Idealisiertes Projektbeispiel Präsentation Idealisiertes Projektbeispiel Zweitägiger Iniitiierungsworkshop zur Einführung von Projektmanagement für IT in der kommunalen Wirtschaft* * Beispiel stammt aus einem nicht mehr existierenden Unternehmen (Stand 1999/2000); basiert z.T. auch auf einem Teilprojekt bei Implementierung eines abc-Online-Systems

Produktionsverfahren Gesetze/Verordnungen Marketingflexibilität Trends und Thesen Globalisierung Wettbewerbsdruck Technologiesprünge Produktkomponenten Produktionsverfahren Informatik Gesetze/Verordnungen Personal Sicherheit Umwelt Steigende Kosten Material Steigende Marktanforderungen Produktausprägung Marketingflexibilität Unternehmen Externe Einflüsse

Kundenzufriedenheit - Wettbewerbsfaktoren Image Produktpolitik Produktreife Produktausprägung (Maßanzug) Produktqualität Preis Lieferfrist Termineinhaltung Service Flexibilität

Gründe zur Einführung des Projektmanagements Globalisierung Wettbewerbsdruck Technologiesprünge Produktkomponenten Produktionsverfahren Informatik Gesetze/Verordnungen Personal Sicherheit Umwelt Steigende Marktanforderungen Produktausprägung Marketingflexibilität Steigende Kosten Material Entwicklung Produkte / Dienstleistungen Produktions- / Lager- / Transport- Technologien Organisations- / IT - Verfahren Komplexe Aufgaben können mit der herkömmlichen Organisation nicht gelöst werden Aufwands-, Kosten- und Zeitplan - Überschreitungen durch mangelndes Projekt - Controlling und geteilte Verantwortung Bestmögliche Nutzung der Ressourcen

Projekt - Arten

Projekt - Definition

Projekt - Parameter Kosten (DM) Qualität Aufwand (MM) Termine

Unzufriedenheit des Auftraggebers Projekt - Risiken Mehraufwand / Mehrkosten Terminverzüge Qualitätsverlust Verspäteter Nutzen Unzufriedenheit des Auftraggebers Mängel bei der Projekt - Durchführung Ziele und Aufgabenstellung Projekt- Organisation Controlling Berichtsverfahren Einbettung Dokumentation

Projekt - Risiken

Aufwandsverteilung bei ORG / IT - Projekten 3 Anforderungs- konzeption 1 Problem- Beschreibung 2 Studie 4 Detail- entwicklung 5 System- Realisierung 6 Einführung 7 Wartung 4 % 8 % 17 % 25 % 1 % 3 % 6 % 24 % 30 % 12 % Aufwand (MT) Phase Anteil mit PM Anteil historisch Dauer (ZT) Aufwandsverteilung historisch (Gesamt - Aufwand höher) Aufwandsverteilung mit PM - Methoden (Gesamt - Aufwand niedriger)

Projekte zur Steigerung der internen Erfolgsfaktoren Hohe Termintreue Qualität Flexible Kunden- orientierung Geringe Kosten Kurze Durchlaufzeiten Projekt- management Bausteine des Projektmanagements o Projekt-Strukturplan o Projekt-Controlling o Projekt-Organisation o Projekt-Information / -Berichtsverfahren o Projekt-Vorgehensmodell o Projekt-Methoden o Projekt-Dokumentation

Bausteine des Projektmanagements Organisation Methoden Information / Berichts- verfahren Vorgehens- modell Strukturplan Dokumentation Controlling

Die Projektziele müssen klar definiert sein Projekt - Zielfindung Die Projektziele müssen klar definiert sein Aus den Projektzielen wird Projektumfang und Projekt - Struktur abgeleitet An den Projektzielen werden die Projekt - Ergebnisse gemessen Die Projektziele werden bei Projektstart vom Auftraggeber vorgegeben (erster Erkenntnisstand) Die Projektziele werden im Rahmen der Phase „Konzeption“ detailliert und mit Prämissen unterlegt

Projekt - Zielfindung

Projekt - Zielfindung Ziel - Beispiele

Projekt - Zielfindung Prämissen - Festlegung

Projekt - Zielfindung Prämissen - Festlegung

Projekt - Zielfindung Prämissen - Festlegung

Bausteine des Projektmanagements Organisation

Aufgabe - Kompetenz - Verantwortung Unternehmensleitung Struktur- und Aufbauorganisation (Linienorganisation nach Verrichtungsprinzip) Aufgabe - Kompetenz - Verantwortung Unternehmensleitung Prozesse

