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Www.wifi.at WIFI Steiermark Bürofachkraft im medizinischen Bereich BÜROORGANISATION Gabriele Schilling.

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Präsentation zum Thema: "Www.wifi.at WIFI Steiermark Bürofachkraft im medizinischen Bereich BÜROORGANISATION Gabriele Schilling."—  Präsentation transkript:

1 WIFI Steiermark Bürofachkraft im medizinischen Bereich BÜROORGANISATION Gabriele Schilling

2 WIFI Steiermark Lernziele: Eingangspost fachlich korrekt bearbeiten können Ausgangspost fachlich korrekt bearbeiten können Richtig adressieren können Den Wert von Dokumenten erkennen und das Wissen über Aufbewahrungspflichten Kenntnisse über die Möglichkeiten von Hilfsmitteln zur Organisation von Unterlagen Kenntnisse über das Terminmanagement Seine Zeit bewusst managen können Gabriele Schilling, Seite 2

3 WIFI Steiermark Aufgaben und Kompetenzen Gabriele Schilling, Seite 3 Fach- kompetenz Methoden- kompetenz Sozial- kompetenz z. B: Buchhaltung Anatomie, MS Office, Deutsch …. z. B: Buchhaltung Anatomie, MS Office, Deutsch …. z. B: Problemlösungs- methoden Selbstmanagement … z. B: mit anderen gut zusammenarbeiten können …. z. B: mit anderen gut zusammenarbeiten können …. Handlungs- kompetenz

4 WIFI Steiermark Aufgaben und Kompetenzen Gabriele Schilling, Seite 4

5 WIFI Steiermark POSTEINGANG Gabriele Schilling, Seite 5

6 WIFI Steiermark Gabriele Schilling, Seite 6 Posteingang - Ablauf

7 WIFI Steiermark PoststückeÜbernahme Briefe, Sendungen etc.Postkasten oder Empfänger ist jede erwachsene Person, die an der Abgabestelle anwesend ist Eingeschriebene BriefeUnterschrift (elektronisch) PaketeUnterschrift (elektronisch) RückscheinbriefUnterschrift (auf Rückschein, geht an RSb (Amt oder Behörde)Absender zurück) Wertbrief bis 1500 Unterschrift Wertbrief ab 1500 Unterschrift Empfänger persönlich EigenhändigUnterschrift Empfänger persönlich Rsa (Amt oder Behörde) (auf Rückschein, geht an Absender zurück) Nicht an PostbevollmächtigteUnterschrift nur Empfänger persönlich Posteingang - Übernahme Postvollmacht Gabriele Schilling, Seite 7

8 WIFI Steiermark Sendungsarten können einzeln ausgewählt werden Max. fünf Personen gleichzeitig Gültigkeit zwei Jahre, erlischt durch schriftlichen vorzeitigen Widerruf oder bei Änderung Gilt nicht für bescheinigte Sendungen mit dem Vermerk "nicht an Postbevollmächtigte" Die Ausstellung ist kostenpflichtig Sie kann online oder bei einer Postfiliale beantragt werden Für die Identifikation muss sich der Vollmachtgeber nach der Registrierung einmal bei einer Postfiliale persönlich identifizieren (amtlicher Lichtbildausweis, Firmenbuchauszug etc.) oder über Handy-Signatur den Auftrag bestätigen Posteingang - Postvollmacht Gabriele Schilling, Seite 8

9 WIFI Steiermark Posteingang - Postvollmacht Gabriele Schilling, Seite 9

10 WIFI Steiermark Ersatzzustellung Postfach Urlaubsfach Posteingang - weitere Postübernahmemöglichkeiten Gabriele Schilling, Seite 10

11 WIFI Steiermark Posteingangssystem Gabriele Schilling, Seite 11

12 WIFI Steiermark Posteingang - Öffnen Briefmesser Elektrischer Brieföffner Gabriele Schilling, Seite 12

13 WIFI Steiermark Posteingang - Öffnen Gabriele Schilling, Seite 13

14 WIFI Steiermark Was wird kontrolliert? Was ist zu tun, bei Fehlern wie z.B. Irrläufer Persönlicher Brief wurde geöffnet Angeführte Beilagen fehlen oder Beilagen sind falsch Fax ist unleserlich -Attachement kann nicht geöffnet werden wird irrtümlich gelöscht Posteingang - Entnehmen – Kontrollieren

