ... ... und auch später aus einer Notiz eine neue Aktivität ableiten Aus MS Outlook: ... Damit wird Outlook zum Projekt-management: Auch ein in Outlook oder Eudora kann direkt für Aufgaben, Termine verwendet werden ...

17 Idee bearbeiten: Step 2 Neue Ideen werden automatisch am Desktop
des Bedieners sichtbar. Er beginnt die Idee zu bearbeiten ... ... ordnet die Idee einem Projekt zu ... ...terminisiert und verschickt Sie ..

18 Mehr als ein Organizer .... Definiert strukturiert ein neues Ziel ...
Step 3 Zu jeder Idee oder Aufgabe kann neben einem Projekt auch ein Ziel zugeordnet werden. Auch Ziele sind frei strukturierbar ! STRATEGISCH ABTEILUNG GRUPPE PROJEKTTEAM Mehr als ein Organizer ....

19 Kosten, Einsparungseffekte und Budgets planen ... Step 4
Für jede Idee kann der geplante Zeitaufwand (Personal-kosten) und der Sachaufwand (Sachkosten) geplant werden. Ebenso können Einsparungs-effekte definiert werden. Für Projekte können Rahmenbudgets (Kosten) definiert werden, inkl. Abgrenzung der Geschäftsjahre.

20 Step 5 Begutachtung der Idee ...
Auch mehrere Gutachten können Online eingegeben werden. Der Mitarbeiter kann die Gutachten ebenfalls Online einsehen, erhält jedoch auch eine Rückmelde-Nachricht. Auch steuerliche Gesichtspunkte

21 Hoppla, es gibt Änderungen ....
Step 6 Hoppla, es gibt Änderungen .... Eine Aufgabe ändert sich ... Aber jeder Änderung wird automatisch in der Historie aufgezeichnet. Individuell oder mit Standardtexten Transparenz der Ideen und einfache Verfolgbarkeit: Anzeige auch beim Ersteller, Änderungshinweise, Rev.-Steuerung, Historie !

22 Hoppla, es gibt Ergänzungen ....
Step 6 Hoppla, es gibt Ergänzungen .... Einfach ein Memo schreiben und der Aufgabe zuordnen - so können weitere Wünsche und Informationen leicht kommuniziert werden Jederzeit Zusatz-informationen definieren

23 Kommunikation - der Unternehmensturbo ....
Step 7 Kommunikation - der Unternehmensturbo .... Vielfältig sind die Kommunikations-möglichkeiten: Nachrichten Memo Telefon CHAT

24 Dokumentenmanagement
Step 7 Das integrierte Dokumenten-management ermöglicht beliebige Dokumente frei strukturiert zu Projekten, Zielen oder Aufgaben zu definieren. Alle Arten von Dokumente Hierarchisch strukturiert Komplettes Berechtigungsystem Sofortanzeige (Viewer)

25 Endlich wissen wir auch unsere Kosten ....
Step 8 Endlich wissen wir auch unsere Kosten .... Denkbar einfach können die Kosten dokumentiert werden (rechte Maustaste oder Button).... Personalkosten, Sachkosten, Fahrtkosten ...

26 Controlling - Resultate:
Step 8 Controlling - Resultate: Der systematische Nachweis des Erfolgs und der tatsächlichen Einsparungen muss einfach erfolgen können. Durch die schnell und intuitiv funktionierende Kosten-dokumentation kann ein sehr effizientes Ideen- oder Projektcontrolling mit sehr geringem Zeitaufwand eingeführt werden (siehe auch „Report Manager“). Mittels HTML-Reporting kann die Performance der Umsetzung genauso ausgewertet werden, wie ein Plan- / Istvergleich der Kosten, insbesondere auch der Personalkosten. Durch die einfache Kostendokumentation wird Effizienz messbar !

27 Erledigung und Wirksamkeitskontrolle: Step 9
Erledigung wird festgehalten, eine automatische Nachricht verschickt (soweit gewünscht) ... Kontrolle: Noch etwas später schließt sich der Kreis.... Step 10 Zum Schluß kann die erledigte Aufgabe mittels Button „Kontrolle“ wieder hervorgeholt, eine Kontrolle und Bewertung durchgeführt und mit Klick zusätzliche oder weitere Maßnahmen definiert werden! Über die Ansicht „Historie“ können alle erledigten und kontrollierten Aufgaben angesehen werden ....

28 Erweiterbar zum Gesamtkonzept ....
8. Erweiterbar zum Gesamtkonzept .... Todo Manager: Client/Server Web Manager: im Internet mit MS ASP oder mit dem Look-and-feel einer normalen Applikation (Ascribo) Wap Manager: für Mobiltelefone Voice Manager: für Spracheingabe und – ausgabe (geplant) Report Manager inkl. HTML-Reporting Schnittstellen .... MS Outlook, Lotus Notes, Eudora, Palm Warenwirtschaft Telefon

29 Der Web & Wap Manager ermöglicht grenzenloses Arbeiten
8. Der Web & Wap Manager ermöglicht grenzenloses Arbeiten Komplett mandantenfähig keine Installation notwendig (Service-Dienst) Projekte, Aufgaben und Termine verwalten Alle Kontakte, Telefonnummern über Web abrufbar Message- und Notizfunktion Integriertes Dokumentenmanagement Zusammenarbeit zwischen Partnern, Kunden, Lieferanten möglich Kommunikation in aller Vielfalt ...

30 Der Wap Manager ermöglicht Arbeiten über Mobiltelefone ...
8. Der Wap Manager ermöglicht Arbeiten über Mobiltelefone ...

31 8. Der Web Ideen-Manager Einfache und Ein Klick und alle klare Menüs
Details werden angezeigt Integriertes Dokumenten- management Die bekannte strukturierte Sicht bringt Überblick

32 Individuelles Web-Design
8. Individuelles Web-Design Wir setzen Ihre Ideen um! Die Einreich-formulare können individuell gestylt werden und in verschiedene bestehende Internet / Intanet-Seiten integriert werden!

33 9. Zusammenfassung: Ideen rasch, einfach und transparent im Unternehmen verteilbar. Überleitung von Dokumentationen: Ideen aus Messages, aus Notizen, aus MS Outlook überleiten. Unterstützung beim Mitarbeiter-Feed-Back (Anzeige, Historie, Messages, Status ...). Kosten / Einsparungen einfach definierbar, der Nutzen kann im Vergleich mit der Vorgabe und mit dokumentiertem Aufwand nachgewiesen werden. Zielorientierung wird unterstützt (Unternehmens-/ Abteilungsziele). Normenkonform (IS0 9001, 14001, GMP, QS ).