Richtlinien der ÖAW bei der Abwicklung von EU - Projekten Von der Antragstellung bis zur Endabrechnung Mag. Bernhard PLUNGER Verwaltungsstelle für Auslandsbeziehungen Version: 9.11.2004-03 Bernhard.Plunger@oeaw.ac.at - www.oeaw.ac.at

Bernhard.Plunger@oeaw.ac.at - www.oeaw.ac.at EU-Projekte an der ÖAW Administrativer Ablauf von EU - Projekten  Antrag  Vertragsverhandlung  Vertragsabschluss  Abrechnung Schnittstellen mit der ÖAW - Verwaltung  Präsidium  Zuständige Klasse  Auslandsabteilung  Buchhaltung Anbahnungs- und Zusatzfinanzierung des bm:bwk Serviceleistungen der Auslandsabteilung Version: 9.11.2004-03 Bernhard.Plunger@oeaw.ac.at - www.oeaw.ac.at

Administrativer Ablauf von EU - Projekten Auslandsabteilung ist Kontaktstelle (Fleischhacker und Plunger) Informationspflicht an zuständige Klasse (Budgetwirksamkeit) Inhaltliche Betreuung über FFG-BIT Grundsätzlich: Vertrag ÖAW  EK Rechtsverbindliche Unterschrift durch Generalsekretär Projektverantwortung: durchführende Forschungseinrichtung Vollkostenmodell (FC) IPR IPR (Richtlinien in Ausarbeitung) Version: 9.11.2004-03 Bernhard.Plunger@oeaw.ac.at - www.oeaw.ac.at

Bernhard.Plunger@oeaw.ac.at - www.oeaw.ac.at Antragstellung Möglichst frühzeitige Kontaktaufnahme mit Auslandsabteilung „Preproposalcheck“ (inhaltlich) über FFG-BIT möglich „Budgeterstellung“ im Vollkostenmodell (FC) Informationspflicht an zuständige Klasse (Budgetwirksamkeit) Antragstellung als Partner ohne rechtsverbindliche Unterschrift möglich Aber üblich: „Letter of Intent“ oder „Memorandum of Understanding“ Anbahnungsfinanzierung durch das bm:bwk Version: 9.11.2004-03 Bernhard.Plunger@oeaw.ac.at - www.oeaw.ac.at

Vollkostenmodell (FC) Zulässige Kosten (© Hopp) Tatsächlich und notwendig Interne Buchhaltungsregeln Während der Dauer des Projektes In der Buchhaltung verrechnet Wirtschaftlich Keine indirekten Steuern, VAT, von anderen Projekten bezahlt Version: 9.11.2004-03 Bernhard.Plunger@oeaw.ac.at - www.oeaw.ac.at

Vollkostenmodell (FC) „Budgeterstellung“ im Vollkostenmodell (FC) Direkte Kosten Brutto / Brutto Personalkosten des Wissenschaftlichen Personals Direkte Netto-Sachkosten (Reisen, Verbrauchsmaterial, etc.) Indirekte Kosten (Institutsoverheadsatz) Overheadkosten auf Basis der letzten geprüften Bilanz der ÖAW Gesamtprojektkosten = Direkte Kosten + Indirekte Kosten EU-Kostenbeteiligung = meist 50% der Gesamtprojektkosten Version: 9.11.2004-03 Bernhard.Plunger@oeaw.ac.at - www.oeaw.ac.at

