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1 Bevor Sie beginnen Diese Präsentation sollte als PowerPoint-Präsentation abgespielt werden. Folgen Sie den folgenden Schritten, um diese Datei als Präsentation anzuzeigen: 1. Klicken Sie auf "Präsentation" im Menü im oberen Abschnitt Ihres Bildschirms. 2. Wählen Sie "Von Anfang an abspielen" aus. Schulung für Clubsekretäre

2 Willkommen zur Schulung für Clubamtsträger
Bevor Sie beginnen Willkommen zur Schulung für Clubamtsträger Dieses Online-Modul ist in 5 Abschnitte eingeteilt, die entweder in einem 30- bis 45-minütigen Schulungsbaustein oder über mehrere Schulungsbausteine hinweg abgeschlossen werden können. Um weitere Unterstützung zu erhalten, wenden Sie sich an den IT-Beauftragten Ihres Clubs oder das Lions-Lernzentrum unter Schulung für Clubsekretäre

3 Arbeitsheft Zu diesem Online-Modul gehört ein Arbeitsheft, das Ihre Lernerfahrung verbessern wird. Es ist in 5 entsprechende Abschnitte unterteilt und bietet Gelegenheit, Notizen zu machen und weitere Informationen zur Ergänzung der in diesem Online-Modul besprochenen Konzepte zu erhalten. Klicken Sie hier, wenn Sie Zugang zu Ihrem Arbeitsheft wünschen und es ausdrucken möchten, bevor Sie fortfahren. Schulung für Clubsekretäre

4 Arbeitsheft Bitte beachten Sie:
Die Verantwortungen von Clubsekretären unterscheiden sich je nach regionalen Praktiken und festgelegten Clubverfahren. Schulung für Clubsekretäre

5 Navigation Wenn bestimmte Symbole erscheinen, können Sie zu verschiedenen Abschnitten im Online-Modul navigieren. Jede Folie geht ein zeitlich festgelegtes Programm durch. Wenn dieses abgeschlossen ist, zeigt ein Pfeil rechts unten in der Ecke an, dass Sie auf die nächste Folie klicken können, wenn Sie bereit sind. weist auf ein Link zu einer Ressource auf der LCI-Website oder in einer Veröffentlichung hin. Wenn Sie auf dieses Symbol klicken, werden Sie zu dieser Ressource geleitet. Links stehen auch im Abschnitt „Ressourcen“ dieses Online-Moduls zur Verfügung. Durch Klicken auf kehren Sie zur Folie mit dem Inhaltsverzeichnis zurück, falls Sie zu bestimmten Abschnitten springen bzw. diese durchlesen möchten. Schulung für Clubsekretäre

6 Sie wurden in das Amt des Clubsekretärs gewählt
Willkommen Herzlichen Glückwunsch Sie wurden in das Amt des Clubsekretärs gewählt Schulung für Clubsekretäre

7 Ziele Dieser Kurs wird Sie mit den grundlegenden Informationen und Ressourcen versorgen, die Sie brauchen, um sich auf Ihr neues Amt vorzubereiten. Nach Abschluss des Kurses können Sie: Den Zweck eines Lions Clubs erkennen und wie er in die Struktur von Lions Clubs International hineinpasst Die Verantwortungen des Clubsekretäramts zusammenfassen Nach Bedarf auf zusätzliche Ressourcen zugreifen Schulung für Clubsekretäre

8 Abschnitt 1: Einleitung Abschnitt 2: Ihr Club-Führungskräfteteam
Inhaltsverzeichnis Klicken Sie auf die nachstehenden Links, um zu einem bestimmten Abschnitt zu navigieren, oder klicken Sie auf den Pfeil, um mit Abschnitt 1 fortzufahren. Abschnitt 1: Einleitung Abschnitt 2: Ihr Club-Führungskräfteteam Abschnitt 3: Verantwortungen des Clubsekretärs Abschnitt 4: Planung Ihrer Amtszeit Abschnitt 5: Ressourcen Schulung für Clubsekretäre

9 Willkommen zu Abschnitt 1: Einleitung
Schlagen Sie Seite 1 Ihres Arbeitsheftes auf. Schulung für Clubsekretäre

10 Einleitung Als Sekretär sind Sie ein integraler Teil des Führungskräfteteams und bemühen sich, dem Clubpräsidenten bei der Leitung der Hilfsprojekte des Clubs, die Ihre örtliche Gemeinde und umliegenden Gebiete unterstützen, zu helfen. Es ist jedoch auch wichtig daran zu denken, dass Sie Teil von etwas viel Größerem sind. Schulung für Clubsekretäre

11 Struktur von Lions Clubs International
1 Club Lions Clubs International besteht aus einem großen Netzwerk von Lionsmitgliedern, wobei die Clubs im Mittelpunkt stehen. Diese Struktur erleichtert die Kommunikation und fördert Hilfsdienste auf örtlicher, regionaler und weltweiter Ebene. Schulung für Clubsekretäre

12 Struktur von Lions Clubs International
1 Club Die nächste Folie wird Ihnen dabei helfen, Seite 1 in Ihrem Arbeitsheft abzuschließen. Nehmen Sie sich für das Abschließen dieses Abschnitts ruhig etwas Zeit. Schulung für Clubsekretäre

13 Konstitutionelles Gebiet
Struktur von Lions Clubs International Ein Club besteht aus mindestens 20 Mitgliedern Eine Zone besteht aus 4 bis 8 Clubs Eine Region besteht aus 10 – 16 Clubs* Ein Distrikt besteht aus mindestens 35 Clubs mit 1250 aktiven Mitgliedern Mehrere Distrikte in einem bestimmten geographischen Gebiet bilden einen Multidistrikt Jeder Lions Club befindet sich in einem von sieben konstitutionellen Gebieten, die durch mindestens einen internationalen Direktor vertreten werden *fakultativ Konstitutionelles Gebiet Multidistrikt Distrikt Region* Zone Club Schulung für Clubsekretäre