15 WIFI Steiermark Wie schaut ein Eingangsstempel aus? Was wird gestempelt? Das Führen eines Posteingangsbuches bewährt sich! Warum und für welche Poststücke? Posteingang - Stempeln - Posteingangsbuch

16 WIFI Steiermark Wie können Sie Ihren Chef entlasten? Posteingang - Chefentlastung Gabriele Schilling, Seite 16

17 WIFI Steiermark POSTAUSGANG Gabriele Schilling, Seite 17

18 WIFI Steiermark Kontrollieren Zusammentragen Falten, kuvertieren und schließen Postausgang Gabriele Schilling, Seite 18

19 WIFI Steiermark Das Frankieren kann erfolgen durch: das Aufkleben von Briefmarken den Einsatz von Frankiermaschinen Briefsendungen können anstelle von Postmarken oder Freistempelabdrucken auch den von der Post vorgegebenen Bar-Freimachungsvermerk, wenn gleichzeitig mindestens 20 solcher Briefsendungen derselben Sendungsart aufgegeben werden. Postausgang – Wiegen und Frankieren Gabriele Schilling, Seite 19

20 WIFI Steiermark Frankiermaschinen müssen gekauft und bei der Post angemeldet werden. Ab 30. Juni 2013 dürfen nur noch Frankiermaschinen mit integrierter Software verwendet werden. In Österreich gibt es vier Hersteller, deren Produkte von der österreichischen Post zugelassen sind. Postausgang – Frankiermaschine

21 WIFI Steiermark Was sind die Vorteile einer Frankiermaschine? Postausgang – Frankiermaschine Gabriele Schilling, Seite 21

22 WIFI Steiermark Briefsendungen Briefe (national und international) Sendungen in Kartenform Klick-Brief Werbepost Sendungen mit Gefahrgutinhalt Zeitungen Pakete... Postausgang - Arten der Postsendungen Gabriele Schilling, Seite 22

23 WIFI Steiermark Briefe national und international Briefsendungen sind adressierte Sendungen von bis zu 2 kg Voraussetzung für Standardsendung: Max.:162 x 235 mmmind.:90 x 140 mm Höchstgewicht: 20 g (Standard-Brief) 50 g (Standard-Plus-Brief) Stärke:max. 5 mm maschinell bearbeitbare Sendungen maschinell lesbare Anschriften Postausgang – Briefsendungen Gabriele Schilling, Seite 23

24 WIFI Steiermark Postausgang – Briefsendungen Internationale Briefe können ECONOMY, PRIORITY und EMS (Express Mail Service) verschickt werden. Wie verändern sich Laufzeiten und Kosten bei einem Brief 100 g in die USA?

25 WIFI Steiermark Postausgang – Briefsendungen Gabriele Schilling, Seite 25

26 WIFI Steiermark Sendungen in Kartenform Klickbrief Info Werbepost Österreich:Info.MailSendungen an bestimmte Personen Info.PostSendungen an einen Haushalt Info Post Selectteiladressierte Sendungen (Zielgruppen) Kuvertfür Prospekte International:Euro. Mail Euro.Post International Direct Mail Postausgang – Briefsendungen Gabriele Schilling, Seite 26

27 WIFI Steiermark Sendungen mit Gefahrgutinhalt Dazu zählen aus dem medizinischen Bereich: Patientenproben (z. B. Blut- und Gewebeproben) Biologische Produkte (z. B. Mikroorganismen, Impfstoffe) Ganze tote Tiere oder Teile davon Für diese Sendungen gelten spezielle Verpackungs- und Kennzeichnungsvorschriften. Postausgang – Postsendungen

28 WIFI Steiermark Pakete Sind bescheinigte Sendungen, deren Gewicht 31,5 kg und eine gewisse Größe nicht überschreiten dürfen. Bescheinigt heißt, das Aufgabepostamt bestätigt die Annahme der Sendung und gibt an den Empfänger ebenfalls gegen Bestätigung ab. Pakete können international als Standard, Schnell oderEMS verschickt werden. Wie verändern sich Laufzeiten und Kosten bei einem Paket von 5 kg in die USA? Postausgang – Postsendungen