Vollkostenmodell (FC) Rechenbeispiel (in 1.000 Euro) (3-jähriges Projekt, 2 Vollzeitäquivalent Wissenschaftler) Direkte Kosten FC Brutto / Brutto Personalkosten Wissenschafter 273 Direkte Netto-Sachkosten 150 Indirekte Kosten Overheadkosten (Institutsoverheadsatz = ca. 120%) 327 Projektkosten (FC – EU) 750 EU-Kostenbeteiligung (50%) 375 Kosten- stelle 200 150 Nicht im EU-Projekt abgerechnete Kosten (VAT; 4,5% VWKB) 0 47 Ausgaben Kostenstelle 397 Finanzierungslücke (aus Institutsbudget abzudecken) - 22 Brutto: 2500 Euro  Brutto / Brutto: 3.250 Euro  14 mal: 45.500 Euro  2 Wissenschafter: 91.000 Euro  3 Jahre: 273.000 Davon ca. halbe Stelle Projektleiter aus ordentlichem Budget: 73.000 Euro 273 mal 1,2 ist 327,6 Sonstige Kosten: 20% von 150.000 = 30.000 plus 4,5% von 375.000 = 16.875 ist zusammen ca. 47.000 Euro Version: 9.11.2004-03 Bernhard.Plunger@oeaw.ac.at - www.oeaw.ac.at

Informationspflicht gegenüber zuständiger Klasse Budgetwirksamkeit der EU-Projekte Finanzierungslücke Infrastrukturkosten Anbahnungsfinanzierung des bm:bwk Zusatzfinanzierung des bm:bwk Version: 9.11.2004-03 Bernhard.Plunger@oeaw.ac.at - www.oeaw.ac.at

Anbahnungsfinanzierung des bm:bwk Finanzierung von Kosten, die im Rahmen der EU-Projektvorbereitung ab Veröffentlichung des Calls bis zur Vertragsverhandlung entstehen. Offertlegung an bm:bwk im Weg der Auslandsabteilung. Einreichfrist: spätestens 3 Wo vor Ende der deadline des calls Zuschussfähige Kosten: Aufenthalts- und Reisekosten des österr. Projektpartners Reisekosten von Projektpartnern aus Nicht EU-Mitgliedsstaaten Aufenthaltskosten von Projektpartnern in Ö Zusätzlicher Personalaufwand (keine fix Angestellten) Workshopkosten, Arbeitsunterlagen Version: 9.11.2004-03 Bernhard.Plunger@oeaw.ac.at - www.oeaw.ac.at

Zusatzfinanzierung des bm:bwk Finanzierung von Kosten im Rahmen von positiv evaluierten EU-Projekten des 6. EU-RP, die durch die EU-Förderung nicht gedeckt sind und zur Durchführung des Projekts unbedingt erforderlich sind. Offertlegung an bm:bwk im Weg der Auslandsabteilung. Einreichfrist spätestens letzter Tag der Projektlaufzeit. Zuschussfähige Kosten: max. 25% der von der EK genehmigten direkten Projektkosten max. 25% der Overheadkosten 100% der österr. MWSt. auf direkte Kosten max. 50% der Rest AfA (f. max 5 Jahre f. von EK genehmigte Geräte) Version: 9.11.2004-03 Bernhard.Plunger@oeaw.ac.at - www.oeaw.ac.at

Bernhard.Plunger@oeaw.ac.at - www.oeaw.ac.at Vertragsverhandlung Positive Evaluierung des Projektantrags Europäische Kommission schlägt Projekt zur Finanzierung vor Einladung zu Vertragsverhandlungen Projektkoordinator führt Vertragsverhandlungen Contract Preparation Forms (CPF)  Unterschrift GS obligat Abwicklung im Wege der Auslandsabteilung Unterstützung insbesondere wenn ÖAW Koordinator Version: 9.11.2004-03 Bernhard.Plunger@oeaw.ac.at - www.oeaw.ac.at

Bernhard.Plunger@oeaw.ac.at - www.oeaw.ac.at Vertragsabschluss Vertrag ÖAW  EK  Unterschrift GS obligat Konsortialvertrag  Unterschrift GS obligat Abwicklung im Wege der Auslandsabteilung Einreichung der Zusatzfinanzierung  PROJEKTSTART  Version: 9.11.2004-03 Bernhard.Plunger@oeaw.ac.at - www.oeaw.ac.at