Struktur- und Aufbauorganisation (Matrixorganisation) Unternehmensleitung Auftragsleitstelle Disdosition Auftr.plang. / steuerg. Kostenplang. / steuerg. Fachbereich 1 Fachbereich 2 Fachbereich 3 Projektmanagement Projekt A Projektmanagement Projekt B Auftragsmanagement Projekt C

Multi - Projektorganisation Unternehmens- leitung Unternehmens- leitung Fachbereich Gesamt - Projekt- management Entscheidungsgremium ODV O D V - K o n f i g u r a t Fach- bereiche F a c h k o r d i n t Gesamt - Projektmanagement Projekt- team Teil- Projektleitung Projekt- team Teil- Projektleitung Projekt- team Teil- Projektleitung

Projektorganisation Funktionsbeschreibung

Projektorganisation Funktionsbeschreibung

Projektorganisation Funktionsbeschreibung

Projektorganisation Funktionsbeschreibung

Projektorganisation Funktionsbeschreibung

Projektorganisation Funktionsbeschreibung

Projektorganisation Funktionsbeschreibung

Bausteine des Projektmanagements Strukturplan

Projekt - Strukturplanung (Organisations- und IT - Projekte) Bedarfsanforderer Empfänger Auftrag Informationsverarbeitung Struktur- und Aufbauorganisation ablauforganisatorische Prozesse Materialfluß - Prozesse Auftragscontrolling Administration und Support Prinzipschema der prozessorientierten Auftragsabwicklung

Projekt - Strukturplanung (Organisations- und IT - Projekte) Archiv Workflow online e-commerce G10 - G30 Abwicklung Gebühren Z10 - Z60 Abwicklung Zahlungsverkehr Beziehungen Kunden Umweltamt/Ämter Banken Prozessübersicht mit Außenbeziehungen

Projekt - Strukturplanung (Organisations- und IT - Projekte) Detail - Prozesse G10 Kundenauftrag Neu/Änderung (Soll) Antrags- Prüfung UMWELTAMT Entlastung Abfallg. Neuantrag/ Änderung Korrektur Empfang Behälter- & Termin-Info Schriftverkehr KUNDE Brief, Fax WEB Telefon, Email Brief, Fax, Email Brief, Fax, Email SGH G11 Brief einscannen. G11 Sichtung/Prüfg. G12 Klärung G13/14 Kundenantrag (Neu(Änderung) G17 Behandlung Schriftverkehr Daten o.k.? n G21 G33 j G11 BK-KA: Kundenantrag G11 BK-KA: Aufforderung zur Sichtung/Prüfg. G13/14 OPTI-GD: Eintrag Adress- und Vorgangs-DB OPTI-KD: Kundenauftrag (Neu/Änderung) G16 Archiv: Eintrag Antrag BK-KA: Behälter- Zustellauftrag G17 BK-Kor, Archiv: Eintrag Korrespondenz ANWENDUNG

Software-Übersicht (Schema) Projekt - Strukturplanung (Organisations- und IT - Projekte) Software-Übersicht (Schema) Internet Fax Kunde Fax WEB Büro- kommu- nikation Banken Ämter online online OPTI Archiv SAP

Projekt - Strukturplanung (Organisations- und IT - Projekte) System - Übersicht und Schnittstellen OPTI-BU OPTI-DÜ Archiv BK-Email BK-Fax BK-WEB BK-KA BK-Scan BK-KPZ OPTI-GD OPTI-BZ OPTI-Mahn OPTI-Vollst SAP-FI OPTI-GEB M L K J I H F E D G C B A T S R O Q N P U V

Projekt - Strukturplanung (Organisations- und IT - Projekte) Bank Kunde WEB Extranet Ämter Intranet SGH V Z PT Post Clients Server I S D N F i r e w a l Hardware-Übersicht (Schema)

Projekt - Strukturplanung (Organisations- und IT - Projekte) Prozess Teil - Prozeß B Teil - Prozeß C Teil - Prozeß D Anwendungssystem Teil - System A Teil - System B Teil - System C Teil - System D Informations- verarbeitung Syst.-Software Teil - Prozeß A Hardware Teil - Prozess Prozeßfunkt. 02 Prozeßfunkt. 03 Prozeßfunkt. 04 Prozeßfunkt. 01 Datenbanken Netze