29 WIFI Steiermark Postausgang – Postsendungen Gabriele Schilling, Seite 29

30 WIFI Steiermark Standard Einschreiben Rückschein Eigenhändig Wertbrief Postausgang – Versandarten Gabriele Schilling, Seite 30

31 WIFI Steiermark RICHTIG ADRESSIEREN Gabriele Schilling, Seite 31

32 WIFI Steiermark Linksbündig Keine Leerzeilen Bestimmungsland nur bei Postsendungen ins AUSLAND Erlaubte Sonderzeichen., - & / Keine Graphikelemente im Adressblock DVR-Nr. gehört nicht ins Anschriftsfeld Klare Schrift! Kein internationales Kennzeichen vor Postleitzahl Richtig Adressieren - Formatierungen der Empfängeranschrift Gabriele Schilling, Seite 32

33 WIFI Steiermark Frau Mag. Berta Friedmann c/o Benuto GmbH Andreasplatz 12 A-1140 Wien Richtig Adressieren - Empfängeranschrift X Gabriele Schilling, Seite 33

34 WIFI Steiermark Richtig Adressieren – Position der Anschrift Gabriele Schilling, Seite 34

35 WIFI Steiermark DOKUMENTENMANAGEMENT Gabriele Schilling, Seite 35

36 WIFI Steiermark Warum ablegen? 1. Betriebliche Notwendigkeit Gedächtnisstütze für interne Zwecke Sicherung von Ansprüchen von außen Abwehr unberechtigter Ansprüche nach außen Dokumentation von Abläufen und Nachweis dessen, was getan wurde Terminplanung: Was ist als nächstes zu tun? usw. Dokumentenmanagement Gabriele Schilling, Seite 36

37 WIFI Steiermark Warum ablegen? 2. Gesetzliche Vorschriften Buchungsbelege, Inventare, Bilanzen Sozialversicherung, Personalakte Bescheide, Patientenakten usw. Dokumentenmanagement Gabriele Schilling, Seite 37

38 WIFI Steiermark Kein Wert Prospekte, Werbebriefe, usw. Wegwerfen Tageswert unverlangte Anbote, Zeitungen, Telefonnotizen Bearbeitung, wo notwendig, alles was nicht mehr gebraucht wird in den Papierkorb Dokumentenmanagement – Wertigkeit des Schriftguts Gabriele Schilling, Seite 38

39 WIFI Steiermark Prüfwert Unterlagen mit zeitlich befristetem Wert: Preislisten, Anbote, Mahnungen, Einladungen, etc. Zwischenablage oder Wiedervorlage Papierkorb oder Geschäftsfall zuordnen Gesetzeswert Handelsbriefe, Rechnungen, Zahlungsbelege, Patientenakten Unterschiedlich lang nach Vorschrift Ablage Archiv (Papier- oder elektronische Ablage) Dokumentenmanagement – Wertigkeit des Schriftguts Gabriele Schilling, Seite 39

40 WIFI Steiermark Gesetzeswert: UGB: Buchhaltungsunterlagen, Inventare, Bilanzen sowie Belege für Buchungen (Rechnungen) 7 Jahre Unterlagen für Sozialversicherung (Belege für Personalverrechnung) 7 Jahre Dokumentenmanagement – Gesetzeswert Gabriele Schilling, Seite 40

41 WIFI Steiermark Patientenakte Ambulanter medizinische Bereich Aufbewahrungspflicht 10 Jahre Stationärer medizinische Bereich Aufbewahrungspflicht 30 Jahre Röntgenbilder, deren Beweiskraft nicht 30 Jahre hindurch gegeben ist -> mind. 10 Jahre Dokumentenmanagement - Gesetzeswert Gabriele Schilling, Seite 41

