Projektmanagement 1. Überblick und Grundlagen © Prof. Dr. Walter Ruf

1. Überblick und Grundlagen 1.1 IT-Projekte 1.1.1 Probleme bei IT-Projekten 1.1.2 Risiken bei IT-Projekten 1.1.3 Einteilung von IT-Projekten 1.2 IT-Projektmanagement 1.2.1 Ziele beim IT-Projektmanagement 1.2.2 Bestimmungsgrößen für das Spannungsfeld bei IT- Projekten 1.2.3 Ganzheitliches IT-Projektmanagement 1.2.4 Aufgaben des IT-Projektmanagements 1.3 Instrumente im IT-Projektmanagement 1.3.1 Grundlagen 1.3.2 Klassifikation der Instrumente nach dem Einsatzgebiet 1.3.3 Klassifikation der Instrumente nach dem Konkretisierungsgrad   © Prof. Dr. Walter Ruf

Lernziele von Kapitel 1 Was versteht man unter IT-Projektmanagement? Welche Bedeutung haben IT-Projekte für ein Unternehmen? Wie kann man ein Zielsystem für ein IT-Projekt strukturieren? Wie sieht das mehrdimensionale Grundmodell für das IT-Projektmanagement aus? Beispiele für IT-Projekte Wo liegen heute die typischen Problembereiche für IT-Projekte? Wie lassen sich IT-Projekte einteilen? Was für Instrumente stehen einem IT-Projektleiter generell zur Verfügung? © Prof. Dr. Walter Ruf

1.1 IT-Projekte 1.1.1 Problembereiche bei IT-Projekten Untersuchung Standish Group (2006) 35% der Projekte werden innerhalb des Zeitplanes, des Budgetrahmens und der User-Anforderungen abgeschlossen Wallmüller, E. (2001): In der Schweiz wurden weniger als 50% der betrachteten IT-Projekte erfolgreich abgeschlossen. Streitz, S.: 25% der IT-Projekte werden nicht zu Ende geführt. 50% der IT-Projekte überschreiten die geplanten Kosten Nur 25% der IT-Projekte werden erfolgreich beendet © Prof. Dr. Walter Ruf

Typische Probleme bei IT-Projekten Kostenproblem Die geplanten Kosten werden nicht eingehalten. Terminproblem Der angestrebte Fertigstellungstermin wird überschritten Komplexitätsprobleme Integration in die Unternehmensstrategie Berücksichtigung von betrieblichen Anforderungen Beherrschung der technischen Herausforderungen Qualitätsproblem Performanceprobleme, Effizienzprobleme, Robustheit, Änderbarkeit, Verständlichkeit Zielerreichungsproblematik Konkurrenzproblematik Wettbewerbsproblematik © Prof. Dr. Walter Ruf

1.1.2 Risiken bei IT-Projekten Vertragsrisiken verbindliche Vorhersagen für Termine, Kosten, Qualitätsmerkmale sind schwierig Planungsrisiken / Spezifikationsrisiken personelle Risiken Risiken durch viele Projektpartner Ressourcenrisiken Technologierisiken © Prof. Dr. Walter Ruf

1.1.3 Einteilung von IT-Projekten Allgemein versteht man unter einem Projekt „ein zeitlich begrenztes Entwicklungsvorhaben zum Lösen von Problemen innerhalb eines vorgegebenen Zielsystems“ (Kurbel, K.; Pietsch, W.: (1989), S. 135) DIN 69901 „Vorhaben, das im Wesentlichen durch Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist, wie z.B. Zielvorgabe zeitliche, finanzielle, personelle oder andere Bedingungen Abgrenzungen gegenüber anderen Vorhaben projektspezifische Organisation“ © Prof. Dr. Walter Ruf

Merkmale von IT-Projekte Vorhaben mit hoher Komplexität Umsetzung ist mit Risiken verbunden Gestaltung von Software Auswahl und Nutzung von Hardware stellt eine wesentliche Voraussetzung dar Projektmitarbeiter sind überwiegend IT-Spezialisten durch das IT-Projekt werden Geschäftsprozesse unterstützt. © Prof. Dr. Walter Ruf

Einteilung von IT-Projekten © Prof. Dr. Walter Ruf

Wozu kann die Einteilung von IT-Projekten genutzt werden? Zusammenstellung von neuen Projektteams Strukturierung von Standardabläufen für neue Projekte Aufbau von Kommunikationsbeziehungen bei neuen Projekten © Prof. Dr. Walter Ruf