Projekt - Strukturplanung (Techn. Verfahren) Behörden Lieferanten Subuntern. Bau Infrastruktur Prozeßsteuerg. Info.verarb. Auftrag- geber Auftrag Anlage und Doku. Engi- neering Fertigung Vor- montage Baustellen- Anlauf Projekt - Controlling Materiallogistik

Projekt - Strukturplan (Technische Verfahren) Anlage Hauptgruppe1 Anlage Hauptgruppe2 Informations- verarbeitung Bau Infrastruktur Gebäude Versorgung Baugruppe 11 Baugruppe 21 Hardware Stockwerke Entsorgung Baugruppe 12 Baugruppe 22 Software Räume Energie Baugruppe 13 Baugruppe 23 Klima Erdarbeiten Baugruppe 14 Baugruppe 24 Gebäude- infrastruktur Transport- geräte Straßen Plätze

Bausteine des Projektmanagements Vorgehensmodell

Projekt - Vorgehensmodell Übersicht Projekt - Controlling Phase 1 - Aktivität 11 - Aktivität 12 Phase 2 - Aktivität 21 - Aktivität 22 Phase X - Aktivität 31 - Aktivität 32 Qualitäts- sicherung Konfigurations- management Projekt - Methoden

Projekt - Vorgehensmodell Übersicht mit Projekt - Umfeld abwicklung Qualitäts- sicherung Konfigurations- management Dienst- leister Unternehmensleitung Zulieferer Behörden Auftrag- geber

Projekt - Vorgehensmodell Phasenmodell Problem - Beschreibung Methoden / Verfahren / Tools Dokumentation / Qualitätssicherung Projektmanagement Planung / Steuerung Studie Anforderungskonzeption Detail - Entwicklung System - Realisierung System - Einführung 1 2 3 4 5 6

Projekt - Vorgehensmodell Standard - Phasen- / Aktivitätenmodell (Organisations-, IT und Logistik – Verfahren)

Projekt - Vorgehensmodell Standard - Phasen- / Aktivitätenmodell (Organisations-, IT und Logistik – Verfahren)

Projekt - Vorgehensmodell Standard - Phasen- / Aktivitätenmodell (Organisations- und IT – Verfahren)

Projekt - Vorgehensmodell Standard - Phasen- / Aktivitätenmodell (Organisations- und IT – Verfahren)

Projekt - Vorgehensmodell Standard - Phasen- / Aktivitätenmodell (Organisations- und IT – Verfahren)

Projekt - Vorgehensmodell Standard - Phasen- / Aktivitätenmodell (Organisations- und IT – Verfahren)

Projekt - Vorgehensmodell Aktivitätenplanung Projekt - Struktur- Plan Phasen-/Aktivitäten- Checklisten Prozesse - Schritte- Funktionen Projekt - Kalkulation Budget - Bildung Rahmenterminplan Teil - Projekt A Detail - Terminplan Teil - Projekt B Teil - Projekt C Checkpunkte Qualitäts- sicherung Konfigurations- management

Bausteine des Projektmanagements Controlling

Projekt - Controlling Regelkreis PLAN-/SOLL-/IST- Vergleich PLAN SOLL Aus- führen ÜBER- WACHEN PLANEN Abweichungen Steuerungsergebnisse STEUERN Steuerungs- Maßnahmen IST Ergebnisqualität Termine Aufwand Kosten

Projekt - Controlling Übersicht Projekt - Kalkulation Budget - Bildung Rahmen - Plan Teil - Projekt A Detail - Plan Teil - Projekt B Teil - Projekt C Fachlicher Projektinhalt

Erstellung Arbeitsauftrag - Übersicht Projekt - Controlling Projekt - Planung Erstellung Arbeitsauftrag - Übersicht Standard- Vorgehensmodell Arbeitsauftrag- Übersicht Phase 1 - Aktivität 10 - Aktivität 11 - Aktivität 12 - Aktivität 13 - Aktivität 14 - Aktivität 15 - Aktivität 16 - Aktivität 17 - Aktivität 18 - Aktivität 19 Teilprojekt A - Aktivität 10 - Aktivität 12 - Aktivität 15 - Aktivität 16 - Aktivität 17 - Aktivität 19 - Aktivität XX