14 Konstitutionelles Gebiet
Struktur von Lions Clubs International Konstitutionelles Gebiet Individuelle Clubs und ihre Mitglieder stehen im Mittelpunkt der Vereinigung. Ohne ihr Engagement, unseren Mitmenschen vor Ort zu dienen, könnten wir das Vermächtnis unserer weltweiten Hilfsdienste nicht aufrecht erhalten. Multidistrikt Distrikt Region* Zone Club Schulung für Clubsekretäre

15 Als Club im größeren Rahmen der Internationalen Vereinigung von Lions Clubs besteht Ihre Mission darin: FREIWILLIGE DAZU ZU BEFÄHIGEN, durch Lions Clubs ihren Gemeinden zu dienen, humanitäre Bedürfnisse zu erfüllen, und Frieden und internationales Verständnis zu fördern. Schulung für Clubsekretäre

16 Zweck der Lions Clubs Damit unsere Mission zur Realität wird, müssen unsere Clubs viele Zwecke erfüllen. Wir wollen uns kurz die einheitliche Fassung unserer Clubsatzung und -Zusatzbestimmungen ansehen, um zu sehen, ob Sie alle Zwecke eines Lions Clubs kennen. Schulung für Clubsekretäre

17 Zweck der Lions Clubs Sie werden eine Reihe von Aussagen sehen. Wählen Sie „Ja“, wenn die Aussage einen der genannten Zwecke von Lions Clubs widergibt bzw. „Nein“, wenn es sich nicht um einen genannten Zweck von Lions Clubs handelt. Schulung für Clubsekretäre

18 Dies ist einer der genannten Zwecke von Lions Clubs
Zweck der Lions Clubs Der Zweck von Lions Clubs ist… Hier ist die erste Aussage. Die Clubmitglieder in Freundschaft, Kameradschaft und gegenseitiger Eintracht zu verbinden. Klicken Sie entweder auf JA oder NEIN JA Dies ist einer der genannten Zwecke von Lions Clubs JA JA NEIN Schulung für Clubsekretäre

19 Dies ist einer der genannten Zwecke von Lions Clubs
Zweck der Lions Clubs Der Zweck von Lions Clubs ist… Hier ist die nächste Aussage. Einsatzfreudige Mitmenschen zu bewegen, ihrer Gemeinde zu DIENEN, ohne daraus persönlichen finanziellen Nutzen zu ziehen; Tatkraft und vorbildliche Haltung in den Bereichen des Handels, der Industrie, des Berufs sowie des öffentlichen und privaten Lebens zu ENTWICKELN und zu FÖRDERN. Klicken Sie entweder auf JA oder NEIN JA Dies ist einer der genannten Zwecke von Lions Clubs JA JA NEIN Schulung für Clubsekretäre

20 Dies ist einer der genannten Zwecke von Lions Clubs
Zweck der Lions Clubs Der Zweck von Lions Clubs ist… Sind Sie für eine weitere bereit? Aktiv für die bürgerliche, kulturelle, soziale und moralische Wohlfahrt der Gesellschaft einzutreten. Klicken Sie entweder auf JA oder NEIN JA Dies ist einer der genannten Zwecke von Lions Clubs JA JA NEIN Schulung für Clubsekretäre

21 Zweck der Lions Clubs Okay, diese waren recht einfach.
Welche der folgenden Aussagen sind KEINE genannten Zwecke von Lions Clubs? Okay, diese waren recht einfach. Wir wollen mal eine ausprobieren, die etwas schwieriger ist. Klicken Sie auf Ihre Antwort. Den Geist gegenseitiger Verständigung unter den Völkern der Welt zu wecken und zu erhalten. Die Grundsätze eines guten Staatswesens und guten Bürgersinns zu fördern. Politische Führungskräfte zu fördern, die die Mission von Lions Clubs unterstützen. Politische Führungskräfte zu fördern, die die Mission von Lions Clubs unterstützen. Ein Forum für die offene Diskussion aller Angelegenheiten von öffentlichem Interesse zu bilden … Sie können alle 6 Zielaussagen im Artikel II der einheitlichen Fassung der Clubsatzung nachlesen. Schulung für Clubsekretäre

22 Zweck der Lions Clubs Wie können Sie die Mission und den Zweck von Lions Clubs fördern? Schreiben Sie Ihre Antwort auf Seite 2 Ihres Arbeitshefts. Schulung für Clubsekretäre

23 Willkommen zu Abschnitt 2: Ihr Club-Führungskräfteteam
Schlagen Sie Seite 3 Ihres Arbeitsheftes auf. Schulung für Clubsekretäre

24 Jeder Lions Club besteht aus einem Team von Führungskräften, die die Aktivitäten des Clubs fördern.
Die nächste Folie wird Ihnen dabei helfen, das Organigramm des Clubs auf Seite 3 Ihres Arbeitshefts fertigzustellen. Schulung für Clubsekretäre

25 Letztjährige Präsident
Ihr Club-Führungskräfteteam Sehen wir uns nun das Organigramm des Clubs an. 1. VP  Club Members Board of Directors  President Sekretär Schatzmeister 2. VP Letztjährige Präsident   Clubmitglieder Vorstand   Präsident Schulung für Clubsekretäre

26 Letztjährige Präsident
Ihr Club-Führungskräfteteam Als Sekretär sind Sie der Geschäftsleiter des Clubs. Sie sind der zwischen Ihrem Club, Ihrem Distrikt und der Vereinigung als Liaison fungierende Amtsträger Sie werden unter der Aufsicht und Leitung des Präsidenten und des Vorstands stehen 1. VP  Club Members Board of Directors  President Sekretär Schatzmeister 2. VP Letztjährige Präsident   Clubmitglieder Vorstand   Präsident Schulung für Clubsekretäre

