ALLDATA Executive Forum 22. – 23. September 2004

Anforderungen an ein Vertriebsabrechnungssystem Dr. Horst Walther SiG Software Integration GmbH

ALLDATA Executive Forum Monat JahrReferent: Horst WaltherFolie: 3 AGENDA Treiber in Versicherungen Situation Vergütung von Vertriebsmitarbeitern Kernsystem und Um-Systeme Kernsystem & Informationsbedarf Anforderungen - technisch Stand und Ausblick Anhang

ALLDATA Executive Forum Monat JahrReferent: Horst WaltherFolie: 4 Treiber in Versicherungen Herausforderungen gemäß Umfrage im Topmanagement...  Oft behindern unflexible Vergütungssysteme den Wandel

ALLDATA Executive Forum Monat JahrReferent: Horst WaltherFolie: 5 Situation Provisionsberechnung ist oft eine Herausforderung für Versicherer... Existierende Abrechnungssysteme sind schwerfällig und schwer zu modifizieren. Provisionsstrukturen sind schwer an die sich ändernden Realitäten anzupassen. Lokale oder regionale Änderungen lassen sich nicht abbilden. Kein Support für Provisionsstrukturen für unterschiedliche Vertriebsgruppen  z.B. Strukturen, Makler und unabhängige Vermittler. Sie bieten nicht jede Art von Ausgleich (Entlohnung bis Provision), Courtage, Gewinnanteile, Bonusregelungen und Stornos über ein System. Sie bieten nicht die Flexibilität, die die heutigen Märkten fordern. Sie können nicht als Modul oder auch "stand-alone„ betrieben werden. Sie können nicht schnell genug an neue Vertriebskanäle, neue Produkte, kürzere Produktlebenszyklen etc. angepasst werden.  Existierenden Provisionssystemen fehlt es oft an Flexibilität

ALLDATA Executive Forum Monat JahrReferent: Horst WaltherFolie: 6 Vergütung von Vertriebsmitarbeitern GrundgrößeMessgrößeVergütungsart Anwesenheit  Arbeitszeit  Festgehalt Verhalten  Leistung, Qualität  variable Komponente Erfolg  Umsatz, Ertrag  Provision GrundgrößeMessgrößeVergütungsart Anwesenheit  Arbeitszeit  Festgehalt Verhalten  Leistung, Qualität  variable Komponente Erfolg  Umsatz, Ertrag  Provision Motivation IntrinsischExtrinsisch Einkommen Aufstieg Wert der eigenen Leistung PersönlicheWeiterentwicklung Anerkennung Sicherheit des Arbeitsplatzes

ALLDATA Executive Forum Monat JahrReferent: Horst WaltherFolie: 7 Kernsystem und Um-Systeme Integrierbare Komponenten benötigen Schnittstellen. Stand-alone-Systeme liefern die Um-Systeme häufig mit. Provision Vermittler Kunden Produktpartner Produkt Antrag Vertriebssteuerung Vertriebs- information Exkasso Inkasso Buchhaltung Statistik Textverarbeitung

ALLDATA Executive Forum Monat JahrReferent: Horst WaltherFolie: 8 Kernsystem & Informationsbedarf Welche Auslöser führen zur welcher Provisionsberechnung? Welche Bezugsgrössen dienen als Berechnungsgrundlage? Welche Provisions- steuerungsinformationen (Bestimmungsvorschriften) werden angewandt? Wie wird die Provision verteilt? Provisions- errechnung & Provisions- verrechnung Auslöser Verteilung Steuerung Bezugsgrößen  Beliebig flexible Provisionsrechnungen mit 4 Typen von Informationen