1.2 IT-Projektmanagement 1.2.1 Ziele beim IT-Projektmanagment Unter einem Projektziel versteht man (DIN 69905) „die Gesamtheit von Einzelzielen, die durch das Projekt erreicht werden sollen, bezogen auf Projektgegenstand und Projektablauf.“ Projektgegenstand ist das IT-Produkt Die Ziele orientieren sich an den Bedürfnissen und Erwartungen der Stakehoder (Eigentümer, Mitarbeiter, Kunden, Lieferanten, Gläubiger bis hin zu Staat und Gesellschaft) © Prof. Dr. Walter Ruf

Multidimensionales Zielsystem Ziele der „Sponsoren“ (Unternehmen; Geldgeber; Abteilung) Ziele der Mitarbeiter Ziele Staat / Gesellschaft Ziele von … © Prof. Dr. Walter Ruf

Stufen bei der Aufstellung eines Zielsystems 1. Zielsuche und Zielformulierung 2. Ordnen der Ziele zu einem Zielsystem 3. Operationalisierung der Ziele 4. Zielbewertung und Prüfung der Realisierbarkeit 5. Zielentscheidung und Revision des Zielsystems © Prof. Dr. Walter Ruf

zu 1. Zielsuche und Zielformulierung „was will man bis wann“ erreichen Ziele werden dokumentiert und durch Prioritäten geordnet Ziel / Rahmenbedingung genannt von Priorität Umsatzsteigerung um 20% Geschäfts­ leitung 1 Aufbau einer Produktdatenbank im WWW CIO Darstellung der Produkte durch eine Animation Entwicklung 2 Verzicht auf personenbezogene Auswertungen zur Leistungsbeurteilung von Mitarbeitern Betriebsrat Anzeige der aktuellen Börsennotierung des Unternehmens bei jedem Programmstart Geschäfts-leitung 3 … © Prof. Dr. Walter Ruf

zu 2.: Ordnen der Ziele zu einem Zielsystem Bildung einer Über- / Unterordnung von Zielen übergeordnete Ziele werden durch die direkt darunter liegenden Ziele vollständig erschlossen © Prof. Dr. Walter Ruf

zu 3.: Operationalisierung der Ziele aus operationalisierten Zielen lassen sich konkrete Handlungsanweisungen ableiten Sofern es nicht gelingt, alle Ziele zu operationalisieren, kann versucht werden sie mit Hilfe von subjektiven Bewertungsverfahren zu beurteilen. Nutzwertanalyse Ökobilanz © Prof. Dr. Walter Ruf

zu 4.: Zielbewertung und Prüfung der Realisierbarkeit Festlegung der relativen Bedeutung von Einzelzielen bei hierarchischen Zielsystemen kann eine top-down-Bewertung durchgeführt werden Nicht alle Ziele sind gleichwertig. Durch die Zielbewertung wird die relative Bedeutung der Ziele ausgedrückt. © Prof. Dr. Walter Ruf

zu 5.: Zielentscheidung und Revision des Zielsystems Prüfung erfolgt im Hinblick auf: Zielkonformität, Vollständigkeit, Angemessenheit und Machbarkeit . © Prof. Dr. Walter Ruf

 Erfolgsfaktoren – Fallstricke - Praxistipp Klare Nennung der Rahmenbedingungen (Mussziele) Formulierung von möglichst vielen quantitativen Zielen. Die Abhängigkeit zwischen den Zielen muss beachtet werden. Nur realistische und damit erreichbare Ziele sind zu formulieren. Übersichtliche Darstellung der Ziele in einer Ziel-Mittel-Hierarchie. Ziele sind für jeden Gestaltungsprozess von herausragender Bedeutung. © Prof. Dr. Walter Ruf

1.2.2 Bestimmungsgrößen für das Spannungsfeld bei IT-Projekten Bestimmungsgrößen für ein IT-Projekt und das Projektmanagement © Prof. Dr. Walter Ruf

Kiviat-Diagramm / Teufelsquadrat Darstellung der Auswirkung von Änderungen der Bestimmungsgrößen © Prof. Dr. Walter Ruf

1.2.3 Ganzheitliches IT-Projektmanagement Informationsmanagement Unter Informationsmanagement versteht man den verantwortlichen Funktionsbereich im Unternehmen, der sich mit dem systematischen, methodengestützten Planen, Steuern, Kontrollieren, Koordinieren und Führen der Informationsfunktion im Unternehmen beschäftigt (vgl. Biethahn, J.; Mucksch, H.; Ruf, W.: (2004), S. 18). © Prof. Dr. Walter Ruf

