Klicken Sie auf „Adressen“, um zur Adress-Modul zu gelangen. Sie können auch auf den Adress-Button in der Menu- Leiste klicken, um in das Adress-Modul.

Präsentation zum Thema: "Klicken Sie auf „Adressen“, um zur Adress-Modul zu gelangen. Sie können auch auf den Adress-Button in der Menu- Leiste klicken, um in das Adress-Modul."—  Präsentation transkript:

1 Klicken Sie auf „Adressen“, um zur Adress-Modul zu gelangen. Sie können auch auf den Adress-Button in der Menu- Leiste klicken, um in das Adress-Modul zu gelangen. Diese Buttons sind sehr nützlich, um zwischen den verschiedenen Modulen zu wechseln, da sie in jedem Modul zur Verfügung stehen.

2 Nun öffnet sich das Adress- Modul. Der erste oder der zuletzt bearbeitete Datensatz wird geöffnet. Um nun eine neue Adresse an- legen zu können, klicken Sie auf „Neu“

3 Eine leere Eingabemaske wird geöffnet. Beginnen Sie nun, die Felder auszufüllen. Nachdem alle vorhandenen Daten eingegeben wurden, klicken Sie auf „Speichern“. Erst wenn der Datensatz abge- speichert wurde, können zu dieser Adresse Anprechpartner hinterlegt werden.

4 Die Anrede wird aus einer Liste aus- gewählt. Nur vorhandene Anreden können verwendet werden. Weitere Anreden können Sie unter „Einstellungen – Anreden“ (in der Menu-Leiste oben) hinterlegen! Der Titel kann frei eingegeben werden Der Nachname wird vom Programm automatisch in Grossbuchstaben umgewandelt. DIES DIENT NUR DER LEICHTEREN LESBARKEIT! Vermeiden Sie daher, den Nach- namen in Kleinbuchstaben einzu- geben, da sonst in jedem Brief der Nachname klein geschrieben wird. Durch Eingabe der Postleitzahl wird automatisch der Ort vorge- schlagen. Dieser Vorschlag kann selbstverständlich ergänzt oder gänzlich abgeändert werden. Bei Firmenadressen können Sie durch Klicken auf „Zweite Namenszeile“ Statt dem Vornamen einen zweiten Namen eintragen. Nachdem gespeichert wurde, erscheint die 5. Lasche: Ansprechpartner

5 Sie können 2 E-Mail-Adressen eintragen. Auch eine zur Adresse gehörige Web-Adresse kann eingetragen werden. Durch klicken auf diesen Button kann man dann direkt ins Internet einsteigen. 3 Telefonnummern und 1 Telefax- Nummer können eingetragen werden. Hier kann die Art der Telefonnummer eingestellt werden. Die Briefanrede wird automatisch aus den Eingaben erstellt. Für eine individuelle Anrede kann der Vorschlag natürlich geändert oder gänzlich ausgetauscht werden. Diese Briefanrede wird dann in alle Serienbriefe übernommen. Bedenken Sie dabei auch, dass eine Du-Anrede zu Fehlern in Serienbriefen führen kann. (Z.B: Lieber Max, wir haben Sie …)! Um umfangreichen Text erfassen zu können, stehen Ihnen Memo-Felder zur Verfügung.

6 Die interne Nummer wird automatisch vergeben und kann nicht verändert werden. Die Kategorie (Kunde, Gesellschaft, Agentur …) wird vom Programm automatisch vergeben. Sie kann aber manuell korrigiert werden. (Rechte Maustaste – Adresskategorie ändern) Die Klassifizierung (nach Jahresprä- mie aller aktiven Verträge oder nach einer Wertungssumme) wird vom Programm nach Ihren Einstellungen automatisch vergeben. Ihre individuellen Einstellungen zur Klassifizierung von Adressen können Sie unter Einstellungen – Klassifizierung hinterlegen.