Projekt - Controlling Projekt - Planung Arbeitsauftrag- Übersicht Projekt - Kalkulation Arbeitsauftrag- Übersicht Teilprojekt A Bezeichnung TM Dauer Aufwand (ZT) (MT) - AA 10 A 8 5 - AA 12 B 8 5 - AA 15 B 5 3 - AA 16 A 5 3 - AA 17 A 6 4 - AA 19 C 4 2 - AA XX C 8 5

Arbeitsauftrag - Übersicht Projekt - Controlling Projekt - Planung Projekt - Netzplanung Arbeitsauftrag - Übersicht Teilprojekt A Bezeichnung TM Dauer Aufwand (ZT) (MT) - AA 10 A 8 5 - AA 12 B 8 5 - AA 15 B 5 3 - AA 16 A 5 3 - AA 17 A 6 4 - AA 19 C 4 2 - AA XX C 8 5

Teilprojekt A Teilprojekt B Projekt - Controlling Projekt - Planung Projekt - Netzplanung Teilprojekt B Teilprojekt A Rahmenplan

Projekt - Controlling Standard - Aktivitätenplan (Umzug)

Projekt - Controlling Standard - Aktivitätenplan (Umzug)

Bausteine des Projektmanagements Information / Berichtsverfahren

Projekt - Information / Berichtsverfahren Projekt - Informationsfluß Gesamt - Projektmanagement Projekt - Team Teil - Projektleitung Unter- nehmens- leitung Entscheidungsgremium Fachbereich ODV Gesamt- Projekt- management status Rahmen- plan Ent- scheidungs- protokoll Teil- (SOLL / IST) Arbeits- aufträge (AA) Schnitt- stellen Doku- mentation F a c h k o r d i n t O D V - K f g u ORG/IT- Entwicklings- richtlinien SW/HW- Informa- tionen Log. Daten- modell Phys.- Fachl. Detail- Fragen Fach- Infor- mationen Lösungs- ansätze Entschei- dungen Grundsatz- Protokoll

Projekt - Information / Berichtsverfahren

Bausteine des Projektmanagements Dokumentation

Projekt - Dokumentation Projektordner

Projekt - Dokumentation Dokumentationselemente Prozessmodell Prozeß - Übersicht Verknüpfung Teil - Systeme Verknüpfung Strukturorganisation Datenstrukturen Datei - Übersicht (DB) Logisches Datenmodell Datenbeschreibungen Datenverwendungsnachweis Mengengerüst (Bewegung / Stamm) Nummernsysteme Struktur- / Aufbauorganisation Organigramm Stellenplan Funktionsbeschreibungen Hardware-/Systemsoftware - Verteilung Clients (BS / DB) Server (BS / DB) Netze (Netz- Software) Dokumentationssystem (BONAPART, DATA DICTIONARY usw.) Gesamt - System Systeme Teil - Systeme Module System - Übersichten System - Kurzbeschreibung Teil - System - Übersicht Teil - System - Kurzbeschreibung Gesamt - System - Übersichten Status (Version, ab Datum) Modul - Kurzbeschreibung Input / Output Menü / Masken Dateien / Dateneinheiten Listen / Vordrucke Prüf- /Verarbeitungsregeln

Projekt - Dokumentation Fach - Dokumentation

Projekt - Dokumentation Fach - Dokumentation

Bausteine des Projektmanagements Methoden

Projekt - Methoden und Tools Übersicht

Projekt - Methoden und Tools Prozeßanalyse - Workshop Maßnahmen clustern Dauer Nutzen Nach- bereitung Unternehmens- situation Analyse Verbesserungs- anforderungen A B C D E Fach- Check- listen Maßnahmenplan Ergebnisse Portfolio Input

Projekt - Methoden und Tools Portfolio - Technik Portfolio - Technik dient der schnellen Entscheidungsfindung ohne großen Analyse - Aufwand Portfolio - Technik wird in Workshopform mit Moderation angewandt Es werden Maßnahmen oder Lösungsansätze entsprechend ihrer Entwicklungsdauer oder -kosten auf der Horizontalen ihres Nutzen auf der Vertikalen angeordnet Maßnahmen oder Lösungsansätze mit dem höchsten Nutzen und geringster Entwicklungsdauer oder -kosten erhalten die höchste Priorität Dauer gering mittel hoch Nutzen kurz mittelfristig lang Nutzenkriterien z.B.: Aufwands-Bestandssenkung Durchlaufzeitverkürzung Qualitätssteigerung Umsatzsteigerung

