Dokumentenmanagementsystem

Elektronische Archivierung ein Muss? § Handelsgesetze: Aufbewahrungsfristen (Belege 10 Jahre, Hilfsdoku. 6 Jahre, Bauindustrie und Gesundheitswesen bis 30 Jahre) Steuergesetze: Laut GDPdU sind alle Belege dem Vertreter des FA in elektronischer Form zu übergeben. Begriff: Revisionssichere Archivierung (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen)

Dokumentenmanagement  Schließt die elektronische Archivierung ein Komfortable Benutzeroberfläche Sammlung aller Unternehmensdaten (Integration bestehender Systeme) Suchkriterien und Sortierung Zugriffssteuerung Überblick und Zusammenhänge Informationsmanagement Lenkung der Dokumente Datensicherheit

Vorteile der Archivierung Minimierung der Reaktionszeiten Erhöhung der Flexibilität Gleichzeitiger Zugriff mehrerer Benutzer Kosteneinsparung (Zeitgewinn, Platzeinsparung) Erhöhte Dokumenten- sicherheit (Versionen) Gesetzeskonform TÜV-Zertifiziert

Hauptfunktionen des Clients Suchen (Volltext- und Index-Suche) Import (Scans, MS Office, Windows Explorer, ERP-Systeme z.B. VARIO…) Bearbeiten von Dokumenten, Anmerkungen Sortieren und Gruppieren Vorschau der Dokumente Mehrsprachigkeit (D,E,F,I,ES,HU) Workflow Dokumente per E-Mail senden Mehrere Ansichten gleichzeitig

Eingabehilfen Feldeingaben: Eigene Listen hinterlegen Listenbegriffe einschränken Zugriff auf Datenquellen über ODBC (mehrere Felder füllen, z.B. Adresse) Vorbelegung von Feldern mit Werten oder mit Hilfe von Formeln, z.B. aktuelles Tagesdatum

Dokumentenimport (alle Formate) MS-Office-Programme (Vorlagen) Windows-Explorer (Kontextmenü) Drag and Drop Datenbanken (SQL, ODBC,…) ERP-Systeme (vollautomatisch) Scanner Daten-Verzeichnis als Quelle Einbindung von Viewern

Scannen An allen Arbeitsplätzen Verwenden von Schablonen zur Text- und Barcodeerkennung Stapelverarbeitung direktes Scannen in die richtige Dokumentenklasse Automatisches Auffüllen von Indexfeldern Alle Scanner mit Twain-Treiber kompatibel

Stapelscannen Stapel-Verarbeitung von Massen-Dokumenten mit Hochleistungsscanner Barcode-Erkennung (alle Typen) OCR-Erkennung Scan-Schablonen und -Profile Bildreinigung Datenbankverbindung zum Füllen der Indexfelder

Archivstruktur und Administration Abbildung Ihrer individuellen Dokumentenstruktur Zugriffsberechtigungen fein abstimmbar Zentrale Administration der Archiv-Eigenschaften Protokollierung Zahlreiche Zusatzmodule keine Kapazitätsgrenzen Automatische Verknüpfungen

Workflow Grafischer Designer für einfache und komplexe Workflows Zerlegung komplexer Workflows in mehrere Module Mehrstufiges Eskalationsmanagement Auswertung von Indexfeld-Inhalten zur Steuerung Benachrichtigung in SCANVIEW und / oder externem Mailprogramm (Outlook, Lotus Notes) Aufruf externer Anwendungen Stabilität und Performance durch eigene Datenbank Admin-Tools zur Überwachung und Steuerung

Workflow Beispiele Bestellanforderungen Eingangsrechnungen Angebote, Kalkulationen Reisekostenabrechnung Monatsreports Vertrieb Ausgangsrechnungen, Zahlungseingang Leistungsbeschreibung, Preislisten Urlaubsanträge Laufzettel oder Checkliste für neue Mitarbeiter Änderungsmitteilungen als Alternative zur E-Mail Verteilung Eingangspost Freigabe und Versand der Ausgangspost

Eingangsrechnungen 123456 SCANVIEW Vorteil: Nur eine Eingabe nötig! Eingangs-rechungen kommen ins Haus 123456 Aufkleben des Barcodes (laufende Nr.) Erfassung in der Buchhaltung mit Barcodezahl Erkennung durch Barcode Zusammen- führung SCANVIEW Automatische Übertragung Vorteil: Nur eine Eingabe nötig!

Lieferscheine SCANVIEW Lieferschein aus dem WWS wird ausgedruckt. Lieferschein aus dem WWS mit Unterschrift. Lieferschein aus dem WWS wird autom. übertragen SCANVIEW Erkennung Barcode

Ausgangsrechnungen Entstehung im ERP-System mit Barcode Automatische Übertragung ins Archiv Rechnungen mit gefüllten Indexfeldern. Ausdruck für Kunden Einbinden in Workflow

Elektronische Dokumente Automatische Übertragung aus dem Warenwirtschaftssystem: Anfragen Bestellungen Rechnungen Lieferscheine … Warum diese Übertragung? Entlastung Vorgänge im Zusammenhang Datensicherung Selektion für Behörden

E-Mail Dokumente E-Mails sind z.B. Briefe oder Bestellungen, die Anhänge enthalten Dokumente zu Geschäftsvorfällen und fallen damit unter die gesetzliche Aufbewahrungspflicht. Automatische Übertragung aller E-Mails: Von Server übertragen mit Filterfunktionen Manuelle Übertragung einzelner E-Mails: Von Benutzer zugeordnet

Zusammenfassung Alle Dokumente in allen Formaten archivierbar Individuelle Struktur von Verzeichnissen, Dokumentenklassen und Sortierung Weitentgehende Automatisierung Umfangreiche Unterstützung der Benutzer Dokumentenmanagement auf viele Bereiche anwendbar

Zeigen im Programm Suchfunktionen Bedienung, Miniaturansicht Verbindung E-Mail, Word, Excel, Explorer Stapelscannen (Barcode und OCR) Dokumentenklassen Benutzer- und Verzeichnisverwaltung Routing Viewer Datenbankverbindung