Nahrungsmittelhilfe mit Schweizer Milchprodukten

1. Identifikation der Institution Das Hilfswerk besucht die potentielle begünstigte Institution, um deren Bedürfnisse und folgende Punkte zu klären: Aktivitäten/Wirkungskreis der Institution – Zielgruppe Geographischer Standort /Lage - städtisch, ländlich Personelle Situation - Med. Personal, Administration, etc. Finanzielle Kapazitäten – Übernahme Projektabwicklungskosten (Umsetzung der Nahrungsmittelhilfe) Transportkostenanteil und Verzollung möglich Ist ein DEZA-Richtlinienkonformer Einsatz von Milchprodukten über die Strukturen möglich Infrastruktur - Behandlungsräume, Küche, Lager, etc. Ist der Zugang zu sauberem Trinkwasser kontinuierlich gewährleistet Mögliche Zusammenarbeit - kann das Projektmonitoring durch das Hilfswerk sichergestellt werden Ist der Infofluss gewährleistet

2. Abklärung der Bedürfnisse Identifikation der Bedürfnisse der potentiellen begünstigten Zielgruppe und der möglichen Abgabe von Milchprodukten Art und Anzahl der Begünstigen (Kinder, Erwachsene, Kranke, etc.) Behandlungsform – stationär, ambulant Die DEZA-Richtlinien sehen eine zentrale Zubereitung und Abgabe der Milchprodukte vor, nur in Ausnahmefällen ambulante Behandlung, keine Verteilung! Wie sollen die Milchprodukte eingesetzt werden - Abgabe in flüssiger Form (Babymilch, Vollmilch) - Gemischt mit traditionellen Nahrungsmitteln (Magermilch vitaminisiert und mit Proteinen angereichert) - therapeutische Formeln (Vollmilch od. Magermilch)

3. Gesuchstellung Die projektverantwortliche Person im Zentrum füllt das Gesuch wahrheitsgetreu mit allen nötigen Angaben aus Name und Adresse des Zentrums Art der Institution - Spital, Gesundheitszentrum, Schule, etc. Nur eine Nennung pro Gesuch möglich – keine Sammelanträge Durchschnittliche täglich Anzahl der Begünstigten pro Monat und entsprechende Zielgruppen Einsatz der Milchprodukte – Abgabeform Anzahl der Abgabetage pro Jahr (z. B. an 5 Tagen während 10 Monaten) Mengenberechnung 2dl = 27,4g / Tag / Person Dem Gesuch ist ein detaillierter Projektbeschrieb beizulegen in welchem die Fragen im Antragsformular beantwortet werden. Ist eine ambulante Behandlung vorgesehen muss zudem erwähnt werden, wie die Begünstigten begleitet werden (Abgaberationen, Gewichtskontrollen, Hausbesuche, etc.) Unterschrift der verantwortlichen Person im Zentrum

4. Gesuchauswertung - Zuteilung Das Hilfswerk prüft das Gesuch bezüglich inhaltlicher Vollständigkeit und kontrolliert die berechneten Mengen Fehlende oder mangelhafte Angaben werden in Absprache mit der verantwortlichen Person im Zentrum ergänzt. Das kontrollierte und allenfalls revidierte Gesuch wird der DEZA eingereicht Prüfung des Gesuches durch die DEZA. Es wird ein Auswertungs- protokoll erstellt, Unklarheiten werden mit dem Hilfswerk vor Vertragsabschluss besprochen Abschluss Schenkungsvertrag zwischen DEZA und Hilfswerk - detaillierte Zuteilungsliste pro Zentrum – fixierter Lieferzeitraum => Info muss durch HW an die Zentren weitergegeben werden Einkauf der Milchprodukte durch die DEZA – Bestellung drei Monate vor Versandmonat

5. Transportorganisation Um Kosten einzusparen sollen Milchproduktezuteilungen an verschiedene Hilfswerke in dasselbe Land wenn möglich gruppiert verschickt werden. Das Hilfswerk reicht der DEZA mindestens zwei Transportofferten zur Prüfung ein, anschl. Mandatierung des günstigeren Anbieters durch das HW. Die DEZA übernimmt die vollen Transportkosten ab Produzent bis und mit Rheinfracht und beteiligt sich an den Seefracht- und allfälligen Anschlusstransportkosten bei Binnenländern zu 50%. Das Hilfswerk fixiert zusammen mit dem Produzenten und dem Spediteur das exakte Versanddatum und fordert nach Rücksprache mit dem Warenauslöser die für den Import nötigen Zeugnisse beim Produzenten an. Der Warenauslöser holt vor Ort die nötigen Importbewilligungen ein und informiert die Zentren über die vorgesehene Ankunft der Ware.

6. Auslösen der Ware Der Warenauslöser kümmert sich um die Zollformalitäten und löst die Produkte aus dem Zoll aus Der Warenauslöser informiert die einzelnen Zentrumsverantwortlichen über die Ankunft der Produkte und koordiniert den Weitertransport Die Ware wird entsprechend der Zuteilungsliste an die einzelnen Zentren abgegeben Der Kostenanteil für die Seefracht geht zu Lasten des Hilfswerks. Für die Organisation des Inlandtransports sind die Zentren selbst besorgt. Inlandtransport – und Zollkosten zu Lasten der Zentren. Die einzelnen Zentren bestätigen den Empfang der Ware mittels vollständig ausgefüllter Empfangsbestätigung an die DEZA Bei Auslöseschwierigkeiten muss die DEZA rechtzeitigt informiert werden, damit um eine allfällige Unterstützung bei der entsprechenden Schweizer Vertretung angefragt werden kann

7. Verwendung der Milchprodukte Zuständiges Personal ist mit den DEZA-Richtlinien vertraut und kennt die Zubereitungsformen Die Produkte werden vor ihren entsprechenden Verfalldaten verwendet Bei ambulanten Behandlungen werden die Mütter über die Zubereitung der Milchprodukte geschult – Anschliessend regelmässige wöchentliche Konsultationen, Hausbesuche, etc. Eine Begleitung der Begünstigen wird durch das Zentrum sichergestellt, z.B. regelmässige medizinische Kontrollen Bevor leere Milchpulver- dosen anderweitig ver- wendet werden bitte Etiketten entfernen.

8. Monitoring und Begleitung Der Infofluss DEZA – Hilfswerk – Zentren wird durch das Hilfswerk sichergestellt. Rundschreiben ! Die einzelnen Zentren werden von den Hilfswerken regelmässig besucht - Kontrolle von: - Anzahl Begünstigter - Zubereitung und Abgabe der Milchprodukte – Rationen, Begleitung, etc. - Zugang zu sauberem Trinkwasser - Hygiene, Küchen, Behandlungsräume, Personal - Lagerbestände Unterstützung der Zentrumsverantwortlichen beim Ausarbeiten der Projektunterlagen (Verwendungsberichte, Gesuche, Projektbeschriebe) Fristgerechte Berichterstattung an die DEZA

Referenzdokumente Sämtliche nachstehend aufgeführte Referenzdokumente sind in fünf Sprachen abrufbar unter: www.deza.admin.ch/swiss_dairy_food_aid DEZA-Richtlinien für den Einsatz von Milchprodukten Antragsformular Empfangsbestätigung Vorlage Verwendungsbericht Merkblatt betreffend die Transportkostenbeteiligung des Bundes Vorlage Offertanfrage