EDV unterstütztes Projektmanagement

Präsentation zum Thema: "EDV unterstütztes Projektmanagement"—  Präsentation transkript:

1 EDV unterstütztes Projektmanagement
Fluch und Segen

2 Die Basis unserer Erfahrungen
mittel bis hoch Projektinitialisierung für mittlere und groß Projekte Mindjet MindManager Pro 7 Outlook 2007 mit Business Contact Manager Kleine und mittlere lokale Projekte niedrig bis mittel Technik Mensch WSS - Windows SharePoint 3.0 Kleine, mittlere und große lokale und internationale Projekte mittel bis hoch Microsoft Office Project Server 2007

3 Was ist ein Projekt ? Ein Projekt ist nach DIN ein Vorhaben, bei dem innerhalb einer definierten Zeitspanne ein definiertes Ziel erreicht werden soll, und das sich dadurch auszeichnet, dass es im Wesentlichen ein einmaliges Vorhaben ist.

4 Unterschied Projekte und Prozesse
Projekte und Prozesse ? Versuch einer Abgrenzung Ein Projekt ist ein einmaliges Vorhaben, das durch eine klare Zielvorgabe und oftmals beschränkte Ressourcen und Zeit gekennzeichnet ist. Gerade durch die Einmaligkeit unterscheiden sich Projekte grundlegend von Prozessen, die stets wiederkehrende Tätigkeiten standardisiert abbilden.

5 Wer braucht so was ? Eigentlich jedes Unternehmen welches sich dynamisch neuen Umgebungs-Bedingungen anpassen muss und bereit ist strukturiert vorzugehen.

6 Wie entsteht ein Projekt
In der eigenen Firma Umstrukturierungs-Projekte im eigenen Haus Projekt zur Entwicklung eines neuen Produktes Projekte zur Eröffnung eines neuen Marktes Durch einen Fremdauftrag Projekt zur Entwicklung eines neuen Produktes oder Teile davon

7 Struktur eines kleinen Projektes mit lokaler Ausprägung (wenig Ressourcen)
Projektanbahnung Zusammenfassung des projektrelevanten verkehr Zusammenfassung aller dazu gehörigen Dokumente Bündeln aller wichtigen Kontakte Wichtige Telefonate mit Notiz und Zeitstempel festhalten Termine mit Erinnerungsfunktion einplanen

8 Struktur eines kleinen Projektes mit lokaler Ausprägung (wenig Ressourcen)
Projektvorbereitung Festlegen aller Arbeitspaket (Vorgänge oder Phasen). Festlegen der Verantwortlichen für die jeweiligen Arbeitspakete. Festlegen der Zeitrahmen für die jeweiligen Arbeitspaket

9 Struktur eines kleinen Projektes mit lokaler Ausprägung (wenig Ressourcen)
Projektabwicklung Den Fortschritt der Arbeitspaket überwachen Abweichungen erkennen und gegensteuern Den Grund der Abweichung dokumentieren Den Auftraggeber über den Verlauf informieren Laufende projektrelevante Informationen protokollieren

10 Business Contact Manager 2007
Projektpool

11 Business Contact Manager 2007
Einzelprojekt

12 Business Contact Manager 2007
Projektvorgang

13 Business Contact Manager 2007
Auftraggeber

14 Business Contact Manager 2007
Projektrelevante Kommunikation

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16 Inloox Projektverwaltung in Outlook

17 Inloox Projektverwaltung in Outlook
Projektpool

18 Inloox Projektverwaltung in Outlook
Einzelprojekt Projektvorgang

19 Inloox Projektverwaltung in Outlook
Projektvorgänge und deren Abhängigkeiten

20 Inloox Projektverwaltung in Outlook
Ressourcenübersicht

21 Inloox Projektverwaltung in Outlook
Die Zukunft von Inloox InLoox Enterprise Server Systemdienst zur bidirektionalen Synchronisation der Brücke zwischen Exchange Server und ODBC-Datenbanken (MS SQL Server, Oracle, Access, …)