Ganzheitliches Informationsmanagement Unter einem ganzheitlichen Informationsmanagement lässt sich „ein Informationsmanagement verstehen, das sich an den Zielen des Unternehmens orientiert und bei der Generierung von Informationen und der Gestaltung der Informationsflüsse die diffundierenden, ganzheitlich orientierten Wirkungsmechanismen des Produktionsfaktors Information berücksichtigt“ (Biethahn, J.; Mucksch, H.; Ruf, W.: (2004), S. 28). © Prof. Dr. Walter Ruf

Dimensionen eines ganzheitlichen Informationsmanagements Dimension: Betrachtungsebenen in Richtung Techniknähe Betrachtungsebenen: IT-Projektführung Management IT-gestützte Geschäftsprozesse Entwicklung von Informationssystemen Informations- und Kommunikationstechnologie © Prof. Dr. Walter Ruf

2. Dimension: Einflussbereiche Geschäftsleitung Lenkungsausschuss Staat / Gesellschaft Geschäftsprozesse Organisation Projektmitarbeiter Arbeits- und Rahmenbedingungen spätere Anwender der IT-Systeme Weiterentwicklung von IT-Systemen IT-Technologie vorhandene IT-Systeme Entwicklungsumgebung Zulieferer … © Prof. Dr. Walter Ruf

Einflussbereiche auf IT-Projekte © Prof. Dr. Walter Ruf

3. Dimension: Managementprozess (IV-Controlling) empfohlen wird die Installation eines Managementzyklusses mit Planung Verabschiedung Durchführung Kontrolle © Prof. Dr. Walter Ruf

Grundmodell des ganzheitlichen IT-Projektmanagements © Prof. Dr. Walter Ruf

1.2.4 Aufgaben des IT-Projektmanagements Management ist die zielgerichtete Führung von Unternehmen oder Teilen davon (Holzbauer U., D. (2001), S. 25) Management umfasst u.a. folgende Aufgabenbereiche Situationsanalyse mit Zielfindung und Zielsetzung Auswahl von IT-Projektmitarbeitern Mitarbeiterführung Gestaltung einer Aufbauorganisation IT-Projektleitung Vorgehensplanung durch Auswahl und Anpassung von Vorgehensmodellen Planung und Umsetzung einer Informationsstrategie innerhalb des IT-Projektes Planung und Umsetzung einer Informationsstrategie nach außen Projektkontrolle und Projektsteuerung Konfliktmanagement Beendigung des Projektes Reputation © Prof. Dr. Walter Ruf

1.3 Instrumente im IT-Projektmanagement 1.3.1 Grundlagen Unter den Instrumenten für das IT-Projektmanagement versteht man ein Konglomerat aus Prinzipien, methodischen Hilfsmitteln, Modellen, Tools und Frameworks. Sie unterstützen die Lenkung und die Organisation von IT-Projekten. Softwareentwicklung ist noch eine relativ junge Disziplin hohe Änderungsraten bei den Produkten häufige Änderungen bei den Entwicklungstools neue Erkenntnisse im IT-Projektmanagement Zu den Instrumenten im IT-Projektmanagement zählen, damit man zunächst ein Verständnis für die Erörterungsgegenstände bekommt, u.a. das Top-Down-Prinzip, Checklisten, MindMaps, Formulare zur Risikobeurteilung, Balkendiagramme, SWOT-Analysen, Phasenmodelle, OpenWorkbench, MS-Project, das V-Modell XT, PRINCE2 und viele weitere.

Klassifikation für Instrumente im IT-Projektmanagement

1.3.2. Klassifikation der Instrumente nach dem Einsatzgebiet die Auswahl von Instrumenten orientiert sich an den Geschäftsprozessen im IT-Projektmanagement Man unterscheidet: Instrumente für einzelne Projektphasen Instrumente für bestimmte Aufgabenklassen Instrumente für Artefakte

Instrumente für einzelne Projektphasen Projektphasen nach DIN 69901: „Initialisierung“, „Definition“, „Planung“, „Steuerung“ und „Abschluss“ Beispiele für Instrumente für Projektphasen Phase „Initialisierung“ methodische Hilfsmittel wie Problembaum oder Ziel-Mittel-Hierarchie Phase „Projektdefinitionsphase“ Die Expertenschätzung, die Schätzklausur