42 WIFI Steiermark Dokumentations- oder Dauerwert Unterlagen von langfristiger Bedeutung für das Unternehmen Dokumente, Verträge, Muster, Verfahren, Patente Ablage auf Zugriff oder im Archiv (Papier- oder elektronische Ablage) Dokumentenmanagement – Wertigkeit des Schriftguts Gabriele Schilling, Seite 42

43 WIFI Steiermark Die Buchstaben werden von links nach rechts in alphabetischer Reihenfolge geordnet Umlaute werden dem Grundbuchstaben gleichgesetzt (ä = ae, ö = oe, ü = ue) ß wird wie ss behandelt SCH und ST können als selbständige Buchstaben behandelt werden S – SCH – ST Gabriele Schilling, Seite 43 Dokumentenmanagement – ABC-Regel

44 WIFI Steiermark Die Buchstaben werden von links nach rechts in alphabetischer Reihenfolge geordnet Umlaute werden dem Grundbuchstaben gleichgesetzt (ä = ae, ö = oe, ü = ue) ß wird wie ss behandelt SCH und ST können als selbständige Buchstaben behandelt werden S – SCH – ST Gabriele Schilling, Seite 44 Dokumentenmanagement – Ordnen von Namen

45 WIFI Steiermark Namen werden immer nach dem Familiennamen geordnet Bei gleichen Namen werden die Vornamen mit berücksichtigt Sollte dies nicht ausreichen, können noch andere Kriterien herangezogen werden Versicherungsnummer + Geburtsdatum Kundennummer Personalnummer Schülerstammnummer ….. Gabriele Schilling, Seite 45 Dokumentenmanagement – Ordnen von Namen

46 WIFI Steiermark Doppelnamen werden so behandelt, als wäre der Bindestrich nicht vorhanden Namensvorsätze wie z. B. von, van, de oder von der werden nicht berücksichtigt Gabriele Schilling, Seite 46 Dokumentenmanagement – Ordnen von Namen

47 WIFI Steiermark BÜROHILFSMITTEL Gabriele Schilling, Seite 47

48 WIFI Steiermark Wofür sind Ablagekörbe gut geeignet? Was sind Vor- und Nachteile von Ablagekörben? Gabriele Schilling, Seite 48 Bürohilfsmittel - Ablagekörbe

49 WIFI Steiermark Gabriele Schilling, Seite 49 Bürohilfsmittel - Ablagefächer

50 WIFI Steiermark Gabriele Schilling, Seite 50 Bürohilfsmittel - Stehsammler

51 WIFI Steiermark Gabriele Schilling, Seite 51 Bürohilfsmittel - Ordnungsmappen

52 WIFI Steiermark Gabriele Schilling, Seite 52 Bürohilfsmittel - Ordnungsmappen

53 WIFI Steiermark Gabriele Schilling, Seite 53 Bürohilfsmittel - Pultordner

54 WIFI Steiermark Gabriele Schilling, Seite 54 Bürohilfsmittel - Ordner

55 WIFI Steiermark Gabriele Schilling, Seite 55 Bürohilfsmittel – Hängehefter und Hängemappen

56 WIFI Steiermark Gabriele Schilling, Seite 56 Bürohilfsmittel – Hängehefter und Hängemappen

57 WIFI Steiermark Diverse weitere Mappen und Hüllen Klemmmappe Umschlagmappe Dreiflügelmappe Klarsichtfolien Ordo-Mappen etc. Gabriele Schilling, Seite 57 Bürohilfsmittel

58 WIFI Steiermark TERMINMANAGEMENT Gabriele Schilling, Seite 58

59 WIFI Steiermark Gutes Terminmanagement alle Faktoren des Zeitmanagements und der Arbeitstechnik berücksichtigen Terminplanung Schlüssel zum Erfolg oder Misserfolg durch richtige Planung sich selbst und Vorgesetzte entlasten Gabriele Schilling, Seite 59 Terminmanagement – ALPEN

60 WIFI Steiermark Gabriele Schilling, Seite 60 Terminmanagement – ALPEN A Aufschreiben L Länge der Aufgabe oder des Termins abschätzen P Pufferzeiten einplanen E Entscheiden nach Prioritäten (Eisenhower) N Nachkontrolle

