Akademie der Wirtschaft Bremen F. Hammer

Präsentation zum Thema: "Akademie der Wirtschaft Bremen F. Hammer"—  Präsentation transkript:

1 Akademie der Wirtschaft Bremen F. Hammer
Klausurbeispiel Akademie der Wirtschaft Bremen F. Hammer

2 Ausgangssituation: Sie sind seit kurzem Projektleiter in einem modernen Beratungs- und Dienstleistungsunternehmen. Eine Reisebürokette hat Ihr Unternehmen damit beauftragt, einen Internetauftritt konzeptionell auszuarbeiten und anschließend auch zu realisieren. Nun hat man Sie als Projektleiter mit der Planung, Steuerung und Kontrolle des umfangreichen Projektes betraut - eine Art "Feuertaufe"! 

3 Aufgabe (5 min; 4 Punkte) Sie haben sich entschieden, das Projekt nach dem allgemeinen Phasenmodell abzuwickeln. Bevor Sie in die konkrete Planung einsteigen, machen Sie sich noch einmal bewusst, welche Gliederungsebenen in einem Phasenmodell existieren. Nennen Sie diese Gliederungsebenen und konkretisieren Sie jede Ebene an einem Beispiel aus Ihrem Projekt während der Lehrveranstaltung! Lösung: Hauptaufgaben = Phasen Teilaufgaben = Teilphasen / Segmente Arbeitspakte = nicht weiter untergliederbare Einheit im PSP Einzelaufgaben = Vorgänge / Aktivitäten

4 Siehe hierzu Primas Fragebogen: http://www. primas. cc/fitness/f1. php
Siehe hierzu Primas Fragebogen: Aufgabe (1 min; 3 Punkte) Der bewusste Start eines Projektes .. findet immer in Form einer Projektstartsitzung mit dem Kunden (intern/extern) und Auftraggeber statt. beinhaltet die Entwicklung einer gemeinsamen Sprache und eines „Wir-Gefühls“ im Projektteam. dient ausschließlich der Bekanntgabe der Projektpläne und -unterlagen und Aufgabenverteilung. ist nur für den Erfolg besonders komplexer Projekte wirklich wichtig. Die genaue Definition eines Projekts .. dient der Abgrenzung eines Projekts. hat oft große Auswirkungen auf die Gestaltung der Projektorganisation. ändert sich im Verlauf moderner Projekte in einem schnelllebigen Umfeld selten. gewinnt vor allem durch die Einbeziehung des Projektteams in die Erarbeitung der Definition an Qualität und Verbindlichkeit Ein Projektstrukturplan .. listet alle zu liefernden Objekte auf. bildet u.a. die Grundlage für den Terminplan. sollte vor allem bei ganz neuartigen Projektaufgabenstellungen mit Hilfe eines Standard-Projektstrukturplans erstellt werden. wird sinnvoller Weise aus dem Terminplan heraus entwickelt

5 Aufgabe (1 min; 3 Punkte) Die Werkzeuge des Projektmanagement werden .. für Projekte immer im gleichen Umfang angewendet. in Abhängigkeit von Komplexität und Neuartigkeit an das jeweilige Projekt angepasst. vom Projektleiter für jedes Projekt neu definiert. auch für Vorhaben und Aufgaben angewendet Ein Projektleiter ist dann erfolgreich, wenn .. die ursprünglichen Projektziele in jedem Fall erreicht werden. er sich gegenüber der Linienorganisation durchgesetzt hat. er die Abläufe zur Zielerreichung unter Berücksichtigung von Umfeld, Zeit und Ressourcen professionell steuert. die Qualität und Akzeptanz der erarbeiteten, umgesetzten Lösung gegeben ist Bei der Festlegung der Projektorganisation .. werden Kompetenzen aller am Projekt Beteiligten festgehalten. ist es ausreichend ein Projektorganigramm zu erstellen. werden in der Startphase zu den einzelnen Rollen im Projekt Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung schriftlich festgelegt. werden Aufgaben und Kompetenzen vom Projektleiter festgelegt.

