AG Status – Abschluss und Ergebnisse

Präsentation zum Thema: "AG Status – Abschluss und Ergebnisse"—  Präsentation transkript:

1 AG Status – Abschluss und Ergebnisse

2 Auftrag der AG Status AG Status – Abschluss und Ergebnisse

3 Definition Ein Status ist eine Eigenschaft einer Person wie z.B. Student oder wissenschaftlicher Mitarbeiter, aber auch Praktikant, Gasthörer, Stipendiat oder Lehrbeauftragter. Status wird hier viel kleinteiliger verstanden als der geläufige Begriff der Statusgruppe in der Universität. Ein Status definiert nicht notwendig die Mitgliedschaft an der Hochschule. Einer Person können mehrere Status zugeordnet sein (Student in einem weiterbildenden Studiengang und Lehrbeauftragter oder Mitarbeiter und Privatdozent). AG Status – Abschluss und Ergebnisse

4 Abgrenzung zu Grunddaten
Die Abgrenzung eines Status von den Grunddaten ist nicht trivial. Ein Status sollte etwas sein, aus dem etwas folgt, das Rechte oder Pflichten definiert. So erhält man mit dem Status Mitarbeiter eine Telefonnummer, mit dem Status Studierender nicht, so folgt aus dem Status Hochschullehrer eine Lehrverpflichtung. Es gibt allerdings auch Grunddaten (oder eine Verknüpfung von mehreren Grunddaten), aus denen etwas folgt. So folgt aus den Grunddaten Mitglied der Hochschule und Geschlecht partiell etwas. Ist das Geschlecht weiblich, so folgt eine Wahlberechtigung zum Frauenbeirat (aus männlich folgt nichts). AG Status – Abschluss und Ergebnisse

5 Philosophie Es ist hier die Frage zu klären, welchen Status jemand (von wem?) erhält, wenn er das erste Mal mit der TU Berlin in Kontakt kommt. Die AG hat hierfür folgende Forderungen erhoben: Jede Person erhält mindestens einen Status. Die Daten sollten dort erfasst werden, wo sie das erste Mal anfallen. Dies bedeutet, dass viele Personen an der TU Berlin berechtigt sein müssen, Personen in einem IT-System anzulegen und damit verknüpfte Daten in ein IT-System einzugeben bzw. zu ergänzen. Die Frage der Zuverlässigkeit der eingegebenen Daten ist zu prüfen! Die angelegten Datensätze (z.B. Personen) sollten eindeutig identifizierbar sein. Hiermit muss sichergestellt werden, dass Datensätze (z.B. Personen) nicht doppelt angelegt werden (wie jetzt in LOGA als Mitarbeiter und als apl.Prof.) AG Status – Abschluss und Ergebnisse

6 Philosophie Der jeweilige Status sollte klar definiert sein. Es sollten keine Personen diesen Status erhalten, die nicht zur Definition passen. Hiermit muss sichergestellt werden, dass nicht z.B. Personen, die keine Lehrbeauftragten sind als solche zählen und damit wahlberechtigt sind oder die keine Stipendiaten sind als solche zählen und in der Flächenbudgetierung flächenwirksam werden. Den Wechsel bzw. das Hinzukommen eines Status sollte der Bereich vornehmen, in dem der neue Status entsteht. Dabei muss klar definiert sein, ob ein alter Status dabei wegfällt. Es muss möglich sein, gleichzeitig mehrere Status zu haben. Lehraufträge sollten immer von Fakultäten vergeben werden. Hiermit wird sichergestellt, dass die Lehrbeauftragten ins Wählerverzeichnis einfließen und die Lehraufträge in ihrer Kapazität erfasst werden. AG Status – Abschluss und Ergebnisse

7 Status Stipendiat Status abgeordnet von einer Firma /Mitarbeiter in einem Kooperationsprojekt Status Lehrbeauftragter Status Gastwissenschaftler Status nebenamtliches Personal (Priv.Doz., apl. Prof., Hon.Prof.) Rolle Projektleiter für Drittmittelprojekt Status „Lehrender“ Pensionierter/emeritierter Hochschullehrer/freier Dienstvertrag (ab 65/68) Status Promovend/Doktorand Status Praktikant Status Beschäftigter (Professor/WiMi/sonst. Mitarbeiter/etc.) AG Status – Abschluss und Ergebnisse