27 Ihr Club-Führungskräfteteam
Zum Internationalen Vorstand gehören: der Präsident/die Präsidentin der letztjährige Präsident/die letztjährige Präsidentin Vizepräsidenten Sekretär/Sekretärin Schatzmeister/Schatzmeisterin Lion Tamer (Clubmeister) (fakultativ) Tail Twister (Zensor) (fakultativ) Beauftragte/Beauftragter für Mitgliedschaft alle anderen gewählten Direktoren Eine Beschreibung jeder Rolle finden Sie auf Seite 7 im Handbuch für das Clubamtsträgerteam. Schulung für Clubsekretäre

28 Ihr Club-Führungskräfteteam
Wir wollen uns nun rasch Ihre gemeinsamen Verantwortungen ansehen. Durch einmaliges Klicken auf das Puzzle können Sie Ihre gemeinsamen Verantwortungen aufzeigen. Der Vorstand sollte gemeinsam… Alle neuen Geschäftstätigkeiten und Beschlüsse des Clubs überprüfen und formulieren, bevor sie den Clubmitgliedern vorgelegt und von ihnen genehmigt werden. Alle Ausgaben genehmigen und keinen Belastungen zustimmen, die zur Verschuldung des Clubs führen können. Befugnis haben, die Handlungen jedes Amtsträgers dieses Clubs zu modifizieren, außer Kraft zu setzen oder für nichtig zu erklären. Auf Empfehlung des Finanzausschusses eine oder mehrere Banken für die Deponierung der Clubgelder bestimmen. Die Höhe der Sicherheitskaution, die ein Amtsträger des Clubs zu hinterlegen hat, bestimmen. Die Bücher, Konten und Geschäftsführung des Clubs jährlich überprüfen lassen. Alle neuen Geschäftstätigkeiten und Beschlüsse an den jeweiligen ständigen Ausschuss oder einen Sonderausschuss des Clubs weiterleiten, damit dieser sie überprüft und Empfehlungen macht. Nicht genehmigen, dass mit öffentlicher Unterstützung aufgebrachte Nettoeinnahmen für Verwaltungszwecke eingesetzt werden. Unter Beachtung allgemeiner Buchführungspraktiken mindestens zwei (2) getrennte Bankkonten führen. Schulung für Clubsekretäre

29 Ihr Club-Führungskräfteteam
Was sind einige Maßnahmen, die Sie als Clubsekretär ergreifen können um sicherzustellen, dass Ihr Club-Führungskräfteteam gut zusammenarbeitet? Schreiben Sie Ihre Antwort auf Seite 4 Ihres Arbeitshefts auf. Schulung für Clubsekretäre

30 Entwicklung von Führungsfähigkeiten
Das Lions-Lernzentrum bietet kostenlose Online-Kurse zur Unterstützung von Mitgliedern bei der Führunskräfteweiterbildung an. Weitere Ressourcen Erwägen Sie die folgenden Online-Kurse: Einführung in Lions-Leadership Aktives Zuhören Effektive Teams Weitere Informationen über das Lions-Lernzentrum finden Sie hier. Schulung für Clubsekretäre

31 Willkommen zu Abschnitt 3: Verantwortungen des Clubsekretärs
Schlagen Sie Seite 5 Ihres Arbeitsheftes auf. Schulung für Clubsekretäre

32 Verantwortungen des Clubsekretärs
Zu Ihren Hauptverantwortungen als Geschäftsleiter des Clubs und Vorstandsmitglied zählen u.a.… Teilnahme an allen Clubtreffen und Vorstandssitzungen Einberufung von Club- und Vorstandssitzungen Aufnahme des Sitzungsprotokolls Führung der Clubakten Entgegennahme und Beantwortung von Clubkorrespondenz Ausfüllen und Einreichen aller Clubberichte bei LCI Zusammenarbeit als aktives Mitglied im Beratungsausschuss des Distrikt-Governors der Zone Schulung für Clubsekretäre

33 Verantwortungen des Clubsekretärs
An wie vielen Treffen/Sitzungen werden Sie teilnehmen müssen? Teilnahme an allen Clubtreffen und Vorstandssitzungen Einberufung von Club- und Vorstandssitzungen Aufnahme des Sitzungsprotokolls Führung der Clubakten Entgegennahme und Beantwortung von Clubkorrespondenz Ausfüllen und Einreichen aller Clubberichte bei LCI Zusammenarbeit als aktives Mitglied im Beratungsausschuss des Distrikt-Governors der Zone Teilnahme an allen Clubtreffen und Vorstandssitzungen Einberufung von Club- und Vorstandssitzungen Aufnahme des Sitzungsprotokolls Führung der Clubakten Entgegennahme und Beantwortung von Clubkorrespondenz Ausfüllen und Einreichen aller Clubberichte bei LCI Zusammenarbeit als aktives Mitglied im Beratungsausschuss des Distrikt-Governors der Zone Schulung für Clubsekretäre

34 Verantwortungen des Clubsekretärs
Der folgende Plan ist üblich: Arten von Treffen Monatlich Ordentliche Vorstandssitzung Reguläres Clubtreffen Nach Bedarf Sondertreffen des Vorstands (wenn von 3 oder mehr Vorstandsmitgliedern angefordert) Club-Sondertreffen (mindestens 10 Tage vorher angefordert) Jährlich Treffen bezüglich Amtsträgerwechsel Charterjubiläum Schulung für Clubsekretäre