7 Die Kundennummer kann frei ge- wählt werden. Sie können daher -keine Nummer vergeben -eine Nummer nach eigenen Kri- terien vergeben -eine bisherige Kundennummer vergeben (Bei Datenübernahmen wird hier im Regelfall die bisherige Kundennummer übernommen). Diese Adresse kann dann einem Mitarbeiter zugeordnet werden oder aber auch dem Unternehmen. Hier wird die Staatsbürgerschaft eingegeben. Weitere Staatsangehörigkeiten können Sie unter „Einstellungen – Staatsangehörig- keiten“ (in der Menu-Leiste oben) hinterlegen! Um nun noch weitere Informationen eingeben zu können, klicken Sie auf die Lasche „Weitere Informationen“. Dadurch kommen Sie in das nächste Registerblatt.

8 Diese Felder sind freie Textfelder und können somit selbst definiert werden. Unter Einstellungen – Feldnamen – Freie Textfelder Bei „Interesse“ kann eingegeben werden, woran der Kunde bzw. diese Adresse interessiert ist. Die Definition der hinterlegten Interessen können Sie selbst ein- geben unter Einstellungen – Listeneinträge – Interesse Hier können Sie eintragen, woher Sie diese Adresse haben. Dies könnte z.B. ein Tippgeber sein, oder aber auch eine Marketingaktion, wie z.B. ein Inserat oder eine Veranstaltung. Die Definition der hinterlegten Referenzen können Sie selbst ein- geben unter Einstellungen – Listeneinträge – Referenzen Markieren, wenn eine Vollmacht erteilt wurde.

9 Durch klicken auf die Lasche „Selektionsschalter“ gelangen Sie zu diesem Registerblatt Nun können Sie diesen Adressdatensatz nach Ihren eigenen Kriterien kategorisieren. Die Definition dieser Selektionsschalter können Sie selbst festlegen unter Einstellungen – Feldnamen - Selektionsschalter

10 Durch klicken auf die Lasche „Selektionslisten“ gelangen Sie zu diesem Registerblatt Nun können Sie diesen Adressdatensatz nach weiteren Kriterien kategorisieren. Die Definition dieser Selektionsschalter können Sie selbst festlegen unter Einstellungen – Feldnamen – Selektionslisten. Die Listeneinträge in die Pull-Down-Menus können Sie unter Einstellungen – Listeneinträge – Selektionslisten - L01, L02 etc. eintragen.

11 Durch klicken auf die Lasche „Ansprechpartner“ gelangen Sie zu diesem Registerblatt. Um nun eine Ansprechperson zu dieser Adresse hinzuzufügen, klicken Sie als erstes auf „Neu“.

12 Um nun eine oder mehrere Ansprech- Personen zu hinterlegen, gibt es 2 Möglichkeiten: 1.Schnelleingabe: Dabei geben Sie direkt in das Formular die Daten des Anprech- partners ein. Nachteil: nur wenige Daten können eingegeben werden, und diese sind auch nicht filterbar. 2.Verbinden mit anderer Adresse: Sie können auch eine bereits an- gelegte Adresse als Ansprechperson hinterlegen. Diese Vorgehensweise ist zwar aufwändiger, vermeidet aber oben angeführte Nachteile. Nach Eingabe der Daten muss der Datensatz abgespeichert werden. Zu jeder Ansprechperson kann ein eigenes Memo-Feld hinterlegt werden.

13 Durch einen Klick mit der rechten Maustaste öffnen Sie ein Kontext-Menu, welches viele Funktionalitäten bietet: Hiermit können Sie direkt aus der Adresse einen neuen Vertrag oder einen Aquise-Datensatz anlegen. Um einen Datensatz zu kopieren, Klicken Sie auf „Als Vorlage“, dann auf Neu, und dann auf „Aus Vorlage“. Hiermit können Sie einen Serienbrief für einen einzelnen, aber auch für mehrere ausgewählte Datensätze erstellen Soferne Ihre Telefonanlage dafür geeignet ist, können Sie aus dem Programm direkt den Kunden anwählen. Hiermit erstellen Sie aus dem Programm heraus ein E-Mail. Selbstauskunftsdaten für Finanzierungen können hier eingetragen werden. Sämtliche Verträge, alle Schäden sowie alle Kundenkontakte werden hier in übersichtlicher Form dargestellt.