61 WIFI Steiermark Welche Termine kennen Sie? Terminmanagement Gabriele Schilling, Seite 61

62 WIFI Steiermark Termine haben ein Datum einen Anfang ein Ende einen Ort, an dem sie stattfinden ein Thema Teilnehmer Gabriele Schilling, Seite 62 Terminmanagement – Termine

63 WIFI Steiermark SELBSTMANAGEMENT Gabriele Schilling, Seite 63

64 WIFI Steiermark Gabriele Schilling, Seite 64 Ziele von Selbstmanagement sind: bessere Organisation der eigenen Arbeit besseres Zeitmanagement weniger Aufwand für die Erledigung der Arbeiten bessere Ergebnisse und höhere Motivation weniger Hektik und Stress sowie weniger Fehler mehr Zeit für das Wesentliche höhere Arbeitszufriedenheit Selbstmanagement – Ziele

65 WIFI Steiermark Wie soll man nun aber ansetzen? Viele verbringen die meiste Zeit mit relativ unwichtigen Aufgaben statt sich auf wenige, aber lebenswichtige Aktivität zu konzentrieren Oft sind 20 % der strategisch richtig eingesetzten Zeit und Energie 80 % des Ergebnisses Gabriele Schilling, Seite 65 Selbstmanagement – Pareto-Prinzip (80:20-Regel) ZeitErgebnisse

66 WIFI Steiermark Prioritäten setzen Eisenhower- Prinzip gering Wichtigkeit hoch B-Aufgaben planen und recht­zeitig terminieren A-Aufgaben sofort erledigen C-Aufgaben delegieren reduzieren eliminieren …. gering Dringlichkeit hoch ? !! Gabriele Schilling, Seite 66

67 WIFI Steiermark sowohl dringend als auch wichtig für die Erfüllung der ausgeübten Funktion von größtem Wert muss man sich selbst widmen und sofort in Angriff nehmen A-Aufgaben hohe Wichtigkeit, aber noch nicht dringlich können zunächst warten müssen aber geplant, d. h. terminiert werden Tätigkeiten rechtzeitig einplanen, dass sie nicht zu A-Aufgaben werden (Endtermin!) B-Aufgaben Selbstmanagement – Prioritäten setzen Gabriele Schilling, Seite 67

68 WIFI Steiermark KEINE hohe Wichtigkeit, aber dringend sollten soweit wie möglich delegiert, reduziert oder standardisiert werden C-Aufgaben sowohl von geringer Dringlichkeit als auch geringer Wichtigkeit Abstand nehmen Mut zum Papierkorb überlegen, was passiert schlimmstenfalls, wenn dies nicht erledigt wird D-Aufgaben Selbstmanagement - Prioritäten setzen Gabriele Schilling, Seite 68

69 WIFI Steiermark Jeder Mensch ist in seiner Leistungsfähigkeit während des ganzen Tages bestimmten Schwankungen unterworfen, die sich in einem natürlichen Rhythmus vollziehen und im Voraus absehen lassen. Es gibt zwar eine Reihe individueller Unterschiede, die durch Ernährungs­ gewohn­heiten und andere persönliche Merkmale beeinflusst werden. Im berühmten Leistungstief sollten Sie nicht gegen Ihren biologischen Rhythmus arbeiten, sondern versuchen, zu entspannen und diese Phase für soziale Kontakte und Routinetätigkeiten (C- Aufgaben) nutzen. 69 Selbstmanagement - Leistungskurve

70 WIFI Steiermark Zu langes, intensives Arbeiten macht sich nicht bezahlt, da Konzentration und Leis­tungsfähigkeit nachlassen und sich Fehler einschleichen. Betrachten Sie Pausen nicht als Zeit­verschwen­dung, sondern als erhol­sames Auf­tanken von Energie: Einschlägige medizinische Unter­suchungen haben ergeben, dass der beste Erholungswert nach etwa einer Stunde Arbeitszeit erzielt wird. Die Pause sollte nur bis zu 10 Minuten dauern, weil der optimale Effekt in den ersten 10 Minuten eintritt, danach jedoch eine sinkende Tendenz hat. Selbstmanagement - Planen Sie Pausen ein Gabriele Schilling, Seite 70


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