F. Binswanger A.Wiedmaier U. Wyler M. Stolz Workshop Tag der Offiziellen 2008 Zusammenarbeit Klasse Wettfahrtleitung Vermessung Ateliers de travail Journée.

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1 F. Binswanger A.Wiedmaier U. Wyler M. Stolz Workshop Tag der Offiziellen 2008 Zusammenarbeit Klasse Wettfahrtleitung Vermessung Ateliers de travail Journée des officiels 2008 Collaboration entre L ’ association de classe Le Comité de course La jauge

2 Ziele des Workshops / Objectifs des ateliers de travail  Ausarbeitung einer Liste mit praktischen Tips für die verbesserte Zusammenarbeit der involvierten Organisationen  Beschreibung von „Best Practice“ Beispielen  Dresser une liste regroupant des conseils pratiques pour améliorer la collaboration entre les organisations impliquées  Descriptions d’exemples de „Best Practice“

3 Ablauf / Déroulement  Einführung  Brainstorming anhand der folgenden Kategorien:  Langfristige Planung der SM  Kurzfristige Vorbereitungsarbeiten  Während der SM  Problembehebung  Zusammenfassung und Vorbereitung der Präsentation im Plenum  Introduction  Brainstorming autour des catégories suivantes:  Prévision à long terme du CS  Travail de préparation à court terme  Pendant le CS  Résolution de problèmes  Résumé et préparation de la présentation en assemblée

4 Rollenverteilung / Distribution des rôles  Leitung Workshop: F. Binswanger  Co-Moderation: A.Wiedmaier, U.Wyler, M.Stolz  Dokumentation: U.Wyler  Präsentation im Plenum: F.Binswanger  Direction de l’atelier: F. Binswanger  Co-animateurs: A.Wiedmaier, U.Wyler, M.Stolz  Documentation: U.Wyler  Présentation en assemblée: F.Binswanger

5 Club - Vermesser - Klasse ProgrammZeitplanAnzahl Boote Vermessungspunkte - Vermessung Vorjahr Vermessungsprobleme Änderung Klassenvorschr „Schummelpunkte“ Clubinfrastruktur Material Einrichtung Örtlichkeiten Vermesser-Kandidaten Hilfspersonal - Anzahl - Qualifikation Vermessungsablauf (Einschreiben, Vermessung, Abschluss) Papierführung / Papierfluss Messbriefe Vermessungskontrollen während der Meisterschaft Messbriefe

6 Club - Jaugeur - Classe ProgrammeHoraireNombre de bateaux Points de jauge - Jauge année précédente Problèmes de jauge Modif. Règlement des associations de classe „Tricheries“ Infrastructure du club Matériel Installations Localité Candidats-jaugeurs Personnel d‘aide - Nombre - Qualification Déroulement de la jauge (inscription, jauge, clôture) Gestion des documents / Flux des documents Certificats de jauge Contrôles de la jauge pendant le championnat Certificats de jauge

7 Klasse - Offizielle - Club Anfrage für SMGewünschter Termin Sekretariat Swiss Sailing Anmeldung Swiss Sailing Anmeldung Swiss Sailing Bewilligung Swiss Sailing Bestimmung der Offiziellen -Delegierter -Jury -Vermesser Bestimmung Delegierter der Klasse Nominierung WFL Bestimmung OK Koordinationssitzung - WFL / OK - Jury Präsident - Vermesser - Delegierter - Delegierter KL

8 Klasse - Offizielle - Club OK / WFLDelgierter der KL Versand der Ausschreibung Publikation Regattkalender durch OK Publikation auf Website Erarbeiten der Ausschreibung - WFL / OK - Jury Präsident - Vermesser - Delegierter

9 Klasse - Offizielle - Club Werbung bei Seglern für Teilnahme Eingang Anmeldungen Meldung an Swiss Sailing (15 Tage) Erarbeiten der Segelanweisungen - WFL / OK - Jury Präsident - Vermesser - Delegierter - Delegierter KL Entscheid SM oder KM

10 Klasse - Offizielle - Club Abschluss Rapport Delegierter mit - Vermesser - Jury Präsident - WFL / OK - Delegierter KL Durchführung Schweizer - Meisterschaft

11 Zusammenfassung Empfehlungen Workshop 5 Langfristige Planung  Matching Site im Internet zur Zusammenführung von Clubs und Klassen  Anforderungsprofil aller beteiligten Parteien erstellen, um die Gegenseitigen Erwartungen zu klären  Budget und Defizitregelung gemeinsam vorzeitig vereinbaren  Infrastruktur Anforderungen vorzeitig klären  Klären, ob man die SM mit mehreren Klassen durchführen will Kurzfristige Planung  Tune Up Event ein paar Wochen vor der SM, damit der Club die Eigenheiten der Klasse kennen lernt  Teilnehmer / Meldekontrolle sollte über die Klasse erfolgen, da diese die Segler am besten kennt  Frühbuchungsrabatt einführen  Stellvertretungsregelung auf den wichtigsten Positionen (allseitig) Während der SM  Tägliches Debriefing (SWS-Delegierter, Vermesser, WFL, Klasse, Jury)  Aushängen von Infos (Situationsplan, Organigramm) Problembehandlung  Swiss Sailing Delegierter sollte als Ombudsmann agieren  Eskalation an Swiss Sailing Kommissionsleiter falls die Situation komplett verfahren ist

12 Classe - Officiels - Club Demande pour CSDate souhaitée Secrétariat Swiss Sailing Annonce à Swiss Sailing Autorisation Swiss Sailing Désignation des officiels -Délégués -Jury -Jaugeur Désignation du Délégué de classe Nomination du CC Désignation du CO Réunion de coordination - CC / CO - Président du jury - Jaugeur - Délégué - Délégué de classe

13 Classe - Officiels - Club CO / CCDélégué de classe Envoi de l’avis de course Publication dans le calendrier des régates par le CO Publication sur internet Élaboration de l’avis de course - CC / CO - Président du jury - Jaugeur - Délégué

14 Classe - Officiels - Club Pub auprès des navigateurs(trices) pour les inciter à participer Réception des inscriptions Annonce à Swiss Sailing (15 jours) Élaboration des instructions de course - CC / CO - Président du jury - Jaugeur - Délégué - Délégué de classe Décision CS ou C. de Classe

15 Classe - Officiels - Club Rapport final Délégué avec - Jaugeur - Président du jury - CC / CO - Délégué de classe Organisation Championnat de Suisse

16 Résumé des recommandations de l’atelier n°5 Préparation à long terme  Plate-forme de rencontre sur internet pour réunir les clubs et les classes  Élaborer le profil requis de toutes les parties associées, afin de clarifier les attentes réciproques  Décider ensemble et à l‘avance du budget et du règlement du déficit éventuel  Clarifier à l’avance les exigences d‘infrastructure  Décider si l‘on veut organiser un CS avec plusieurs classes Préparation à court terme  Régate d ’ échauffement quelques semaines avant le CS, pour que le club puisse se familiariser avec les particularités de la classe  Contrôle des participants et des inscriptions doit être effectué par la classe, vu qu ’ elle connait le mieux les navigateurs(trices)  Introduire des rabais pour paiement anticipé  Désigner des remplaçants aux positions importantes (de toutes parts) Pendant le CS  Débriefing journalier (délégué SWS, jaugeur, CC, classe, jury)  Affichage des infos (plan de situation, organigramme) Règlement des problèmes  Délégué Swiss Sailing doit agir comme un médiateur  Transmettre au chef de la commission de Swiss Sailing au cas où la situation dérape complètement