6 Aufgabe 2.3 (1 min; 3 Punkte) Änderungen im Projekt ..
sind normal, der Umgang mit Änderungen ist zu regeln. sind unbedingt zu vermeiden, da sie das Erreichen der Projektziele behindern. erzeugen Aufwand, selten jedoch neue Impulse und Ideen. erzeugen beim Projektteam Verwirrung und sind unproduktiv Bei der Festlegung der Projektorganisation .. werden Kompetenzen aller am Projekt Beteiligten festgehalten. ist es ausreichend ein Projektorganigramm zu erstellen. werden in der Startphase zu den einzelnen Rollen im Projekt Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung schriftlich festgelegt. werden Aufgaben und Kompetenzen vom Projektleiter festgelegt. Das Projektumfeld (Kunden, vom Projektergebnis Betroffene, usw.) .. wird vom Projektleiter je nach verfügbarer Zeit betreut. wird in regelmäßigen Abständen analysiert, für relevante Umfeldgruppen konkrete Maßnahmen vereinbart und umgesetzt. ist für den eigentlichen Projekterfolg von untergeordneter Bedeutung. wird vorrangig bei Akquisition und auftretenden Claims oder Projektkrisen

7 Aufgabe (1 min; 3 Punkte) Erfolgreiche Sitzungen und Besprechungen sind gekennzeichnet durch .. einen charismatischen Projektleiter. die bewusste Wahrnehmung der Moderationsrolle durch den Projektleiter oder ein Teammitglied. gezielte und professionelle Vorbereitung der Themen und deren Bearbeitung in der Sitzung. striktes Festhalten an der vereinbarten Tagesordnung. Ein Teammitglied hat zum 2. Mal verabsäumt, das ihm überantwortete Arbeitspaket zu erledigen. Wie verhalten Sie sich? Da dies zum 2. Mal vorgekommen ist, mache ich mehr Druck und drohe mit Sanktionen. Ich habe die Aufgabe falsch zugeteilt, daher hole ich den Arbeitsschritt selbst nach. Ich stelle für dieses Arbeitspaket ausnahmsweise Unterstützung zur Verfügung und weise nochmals auf die Erledigung hin. Ich weise nochmals auf die Erledigung hin, halte das im Protokoll fest. Als Projektleiter muss ich mich um wichtigere Sachen kümmern Erfolgreiche und effiziente Kommunikation in einem Projekt zeichnet sich aus durch .. die ausschließliche und konsequente Anwendung von Projektmanagement-Werkzeugen. gezielte Gestaltung und Vereinbarung der Form und Häufigkeit der Kommunikation mit dem relevanten Umfeldgruppen. die Beteiligung des Projektleiters in allen Sitzungen und Besprechungen. die schnelle Verfügbarkeit wichtiger Informationen an den richtigen Stellen.

8 Aufgabe (12 min; 12 Punkte) Was versteht man unter dem magischen Dreieck des Projektmanagements? Nennen Sie Kerntätigkeiten des Projektmanagements Nennen Sie 4 Charakteristika eines Projekts oder die Definition nach DIN 69901 Was versteht man unter einem Projektstrukturplan (PSP) und welche Arten kennen Sie? Nennen Sie Vor- und Nachteile des Balkenplans! Nennen Sie Vor- und Nachteile der Netzplantechnik!

9 Aufgabe (4 min; 4 Punkte) Beim Kick-Off-Meeting stellen Sie den Mitarbeitern Ihres Projektes Ihre Planungen vor. Dabei verwenden Sie öfter die Begriffe "Projektprozess" und "Lösungsprozess". Ein Mitarbeiter fragt Sie während der Besprechung nach der näheren Bedeutung dieser Begriffe. Definieren Sie jeweils in einem Satz die Bedeutung von "Projektprozess" und "Lösungsprozess". Lösung: Projektprozess: Ein zielgerichteter Prozess zur Durchführung eines Projektes. (Definiert alle Schritte, die zur erfolgreichen Abwicklung des Projektes durchgeführt werden.) Lösungsprozess: Ein zielgerichteter Prozess zur Erreichung des Projektzieles. (Definiert alle Schritte, die zur Lösung des Projektinhaltes / zur Erreichung des Projektzieles abgearbeitet werden müssen.)

10 Lösung: siehe nächste Folie
Aufgabe 4 (16 min; 16 Punkte) Während des Kick-Off-Meetings - dem ersten Schritt zur Durchführung des Projektes - stellen Sie Ihren Mitarbeitern auch die Vorgehensweise Ihrer Projektplanung vor. Schließlich sollen alle darüber informiert sein, wie Sie zu Terminen, Budgets und Mitarbeitereinsätzen gekommen sind. Führen Sie auch hier noch einmal alle Planungsschritte Ihrer Projektplanung in einer sinnvollen Reihenfolge auf! Erläutern Sie zu jedem Schritt kurz (Stichworte reichen) die konkrete Aufgabe, die Sie als Projektleiter zu lösen haben. Erläutern Sie auch den Sinn des Kick-Off-Meetings an dieser Stelle kurz. Lösung: siehe nächste Folie