35 Verantwortungen des Clubsekretärs
Ein Großteil Ihrer Verantwortung hat mit der Organisation von Treffen zu tun. Sehen wir uns diese nun genauer an. Teilnahme an allen Clubtreffen und Vorstandssitzungen Einberufung von Club- und Vorstandssitzungen Aufnahme des Sitzungsprotokolls Führung der Clubakten Entgegennahme und Beantwortung von Clubkorrespondenz Ausfüllen und Einreichen aller Clubberichte bei LCI Zusammenarbeit als aktives Mitglied im Beratungsausschuss des Distrikt-Governors der Zone Teilnahme an allen Clubtreffen und Vorstandssitzungen Einberufung von Club- und Vorstandssitzungen Aufnahme des Sitzungsprotokolls Führung der Clubakten Entgegennahme und Beantwortung von Clubkorrespondenz Ausfüllen und Einreichen aller Clubberichte bei LCI Zusammenarbeit als aktives Mitglied im Beratungsausschuss des Distrikt-Governors der Zone Schulung für Clubsekretäre

36 Verantwortungen des Clubsekretärs
Ihre auf Treffen bezogenen Aufgaben umfassen 3 Phasen. Vor dem Clubtreffen Während des Clubtreffens Nach dem Clubtreffen Nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um die Fragen auf den Seiten 5 und 6 in Ihrem Arbeitsheft zu beantworten. Schulung für Clubsekretäre

37 Verantwortungen des Clubsekretärs
Phase 1 – Vor dem Treffen Kündigen Sie Datum und Uhrzeit der Treffen im Voraus bei den Mitgliedern an Erstellen Sie zusammen mit dem Präsidenten eine Tagesordnung für das Treffen Stellen Sie jegliche Korrespondenz zusammen, um sie dem entsprechenden Vorsitzenden oder den Mitgliedern zu übergeben Bereiten Sie bei Bedarf Auszeichnungen oder New Member- Kits vor Bereiten Sie das Clubverzeichnis vor, um die Anwesenheit der Teilnehmer zu bestätigen Schulung für Clubsekretäre

38 Verantwortungen des Clubsekretärs
Phase 2 – Während des Treffens Bestätigen Sie die Anwesenheit Nehmen Sie das SItzungsprotokoll auf Dokumentieren Sie alle Gastredner und Besucher (Lions und Nicht-Lions) Sammeln und notieren Sie die Einnahme der Gebühren und geben Sie den Mitgliedern Belege Sammeln Sie von den Ausschussvorsitzenden Informationen zu Aktivitäten Bitten Sie die neuen Mitglieder, die entsprechenden Formulare auszufüllen Schulung für Clubsekretäre

39 Verantwortungen des Clubsekretärs
Phase 3 – Nach dem Treffen Zeichnen Sie die Anwesenheit auf Zeichnen Sie überreichte Auszeichnungen auf Bestätigen Sie die eingenommenen Gelder und notieren Sie die Bezahlung von Gebühren Zahlen Sie das eingenommene Geld auf einem Konto ein oder übergeben Sie es dem Schatzmeister und lassen Sie sich einen Beleg geben Legen Sie nach Genehmigung des Sitzungsprotokolls eine Kopíe davon in den Akten ab oder verteilen Sie es Fassen Sie bezüglich der beim Treffen ungelösten Belange nach Schulung für Clubsekretäre

40 Verantwortungen des Clubsekretärs
Der Sekretär ist auch für die Vorbereitung der Vorstandssitzungen verantwortlich. Weitere Details finden Sie auf Seite 6 im Arbeitsheft. Es ist wichtig, daran zu denken, dass die Verantwortungen des Sekretärs sich je nach regionalen Praktiken und festgelegten Clubverfahren ändern. Sie sollten die Vorschläge in diesem Modul an die Bedürfnisse Ihres Clubs anpassen. Schulung für Clubsekretäre

41 Verantwortungen des Clubsekretärs
Sehen wir uns nun die Aufzeichnung des Sitzungsprotokolls an Teilnahme an allen Clubtreffen und Vorstandssitzungen Einberufung von Club- und Vorstandssitzungen Aufnahme des Sitzungsprotokolls Führung der Clubakten Entgegennahme und Beantwortung von Clubkorrespondenz Ausfüllen und Einreichen aller Clubberichte bei LCI Zusammenarbeit als aktives Mitglied im Beratungsausschuss des Distrikt-Governors der Zone Teilnahme an allen Clubtreffen und Vorstandssitzungen Einberufung von Club- und Vorstandssitzungen Aufnahme des Sitzungsprotokolls Führung der Clubakten Entgegennahme und Beantwortung von Clubkorrespondenz Ausfüllen und Einreichen aller Clubberichte bei LCI Zusammenarbeit als aktives Mitglied im Beratungsausschuss des Distrikt-Governors der Zone Schulung für Clubsekretäre

42 Verantwortungen des Clubsekretärs
Verbringen Sie etwas Zeit mit dem abtretenden Sekretär, um das derzeitige Verfahren zur Aufnahme des Sitzungsprotokolls zu überprüfen. In der Regel hält das Sitzungsprotokoll Folgendes fest… Art der Sitzung (ordentliche, außerordentliche oder Vorstandssitzung) Uhrzeit und Ort des Treffens Name der Person, die den Vorsitz führt Ob das vorherige Sitzungsprotokoll genehmigt wurde Alle Anträge, ihre Antragsteller und ob die Anträge bestätigt oder abgelehnt wurden Alle Tagesordnungspunkte und eingelegten Berufungen und ob sie bestätigt oder abgelehnt wurden Zeitpunkt, zu dem die Sitzung eröffnet und beendet wurde Schulung für Clubsekretäre

43 Verantwortungen des Clubsekretärs
Sitzungsprotokolle sollen erfassen, was der Club tut, nicht die Aussagen der Mitglieder. Debatten werden daher als informell angesehen und nicht aufgezeichnet. Richtige Terminologie ist wichtig und sollte verwendet werden. Weitere Details finden Sie auf Seite 7 Ihres Arbeitsheftes. Schulung für Clubsekretäre