Projekt - Methoden und Tools Brainstorming und Brainwriting 1. Schritt: Themen - Erläuterung und -Diskussion 2. Schritt: Brainstorming / Brainwriting und Gruppierung zu Teilbereichen (1. Durchgang) 3. Schritt: Brainstorming / Brainwriting und Gruppierung zu Teilbereichen (2. - N. Durchgang) 4. Schritt: Gemeinsame Ergebnis - Analyse und Entscheidung des weiteren Vorgehens Brainstorming und Brainwriting dient der Lösungsfindung Brainstorming und Brainwriting geschieht in Workshopform mit Moderation Brainstorming geschieht durch Zuruf der Lösungsansätze durch die Teilnehmer und Niederschrift auf Kärtchen durch den Moderator Brainwriting geschieht durch Niederschrift der Lösungsansätze auf Kärtchen durch die Teilnehmer Strenge Regel: Nennungen werden kritiklos aufgenommen !!!!

Funktions- und Fehlermöglichkeiten - Analyse Projekt - Methoden und Tools FMEA “Fehlermöglichkeiten - Einfluß - Analyse 1. Schritt Funktions- und Fehlermöglichkeiten - Analyse 2. Schritt Fehlerursachen- und Fehlerauswirkungs - Analyse 3. Schritt Fehlerwahrscheinlichkeits- und Fehlerbedeutungs - Analyse 4. Schritt Maßnahmenplanung zur Fehlerbeseitigung FMEA dient der vorbeugenden Qualitätssicherung im Entwicklungsstadium FMEA geschieht schritthaltend durch Analyse der jeweiligen Lösungsansätze im Team bei Be- darf durch Hinzuziehen der späte- ren Anwender der Projektergeb- nisse FMEA - Ergebnisse werden protokolliert und eventuelle Maßnahmen zur vorbeugenden Fehlerbeseitigung eingeleitet

Projekt - Methoden und Tools FMEA “Fehlermöglichkeiten - Einfluß - Analyse

Projekt - Methoden und Tools FMEA “Fehlermöglichkeiten - Einfluss - Analyse

Projekt - Methoden und Tools FMEA “Fehlermöglichkeiten - Einfluß - Analyse

Projekt - Methoden und Tools FMEA “Fehlermöglichkeiten - Einfluß - Analyse

Projekt - Methoden und Tools Nutzwertanalyse 1. Schritt: Bildung der Entscheidungskriterien (Teamarbeit / Abstimmung mit Entscheider) 2. Schritt: Gewichtung der Entscheidungskriterien (durch den Entscheider) 3. Schritt: Bepunktung und Auswertung (Teamarbeit) 4. Schritt: Vorstellung und Erläuterung des Ergebnisses Nutzwertanalyse dient der Entscheidungsfindung Nutzwertanalyse in Teamarbeit Strenge Regel: Die Gewichtung wird nach reiflicher Überlegung durch den Entscheider festgelegt und nicht mehr geändert!!!!

Projekt - Methoden und Tools Nutzwertanalyse

Projekt - Methoden und Tools Nutzwertanalyse Gebühren und Zahlungsverkehr (Nutzung Alte Räume - Neue Räume)

Projekt - Methoden und Tools Kostenanalyse 1. Schritt: Feststellung der Kosten IST - Verfahren 2. Schritt: Ermittlung Aufwand und Kosten der SOLL - Verfahren 3. Schritt: Ermittlung des Entwicklungsaufwands der SOLL - Verfahren 4. Schritt: Ermittlung des Return on Investment (Break even Point) Kostenanalyse dient der Entscheidungsfindung Kostenanalyse in Teamarbeit Ermittlung Verfahrenskosten: Arbeitsaufwand Arbeitsplatzkosten Ermittlung Entwicklungskosten Entwicklungsaufwand Regel: Nur die Kosten zuordnen, die real zu dem Verfahren gehören z.B. Neue DB - Software nur anteilig zuordnen

Projekt - Methoden und Tools Kostenanalyse Externer Entwicklungsaufwand >> 600 TDM Interner Entwicklungsaufwand >> 80 TDM SW / HW >> 20 TDM 1.200 TDM Dauer (Mon.) 20 700 SOLL: 25 TDM/Mon. IST: 60 TDM/Mon.