Erläuterungen zur Integrations-Fallstudie Projekt- und Dienstleistungsabwicklung (SAP® ERP® 6.0) Stefan Weidner - Heino Schrader SAP University Competence Center Magdeburg März 2008

Hintergrund und Inhalt Unternehmen: IDES Europa AG Fokus: Dienstleistung – Einführung einer SAP Software Geschäftsbereich: Consulting Inhalt: Pflegen notwendiger Stammdaten in Vertrieb, Controlling, Projektsystem und Personalwirtschaft Erfassen von Kundenaufträgen eines SAP-Einführungsprojektes Erfassen der im Laufe des Projektes erbrachten Stunden und deren Weiterleitung an Controlling und Projektsystem Abschluss und Fakturierung des Festpreisanteils des Projektes Erstellen einer aufwandsbezogenen Faktura für Sonderaufwendungen

Szenario MM SD CO PS HR FI Stammdaten Geschäftsprozess Kundenstammsatz anlegen MM SD Materialstammsatz „Projekt-##“ anlegen Berater-Stunden anlegen Leistungsarten der Kundenaufträge zum Projekt erfassen Weiterleiten der erfassten Stunden an CO und PS CO Stundensätze für die Leistungsarten anlegen Zuordnung Leistungsarten zu Leistungsartengruppen PS Anlegen der Projektstruktur HR Anlegen von Personal- stammdaten Projektfreigabe FI Eintragen der geleisteten Projekt-Stunden Kreditorenrechnung Erfassen der Abschluss der ersten Projektphase Fakturierung der ersten Sonderaufwendungen Fakturierung der Lastschriftaufforderung Erstellen der Faktura für den Kunden Stammdaten Geschäftsprozess

Rollen SD MM CO Mitarbeiter Vertrieb Mitarbeiter Materialwirtschaft Sachbearbeiter Verkauf Kundenstammsatz anlegen Kundenaufträge zum Projekt erfassen SD Materialstammsatz „Projekt-##“ anlegen MM Berater-Stunden anlegen Leistungsarten der Stundensätze für die Leistungsarten anlegen Zuordnung Leistungsarten zu Leistungsartengruppen Weiterleiten der erfassten Stunden an CO und PS CO Mitarbeiter Controlling Sachbearbeiter Personalcontrolling

Rollen (Forts.) PS HR FI Projekt- mitarbeiter Projekt- leiter Projekt- Kunde Anlegen der Projektstruktur Projektfreigabe Abschluss der ersten Projektphase PS Anlegen von Personal- stammdaten Eintragen der geleisteten Projekt-Stunden HR Kreditorenrechnung Erfassen der Fakturierung der ersten Projektphase Sonderaufwendungen Fakturierung der Lastschriftaufforderung Erstellen der Faktura für den Kunden Erstellen der FI Sachbearbeiter Personalwesen Projekt- mitarbeiter Mitarbeiter Finanzwesen

Kunden- und Materialstammdaten anlegen Kundenstammsatz anlegen SD Materialstammsatz „Projekt-##“ anlegen MM Berater-Stunden anlegen Leistungsarten der Stundensätze für die Leistungsarten anlegen Zuordnung Leistungsarten zu Leistungsartengruppen CO Anlegen des Debitoren PKunde-## durch einen Vertriebsmitarbeiter. Das Anlegen des Materialstammsatzes PROJEKT-## erfolgt durch verschiedene Mitarbeiter, die Daten Ihres jeweiligen Bereiches pflegen. So werden die drei Vertriebssichten beispielsweise durch Mitarbeiter des Vertriebs gepflegt.

Controlling Stammdaten anlegen Kundenstammsatz anlegen SD Materialstammsatz „Projekt-##“ anlegen MM Berater-Stunden anlegen Leistungsarten der Stundensätze für die Leistungsarten anlegen Zuordnung Leistungsarten zu Leistungsartengruppen CO Leistungsart SC-## für die Senior-Stunden-## Leistungsart JC-## für die Junior-Stunden-## Zuordnung von fixen Tarife zu diesen Leistungsarten Zuordnung Leistungsarten zu Leistungsartengruppe Leistungsart Interner Tarif Verrechneter Tarif JC-## 50,00 Euro 100,00 Euro SC-## 200,00 Euro Leistungsart Leistungsartengruppe JC-## JUNIOR SC-## SENIOR

Anlegen der Projektstruktur Leistungsarten der Berater-Stunden anlegen Stundensätze für die Leistungsarten anlegen Zuordnung Leistungsarten zu Leistungsartengruppen CO Anlegen der Projektstruktur PS Anlegen von Personal- stammdaten HR SAP-Einführungsprojekt W.## Phase Business Blueprint 40% des Festpreises Phase Realisierung 60% des Festpreises Sonderaufwendungen für aufwandsbezogene Leistungen, die nicht im Vertrag vereinbart waren Das Projekt SAP-Einführung-## gliedert sich in 2 Teile. Der erste Teil ist eine Einführung gegen einen vorher festgelegten Festpreis. Dieser Teil unterteilt sich wiederrum in die zwei Phasen Business Blueprint (40%) und Realisierung (60%). Der zweite Teil des SAP Einführungsprojektes umfasst vorher nicht im Vertrag vereinbarte Sonderaufwendungen, die nach dem jeweiligen Tarif (Junior/Senior) fakturiert werden.