44 Verantwortungen des Clubsekretärs
Als nächstes werden wir uns die Führung der Clubakten ansehen. Teilnahme an allen Clubtreffen und Vorstandssitzungen Einberufung von Club- und Vorstandssitzungen Aufnahme des Sitzungsprotokolls Führung der Clubakten Entgegennahme und Beantwortung von Clubkorrespondenz Ausfüllen und Einreichen aller Clubberichte bei LCI Zusammenarbeit als aktives Mitglied im Beratungsausschuss des Distrikt-Governors der Zone Teilnahme an allen Clubtreffen und Vorstandssitzungen Einberufung von Club- und Vorstandssitzungen Aufnahme des Sitzungsprotokolls Führung der Clubakten Entgegennahme und Beantwortung von Clubkorrespondenz Ausfüllen und Einreichen aller Clubberichte bei LCI Zusammenarbeit als aktives Mitglied im Beratungsausschuss des Distrikt-Governors der Zone Schulung für Clubsekretäre

45 Verantwortungen des Clubsekretärs
Die Clubdateien sollten Folgendes enthalten: Die Club-Charter Die Satzung und Zusatzbestimmungen Geschichte des Clubs Protokoll aller Clubtreffen und Vorstandssitzungen Berichte der Amtsträger und Ausschüsse Aktivitätenbericht Clubmitgliederverzeichnis Teilnahme an allen Clubtreffen und Vorstandssitzungen Einberufung von Club- und Vorstandssitzungen Aufnahme des Sitzungsprotokolls Führung der Clubakten Entgegennahme und Beantwortung von Clubkorrespondenz Ausfüllen und Einreichen aller Clubberichte bei LCI Zusammenarbeit als aktives Mitglied im Beratungsausschuss des Distrikt-Governors der Zone Falls Ihr Club kein System für Aktenführung, u.a. für Anwesenheitsbestätigung und Gebührenzahlung, hat, sollten Sie jetzt eines starten. Nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um die Fragen 8 in Ihrem Arbeitsheft zu beantworten. Schulung für Clubsekretäre

46 Verantwortungen des Clubsekretärs
Als nächstes werden wir uns die Clubkorrespondenz ansehen. Teilnahme an allen Clubtreffen und Vorstandssitzungen Einberufung von Club- und Vorstandssitzungen Aufnahme des Sitzungsprotokolls Führung der Clubakten Entgegennahme und Beantwortung von Clubkorrespondenz Ausfüllen und Einreichen aller Clubberichte bei LCI Cooperating as an active member of the District Governor’s Advisory Committee of the zone Teilnahme an allen Clubtreffen und Vorstandssitzungen Einberufung von Club- und Vorstandssitzungen Aufnahme des Sitzungsprotokolls Führung der Clubakten Entgegennahme und Beantwortung von Clubkorrespondenz Ausfüllen und Einreichen aller Clubberichte bei LCI Cooperating as an active member of the District Governor’s Advisory Committee of the zone Schulung für Clubsekretäre

47 Auf Seite 9 Ihres Arbeitshefts können Sie Notizen machen.
Verantwortungen des Clubsekretärs Der Clubsekretär erhält von LCI und anderen Quellen viele Informationen über Schulung, Veranstaltungen und Treffen. Korrespondenz kann elektronisch oder per Post übermittelt werden und den Präsidenten, Schatzmeister, den Ausschuss und/oder Projektbeauftragten involvieren. Es ist wichtig, dass alle Korrespondenz geöffnet, gelesen und fristgerecht verteilt wird. Auf Seite 9 Ihres Arbeitshefts können Sie Notizen machen. Schulung für Clubsekretäre

48 Verantwortungen des Clubsekretärs
Es wird dringend empfohlen, dass der Clubsekretär und Präsident sich zu Beginn der Amtszeit treffen, um zu besprechen, wie die Korrespondenz beantwortet, geführt und darüber berichtet werden soll. In einigen Clubs ist der Sekretär für den Club-Newsletter verantwortlich und von entscheidender Bedeutung für die Öffentlichkeitsarbeit des Clubs. Wenn Sie nicht für diese Aufgaben verantwortlich sind, ist es wichtig, dass Sie engen Kontakt mit den jeweils dafür zuständigen Personen pflegen. Dadurch wird sichergestellt, dass sämtlich wichtige Clubneuigkeiten veröffentlicht werden. Schulung für Clubsekretäre

49 Verantwortungen des Clubsekretärs
Das Verfassen und Einreichen von Clubberichten ist eine weitere Hauptaufgabe des Clubsekretärs. Teilnahme an allen Clubtreffen und Vorstandssitzungen Einberufung von Club- und Vorstandssitzungen Aufnahme des Sitzungsprotokolls Führung der Clubakten Entgegennahme und Beantwortung von Clubkorrespondenz Ausfüllen und Einreichen aller Clubberichte bei LCI Zusammenarbeit als aktives Mitglied im Beratungsausschuss des Distrikt-Governors der Zone Teilnahme an allen Clubtreffen und Vorstandssitzungen Einberufung von Club- und Vorstandssitzungen Aufnahme des Sitzungsprotokolls Führung der Clubakten Entgegennahme und Beantwortung von Clubkorrespondenz Ausfüllen und Einreichen aller Clubberichte bei LCI Zusammenarbeit als aktives Mitglied im Beratungsausschuss des Distrikt-Governors der Zone Schulung für Clubsekretäre