ALLDATA Executive Forum Monat JahrReferent: Horst WaltherFolie: 9 Provisionsabrechnung Berechnung von Produkten/Tarifen, bis zur Ebene des einzelnen Risikos nach Berechnungsarten, wie z.B. Einheiten / Punkte / Lose, Provisionen in Prozent, Promille und in fixen Beträgen, Wertsummen, Deckungsbeiträgen, Haftungszeiten. Festlegung der Wertigkeit der Provisions- stufen pro Provisionsart pro Produkt. Bedingte Auswahl der Provisionsstufen. Automatische Berechnung der Sollstellung gegenüber Vertrieb bei Antragserfassung. Manuelle Kontierung, z.B. Splittingpro- visionen oder verändern der Beteiligten- struktur anhand von Kontierungszetteln. Verteilung auf Struktur und Abbildung der Provisionsansprüche auf Mitarbeiterkonten bei der Buchung des Antrages im Dialog. Antragsbezogener Zahlungsplan zur Abbildung von regelmäßigen gleichen Beitragseingängen. Manuelle Buchung von Vorschüssen, Zuschüssen und sonstigen Zahlungen. transparente und aussagefähige Provisionsnoten, die an die Belange der Kunden angepasst werden können. Nachdruck von Provisionsabrechnungen. Auszahlungen per Scheck, via Datenträger im DTAUS-Format. Listen und Journale für Steuerberater und zur Weitergabe an die Finanzbuchhaltung mit Mehrwertsteuerausweis. Abrechnungsdeckblatt und Buchauszug. Import von Provisionsdaten der Produktpartner. Individuelle Abrechnungstexte.

ALLDATA Executive Forum Monat JahrReferent: Horst WaltherFolie: 10 Vermittlerverwaltung Verwaltung von...  freien und fest angestellten Mitarbeitern, Maklern, Franchisenehmern, Vertriebspartnern, Drittvertrieben und Tippgebern mit...  Adressarten, Telekommunikationsangaben, Bankverbindungen und Ansprechpartnern. Zuordnung von.  Fremdnummern, Lebensläufen, Sonderaufgaben, mit dem Vermittler abgeschlossene Verträge und Tätigkeitsunterbrechungen optional möglich. Einordnung des Vermittlers in die Provisionshierarchie durch Kettung eines Vorgesetzten, Zuordnung eines Titels und Provisionsstufe. Module zum Umhängen von Strukturen. Büro, Gebiet und Region, um parallel zur provisonstechnischen Verknüpfung, die Organisationsstruktur abbilden zu können. Verwaltung von Auszahlungssperren, Rückstellungen und Qualitätsrücklagen (Stornoreserve, Sicherheitsrücklage, allgemeine Abgabe). Pflege eingereichter Unterlagen zur Vermittlerüberprüfung (AVAD, Schufa, Führungszeugnis) und weiterer allgemeiner Informationen. Möglichkeiten zur Eingabe von unstrukturierten Informationen. Mitarbeiterkonten, aus denen die Provisionszahlungen, Einbehalte, Mehrwertsteuer und Ergebnisse weiterer Berechnungsarten ablesbar sind.

ALLDATA Executive Forum Monat JahrReferent: Horst WaltherFolie: 11 Kundenverwaltung Verwaltung von Kunden und Interessenten mit Adressarten, Telekommunikationsangaben und Bankverbindungen. Zuordnung von Kunden zu Büros, Gebieten und Regionen, um die organi- satorische Zugehörigkeit abzubilden. Fremdverträge mit Wiedervorlagedatum und Bearbeitungsstand, Einkommenssituation mit Angaben zu Ausgaben/Kosten, Einkommensteuer materiellen Zielen und Beziehungen zu anderen Personen. Abfragen auf Kundengruppen und Vertragsdatenbestände.

ALLDATA Executive Forum Monat JahrReferent: Horst WaltherFolie: 12 Produktpartnerverwaltung Verwaltung von Produktpartnern mit denen Vertragsverein- barungen bestehen und Partnern, mit denen eine Kooperation bestand oder angedacht ist. Zuordnung von unterschiedlichen Adressarten, Telekommunikationsangaben und Bankverbindungen.