8 Fragen zum Status am Beispiel Stipendiaten
Der Status eines Stipendiaten an der TU Berlin ist derzeit nicht ausreichend definiert. Es besteht kein Überblick über die Anzahl der Stipendiaten bzw. über das Ziel des Aufenthalts an der TU Berlin. Es ergeben sich bei Stipendiaten, teilweise als Folgerung des fehlenden Überblicks, mindestens folgende Probleme/Fragen: Stipendiaten können im Rahmen der Flächenbudgetierung flächenwirksam sein. Dazu bedarf es einer Erhebung der Anzahl pro Fakultät. Lt. AG Flächenbudgetierung sind nur anerkannte Stipendiaten flächenwirksam (Anerkennung, wenn überwiegender Teil des Lebensunterhalts (über Euro) aus Stipendium und wenn kein Studien-Stipendium, also erst ab Promotionsstudierende) AG Status – Abschluss und Ergebnisse

9 Fragen zum Status am Beispiel Stipendiaten
Manche Stipendiaten erhalten ihr Stipendium über die TU Berlin. Bisher können die Zahlungen nicht über den Jahreswechsel hinaus wiederholt werden. In jedem Jahr muss der Zahlungsauftrag neu erstellt werden. Selbst wenn dies von der LHO vorgegeben sein sollte, so müsste mindestens der Vorgang so vereinfacht werden, dass die benötigten Arbeitskapazitäten minimiert werden. Dazu müssen aber alle Daten der Stipendiaten in einem (integrierten) System vorliegen. Daten von vielen Stipendiaten (Stipendien zur Promotion) werden benötigt, wenn diese ihre Promotion in der Fakultät anmelden bzw. abschließen. Wenn zu diesem Zeitpunkt die Daten vorliegen würden, könnte der Ablauf vereinfacht werden (inkl. der Weitergabe der Daten an Linf, Statistische Landesamt etc.) AG Status – Abschluss und Ergebnisse

10 Klärung in Interviews am Beispiel Lehrbeauftragte
Gespräch mit Frau Burczynski (I DV) Externes Lehrpersonal beim Studienkolleg wird als Lehrbeauftragte provisioniert. Dies sind eigentlich keine Lehrbeauftragten im Sinne der Fakultäten. Sind diese Lehrbeauftragten wahlberechtigt oder sollten sie es sein? Gespräch mit Frau Maschke (tu tandem) Die Lehrbeauftragten in tu tandem lehren in einem in einigen Studiengängen im Wahlbereich anrechenbaren Modul mit einer Modulverantwortlichen Hochschullehrerin aus der Fakultät I (Frau Prof. Ittel). Die Lehraufträge werden von tu tandem vergeben, ohne dass es einen Beschluss oder Eilentscheid der Fakultät I gibt. AG Status – Abschluss und Ergebnisse

11 Klärung in Interviews am Beispiel Lehrbeauftragte
Gespräch mit Patrick Thurian (Controlling) Lehrbeauftragte oder vergleichbare Personen gibt es zentral bei tu tandem, beim Studienkolleg und bei IF (carrier service). Sie werden bisher in den Kapazitätsberechnungen nicht berücksichtigt. Die Listen im Wählerverzeichnis sollten mit den Listen der Kapazitätsberechnungen und den Meldungen der Lehrbeauftragten ans Statistische Landesamt übereinstimmen. Bisher ist dies nicht gewährleistet. Gespräch mit Frau Satory (I F) Die Lehraufträge werden in Abstimmung zwischen IF und Fakultät VII von Fakultät VII als unbezahlte Lehraufträge vergeben (mit Beschluss oder Eilentscheid?). Die Finanzierung (aus Drittmitteln) der Personen erfolgt über Honorarverträge mit IF. AG Status – Abschluss und Ergebnisse

12 Stipendiaten Soll-Prozess zur Erfassung der Stipendiaten in einem zukünftigen IT-System: Die Erfassung und Eingabe in das IT-System erfolgt dezentral in der Fakultätsverwaltung bzw. den ZEs. Die Fakultätsverwaltung entscheidet, ob das Stipendium im Rahmen der Flächenbudgetierung flächenwirksam ist oder nicht. Unter Vorlage des Stipendien-Vertrags (d.h., dass alle an der TU abgeschlossenen Verträge über die Fakultätsverwaltung gehen müssen) wird eine Eingabe in das IT-System mit mindestens folgenden Daten vorgenommen: Name, Vorname Geschlecht Geburtsdatum Nationalität Anschrift Heimatland, Anschrift Deutschland, Telefonnummer, -Adresse AG Status – Abschluss und Ergebnisse

13 Stipendiaten Heimatuniversität Mittelgeber
Art des Stipendiums (Lebensunterhalt, Büchergeld, Teilstipendium etc.) Projekt Laufzeit des Stipendiums, ggf. Verlängerung Höhe des Stipendiums (bei Stipendien, die direkt an den Stipendiaten gehen optional) Flächenrelevanz ja/nein Niveau des Stipendiums (Studierende, Doktorand, PostDoc, Prof., Staff) akademischer Grad falls promoviert, dann: wann, wo, welcher Doktorgrad (rer. nat, Ing., etc.) Kostenstelle AG Status – Abschluss und Ergebnisse