50 Verantwortungen des Clubsekretärs
Es ist wichtig, genaue und zeitgerechte Berichte einzureichen, wenn Ihr Club die Club Excellence-Auszeichnung anstrebt. Einige Berichte und Formulare, für die Sie zuständig sein werden, sind u.a.: Monatlicher Mitgliedschaftsbericht Monatlicher Hilfsaktivitätenbericht für Clubs Clubamtsträgerbericht Bestellformular für Clubbedarfsartikel Schulung für Clubsekretäre

51 Verantwortungen des Clubsekretärs
MyLCI ist die Website, die von vielen Lions auf der ganzen Welt zur Berichterstattung verwendet wird. Der Zugriff darauf erfolgt über die LCI-Website und alle erforderlichen Formulare werden hier eingereicht.* *Nicht alle Distrikte verwenden MyLCI. Falls Ihrer es nicht verwendet, fragen Sie beim amtierenden Sekretär nach, wie die Berichterstattung für Ihren Club zu erfolgen hat. Schulung für Clubsekretäre

52 Verantwortungen des Clubsekretärs
Die Verwendung von MyLCI hat viele Vorteile Sie können: Monatliche Mitgliedschafts- und Amtsträger-Berichtsformulare online einreichen Informationen zu Clubmitgliedern einsehen, aktualisieren und herunterladen oder Mitgliedschaftskarten ausdrucken Die Hilfsprojekte des Clubs monatlich protokollieren Sich erfolgreiche Hilfsprojekte, über die andere Clubs berichtet haben, ansehen Auf Seite 9 Ihres Arbeitshefts können Sie Notizen machen. Schulung für Clubsekretäre

53 Verantwortungen des Clubsekretärs
Sobald die neuen Clubamtsträger dem LCI-Hauptsitz gemeldet worden sind, wird eine ausgesandt, die Informationen dazu enthält, wie man auf das System zugreift und sein Passwort auswählt. Im Abschnitt „Ressourcen“ dieses Trainingsmoduls finden Sie Links zu MyLCI-Video-Lernprogrammen sowie häufig gestellte Fragen. Weitere Informationen zum Einreichen von Berichten finden Sie im Handbuch für das Clubamtsträgerteam. Schulung für Clubsekretäre

54 Großartig! Verantwortungen des Clubsekretärs
Das ist eine ganz schöne Verantwortung. Wir wollen das bisher Besprochene noch einmal kurz durchgehen. Schulung für Clubsekretäre

55 Club-Sitzungsprotokolle zeichnen alles außer Folgendem auf:
Verantwortungen des Clubsekretärs Hilfe zu den Antworten finden Sie im Abschnitt 3 Ihres Arbeitshefts. Frage 1 Club-Sitzungsprotokolle zeichnen alles außer Folgendem auf: a) die Art des abgehaltenen Clubtreffens b) Datum und Ort des Clubtreffens c) Wer beim Clubtreffen welche Aussagen gemacht hat d) Die Uhrzeit der Sitzungseröffnung Es wird nicht über Diskussionen berichtet, nur über diejenigen Mitglieder, die einen Antrag vorgebracht oder einen unterstützt haben. Klicken Sie auf Ihre Antwort Schulung für Clubsekretäre

56 Er würde als „verloren oder „abgelehnt” bezeichnet werden.
Verantwortungen des Clubsekretärs Hilfe zu den Antworten finden Sie im Abschnitt 3 Ihres Arbeitshefts. Frage 2 Falls ein Antrag nicht genügend Stimmen erhält, wird er im Bericht als „fehlgeschlagen“ bezeichnet. True False Er würde als „verloren oder „abgelehnt” bezeichnet werden. Klicken Sie auf Ihre Antwort Schulung für Clubsekretäre

57 Clubsekretäre sind für alles verantwortlich außer Folgendem?
Verantwortungen des Clubsekretärs Hilfe zu den Antworten finden Sie im Abschnitt 3 Ihres Arbeitshefts. Hier ist Ihre letzte Frage. Frage 3 Clubsekretäre sind für alles verantwortlich außer Folgendem? a) Bestellung von Clubbedarf b) Planung von Clubtreffen c) Lesen und Verteilen der Clubkorrespondenz d) Führung der Clubdateien Der Clubpräsident ist für die Planung der Clubtreffen verantwortlich, der Clubsekretär jedoch für die Benachrichtigung der Teilnehmer. Klicken Sie auf Ihre Antwort Schulung für Clubsekretäre

58 Verantwortungen des Clubsekretärs
Das letzte Thema, das unter „Verantwortungen“ behandelt werden sollte, geht auf die Ihren eigenen Club überschreitenden Verpflichtungen ein. Teilnahme an allen Clubtreffen und Vorstandssitzungen Einberufung von Club- und Vorstandssitzungen Aufnahme des Sitzungsprotokolls Führung der Clubakten Entgegennahme und Beantwortung von Clubkorrespondenz Ausfüllen und Einreichen aller Clubberichte bei LCI Zusammenarbeit als aktives Mitglied im Beratungsausschuss des Distrikt-Governors der Zone Teilnahme an allen Clubtreffen und Vorstandssitzungen Einberufung von Club- und Vorstandssitzungen Aufnahme des Sitzungsprotokolls Führung der Clubakten Entgegennahme und Beantwortung von Clubkorrespondenz Ausfüllen und Einreichen aller Clubberichte bei LCI Zusammenarbeit als aktives Mitglied im Beratungsausschuss des Distrikt-Governors der Zone Schulung für Clubsekretäre

