IT-Projektmanagement SS 2013 Prof. Dr. Herrad Schmidt Kapitel 5 Der Projektmanagement-Prozess (2)

5.2 Projektkontrolle und –steuerung Projektkontrolle und –steuerung als Regelkreis

Ziele des Controllings: Die Planwerte sind als Sollvorgabe für die Durchführungsphase zu verstehen. Sie müssen mit den im Projektablauf zu messenden Istwerten (Projektfortschrittsdaten als Ergebnis eines Rück- meldewesens) verglichen und Planabweichungen aufgedeckt werden. Diese bedingen Reaktionen. Die Kontrolle bezieht sich sowohl auf das Projektergebnis als auch auf den Projektverlauf (Termine und Kosten). Ziele des Controllings: Früherkennung von Planabweichungen Ableitung von Maßnahmen zur Gegensteuerung Datenbereitstellung für Projektberichte und Statusmeldungen Sammlung von Daten zur Verbesserung von Schätzungen Erkennen von Schwachstellen im Entwicklungsprozess

Es ist festzulegen, wer für welche Kontrolle zuständig ist: Projektleiter, Auftraggeber, Benutzer, Gremien, ... Die Kontrolle hat in angemessenen Zeitabständen zu erfolgen. Ein frühzeitiges Erkennen ist die Voraussetzung für eine wirkungsvolle Projektsteuerung. Die Zeitpunkte der Kontrolle sind die Meilen- steintermine mit einem definierten, überprüfbarem Ergebnis. Außerdem dienen regelmäßige Meetings der Kontrolle. Das Rückmeldewesen muss organisiert werden, d.h. es ist zu regeln, - wer wem meldet, - in welchen Zeitabständen zu melden ist, - in welcher Form die Rückmeldung zu erfolgen hat, - wie die Daten aufzubereiten sind. Die Projektkontrolle setzt eine Projektdokumentation voraus.

Der Kontrollprozesses besteht aus 3 Aufgaben: Messung und Bereitstellung der Istdaten Soll-/Ist-Vergleich (Abweichungsanalyse) Bewertung und Ableitung von Maßnahmen

Mögliche Ursachen für Abweichungen von Planwerten: Unrealistische Planung Unvorhersehbare Änderungen im Projektverlauf Fehler in der Arbeitsausführung Externe Faktoren Eine Planabweichung muss entweder zu einer Änderung von Planwerten oder zu Korrekturmaßnahmen beim Projektverlauf führen. Kontrollbereiche: Sachfortschrittskontrolle Terminkontrolle Aufwands- und Kostenkontrolle Qualitätsprüfungskontrolle Dokumentationskontrolle Informationskontrolle

Sachfortschrittskontrolle Das Ziel der Sachfortschrittskontrolle ist die Feststellung objektiv überprüfbarer Ergebnisse. Es ist also eine inhaltliche Kontrolle. Es gibt allerdings i.d.R. keine oder nur wenige geeigneten Messgrößen. Die Sachfortschrittskontrolle wird in die Kontrollbereiche Produktfortschritt und Projektfortschritt unterschieden. Mit der Produktfortschrittskontrolle wird der Grad der Zielerreichung ermittelt. Anhand der Detailziele und Aufgabendefinitionen werden die schon erreichten Leistungsmerkmale funktional überprüft. Dabei ist auf Vollständigkeit und Richtigkeit zu achten. Bei der Projektfortschritts-Kontrolle steht die Frage nach dem Fertigstellungsgrad im Vordergrund. Dieser wird beim Leistungserbringer erfragt. In der Praxis begegnet man häufig dem in der folgenden Folie verdeutlichten Problematik.

„Gefühlter Fertigstellungsgrad“: Quelle: http://w4.siemens.de/knowledge-zone/de/images/aktionen/zuwas/word_pdf/projektmanagement.ppt Folie 20 (Seite existiert nicht mehr)

Gründe für Fehleinschätzungen: Der Aufwand für die noch zu leistenden Arbeiten wird unterschätzt. Änderungsanforderungen wurden noch nicht berücksichtigt. Der Anteil der erbrachten Leistung am Gesamtvolumen der Aufgaben wird unterschätzt. Der Termindruck „verführt“ zur realitätsfernen Einschätzung. Bereits eingetretene Verzögerungen werden ignoriert oder als aufholbar eingeschätzt. Die eigene Effizienz wird falsch beurteilt. Noch ungelöste Probleme werden übersehen. uvm.