Instrumente für Aufgabenklassen für wiederkehrende Aufgaben, bei denen keine Phasenzuordnung möglich ist kann man „Aufgabenklassen“ bilden. Beispiel: Entscheidungsaufgaben gibt es in allen Phasen methodisches Hilfsmittel „Nutzwertanalyse“ kann phasenübergreifend eingesetzt werden. NWA zur Auswahl und Beurteilung von Projektideen NWA zur Bewertung von Ausführungsalternativen NWA zur Entscheidung über Hard- und Softwaresysteme während der Projektumsetzung NWA … weitere methodische Hilfsmittel: Entscheidungsbäume, Entscheidungstabellen, paarweiser Vergleich, …

Instrumente für Artefakte „Artefakte sind Ergebnisse von Planungs-, Design-, Entwicklungs- und Einführungsaktivitäten, die dazu dienen, Strukturen, Entscheidungen, Anforderungen, Pläne und Richtungsvorgaben zu dokumentieren und zu kommunizieren.“ [Dern, G.: Management von IT-Architekturen, 3. Auflage, 2009, S. 9] Beispiel: Der Projektstrukturplan ist ein Artefakt. Dieses Artefakt kann unter Verwendung des Instruments „Top-Down-Analyse“ entwickelt werden. Im Bereich der Artefakte lassen sich auch oft Tools einsetzen. ARIS Toolset für die Entwicklung von Geschäftsprozessdiagrammen. yED Graph Editor zur Diagrammerstellung

Artefakte in der Softwareentwicklung

1.3.3. Klassifikation der Instrumente nach dem Konkretisierungsgrad Prinzipien Prinzipen, die auch als Grundsätze bezeichnet werden, bilden die Basis, die man seinem Handeln zugrunde legt. Sie sind allgemeinster Art und werden abstrakt formuliert. Prinzipien werden aus der Erfahrung und Erkenntnis gewonnen oder durch diese widerlegt.

Allgemeine Denkansätze / Basisprinzipien Das Prinzip der Flexibilität Universalität Modularität Kompatibilität . Transparenz

Weitere Beispiele (Prinzipien) top-down Prinzip bottom-up Prinzip Prinzip der Vernetzung Verbindung zwischen Objekten wesentliche Objekte sind die Projektteilnehmer Prinzip der Standardisierung Bei wiederkehrenden Prozessen sollten formalisiert, standardisierte Methoden und Werkzeuge verwendet werden. Vorteile: Nutzung von Erfahrungen; Rationalisierungsmöglichkeiten; … Forderung nach: Standardisierter Aufbau der Projektdokumentation Standardisierter Tooleinsatz Standardisierter Einsatz von Checklisten, Formularen, PSP, …

Checklisten / Richtlinien Unter einer Checkliste ist „die Zusammenstellung von verschiedenen Bewertungskriterien zu verstehen, die für die Beurteilung eines Sachverhalts von einer grundlegenden Bedeutung sind.“ Vahs, D.: Organisation, 7. Auflage, 2009, S. 519 Mit Hilfe von Checklisten / Richtlinien kann die Einhaltung von Vorgaben im IT-Projektmanagement geplant, gesteuert und überwacht werden. Beispiel: Checkliste für Abnahmeschein

Erfolgsfaktoren Erfolgsfaktoren ~ Praxistipps ~ Tipps & Tricks Beispiele Beginnen Sie kein IT-Projekt ohne Festlegung eines Vorgehensmodells. Legen Sie gemeinsam mit dem Projektteam die Vorgehensweise zur Analyse der Risiken fest.

Formulare / Vorlagen Formulare (= Vordrucke) zählen zu den wichtigsten organisatorischen Instrumenten in einem Unternehmen. Sie werden zur normierten Aufnahme von Daten verwendet. Vorteile: Durch die Gestaltung von Formularen / Vorlagen kann versucht werden, allgemeine Denkansätze wie „Transparenz“ umzusetzen. Standardisierung von Aufgaben und Artefakten rationelle Abwicklung von Aufgaben Minderung der Arbeitsbelastung Tools für die Formularentwicklung Prinzipien zum Aufbau von Formularen / Vorlagen Flexibilität Transparenz Modularität Prävention