59 Verantwortungen des Clubsekretärs
Das letzte Thema, das unter „Verantwortungen“ behandelt werden sollte, geht auf die Ihren eigenen Club überschreitenden Verpflichtungen ein. Beratungsausschuss des Distrikt-Governors DG-Beratungsausschuss Zum Beratungsausschuss des Distrikt-Governors gehören der Zonenleiter die Clubpräsidenten und Clubsekretäre innerhalb der Zone Dieser Ausschuss berät den Zonenleiter über Angelegenheiten innerhalb der Zone und gibt Empfehlungen zu Angelegenheiten, die alle Clubs im Distrikt betreffen. Der Zonenleiter gibt seine Empfehlungen dann an den Distrikt-Governor und das Distriktskabinett weiter. Beantworten Sie die Frage auf Seite 10 Ihres Arbeitshefts. Schulung für Clubsekretäre

60 DG-Beratungsausschuss
Verantwortungen des Clubsekretärs Als Mitglied im Beratungsausschuss des Distrikt-Governors wird Folgendes von Ihnen erwartet… Zusammenarbeit mit dem Zonenleiter, um dafür zu sorgen, dass jeder Club in Ihrer Zone effizient geführt wird und die Satzung und Zusatzbestimmungen der Vereinigung befolgt Förderung der Teilnahme an der Distrikts-, Multidistriktsversammlung und an der Internationalen Convention Förderung der Teilnahme an Charter-Feiern Besprechung von Möglichkeiten, wie Clubs, die Unterstützung im Bereich Mitgliedschaftswachstum oder Führungskräfteentwicklung benötigen, geholfen werden kann Förderung verschiedener Clubfunktionen und -anlässe, wie z.B. Treffen zwischen Clubs, Amtseinsetzung der Clubamtsträger, Einführung neuer Mitglieder oder Feiern zur Ehrung der Empfänger der Mitgliedschaftsschlüssel-Auszeichnung DG-Beratungsausschuss Schulung für Clubsekretäre

61 DG-Beratungsausschuss
Verantwortungen des Clubsekretärs Sie werden auch um Folgendes gebeten werden… DG-Beratungsausschuss Hilfestellung bei der Zusammenstellung von Berichten zur Vorbereitung auf Versammlungen des Beratungsausschusses Hilfestellung bei den Vorbereitungen für eine Zonenversammlung, wenn Ihr Club als Gastgeber ausgewählt wurde Schulung für Clubsekretäre

62 Bitte beantworten Sie die Frage auf Seite 10 Ihres Arbeitshefts.
Verantwortungen des Clubsekretärs Der Beratungsausschuss des Distrikt-Governors sollte sich erwartungsgemäß mindestens drei Mal im Jahr treffen. Vorteile Teilnahme an Treffen… Ermöglicht den Austausch von Ideen zu Programmen, Projekten, Fundraising- und Mitgliedschaftsangelegenheiten Bietet ein Forum für den Aufbau kooperativer Beziehungen zwischen Clubs Bietet Ihnen Gelegenheit, andere Lionsmitglieder in Ihrem Gebiet kennenzulernen Bitte beantworten Sie die Frage auf Seite 10 Ihres Arbeitshefts. Schulung für Clubsekretäre

63 Verantwortungen des Clubsekretärs
Das Lions-Lernzentrum bietet kostenlose Online-Kurse zur Unterstützung von Mitgliedern bei der Führunskräfteweiterbildung an Weitere Ressourcen Erwägen Sie die folgenden Online-Kurse: Public Relations Vorträge halten Versammlungsmanagement Weitere Informationen über das Lions-Lernzentrum finden Sie hier. Schulung für Clubsekretäre

64 Willkommen zu Abschnitt 4: Planung Ihrer Amtszeit
Schlagen Sie bitte Seite 11 Ihres Arbeitsheftes auf. Schulung für Clubsekretäre

65 Planung Ihrer Amtszeit
Das Ziel dieses Abschnitts ist es, Ihnen Hilfestellung bei der Strukturierung Ihrer Amtszeit als Clubsekretär zu geben. Wir werden… Möglichkeiten angeben, wie Sie sich auf Ihre neue Rolle und Ihre Verantwortungen vorbereiten können Die laufenden Handlungen beschreiben, die Sie während Ihrer Amtszeit durchführen müssen Punkte angeben, die Sie beim Überwechsel Ihres Clubs zum nächsten Führungskräfteteam erwägen müssen Schulung für Clubsekretäre

66 Planung Ihrer Amtszeit
Füllen Sie bitte die Seiten 11 und 12 in Ihrem Arbeitsheft aus, um raschen Zugang zu Ihren Verantwortungen während Ihrer Amtszeit zu erhalten. Schulung für Clubsekretäre

67 Vorbereitung auf Ihre Amtszeit
Planung Ihrer Amtszeit Bevor Sie Ihr Amt offiziell antreten, gibt es mehrere Schritte, mit denen Sie sich besser darauf vorbereiten können. Vorbereitung auf Ihre Amtszeit Nehmen Sie an einer Clubamtsträgerschulung teil Treffen Sie sich mit dem amtierenden Sekretär, um alle ungelösten Belange zu besprechen Wenn Sie MyLCI zur Berichterstattung verwenden, legen Sie Ihr Konto an und gehen Sie die Schulungsmaterialien durch Überzeugen Sie sich, dass die Amtsträger- und Mitgliedschaftsinformationen im Clubverzeichnis und auf LCI- und MD-/Distriktsebene korrekt sind Arbeiten Sie mit dem Clubpräsidenten und Schatzmeister am Jahresbudget und helfen Sie bei der Bildung von Ausschüssen Schulung für Clubsekretäre

68 Planung Ihrer Amtszeit
Auf monatlicher Basis werden Sie: Monatlich An Clubtreffen und Vorstandssitzungen teilnehmen Monatliche Mitgliedschaftsberichte einreichen Den Aktivitätenbericht einreichen Mitgliederakten auf dem Laufenden halten Gelder einnehmen, sie dem Clubschatzmeister übergeben und sich einen Beleg geben lassen Briefe oder Korrespondenz beantworten/abschicken Schulung für Clubsekretäre