ALLDATA Executive Forum Monat JahrReferent: Horst WaltherFolie: 13 Produkt / Tarifverwaltung Übersicht über alle gültigen, inaktiven und zukünftig gültigen Produkte der unterschiedlichen Produktpartner. Rechenalgorithmen für...  Berechnungsarten (Einheiten / Punkte / Lose, Wertsumme, Provision, Haftungszeit) und  Provisionsarten (Abschluss-, Betreuungs-, Dynamik-, Folge- und ratierliche Provision).

ALLDATA Executive Forum Monat JahrReferent: Horst WaltherFolie: 14 Antragsverwaltung Antragserfassung mit Zugriff auf die Kunden-, Mitarbeiter-, Produktpartner- und Produktdatenbank. Nachbearbeitung von Verträgen...  z.B. in Form der Zuweisung von frei definierbaren Bearbeitungs- zuständen,... Hinterlegung von Anmerkungen zur Vertragsbearbeitung.

ALLDATA Executive Forum Monat JahrReferent: Horst WaltherFolie: 15 Vertriebssteuerung Unterstützung von Wettbewerben. Standardstatistiken zum Produkt-, Partner und Spartenvergleich und als Jahresumsatzstatistik pro Vermittler, Auswertung des Eigen- und Fremd- geschäftes pro Kalenderjahr. Ermittlung von Stornoquoten. Rangliste zur Ermittlung der Top- Performer. Liste vermitteltes Geschäft von – bis Besuchsaufträge Auswertung des Datenbestandes bis auf Feldebene über alle Datenbankdateien mit Standard-Abfragetools.

ALLDATA Executive Forum Monat JahrReferent: Horst WaltherFolie: 16 Anforderungen - technisch Regelsysteme  Provisionsregeln nicht mehr hart kodiert  Trend zu kommerziellen Systemen Datenmodel, wo liegen die Provisionsregeln?  Beim Produkt  Beim Vermittlervertrag  Sogar beim Versicherungsvertrag Kommunikation per XML  Mit vorgelagerten Systemen  Mit nachgelagerten Systemen 2-dimensionales Historienkonzept Statuskonzept Externe Authentisierung / Autorisierung  Provisionssysteme werden sinnvoll als Web-Service formuliert

ALLDATA Executive Forum Monat JahrReferent: Horst WaltherFolie: 17 Stand und Ausblick Bis 1994 Versicherungssumme als Bezugsgröße  Problem: Risiko- / Kapital-LV, RV Seit 10 Jahren dominieren Beitragsgrößen Gesucht: Orientierung am Ertrag  z.B.: am ‚embedded value‘ (Ertragsbarwert = Summe aus den auf den Vertragsbeginn mit ihren Eintrittswahrscheinlichkeiten gewichteten diskontierten Cashflows ( Prämien und Kapital- erträge abzüglich der Versicherungsleistungen und der direkten Kosten)  Ertragsfaktoren, echter Ertragswert erst zum Ende der Laufzeit bekannt.  Langfristig werden sich ertragsorientierte Vergütungssysteme durchsetzen.

ALLDATA Executive Forum Monat JahrReferent: Horst WaltherFolie: 18 Aber... „Viele Dinge, die man zählen kann, zählen nicht. Viele Dinge, die man nicht zählen kann, zählen wirklich.“ (A. Einstein)

ALLDATA Executive Forum Monat JahrReferent: Horst WaltherFolie: 19 A chtung A nhang Auf den nachfolgenden Folien finden Sie vertiefende Informationen.

ALLDATA Executive Forum Monat JahrReferent: Horst WaltherFolie: 20 Anforderungen - detailliert Produkte Bemessungsgrundlagen Provisionsarten & Provisionszahlung Produktbezogene & vermittlerbezogene Prozesse Auskunft Sonstige fachliche Anforderungen Weitere Anforderungen I Weitere Anforderungen II