Bernhard.Plunger@oeaw.ac.at - www.oeaw.ac.at Projektabrechnung Erstellung der Rohfassung 1 durch den Projektleiter Durchsicht und allfällige Korrektur durch Auslandsabteilung Falls notwendig Einbindung der Buchhaltung durch Auslandsabteilung „Audit certificate“ durch Moore Stephens Unterschrift durch GS obligat Angebot Moore Stephens Honorar: Ca. 2% der abgerechneten Kosten, mind. € 500, max. € 2.000, zuzüglich Barauslagen und 20% Umsatzsteuer Version: 9.11.2004-03 Bernhard.Plunger@oeaw.ac.at - www.oeaw.ac.at

Bernhard.Plunger@oeaw.ac.at - www.oeaw.ac.at Projektabrechnung Rechenbeispiel (in 1.000 Euro) (3-jähriges Projekt, 2 Vollzeitäquivalent Wissenschafter) Direkte Kosten 3 Jahre 1 Jahr Brutto / Brutto PK Wissenschafter 273 91 Direkte Netto-Sachkosten 150 50 Indirekte Kosten Overheadkosten (ca. 120%) 327 109 Nicht im Projekt abger. Kosten 0 0 Projektkosten (FC – EU) 750 250 EU-Kostenbeteiligung (50%) 375 125 Kosten-stelle 46 59 18 123 Ist 70 (nur 1 MA) 59 81 (OH: 115%) 210 105 Brutto: 2500 Euro  Brutto / Brutto: 3.250 Euro  14 mal: 45.500 Euro  2 Wissenschafter: 91.000 Euro  3 Jahre: 273.000 Davon ca. halbe Stelle Projektleiter aus ordentlichem Budget: 73.000 Euro 273 mal 1,2 ist 327,6 Sonstige Kosten: 20% von 150.000 = 30.000 plus 4,5% von 375.000 = 16.875 ist zusammen ca. 47.000 Euro Finanzierungslücke - 18 Version: 9.11.2004-03 Bernhard.Plunger@oeaw.ac.at - www.oeaw.ac.at

Bernhard.Plunger@oeaw.ac.at - www.oeaw.ac.at Projektabrechnung Frühzeitige Analyse der Kostenentwicklung Reaktion auf Kostenentwicklung Unterstützung durch Auslandsabteilung Kritisch: Kostennachweis Personalkosten  Zeitaufzeichnungslisten Basis: 1680 Arbeitsstunden pro Jahr Institutsoverheadsatz aus Buchhaltung Sachkosten aus Kostenstellenliste (VAT !!) Version: 9.11.2004-03 Bernhard.Plunger@oeaw.ac.at - www.oeaw.ac.at

Zeitaufzeichnungslisten ACRONYM, Title, Contract Number, Partner, Organisation, Expert Name, Month, Year Date Working hours Description of work Work package/Task 1 ..... ..... .....   2 ..... ..... ..... 3 ..... ..... ..... ...   29  ..... ..... ..... 30 ..... ..... ..... 31 ..... ..... ..... Signature EXPERT Signature TEAM LEADER Version: 9.11.2004-03 Bernhard.Plunger@oeaw.ac.at - www.oeaw.ac.at

Bernhard.Plunger@oeaw.ac.at - www.oeaw.ac.at Zusätzliches Serviceangebot für EU – Projekte seitens der Auslandsabteilung Unterstützung bei Abwicklung von Anbahnung- und Zusatzfinanzierungen Unterstützung bei Vertragsverhandlungen (besonders ÖAW- Koordinatoren) EU – Workshops IPR – Richtlinien Marie Curie Programm (Mobilität, Human Ressourcen) IPR (Richtlinien in Ausarbeitung) Version: 9.11.2004-03 Bernhard.Plunger@oeaw.ac.at - www.oeaw.ac.at

Verwaltungsstelle für Auslandsbeziehungen / EU-Angelegenheiten Mag. Bernhard Plunger Tel.: 01 51581-3253 Fax: 01 51581-3259 Email: bernhard.plunger@oeaw.ac.at Mag. Ingrid Fleischhacker Tel.: 01 51581-3254 Email: ingrid.fleischhacker@oeaw.ac.at Version: 9.11.2004-03 Bernhard.Plunger@oeaw.ac.at - www.oeaw.ac.at