69 Planung Ihrer Amtszeit
Auf vierteljährlicher Basis werden Sie: Vierteljährlich Mit dem Clubpräsidenten am Zonentreffen teilnehmen Dem Präsidenten und Vorstand jegliche Zahlungsversäumnisse und die zur Eintreibung der Gelder ergriffenen Maßnahmen melden Schulung für Clubsekretäre

70 Planung Ihrer Amtszeit
Halbjährlich werden Sie: Halbjährlich Die von LCI geführte Mitgliederliste gegen die Liste der halbjährlichen Gebühren, die dem Schatzmeister mit den Clubakten zugesandt wird, bestätigen Mit dem Clubschatzmeister zusammenarbeiten, um jedem Mitglied halbjährliche Gebührenauszüge zukommen zu lassen und andere, dem Club gegenüber bestehende finanzielle Verpflichtungen abzustimmen (Ihr Club kann dies wahlweise vierteljährlich oder jährlich tun) Schulung für Clubsekretäre

71 Planung Ihrer Amtszeit
Sie werden nach Bedarf: Nach Bedarf Ausgefüllte Mitgliedschaftsanträge überprüfen und in den Clubakten ablegen Die Informationen der Neumitglieder bei LCI einreichen Clubbedarf und Auszeichnungen über LCI oder einen örtlichen Händler bestellen Schulung für Clubsekretäre

72 Planung Ihrer Amtszeit
Nach den jährlichen Wahlen werden Sie: Wahlzeit Das Clubamtsträger-Berichtsformular (PU-101) einreichen Informationen über MD-/Distriktsversammlungen und Internationale Conventions erhalten und verteilen Bei LCI und im Distrikt Mitgliederauszeichnungen beantragen Schulung für Clubsekretäre

73 Planung Ihrer Amtszeit
Sie haben das Ende Ihrer Amtszeit als Clubsekretär erreicht. Sie spielen weiterhin eine wichtige Rolle für den künftigen Erfolg des Clubs, indem Sie einen wirksamen Amtwechsel planen. Ende der Amtszeit Überprüfen Sie die Akten auf 100%-ige Anwesenheit und ‘Dienstleistungsjahre’-Auszeichnungen Erstellen Sie ein neues Anwesenheitsformular für das kommende Jahr Bereiten Sie jährliche Berichte über Aktivitäten, Spenden, investierte Stunden usw. für das Bankett zum Jahresende oder das Clubtreffen vor Bestätigen Sie, dass alle Clubdateien aktuell sind und dem antretenden Clubsekretär ausgehändigt werden können Treffen Sie sich mit dem antretenden Clubsekretär und überprüfen Sie die Akten auf ungelöste Belange Schulung für Clubsekretäre

74 Planung Ihrer Amtszeit
Welche Ziele möchten Sie während Ihrer Amtszeit als Clubsekretär erreichen? Geben Sie diese auf Seite 13 in Ihrem Arbeitsheft an. Schulung für Clubsekretäre

75 Planning your Term Weitere Ressourcen Bevor wir abschließen…
Das Lions-Lernzentrum bietet kostenlose Online-Kurse zur Unterstützung von Mitgliedern bei der Führunskräfteweiterbildung an Weitere Ressourcen Erwägen Sie die folgenden Online-Kurse: Niederschrift Ihrer persönlichen Missionserklärung Zielsetzung Änderungen meistern Weitere Informationen über das Lions-Lernzentrum finden Sie hier. Schulung für Clubsekretäre

76 Willkommen zu Abschnitt 5: Ressourcen
Schlagen Sie Seite 14 Ihres Arbeitsheftes auf. Schulung für Clubsekretäre

77 Beim Antreten Ihrer Amtszeit als Clubsekretär müssen Sie sich viel merken.
Sie können jederzeit diese gesamte Präsentation nochmals durchgehen oder zu einem bestimmten Abschnitt zurückkehren. Schulung für Clubsekretäre

78 Ressourcen Sie erhalten zusätzliche Einsicht und Informationen, indem Sie sich mit den Dokumenten und dem Schulungsmaterial auf der Website von Lions Clubs International vertraut machen. Webseiten: MyLCI Clubamtsträger-Orientierung Das Ressourcenzentrum für Führungskräfte Das Lions-Lernzentrum Ressourcen für Lions Clubmitglieder Clubverwaltung Schulung für Clubsekretäre

79 Ressourcen MyLCI-Video-Lernprogramme:
MyLCI Introduction (MyLCI-Einleitung) Verwenden der Website MyLCI Veröffentlichungen: Satzung und Zusatzbestimmungen LA-1 – International LA-2 – Standard-Club LA-4 – Distrikt Handbuch für Clubamtsträger-Teams Kunst der Anerkennung Schulung für Clubsekretäre

80 Haben wir unsere Ziele erreicht? In diesem Online-Modul haben wir:
Den Zweck Ihres Clubs und die wichtige Position, die Clubs innerhalb der Struktur von Lions Clubs International haben, untersucht Die vielen Verantwortungen, die Sie als Clubsekretär haben, zusammengefasst Links zu weiteren Ressourcen, die Sie eventuell benötigen werden, bereitgestellt Schulung für Clubsekretäre

81 Ihr nächster Schritt besteht darin, die Schulung für Clubsekretäre auf Ihrer Distriktsebene zu absolvieren. Hier werden Sie weitere Informationen erhalten und die Teamarbeit der Clubamtsträger besprechen, Ziele setzen und Handlungspläne ausarbeiten. Herzlichen Glückwunsch zum Abschluss des ersten Teils Ihrer Clubsekretär-Schulung. Schulung für Clubsekretäre

82 Vielen Dank für Ihre Teilnahme.
Falls Sie Fragen haben, wenden Sie sich bitte an: Schulung für Clubsekretäre