Anlegen der Personalstammdaten Leistungsarten der Berater-Stunden anlegen Stundensätze für die Leistungsarten anlegen Zuordnung Leistungsarten zu Leistungsartengruppen CO Anlegen der Projektstruktur PS Anlegen von Personal- stammdaten HR Einstellung des Mitarbeiters mit der Personalnummer 91000## Eingabe der Stammdaten durch einem Mitarbeiter des Personalwesens Verknüpfung des Mitarbeiters mit der Senderkostenstelle 4120 und der Leistungsart SC-## Abschluss des Stammdatenteils der Fallstudie Das Projekt soll von einem Mitarbeiter mit der Personalnummer 110## bearbeitet werden. Dafür muss er zuvor im Unternehmen eingestellt werden. Bei der Einstellung werden einzelne Stammdaten erfasst, die durch Mitarbeiter der Personalwirtschaft eingegeben werden. Dabei wird der Mitarbeiter mit einer Senderkostenstelle und der Leistungsart SC-## verknüpft.

Projektfreigabe und Kundenauftrag anlegen Kundenaufträge zum Projekt erfassen SD MM Zuordnung Leistungsarten zu Leistungsartengruppen Weiterleiten der erfassten Stunden an CO und PS CO Anlegen der Projektstruktur Projektfreigabe PS Anlegen von Personal- stammdaten Eintragen der geleisteten Projekt-Stunden HR Freigabe des Projektes Anlegen des Kundenauftrags zu Festpreisprojekt  Verknüpfung des Kunden PKunde-## mit dem Material PROJEKT-## über das Teilprojekt Festpreis W.##1 Anlegen des zweiten Kundenauftrags für Sonderaufwendungen im Projekt  Verknüpfung über das Teilprojekt Sonderaufwendungen W.##2 Der Kundenauftrag kann erst mit Freigabe des Projektes erfasst werden. Der Vertrag mit dem Kunden ist vorher schon zu Stande gekommen.

Projektstunden erfassen und weiterleiten Kundenaufträge zum Projekt erfassen SD MM Weiterleiten der erfassten Stunden an CO und PS CO Projektfreigabe Abschluss der ersten Projektphase PS Aufwand für 1. Tag 2. Tag 3. Tag 4. Tag 5. Tag 6. Tag W-##11 5 h 5h W-##2 7h W-##2 JC-## 4h Urlaub 8h Eintragen der geleisteten Projekt-Stunden HR Kreditorenrechnung Erfassen der FI

Erfassung der Kreditorenrechnung und Abschluss erste Projektphase Weiterleiten der Erfassten Stunden an CO und PS CO Abschluss der ersten Projektphase PS Eintragen der geleisteten Projekt-Stunden HR Kreditorenrechnung Erfassen der Fakturierung der ersten Projektphase Fakturierung der Sonderaufwendungen Lastschriftaufforderung Erstellen der Faktura für den Kunden Erstellen der FI Subunternehmer erbringt Leistungen für die Phase Business Blueprint im Wert von 10.000 € zzgl. Mehrwertsteuer Kreditorenrechnung wird erfasst und auf das Projekt gebucht Abschluss der ersten Projektphase

Fakturierung der ersten Lastschriftaufforderung Abschluss der ersten Projektphase PS HR Kreditorenrechnung Erfassen der Fakturierung der ersten Projektphase Sonderaufwendungen Fakturierung der Lastschriftaufforderung Erstellen der Faktura für den Kunden Erstellen der FI 40% der Gesamtsumme des ersten Kundenauftrages (100.000 €) nach Abschluss der ersten Phase fällig Aufwandsbezogene Fakturierung der Sonderaufwendungen  Umschlüsselung der gemeldete Beraterstunden in das Verkaufsmaterial CONSULT Ermittlung der jeweiligen zu fakturierenden Beratertarife Erstellung der Fakturaanforderung durch das System als Vorlage für Faktura Überführung der Anforderung in eine Faktura Abschluss des Geschäftsprozesses