14 Lehrbeauftragte Forderung an Soll-Prozess bzw. Soll-Festlegung zu Lehrbeauftragten bzw. zur Vergabe von Lehraufträgen: Lehraufträge sind ausschließlich von Fakultäten in Studiengängen (grundständig oder weiterbildend) zu vergeben. Alle anderen Lehrenden sind in einem anderen Status zu erfassen (z.B. bei tubit in der Provisionierung). AG Status – Abschluss und Ergebnisse

15 Aus der Diskussion sich ergebende Soll-Forderungen am Beispiel Kostenstellen
Soll-Prozess Nutzung und Pflege von Kostenstellen: Die AG Status empfiehlt, dass die Systematik der mehrfachen Kostenstellen bei Personen (derzeit in LOGA) konsequent gepflegt wird und insbesondere die Kostenstelle des Einsatzortes bei Finanzierungskostenstelle aus dem 60er-Kapitel in der Regel eine 3er-Kostenstelle sein soll, um z.B. zur Auswertung für Wahlen, für Personalstatistiken und Drittmittelzuordnungen immer die richtige Kostenstelle des Einsatzortes heranziehen zu können. AG Status – Abschluss und Ergebnisse

16 Ergebnis (bisher) 9-seitiges (lebendiges) Papier zur Beschreibung der verschiedenen Status, zu sich ergebenden Fragen, zu erfolgten Interviews und (teilweise) Klärung der Probleme inkl. Forderungen und Soll-Prozessen Tabelle zu Status inkl. Folgerungen, Abgrenzung zu AG Grunddaten und AG Rollen und Rechte eine Grundlage für die AG Rollen und Rechte (tlw.) Grundlage für das Pflichtenheft Vorbereitung für ein Organisationsmanagement insbesondere Regeln für die Arbeit bzw. Ordnung im integrierten System AG Status – Abschluss und Ergebnisse

17 Status-Tabelle inkl. Folgerungen
Gruppe Status Fragen in Datenbank erfasst - bisher - in Datenbank erfasst - Wunsch - Status fällt weg, wenn folgender Status neu erworben wird speziifscher Ausweis Provisionierung Schlüssel Telefon Sekretariatszeichen/-zuordnung Versicherung (Unfall und Haftpflicht) OKZ bzw. Kostenstelle Wählerverzeichnis - aktiv Wählerverzeichnis - passiv UB Fläche Stipendiat bei Ablauf Vertrag als Student wird Stipendiatenstatus in HIS-SOS erfasst? Erfassung in HIS-SOS als Student Erfassung in HIS-SOS als Student und Stipendiat ? zur Promotion LOGA ? x (x) ? als PostDoc Staff Gast Erfassung nötig? Flächen-budgetierung? ehem. Mitarb. Merkmal, kein Status - AG Grunddaten! ehem. Mitarbeiter pensionierter Prof. bis Ende Projekte Emeritus AG Status – Abschluss und Ergebnisse

18 Status-Tabelle inkl. Folgerungen
Gruppe Status Fragen in Datenbank erfasst - bisher - in Datenbank erfasst - Wunsch - Status fällt weg, wenn folgender Status neu erworben wird speziifscher Ausweis Provisionierung Schlüssel Telefon Sekretariatszeichen/-zuordnung Versicherung (Unfall und Haftpflicht) OKZ bzw. Kostenstelle Wählerverzeichnis - aktiv Wählerverzeichnis - passiv UB Fläche dies ist eine Rolle -> AG Rechte und Rollen! Projektleiter für Drittmittelprojekt Erfassung bei V, Voreinstellung? prüfungsberechtigt Erfassung bei I, Voreinstellung? dies ist eher ein Datensatz -> AG Grunddaten! promoviert wie stellen wir Vollständigkeit sicher? LOGA habilitiert Gremienmitglied Wahlamt/ Benennung Frau wichtig z.B. wg. Frauenbeirat AG Status – Abschluss und Ergebnisse

19 Ergebnis Das Projektteam stimmt der Einführung einer integrierten und umfassenden, möglichst flexiblen Lösung für SLM und ERM unter den vorgestellten Rahmenbedingungen des derzeitigen Verhandlungsstands mit SAP zu. Das Projektteam begrüßt die frühzeitige Einbindung des Personalrats in den Gesamtprozess. Das Projektteam begrüßt die im Haushalt 2014 hierfür vorgesehene auskömmliche Finanzierung. Die weitere Finanzierung ist für die Zeit über 2014 hinaus bereits im Haushaltsausschuss als zu diskutierendes Problem erkannt. Das Projektteam begrüßt die Festlegung des Haushaltsausschusses, diese Aufgabe rechtzeitig im ersten Halbjahr 2014 aufzugreifen. AG Status – Abschluss und Ergebnisse