1.3.4 Methodische Hilfsmittel Überblick

Konzepte Zwischen Prinzipien und Methoden können Konzepte und Strategien eingeordnet werden. Konzepte stellen Rohfassungen, also Entwürfe dar, die den Leitgedanken für eine spätere Weiterentwicklung enthalten. Beispiele: Fachkonzept DV-Konzept Litke nennt: Gesamtvorgehens-Konzept Methoden-Konzept Know-How-Konzept Promotions-Konzept Organisations-Konzept

Strategien Durch eine Strategie wird ein grundlegender Lösungsansatz festgelegt. Strategien gehen von Zielen aus, legen ein Maßnahmenbündel zur Zieleerreichung fest und beschreiben damit den Weg zum Ziel. Dillerup, R.; Stoi, R.: Unternehmensführung, 3. Auflage, 2011, S. 131 Beispiel: Gliederung einer IT-Strategie in Aufgabenbereiche

Methoden Unter einer Methode wird „ein systematisches, zielgerichtetes sowie mittel- und zweckgebundenes Vorgehen verstanden, das zur Reduktion von Komplexität und zur Erlangung von Informationen und damit Erkenntnisgrundlagen dient.“ Baumöl, U.: Change Management in Organisationen – Situative Methodenkonstruktion für flexible Veränderungsprozesse, 2008, S. 58 Beispiele: Delphi-Methode; Methode 635 Expertenschätzung; Schätzklausur; Projektvergleich Earned Value Analyse; Fertigstellungsgradermittlung Zerlegungsmethoden; Zusammensetzungsmethoden

Verfahren und Techniken Verfahren: „… Anweisungen zum gezielten Einsatz von Methoden, d.h. konkretisierte Methoden.“ Stahlknecht, P.; Hasenkamp, U.: Einführung in die Wirtschaftsinformatik, 11. Auflage, 2005, S. 212 Technik: „Durch den Begriff Technik wird die Anwendung einer Methode oder eines Prinzips bezeichnet.“ Abts, D.; Mülder, W. (Hrsg.): Masterkurs Wirtschaftsinformatik, 2010, S. 487 Die Begriffe Verfahren und Technik haben einen sehr engen Zusammenhang. Der Begriff wird häufig synonym benutzt. Beispiele: Darstellungstechniken / Diagramme Erhebungstechniken Techniken zum Projektablauf (Gantt-Diagrammtechnik; NPT, ..)

1.3.5 Modelle Unter einem Modell versteht man eine strukturgleiche oder strukturähnliche Abbildung. Durch eine Modellbildung sind komplexe Systeme besser zu beherrschen. Beispiele für phasenorientierte Modelle sequenzielle Vorgehensmodelle, das Wasserfallmodell, inkrementelle Vorgehensmodelle Beispiele für aufgabenorientierte Modelle Reifegradmodelle Beispiele für artefaktorientierte Modelle UML (Unified Modelling Language) ERM (Entity Relationship Modelle)

1.3.6 Tools / Werkzeuge Bei den Tools im IT-Projektmanagement, die auch als Werkzeuge bezeichnet werden, handelt es sich um rechnergestützte Hilfsmittel. Beispiele für aufgabenorientierte Tools COCOMO II; Wikis, … Online-Zusammenarbeit: Google-Docs; Microsoft SkyDrive; vYew Visualisierungstools / Kreativitätstools: yED Graph Editor; Freemind; XMind Tools für Referenzmodelle / Frameworks: Von microTool wird ein Tool zur Unterstützung von PRINCE2, dem V-Modell XT oder zu HERMES angeboten.

Frameworks und Normen Durch Frameworks (Referenzmodelle, Rahmenwerke, Standards, „best“ oder „good practices“) kann die Standardisierung von IT-Projektmanagementaufgaben weiter unterstützt werden. Frameworks lassen sich mehrfach anwenden haben einen gewissen Grad an Allgemeingültigkeit stellen oft „Lösungsmuster“ zur Verfügung Beispiele V-Modell XT PRINCE2 HERMES ISO 21500

Auswahl und Anwendung von Instrumenten es gibt keine guten / schlechte Instrumente Instrumente sind situationsangebracht vom IT-Projektmanagement auszuwählen. Schema zur unternehmensspezifischen Zusammenstellung von Guidelines.

Literaturhinweis Ruf, Walter: Instrumente im IT-Projektmanagement, in: Kammerer, S.; Lang, M.; Amberg, M.: IT-Projektmanagement Methoden Symposion-Verlag 2012; S. 19-52