Gruppen Finden Sie sich zurecht Die ersten Schritte in Ihrer Gruppe

Präsentation zum Thema: "Gruppen Finden Sie sich zurecht Die ersten Schritte in Ihrer Gruppe"—  Präsentation transkript:

1 Gruppen Finden Sie sich zurecht Die ersten Schritte in Ihrer Gruppe
Gehen Sie weiter Treten Sie Ihrer ersten Gruppe bei Suchen Sie die in Ihrer Firma existierenden Gruppen in Outlook 2016, indem Sie auf Gruppen durchsuchen klicken, und treten Sie ihnen in einem Klick bei! Erstellen Sie Ihre eigene Gruppe Erstellen Sie Ihre eigene Arbeitsgruppe, um Unterhaltungen Ihres Teams über ein Projekt zu koordinieren! Klicken Sie dazu auf der Registerkarte Start auf Neue Gruppe. Mit Outlook 2016 Tipp! Die für Sie nützlichsten Gruppen werden automatisch vorgeschlagen. Mithilfe von Schlüsselwörtern können Sie andere Gruppen, die Sie interessieren, schnell suchen. Um Ihren Mitarbeitern die Suche zu erleichtern, denken Sie daran, Ihrer Gruppe einen expliziten Namen zu geben. Praktisch Outlook teilt Ihnen mit, wenn Ihr Gruppenname verfügbar ist. Beachten Sie, dass die -Adresse Ihrer Gruppe automatisch erstellt wird. Achtung! Vermeiden Sie Akzente in Ihrem Gruppennamen, um eine gut lesbare -Adresse zu erhalten. Praktisch Unterscheiden Sie zwischen öffentlichen und privaten Gruppen: Öffentliche Gruppen sind für alle zugänglich; der Beitritt ist automatisch, wenn Sie auf Beitreten klicken. Private Gruppen haben einen eingeschränkten Zugriff; der Administrator erhält eine Beitrittsanfrage, wenn Sie auf Beitreten klicken. Passen Sie die Datenschutzeinstellungen an Wählen Sie eine öffentliche Gruppe, wenn Sie keine vertraulichen Informationen austauschen und Ihre Gruppe für alle interessant ist. Wählen Sie eine private Gruppe, wenn Sie die Kontrolle über den Beitritt der Mitglieder behalten möchten. Best Practice Damit ihre Mitglieder nicht mit Nachrichten überflutet werden, abonnieren Sie sie nicht automatisch; kreuzen Sie deshalb das Kästchen unten im Formular nicht an. Finden Sie sich zurecht Finden Sie EMS Conseil auf Sie erhalten anschließend eine , die Ihnen Ihren Beitritt zur Gruppe bestätigt.

2 Navigieren Sie in Ihrer Gruppe Zentralisieren Sie Ihre Unterhaltungen
Freigeben für die Gruppe Sie befinden sich in Outlook, also kennen Sie sich bereits gut aus: Ihre Gruppen werden links in der Navigationsleiste angezeigt. Effiziente Unterhaltungen Zentralisieren Sie alle Unterhaltungen mit Ihren Mitarbeitern über ein Projekt dank der Gruppen- -Adresse: Beginnen Sie neue Unterhaltungen in Ihrer Gruppe. Freigeben von Dokumenten Nutzen Sie die freigegebene Bibliothek Dateien, um Ihre Projektdokumente online zu speichern und die Zusammenarbeit mit Ihren Kollegen zu vereinfachen! Best Practice Wie in Ihrem Postfach zeigt Ihnen die blaue Zahl rechts neben dem Gruppennamen an, wenn neue Nachrichten empfangen worden sind. Eine Gruppe funktioniert wie ein Kontakt: Senden Sie eine und fügen Sie die -Adresse Ihrer Gruppe in der Cc-Zeile ein; um die Adresse zu finden, brauchen Sie nur den Namen einzugeben. Die gesandte wird anschließend in Ihren Gruppen-unterhaltungen angezeigt! Klicken Sie an anschließend auf Neu, um neue Dokumente zu erstellen, oder verschieben Sie Dokumente von Ihrem PC direkt ins Fenster. Die Optionen in der Registerkarte Start ändern sich, wenn Sie auf einen Gruppennamen klicken: Starten Sie eine Neue Unterhaltung mit den Mitgliedern Ihrer Gruppe Sie können neue Mitglieder hinzufügen und diese einladen, Ihrer Gruppe beizutreten Greifen Sie auf die Dateien und das Notizbuch Ihrer Gruppe zu Suchen Sie Ihre Unterhaltungen Benutzen Sie die Suchfunktion, um jede beliebige Unterhaltung in nur wenigen Sekunden zu suchen! Tipp! Synchronisieren Sie die Dokumente Ihrer Gruppe mit Ihrem PC, um mithilfe des Windows Explorer selbst ohne Internetverbindung schnell darauf zugreifen zu können! Praktisch Geben Sie Ihr Schlüsselwort ein. Die effiziente Suchfunktion sucht sowohl im Inhalt als auch in den Anhängen. Praktisch Abonnieren Sie Ihre Gruppe, um über jede neue Aktivität informiert zu werden (neue Unterhaltung, neue Mitglieder, neue Einladung usw.). Freigeben von Notizen Machen Sie mit Ihrem Team gemeinsam Notizen, um Informationen und Ideen mit Ihrer Gruppe zu teilen. Kommunizieren Sie mit Außenstehenden Falls der Administrator die Option, Nachrichten von Außenstehenden zu erhalten, genehmigt hat, teilen Sie Ihren externen Kontakten Ihre Gruppen- -Adresse mit, um alle Unterhaltungen, die Ihr Projekt betreffen, zu zentralisieren. Klicken Sie auf den Namen der Gruppe, um die -Adresse zu kopieren. Tipp! Bearbeiten Sie die Notizen Ihrer Gruppe auf Ihrem PC, um selbst ohne Internetverbindung schnell darauf zugreifen zu können! Tipp! Rechtsklicken Sie den Namen Ihrer Gruppe und wählen Sie Zu Favoriten hinzufügen: Ihre Gruppe erscheint nun oben in Ihren Favoriten und Sie können schneller darauf zugreifen! Best Practice Um Ihrem Absender mitzuteilen, dass Sie seine Nachricht gelesen haben oder damit einverstanden sind, geben Sie einfach ein Like ab! Achtung! Das Gruppen-Notizbuch und die Dokumente werden nur intern mit den Gruppenmitgliedern geteilt.