Um diesem Phänomen zu begegnen, wird neben der Befragung nach dem Fertigstellungsgrad eine Restschätzung bezüglich Aufwand und Zeit ermittelt. Damit kann die Aussage möglicherweise objektiviert werden. Der Fokus sollte auf den fertigen Ergebnissen liegen. In vielen Fällen unterliegen diese zunächst einem Freigabeprozess mit QS-Prüfung. Beispiel: http://www.sueddeutsche.de/wirtschaft/flughafen-berlin-brandenburg-auszuege-aus-dem-controllingbericht-nr--1.1367541

Terminkontrolle Der jeweilige Stichtag wird im Balkendiagramm eingetragen. Voraussetzung für die Terminkontrolle ist ein regelmäßiges Rückmelden der aktuellen Termine. Der Abschluss fertiggestellter Arbeitspakete ist terminlich festzuhalten. Für nicht abgeschlossene Arbeitspakete muss in regelmäßigen Abständen festgestellt werden, ob der Termin gehalten werden kann oder nicht. Quelle: http://www.innovationsmanagement.de/projektmanagement/controlling.html

Meilensteintrendanalyse: Quelle: http://www.imn.htwk-leipzig.de/~weicker/pmwiki/pmwiki.php/Main/Meilensteintrendanalyse

Die Meilensteintrendanalyse dient der Terminüberwachung auf der Grundlage der Terminplanung und der Meilensteine. Im Projektverlauf werden zu festen Terminen alle Plantermine für Meilensteine neu eingeschätzt. Der neue Schätztermin wird im Diagramm vermerkt und die Punkte verbunden, so dass ein Polygonzug entsteht. Ein waagerechter Verlauf symbolisiert Termineinhaltung, ein steigender Terminüberschreitung, ein sinkender Terminunterschreitung. Drohende Terminabweichungen werden frühzeitig erkannt. Kommt es zu Terminabweichungen, ist zu beurteilen, ob dadurch der Endtermin des Projektes gefährdet ist und wer evtl. notwendige Terminverschiebungen zu verantworten hat. Eventuell ist eine erneute Risikoanalyse vorzunehmen.

Gründe für Terminabweichungen: Probleme in der Personalkapazität zusätzliche Leistungsanforderungen unrealistische Planzeiten Probleme bei der Lösungsfindung Lieferengpässe mangelnde Qualifikation, uvm. Steuernde Maßnahmen: Verringerung des Leistungsumfangs Erhöhung der Arbeitszeit Zusätzlicher Personaleinsatz (aber: siehe Brooks (The Mythical Man- Month): „Adding manpower to a late software project makes it later.“, s. z.B. http://search.barnesandnoble.com/The-Mythical-Man- Month/Frederick-P-Brooks/e/9780201835953?r=1,%201) verbesserter Methodeneinsatz Verbesserung der Arbeitsprozesse Verbesserung der Rahmenbedingungen Fremdvergabe, uvm.

Kostenkontrolle Die Erfassung des Personalaufwands erfolgt über die Stundenkontierung, die vollständig und korrekt erfolgen muss. Die aufgewendeten Stunden werden mit den Stundenverrech- nungssätzen gemäß Qualifikation bewertet. Die Erfassung muss verursachungsgerecht erfolgen. Es ist darauf zu achten, dass keine Fremdleistungen (z.B. zwischenzeitliche Dienstleistungen für andere) oder „Linienaufgaben“ verrechnet werden. Die Erfassung aller Kosten sollte möglichst auf der Ebene der Arbeitspakete erfolgen. Es ist anzustreben, die Istkosten möglichst schnell und regelmäßig zu erfassen, um Abweichungen zu den Planzahlen aufzudecken und rasch zu reagieren. Die Kostenkontrolle muss sich allerdings nach den Zeitintervallen des betrieblichen Rechnungswesens richten (ungleichmäßiger Verlauf des Kostenanfalls, ausstehende Rechnung,…)

Beim Vergleich zwischen Plan- und Istkosten muß im Falle der Verspätung des Projekts der Verzug auf der Zeitachse berücksichtigt werden. Graphische Darstellung zur Überwachung von Termin- und Kostenabweichungen eines Teilprojektes Quelle: Litke [1995], S. 164

Gründe für Kostenabweichungen: unklare Projektdefinition oder Projektabgrenzung höhere Aufwendungen, die durch Verspätungen bedingt sind unrealistische Schätzungen Änderungen der Anforderungen uvm. Steuernde Maßnahmen: Budgeterhöhung Änderung der Planwerte Anpassung des Leistungsumfangs Verbesserung der Rahmenbedingungen etc.

Qualitätssicherung Die Sicherung der Produktqualität über den ganzen Entwicklungs-prozess hinweg ist ein wichtiger Bestandteil des Projektmanage-ments. Der Projektleiter muss vor allem die vorgegebenen Qualitätsverfahren kontrollieren (weniger die Qualität des Produkts). Zur Kontrolle des Qualitätssicherungssystems gehören folgende Untersuchungsgegenstände: Qualitätskonzept und dessen Einsatz Werkzeuge Einsatz von Normen und Richtlinien Organisatorische Regelungen zur Qualitätsplanung und -prüfung Dokumentation und Bericht