ALLDATA Executive Forum Monat JahrReferent: Horst WaltherFolie: 21 Produkte Standard Lebensversicherungs-Produkte  Kapital, Rente, Risiko, FRV, Riester, Zusatzversicherungen  Gruppen-, Kollektivverträge, Restschuld inklusive AL, Pflegerente, Dread Disease, eigenständige BU, Lebenszyklus begleitende LV (Spektrentarife). Fremdgeschäft Leben  komplettes Produkt, einzelne Tarifbausteine Unfall-Produkte  auch UV mit Prämienrückgewähr Geschäft anderer Sparten (Sach, Kranken) - auch einzelne Bausteine Eigenes und Fremdgeschäft sonstiger Finanzdienstleistungen  Bausparen, Fondsanlage) verarbeitet? (oder auch eigene LV-Baufinanzierung

ALLDATA Executive Forum Monat JahrReferent: Horst WaltherFolie: 22 Bemessungsgrundlagen Bemessungsgrundlagen für die Provision selbst definieren / ändern Standard-Bemessungsgrundlagen vordefiniert Bemessungsgrundlagen aus Produkt:  Beiträge, Summen, Beitragssummen, Produktgruppe, -kombination, Punktesysteme, Tarif, Dauer, Endalter? Bemessungsgrundlagen aus Vorgangsart:  Neugeschäft, Wiederinkraftsetzung, Erhöhung, Tarifeinschluss, Kündigungsrücknahme, Vertragsumstellung, Anbündelung, Produktkombinationen? Entsprechend auch die gegenteiligen Vorgänge Storno, Reduzierung zur Bemessung der Rückbelastung Bemessungsgrundlagen aus Vertriebsdaten:  Bestand, Bestandszuwachs, Umsatz, Stornoquote, Hierarchie­stufe, Schadenquote, Neukundenquote, aktionsbezogene Parameter (Wettbewerb). Individuelle (abhängig vom Vermittler) und generelle (abhängig vom Produkt) Provisionssätze. Bemessungsgrundlagen aus Kundendaten:  Alter, Geschlecht, „Passiv-Kunde“,...

ALLDATA Executive Forum Monat JahrReferent: Horst WaltherFolie: 23 Provisionsarten & Provisionszahlung Abschluss, Folgeprovision, Inkassoprovision Bürokosten / Verwaltungszuschüsse / Provisionsgarantie Basis, Leistungs- und Aufbauprovisionen Umsatzabhängige Provision, auch gestaffelt Stückprovision, Staffelprovision Pflegeprovision (Bestandsprovision)? Superprovisionen aus Wettbewerben? Bonus für Kombi- und Koppelprodukte, auch Spartenübergreifend und mit unterschied- lichen Produktgebern (auch nicht VU)? „Kick back“-Provisionen aus dem Fonds- Geschäft. Einmalzahlung (Einmalprovision oder diskontierte Auszahlung) Laufende Provision (Folge-, Inkassoprovision) Ratierliche Auszahlung über n.. Jahre, Ratenzeitraum und Intervall frei wählbar lfd. Provision an ausgesch. Mitarbeiter, ggfs. diskontiert Stornoreserve oder sonst. Sicherheitsleistung Provisionsgarantien  mit Verrechnung verdienter Provision Fortschreibung unverdienter/offener Provision Provisionssplitting, organisationsübergreifend Aufteilung Abschluss und Folgeprovision bei unterschiedlichen Vermittlern und Betreuern Frei bestimmbar Zahlungszeitpunkt  Antragseingang, Policierung, Einlösung, Zahlung Manuelle Eingriffe  Provisionssperren, Vorauszahlungen

ALLDATA Executive Forum Monat JahrReferent: Horst WaltherFolie: 24 Produktbezogene & vermittlerbezogene Prozesse Zugang (Neugeschäft, Erhöhung, Wiederinkraftsetzung, Dynamik) Änderungen (Tarif/Produktwechsel, Ein- und Ausschlüsse, Daueränderung, usw.) Abgang (Storno, Nichteinlösung, Teilstorno, Herabsetzung) Änderung innerhalb/außerhalb des Haftungszeitraums erkannt? Änderungen außerhalb der Haftungszeit dokumentiert? manuelle Buchungen durchführbar?  erforderlich?  erkennbar/auswertbar? Zugang: Neueinstellung mit/ohne Bestandsübernahme Änderung: Bestandsübertragung, Trennung, Zusammenlegung, Korrekturen, Beförderungen / Neueinstufungen. Abgang: Ausscheiden des Vermittlers mit/ohne Ausgleichsanspruch. Nachhaftung Auswirkungen (Abgrenzung zwischen „altem“ und „neuem“ Vermittler) auf Haftung, Folgeprovision, Bestandsprovision, Leistungsprovision, ggf. mit Karenzzeit frei definierbar? mehrere unterschiedliche Vermittler und Betreuer pro Vertrag (Vermittler ggfs. aus verschiedenen Vertriebsorganisationen) Verteilung über Vermittlerhierarchien (Overhead-Provision, Anzahl Ebenen, Beteiligungsprovisionen aus Unterstellung?)

