Referent Elmar Borgmeier, Stuttgart, 05. Mai 2006 Warum Auftraggeber Projekte ändern und Dienstleister schlecht einparken Vom Umgang mit Interessenslagen bei Änderungen Referent Elmar Borgmeier, Stuttgart, 05. Mai 2006

Agenda Verträge – das rationale Modell Die unterschiedlichen Sichtweisen Analyse der Konfliktsituation Alternativen

Ein Projektvertrag Interessen: Ansprüche: Auftraggeber (AG) Vertrag IT-Projekt Auftraggeber (AG) IT-Lösung Leistung Vertrag Vertrag Dienstleister (DL) Auftrag Vergütung

Vertragsänderungen (Rationales Modell) Interessen: Ansprüche: AG Änderung IT-Lösung Leistung incl. Änderung Vertrags- zusatz Vertrag DL Änderung Auftrag Vergütung incl. Änderung

Der typische Konflikt DL sagt: AG sagt: AG stellt Nachforderungen Das soll plötzlich alles mit drin gewesen sein Der tut so, als wäre das kein Aufwand Ich fühle mich in die Enge gedrängt AG sagt: DL ist plötzlich nicht mehr gesprächsbereit Das hätte man mir vorher besser erklären müssen So kann das kein vernünftiges Ergebnis werden

Projekt des Auftraggebers Fachorganisation: Erwartungen Aufgaben, Prozesse Projekt Projektziele Budget IT-Lösung des Externer Dienstleister

Projekt des Dienstleisters Resourcen-Anforderungen Marge Projekt Technische Herausforderungen Budget Fachseite Auftraggeber

Sicht der PLs Interner „Vertrag“ Auftraggeber-PL: Budget einhalten Projektziele erreichen Erwartungen erfüllen Interner „Vertrag“ des Dienstleister-PL: Resourcenanforderungen einhalten Technische Lösung sauber erstellen Marge erreichen

De-Synchronisation der Projekte Die beiden Projekte können auseinanderlaufen Änderungen sind nötig zur Synchronisation Ursachen: Lerneffekte (über Ziele, Auswirkungen, Bedarf) Weiterentwicklung der AG-Seite parallel zum Projekt Aber: Auseinanderlaufen ist verboten! Sämtliche Klärungen hätten in der Vertragsabstimmungsphase stattfinden sollen Zu dieser kognitiven Überforderung ist man durch das Werkvertragsmodell gezwungen

Änderungs-Diskussionen PLs sehen jeweils „ihr“ Projekt Sie argumentieren (offen oder versteckt) aus Sicht ihres „internen Vertrags“ Eine Änderungsdiskussion im Sinne des Rationalen Modells hilft dabei nicht weiter Daher wird versucht, kommunikative oder psychologische Stärke zu nutzen, um die eigene Sicht zur verbindlichen Sicht zu machen. Das kann in Einzelfällen funktionieren, aber immer nur für eine Seite!

Alternativen Elemente einer Strategie zu einem anderen Umgang mit den divergierenden Interessenslagen: Wahrnehmung schärfen Transparenz schaffen Die jeweils eigenen Hausaufgaben machen PLs als Subsystem mit eigener Vertrauens-Bilanz aufbauen Eskalationsebene von Anfang an etablieren Rationales Modell auf der Eskalationsebene durchsetzen

Hausaufgaben Projektleiter AG: Projektleiter DL: Erkennen, dass auch die eigene Fachabteilung zu managen ist Aktives Erwartungsmanagement Budget-Puffer für Änderungen ausreichend einplanen Projektleiter DL: Eigenen Beratungspflichten nachkommen VOR (!) Vertragsabschluss Leistungserbringung sichern Risikopuffer ausreichend einplanen

Vertrauens-Bilanz der PLs PLs haben das persönliche Ziel, ihre jeweiligen Projekte erfolgreich zu machen. Dazu müssen sie sich gegenseitig unterstützen. PLs bilden eigenes Sub-System mit eigener Logik Eigene „Währung“: Entgegenkommen (bzw. Vertrauen) Währung etablieren und explizit machen Änderungen, die in dieser Währung vergütet werden, sind außerhalb des PL-Subsystems nicht als vergütet sichtbar Je besser das Vertrauen, desto höher die möglichen „Vorschüsse“

Eskalationsebene Besetzung mit den „internen Auftraggebern“ der „internen Verträge“ Entscheidungen auf dieser Ebene fließen in die internen Verträge beider PLs ein, dadurch Synchronisation Formaler Charakter durch geringe Vertrautheit der Beteiligten Rationales Modell dadurch hier besser durchsetzbar Das rationale Modell ist notwendig, um faire Vereinbarungen zu treffen Für die PLs ist es schwierig, zwischen ihrer eigenen Logik und dem rationalen Modell zu wechseln

Vortrag geändert: Vorzeitiger Schluß Hier ist aufgrund der Zeitbegrenzung jetzt Schluß Vielen Dank für Ihr Entgegenkommen