22 Microsoft Windows SharePoint Services 3.0
Teamzusammenarbeit leicht gemacht

23 Microsoft Windows SharePoint Services 3.0
Projekt - Dashboard

24 Microsoft Windows SharePoint Services 3.0
Projektvorgang

25 Microsoft Windows SharePoint Services 3.0
Attachment zum Projektvorgang

26 Microsoft Windows SharePoint Services 3.0
Modifikation der Projektinformationen

27 Microsoft Windows SharePoint Services 3.0
Kalenderdarstellung

28 Microsoft Windows SharePoint Services 3.0
Darstellung von Meilensteinen

29 Microsoft Windows SharePoint Services 3.0
Darstellung von Meilensteinen

30 Microsoft Windows SharePoint Services 3.0
Erfassen von projektrelvanten Problemen

31 Microsoft Windows SharePoint Services 3.0
Bearbeiten von Problemen

32 Aber zuerst ein wenig Theorie
Projekt Server 2007 Transparenz schafft Zufriedenheit Aber zuerst ein wenig Theorie

33 Womit alles beginnt Der einzelne Vorgang stellt die Kunst da komplexes in seine Einzelteile zu zerlegen Projektkalender Ende Anfang Dauer Abhängigkeiten

34 Ohne Fleiß kein Preis Wer macht welche Arbeit mit welcher Qualifikation und mit welcher Verfügbarkeit Ort RSP Ressourcenkalender Arbeit Ressourcen Kosten Team Verfügbarkeiten Skills

35 Von der Planung zur Wahrheit
Ein frühes Erkennen von Abweichungen schafft eine realistische Möglichkeit dagegen anzugehen Überstunden Berechnete Kosten Ressourcenüberlast Geplante Kosten Geplantes Ende Geplanter Anfang Berechnetes Ende Berechneter Anfang Projektfortschritt

36 Und wie es weiter geht Zeit und Kostendruck machen EDV basierendes Projektmanagement notwendig Ressourcenpool Projekt-1 Projekt-2 Projekt-X Geschäftsführung Lokale Ressourcen Projektmanager Externe Ressourcen Verschiedene Sichten Bewegliche Ressourcen Projektmitglied Ressourcenmanager Risikomanagement Problemmanagement

37 Project Server 2007

38 Project Server 2007 Project Prof. 2007

39 Project Server 2007 Project Web Access

40 Project Server 2007 Project Web Access

41 Project Server 2007 Project Web Access

42 Project Server 2007 Project Prof. 2007

43 Project Server 2007 Project Prof. 2007

44 Warum der ganze Aufwand?

45 Der Kunde Durch ein gutes Projektmanagement kann der Auftraggeber (intern/extern) jederzeit über den Projektstand informiert werden (Information schafft Zufriedenheit) Zusätzliche Wünsche des Kunden werden als solches erkannt und die Tragweite der Veränderung wird über die Projektplanung erkennbar

46 Der Projektleiter Sofern im Unternehmen die richtigen Voraussetzungen geschaffen wurden kann der Projektleiter als Unternehmer im Unternehmen operieren und sein Talent zum Ausdruck bringen (Leistung wird erkennbar) Kostenüberschreitungen überwacht Verzögerungen erkennen und gegensteuern Ressourcenüberlasten erkennen und gegensteuern

47 Das Projektmitglied Hat klare Anweisungen über die Arbeitspaket die ihm zugewiesen wurden Kann Probleme dokumentieren Kann Verbesserungsvorschläge hinterlegen Leistung wird erkennbar

48 Die Geschäftsführung Hat einen Überblick über die Projektlandschaft im Unternehmen (Aktive Projekt; Projekt in Vorbereitung; usw.) Die einzelnen Projektstrukturen können jederzeit von zentraler Stelle eingesehen werden Zuständigkeiten sind sofort erkennbar Strategische Entscheidungen über neue Projekt wird erleichtert (Über Enterprisefelder können die einzelnen Projekt mit zusätzlichen Informationen versorgt werden wie z.B. „Risiko“ und „strategischer Wert“. Auswertung als Bubble Chart möglich)

49 Danke für Ihre Aufmerksamkeit
Mit mehr als 10 Jahre Projekterfahrung sind wir der Meinung „Transparenz schafft Zufriedenheit“ Danke für Ihre Aufmerksamkeit