ALLDATA Executive Forum Monat JahrReferent: Horst WaltherFolie: 25 Auskunft Darstellung für den Vermittler nachvollziehbar (prozesssicher) Provisionskonten Online (auch durch Vermittler) beauskunftbar Auskünfte entsprechend der Hierarchie oder Berechtigung einschränkbar Informationen zu  Prov.Anspruch, fällige Raten, offene und unverdiente Provisionen  auf Vertrags-, Vermittler- und Vertriebsorganisations-Ebene Übersichten z.B. nach Sparte, Produkt, Struktur, Kunde Informationen zu Einzelbuchungen (auf Vertragsebene) Informationen über Abrechnungszeiträume pro Vermittler Warnmeldungen bei Umsatzveränderungen Vermittlerbezogene Kennzahlen Informationen zu Produktionsvorgaben und Ziel-Erfüllungsgrad Standard-Reports vordefiniert, weitere Reports selbst definierbar Schlüssel aus Fremdsystemen (Vermittlernummer, Kundennummer) anzeigbar Informationen aus anderen Systemen darstellbar (Statistik, Vermittler, Kunden)

ALLDATA Executive Forum Monat JahrReferent: Horst WaltherFolie: 26 Sonstige fachliche Anforderungen Frei definierbare Formeln für die Berechnung von Provisionsarten Mandantenfähigkeit Mehrsprachigkeit Mehrwährungsfähigkeit Revisionssicherheit Mehrere Vertriebsorganisationen pro Mandant Systempflege (Produkte) durch Sachbearbeiter/ Administrator Systempflege (Regeln, Parameter) durch Sachbearbeiter/ Administrator Systempflege dezentral - z. B. über Internet Simulation von Neugeschäft und weiteren Geschäftsvorfällen Vordefinierte und erprobte Migrationszenarien Übernahme neuer Produkt/neue Regeln von Test-Mandant nach Prod.-Mandant Performanz / Kapazität (Anzahl Buchungen, Vermittler, Arbeitsplätze)

ALLDATA Executive Forum Monat JahrReferent: Horst WaltherFolie: 27 Weitere Anforderungen I Parallele Abbildung verschiedener Vertriebsstrukturen  Bank  Makler  Ausschließlichkeitsorganisation  Selbständige Vermittler (84‘er)  Strukturvertriebe Besonderheiten bei Strukturen  Strukturwechsel  Bestandsprovision an ehemaligen Werber  Bestandsprovision an ausgeschiedne Vertriebsmitarbeiter  Teilweise deutlich mehr ausgeschiedene Mitarbeiter zu verwalten als aktuelle. Selfservice  Sicherer Web-Zugang  Selbsterklärende Bedienoberfläche  Realtime-Verhalten  100% der Funktionalität online.

ALLDATA Executive Forum Monat JahrReferent: Horst WaltherFolie: 28 Weitere Anforderungen II Ausweisen des Haftungsvolumens (unverdiente Provision) Kurze Produktionszyklen  Leben: neue Rententafeln, reduzierter Rechnungszins  Komposit: Kombi-Tarife (nicht additive Provisionskomponenten) Entwicklung der Provisionskomponenten parallel zur Produktentwicklung Geschäftsvorfälle (Zugänge / Abgänge)  Storno  Rückbelastung  Neugeschäft