11 Lösung zu Aufgabe 4 Kick-Off-Meeting :
Projekt initialisieren, Team informieren, Schaffung eines gemeinsamen Informationsstands, Klärung der Verantwortung für Aufgaben, Verantwortung und Kompetenzen, Klärung der Infrastruktur, Schaffung von Spielregeln 2 Punkte Projektstrukturierung: Projekt in Hauptaufgaben, Teilaufgaben und Einzelaufgaben zerlegen; Meilensteine festlegen; Alle Arbeitspakete (Einzelaufgaben) definieren

12 Lösung zu Aufgabe 4 Aufwandsabschätzung: Für jede Einzelaufgabe / Tätigkeit die verbundene Arbeitsmenge bestimmen (je nach verwendeter Einheit z. B. in Personentagen, Personenstunden oder Maschinenstunden) 2 Punkte Ablaufplanung: Die logisch-zeitliche Abfolge aller Einzelaufgaben durch Verknüpfungen herbeiführen. (Mögliche Fragestellungen: Welche Vorgänge hängen voneinander ab, welche können parallel durchgeführt werden?); die Verknüpfungen auf Vollständigkeit und Plausibilität überprüfen

13 Lösung zu Aufgabe 4 Terminplanung: Die bislang durch die vorhergehenden Schritte ermittelten Termin verifizieren; ggf. durch konkrete Vorgaben Termine verschieben ("Anfang nicht früher als ...", "Muss anfangen am ..." o. ä.) 2 Punkte Ressourcenplanung: Jeder Einzelaufgabe eine Ressource (Personen oder Sachmittel) zuordnen; Verfügbarkeit einer Ressource für jeden Einzelvorgang festlegen (Beispiel: "Ressource kann pro Tag 5 Stunden an dieser Aufgabe arbeiten" u. a.) Kostenplanung: Zusammenstellen aller Kosten für die spätere Kostenkontrolle (Die im Projektplan ermittelten Kosten für den Einsatz der Ressourcen müssen noch um weitere Direkt- (Betriebsmittel, Material, ...) und Gemeinkosten (Miete, Strom, Versicherungen) ergänzt werden) Risikoabschätzung zur Einhaltung der Meilensteine: Wo können Probleme auftreten? Welche Probleme können das sein (sachlich, terminlich, personell, finanziell)? Wie gehe ich damit um?

14 Aufgabe (15 min; 15 Punkte) In der Anlage finden Sie einen Ausschnitt aus Ihrem Projektplan für das Projekt "Internetauftritt der Reisebürokette". Sie haben die wesentlichen Schritte der Projektplanung abgeschlossen und überprüfen jetzt noch einmal die Umsetzbarkeit Ihrer Planungen. Dabei fällt Ihnen ein Problem auf. Welches Problem erkennen Sie in dem Projektplan (berücksichtigen Sie alle Informationen, die Ihnen vorliegen!)? Wie können Sie dieses Problem einfach lösen, ohne den Meilenstein am zu gefährden? 1. Problem Überkapazität einer Ressource: Der Programmierer 2 [PR 2] ist am 30. August 1999 für 9,6 Stunden Arbeit eingeplant (am besten zu erkennen auf der Ressourcenansicht! Das Ausrufezeichen in der Zeile Programmierer 2 weist bereits auf das Problem hin!) Es betrifft die Vorgänge 37 "Integration in die Website" und 41 "Verknüpfungen testen Punkte 2. Problemlösung: Das Problem lässt sich hier zum Glück sehr einfach lösen. Der Vorgang 41 "Verknüpfungen testen" muss einfach um einen Tag nach hinten verschoben werden (Beginn nicht am sondern am )! 5 Punkte

15 Anlage1 zu Aufgabe 5

16 Anlage2 zu Aufgabe 5: Ressourcen-Einsatz Das Bild zeigt eine Überlastung der Ressource PR2 am 30.September

17 Lösungen zu 5 Welche Möglichkeiten haben Sie grundsätzlich, auf plötzlich auftretende Probleme im Projekt zu reagieren? Lösung: ... Eingriff in die Einzelaktivitäten / Arbeitspakete (Erhöhung Personaleinsatz, Verringerung des Aufwands, ...) 2 Punkte ... Eingriff in das Zusammenspiel der Aktivitäten (Auflösung von Anordnungsbeziehungen, Parallelisierung, ...) ... Eingriff in die Rahmenbedingungen (Änderung des Projektziels, Änderung des Projekttermins, ...) Mehr Eingriffsmöglichkeiten gibt es nicht!